O que é uma Análise de Funções?
Uma análise de funções é um processo organizado ou sistemático de recolha de dados importantes que podem ser estudados e referidos por uma organização sempre que houver necessidade de reunir, avaliar e identificar as responsabilidades apropriadas que serão associadas a uma função de trabalho específica. Além disso, os procedimentos dentro de uma análise de tarefa de trabalho também analisa a relação de uma designação de tarefa com a responsabilidade específica e com o ambiente de trabalho onde os processos de trabalho serão feitos. Ao executar uma análise de cargo, uma empresa pode certificar-se de que a natureza do cargo e seus requisitos estão alinhados com as qualidades e características do empregado a quem será dada a designação de cargo.
Aplicação da análise de cargo às atividades empresariais
Posto que você já está segurando o relatório de análise de cargo, você sabe como você pode usar os dados que você tem em mãos? Você tem que ser estratégico ao aplicar a análise de cargos e seus resultados em diferentes áreas de suas operações e práticas. Aqui estão algumas das atividades ou programas onde você pode otimizar os resultados que você obterá de uma análise de cargos:
1. Seleção apropriada do funcionário
Selecionar um funcionário qualificado para uma determinada posição de trabalho pode ser um trabalho tedioso, especialmente se você receber uma centena de formulários de candidatura e outros documentos de candidatura. Se quiser que a sua selecção de recrutamento seja rápida e eficiente, os resultados da sua análise de funções podem ajudá-lo a identificar a entidade mais adequada para o posto de trabalho em aberto.
Desde que já esteja ciente das qualidades e características dos funcionários que estão alinhadas com os requisitos e exigências do cargo, pode facilmente seleccionar o seu potencial membro da força de trabalho de entre vários candidatos com facilidade. Com tudo isso, certifique-se de executar uma análise de emprego antes de elaborar uma oferta de emprego e/ou um contrato de trabalho para garantir que todos os itens que você colocará nos documentos especificados estejam alinhados com o que você está esperando e procurando.
Planejamento Organizacional Estratégico
O seu planejamento organizacional pode se tornar mais eficaz se você já tiver uma descrição específica de como diferentes postos de trabalho podem contribuir para a realização dos seus sucessos corporativos desejados. A sua análise de funções pode ajudar o departamento de recursos humanos a definir as necessidades particulares do seu negócio em relação aos seus recursos humanos e serviços de mão-de-obra necessários.
A coordenação de todos os resultados que gostaria de obter dos seus funcionários pode permitir-lhe ligar todas as actividades da organização que podem levar à realização de um objectivo comum. Mais ainda, a disponibilidade de uma análise de trabalho transparente e objetiva pode lhe dar a oportunidade de facilitar e olhar para as melhores maneiras de como as responsabilidades e obrigações de trabalho podem ser designadas dentro dos membros da organização. Através disto, tarefas que são baseadas no desenho e estrutura da empresa podem ser dadas a pessoas capazes de entregar o que é necessário deles em tempo hábil.
3. Treinamento Eficaz da Força de Trabalho
Em consideração ao crescimento e melhoria de seus funcionários, há certas atividades de planejamento de recursos humanos que devem ser priorizadas. Com uma análise de funções em mãos, a gerência pode apoiar os esforços do pessoal de RH para a gestão e desenvolvimento dos funcionários. O documento específico pode mostrar como é evidente para os funcionários aprender e estar imerso em coisas novas com base na avaliação do seu desempenho em alinhamento com os requisitos do seu posto de trabalho.
Além do que já foi dito acima, uma análise de funções pode apresentar os padrões de qualidade que os funcionários devem cumprir para que o seu nível de produtividade e desempenho geral possa corresponder às necessidades das operações e do negócio. Com isso, os resultados da análise de funções é muito importante para o departamento de recursos humanos, pois os ajuda a identificar os programas e cursos de treinamento adequados que devem ser implementados para garantir a qualidade do desempenho real da força de trabalho.
Descrição precisa do cargo, especificação, avaliação e remuneração
O que você obterá de uma análise de funções pode ajudar a sua organização a alcançar a simplificação do trabalho. Isto significa que você pode estudar cada posto de trabalho em detalhes minuciosos que podem permitir-lhe descrever o que o trabalho implica. Uma descrição e especificação adequada do cargo pode dar-lhe a capacidade de apontar todos os factores chave que podem permitir-lhe escolher empregados que possam fazer a sua parte em termos de materialização dos requisitos do cargo. Mais ainda, os resultados da sua análise de funções podem permitir-lhe avaliar melhor o posto de trabalho, resultando no desenvolvimento do programa de remuneração correcto a que um candidato qualificado terá direito se for seleccionado para o cargo.
8 Passos para uma Análise de Funções Impressionante
Está agora interessado em realizar uma análise de funções, mas não sabe como pode apresentar o documento de que necessita para a actividade? Nós tratamos deste assunto para que você não fique mais preocupado. Abaixo estão os passos que você pode usar e seguir se você quiser criar uma análise de trabalho impressionante por conta própria.
Passo 1: Encontre um Excelente Modelo de Análise de Trabalho Que Pode Servir como Seu Conteúdo e Guia de Formatação de Layout
Se é o tempo inicial que você esteve imerso no desenvolvimento de uma análise de trabalho ou se você já está acostumado a fazer o documento específico, usar um modelo eficaz continuará sempre a ser uma vantagem. Procure um modelo de análise de cargo que possa ajudá-lo a estruturar o formato e a discussão do conteúdo do seu documento de análise de cargo da melhor maneira possível.
Passo 2: Conheça o Objetivo Principal de Fazer a Análise de cargo
Antes de proceder com a criação da análise de cargo, você precisa primeiro listar o propósito do documento. Para que serve o documento? Quais são as áreas de suas operações que podem ser afetadas com os resultados da análise de cargos? Você tem que saber como usar a análise de funções e seus resultados de acordo, para que você possa realmente sentir as mudanças positivas que ela pode trazer para o seu negócio e suas partes interessadas.
Passo 3: Listar as funções que serão analisadas
Você tem que ser específico com as funções ou designações que você gostaria de analisar. É importante para a sua análise de cargo apresentar todos os cargos que serão incluídos nos processos de análise e/ou avaliação. Concentre-se em um cargo de cada vez para que você possa dar toda a sua atenção sempre que estiver olhando para todos os detalhes dos requisitos, especificações, natureza e núcleo de um cargo.
Passo 4: Seja particular com seu método de coleta de dados, planos de ação e estratégias
Como nós especificamos acima, você sempre tem que ser organizado ao fazer uma análise de cargo. Conheça o método e as ferramentas que você usará para a coleta de dados. Isso pode ajudá-lo a executar suas entrevistas, atividades de levantamento e outros programas de forma eficaz e completa. Liste todas as suas chamadas e estratégias para que você possa ter certeza de que você pode incorporá-las nas áreas específicas dos processos de análise de cargos.
Passo 5: Identifique o Nível de Envolvimento de Sua Força de Trabalho
Explique o processo e o propósito da análise de cargos aos seus funcionários. Você tem que ter certeza de que você os envolverá, pois eles desempenham um papel importante quando se trata de dar os detalhes do posto de trabalho e suas necessidades. Eles também podem compartilhar suas experiências e as coisas que eles observam enquanto tentam executar suas funções de trabalho durante o horário de funcionamento da organização. Chegue com um escopo e limitações claras de seu envolvimento para que você possa definir suas expectativas em termos de como eles podem ajudá-lo na análise.
Passo 6: Conhecer a razão pela qual o trabalho é essencial nas operações da empresa
Discutir inicialmente o impacto que o trabalho, quando bem feito, pode dar à empresa. Certifique-se de que vai analisar a sua estrutura organizacional para que também possa considerar o alinhamento da posição de trabalho com todos os outros membros do seu negócio. Isto é muito importante ao traçar o fluxo dos processos de trabalho de seus funcionários, levando em consideração os requisitos operacionais e de mão-de-obra da organização.
Passo 7: Processar Todas as Informações da Conduta da Análise de Funções
Você tem que coletar todas as informações de análise de funções que precisa para completar o processo no qual você e as partes interessadas envolvidas se envolverão. É essencial que você acompanhe as datas em que você observou o desempenho real dos seus funcionários. Também tem de conhecer os requisitos para todos os procedimentos de recolha de dados que irá implementar. Procure os padrões e medidas de qualidade, pois isso pode ajudá-lo a ter uma análise mais direta de determinados cargos de trabalho. Na verdade, essa parte da atividade está focada principalmente na análise do trabalho de uma maneira muito específica. Em todas elas, certifique-se de verificar todas as informações de análise de emprego que você usará.
Passo 8: Veja os resultados da análise de emprego
Deixe uma apresentação transparente dos resultados da análise de emprego. Reveja o documento corretamente para que você possa usá-lo ao desenvolver chamadas para ações operacionais, especialmente aquelas que envolvem os recursos humanos. Finalize o documento e atualize a análise de funções com freqüência para que você possa ser orientado de acordo sempre que planeja usar o material para fins de referência.
Vantagens de elaborar uma análise de funções abrangente
Qual você acha que é a importância de uma análise de funções? Na realidade, 39% dos trabalhadores estão dispostos a ter um melhor desempenho e tornarem-se mais produtivos no trabalho se estiverem realmente felizes (fonte: one4allrewards). Garantir que os seus empregados se encaixem no seu trabalho é uma das coisas que você pode fazer para promover a satisfação e felicidade no trabalho. É aqui que entram os benefícios de ter uma análise do trabalho. Algumas das muitas vantagens identificadas da elaboração de uma análise de emprego abrangente são as seguintes:
Dos e Don’ts for Developing an Effective Job Analysis
A análise de funções do seu negócio deve ser excelente para que você possa usá-la para muitos fins. Nunca sacrifique a qualidade de sua análise de cargo só porque você é pressionado a fornecer resultados. Existem certas diretrizes que você pode incorporar nos processos de desenvolvimento da análise de cargos para que você possa ter um resultado excelente na análise de cargos. Aqui estão algumas das coisas que você deve e não deve fazer ao fazer uma análise de emprego eficaz:
Do’s
1. Faça a sua análise de emprego apresentável e compreensível
Segure que o seu formulário de análise de emprego e todos os outros documentos que você vai usar nos processos de análise de emprego são apropriados para serem utilizados em processos de negócios e discussões. Use uma linguagem que seus funcionários e outros públicos-alvo possam entender. É essencial que a sua análise de funções seja o mais clara possível para que nenhum dos seus interessados seja confundido ou enganado com a sua apresentação.
2. Faça Basear a sua análise de funções em factos
Utilize questionários, inquéritos e folhas de entrevista para assegurar que os seus processos de recolha de dados estão bem gravados. Estas ferramentas também podem ajudá-lo a provar que o resultado da sua análise de funções é realmente um resultado de várias atividades de coleta de dados. Recomendamos que utilize várias ferramentas de análise de funções em vez de confiar em uma para que possa reforçar a apresentação e validação dos seus dados. Será melhor se você puder complementar os resultados que você reuniu com o uso de uma ferramenta com os resultados vindos de outra.
3. Certifique-se de que os dados que você irá coletar e estudar podem claramente definir os requisitos de desempenho para um trabalho específico
É de suma importância que você se certifique de que a análise de trabalho é uma colaboração entre o departamento de recursos humanos, os especialistas e especialistas terceirizados que você contratou, e os funcionários da organização. Isto é para garantir que os resultados que você obterá não sejam unidimensionais. Com a ajuda de todas as partes interessadas envolvidas; você pode garantir que a descrição do trabalho e a especificação de um determinado cargo de trabalho sejam esclarecidas com base nos dados fornecidos por uma série de fontes de informação confiáveis.
Don’ts
1. Don’t Implement Job Analysis Activities Without a Purpose
O motivo pelo qual você precisa criar uma análise de cargo pode ajudá-lo a garantir que todas as informações relevantes sejam examinadas com objetividade. Conheça o propósito da análise de funções para que você possa ser bem orientado enquanto tenta desenvolver o documento específico.
2 Não Perca o Seu Foco Ao Preparar, Implementar e Avaliar as Suas Estratégias de Análise de Funções
Disponha uma mentalidade positiva e um processo de pensamento organizado sempre que planeja mergulhar nos diferentes estágios da análise de funções. Você tem que priorizar as coisas que você precisa analisar para que as suas estratégias de análise de emprego possam ser executadas de acordo. Tenha em mente que as suas estratégias de análise de tarefas devem ser colocadas em períodos de tempo específicos para que você possa alinhá-las com os objetivos de sua organização.
3. Não Use o Conteúdo Real Encontrado nos Modelos de Análise de Tarefas Pré-Formatados
Templates são usados principalmente para fins de formatação. Se você acha que o conteúdo real do seu template pré-formatado escolhido é bom o suficiente, você pode querer reconsiderar. Empresas diferentes têm especificações de trabalho e descrições diferentes para certas funções de trabalho mesmo que o título para uma determinada designação de trabalho seja o mesmo. Com isso, certifique-se de que você usará apenas um modelo de análise de trabalho como um guia de layout e que você ainda realizará sua própria análise de trabalho para que você possa colocar conteúdo relevante, informativo e original no layout do documento.