Ustawienie sprzedawcy

Koordynator ds. rozliczeń z dostawcami jest odpowiedzialny za ustawienie i utrzymanie sprzedawcy. Aby uzyskać nowego sprzedawcę w Banner, aktualny formularz UO Substitute W-9 (podmioty amerykańskie) lub oryginalny formularz W-8 (zagraniczne osoby fizyczne i podmioty), wraz z dokumentami uzupełniającymi, musi towarzyszyć wszystkim wnioskom dotyczącym sprzedawców.

Ważna uwaga: Wymagane, najbardziej aktualne wersje formularzy są obecnie dostępne na stronie internetowej BAO. Prosimy o usunięcie wszelkich starszych wersji, które mogą być przechowywane na komputerze, ponieważ nie będą one akceptowane do konfiguracji sprzedawcy. Jedynym wyjątkiem będzie tymczasowy 30-dniowy set-up dla refundacji.
Zastępczy formularz W-9 UO lub oryginalny formularz W-8 (najbardziej aktualna wersja) musi towarzyszyć wszystkim prośbom sprzedawców dotyczącym:

Faktury
Rejestracje
Prenumeraty
Zwroty kosztów podróży
Płatności za wsparcie uczestnika
Płatności za ankiety
Płatności za przedmioty

Wypłaty
Hotele
Kontrakty na usługi osobiste (PSC)
Kontrakty
Wszystkie inne rodzaje płatności (z wyjątkiem zwrotów patrz pozycja 8)

Zastępca UO W-.9, Formularze W-8 i okładki faksów są dostępne pod adresem:

Business Affairs Forms (patrz Central Accounts Payable and Invoice Payments)

UWAGA: Proszę dać 24-48 godzin na wszystkie vendor set ups, aktywacje, lub prośby o zmianę adresu. Przetwarzanie wniosku może potrwać dłużej, zwłaszcza w przypadku wniosku o ustanowienie lub aktywację zagranicznego sprzedawcy. Inaczej niż w przypadku formularzy W-9, formularze W-8 są ważne tylko przez określony czas. Nawet jeśli zagraniczny podmiot może zostać utworzony w Bannerze, adres może być aktywny tylko przez jeden rok. W związku z tym prosimy o pozostawienie czasu na sprawdzenie statusu zagranicznego sprzedawcy przez Accounts Payable, zanim sprzedawca lub adres może zostać ponownie aktywowany do płatności.

W-9

University of Oregon wymaga UO Substitute W-9 (najbardziej aktualna wersja), aby być w pliku przed dokonaniem płatności dla sprzedawców.

Uniwersytet jest zobowiązany do zgłaszania dodatkowych informacji do stanu Oregon dotyczących naszych rocznych wydatków z mniejszościami, kobietami i nowo powstającymi małymi firmami (MWESB), jak również weteranami i weteranami niepełnosprawnymi (SDV). Informacje o statusach MWESB certyfikowanych przez stan są dostępne na stronie internetowej stanu: Minority and Women Business Enterprise Certification(M/WSB) lub można się z nimi skontaktować pod numerem telefonu (503) 986-0075. Informacje na temat statusu weterana lub państwowego certyfikatu SDV można znaleźć na stronie: Service Disabled Veteran Certification (SDV). Można również zobaczyć State of Oregon Certification Office for Business Inclusion and Diversity/COBID.

Mimo że informacje zapisane na formularzu UO Substitute W-9 mogą być podobne do tych, które są zazwyczaj podawane na formularzu IRS W-9, UO jest zobowiązany przez stan do zbierania tych dodatkowych informacji od sprzedawców, które nie znajdują się na formularzu IRS W-9. Z tego powodu formularz IRS W-9 nie może być składany w miejsce formularza UO Substitute W-9, chyba że dołożono wszelkich starań, aby zapewnić sprzedawcom możliwość powiadomienia nas o ich statusach MWESB, weteranów i SDV poprzez prośbę o wypełnienie formularza UO Substitute W-9. W interesie sprzedawcy jest, aby przekazał on UO te statusy. Jeśli sprzedawca odmówi wypełnienia formularza UO Substitute W-9 z ich statusami, tylko wtedy aktualna wersja formularza IRS W-9 zostanie zaakceptowana w jego miejsce.

Gdy osoba fizyczna wypełnia formularz UO Substitute W-9, musi podać adres domowy dla celów sprawozdawczości podatkowej. Osoba fizyczna nie powinna podawać w polu adresu adresu biura lub miejsca pracy. Jeśli osoba chce, abyśmy wysłali płatność na adres inny niż domowy, może podać drugi adres, który zostanie dodany do Bannera.

Departamenty nie mogą wypełniać formularza za sprzedawcę. Sprzedawca musi podać nazwę prawną i numer identyfikacji podatkowej, które zostaną potwierdzone za pomocą IRS TIN Matching Program. Wypełniony formularz UO Substitute W-9 (najbardziej aktualna wersja) powinien zostać zwrócony do Wydziału składającego wniosek. Dla podmiotów amerykańskich TYLKO, kopia W-9 może być zeskanowanym obrazem, kopią lub faksem.

W-8

Uniwersytet Oregonu wymaga formularza W-8 dla wszystkich zagranicznych osób fizycznych i zagranicznych podmiotów niezależnie od rodzaju płatności. Istnieje pięć różnych rodzajów formularzy W-8 (najbardziej aktualna wersja). Zagraniczne osoby fizyczne najprawdopodobniej zdecydują się na wypełnienie formularza IRS W-8BEN. Zagraniczne podmioty nie będące osobami fizycznymi najprawdopodobniej wybiorą formularz IRS W-BEN-E. Tylko zagraniczna osoba/podmiot może określić, który formularz W-8 ma do nich zastosowanie. Działy nie mogą wypełniać formularza dla sprzedawcy.

Oryginał formularza W-8 musi być wysłany do [email protected] w czasie żądania konfiguracji sprzedawcy. Można wysłać oryginalny, podpisany atramentem formularz W-8 do AP za pośrednictwem poczty kampusu lub upuszczając go w AP wraz z dokumentacją uzupełniającą, lub można wysłać e-mailem oryginalny zeskanowany formularz W-8 wraz z dokumentacją uzupełniającą. Nie przyjmujemy formularzy podpisanych elektronicznie. Uwaga: Możemy zaakceptować W-8 w formie elektronicznej w e-mailu, jeśli wysyłasz zeskanowaną kopię wypełnionego W-8 od sprzedawcy, wtedy e-mail od sprzedawcy z załączonym W-8 musi być przekazany do Accounts Payable. (Accounts Payable musi poświadczyć otrzymanie W-8 od rzeczywistego sprzedawcy, abyśmy mogli przystąpić do wydania płatności).

Wszystkie formularze W-8 przesłane do Accounts Payable w celu ustawienia sprzedawcy lub aktywacji zostaną sprawdzone w biurze BAO przez Joy Germack, UO Tax Analyst, zanim zagraniczny sprzedawca lub osoba fizyczna zostanie aktywowana w Banner przez Accounts Payable. Po skonfigurowaniu zagranicznego sprzedawcy adres jest ważny przez jeden rok. Płatności wnioskowane w kolejnych latach będą sprawdzane pod kątem rodzaju płatności, adresu zagranicznego podmiotu oraz ważności istniejącego formularza W-8. Adres zostanie reaktywowany na kolejny rok po otrzymaniu wszystkich niezbędnych informacji lub dokumentacji. Wszystkie podane numery identyfikacji podatkowej w USA muszą być zgodne z rejestrami IRS.

1. Vendor Searches

Poniżej znajduje się lista wskazówek, których należy używać podczas przeprowadzania kwerendy sprzedawców:

Używaj % zarówno przed, jak i po nazwie sprzedawcy.
Usuń słowo The z początku wyszukiwania nazwy dostawcy.
Usuń wszystkie znaki interpunkcyjne z wyjątkiem myślników lub apostrofów.
Próbuj wszystkich wielkich liter.
Próbuj wszystkich małych liter.
Spróbuj nazwy sprzedawcy z pierwszym wyrazem pisanym wielką literą i bez spacji między wyrazami.
Spróbuj pisania każdego wyrazu w nazwie sprzedawcy wielką literą i bez spacji między wyrazami.
Spróbuj akronimu nazwy sprzedawcy.
Spróbuj nazwy sprzedawcy dokładnie w takiej postaci, w jakiej się pojawia, włączając w to wszelkie wielkie i małe litery lub cyfry.
Spróbuj zasady „mniej znaczy czasem może być lepiej”. Spróbuj % przed i po wszelkich nietypowych lub rzadziej używanych słowach.

Przeprowadź dokładne wyszukiwanie sprzedawcy w BANNERZE. Spróbuj kilku pisowni, na przykład McDonald lub Mc Donald lub Mc donald, IKON lub Ikon. W systemie BANNER rozróżniana jest wielkość liter. Musisz również wiedzieć, że wielu sprzedawców używa nazwy „Doing Business As” (DBA). Ich prawna nazwa pojawi się przed nazwą firmy. Na przykład „John Doe dba/Creative Vendors”. Na ich fakturze może być tylko napisane „Creative Vendors”. Jedynym sposobem na znalezienie tego sprzedawcy jest użycie znaku procentu przed i na końcu nazwy. Na przykład, %Creative Ven%. Wyszukiwanie w ten sposób może potrwać nieco dłużej, ale w ten sposób znajdziesz większość sprzedawców.

Jeśli nie znajdziesz sprzedawcy po dokładnym przeszukaniu, będziesz musiał wysłać wniosek o nowego sprzedawcę.

2. Wnioski o nowego sprzedawcę

Dla każdego nowego sprzedawcy, jak również dla każdej aktywacji nieaktywnego sprzedawcy, który zaczyna się od numeru V00_ _ _ _ _ _, wymagany jest formularz UO Substitute W-9 (najbardziej aktualna wersja) oraz dokumenty uzupełniające. Jeśli wyślesz tylko sam zastępczy formularz W-9 lub samą fakturę, nie będziemy w stanie przetworzyć Twojego wniosku. Należy przesłać obie części dokumentacji w tym samym czasie do AP. Te dwa elementy dokumentacji są wymagane niezależnie od tego, czy dokonujesz zakupu, czy płacisz sprzedawcy.

Jeśli próbujesz złożyć ZAMÓWIENIE ZAKUPU z firmą (tworząc zamówienie zakupu online w Bannerze), będziesz musiał wysłać do AP:

1). Zastępczy formularz W-9 UO lub oryginalny formularz W-8 (najbardziej aktualna wersja).

UWAGA: Proszę zapoznać się z tematem W-8 powyżej, aby uzyskać więcej szczegółów na temat formularzy W-8. Central Accounts Payable musi poświadczyć otrzymanie W-8 od rzeczywistego sprzedawcy, abyśmy mogli kontynuować konfigurację sprzedawcy i wydawanie płatności; w związku z tym, oryginalny e-mail od zagranicznego podmiotu z załączonym W-8 musi zostać przekazany do AP, gdy składany jest wniosek o nowego sprzedawcę).

2). Kopia oferty, kosztorysu, strony internetowej, e-maila, listu przewodniego do faksu, wizytówki lub czegoś od sprzedawcy, co pokazuje informacje o firmie i jej adres. Na wniosku poinformuj nas, że potrzebujesz nowego sprzedawcy do celów zamówienia zakupu, a my dodamy sprzedawcę z adresem VO (Vendor Order). (Później, kiedy otrzymasz fakturę, będziesz musiał wysłać kopię faktury do Accounts Payable, aby adres VP (Vendor Payment) mógł zostać dodany do płatności).

NOWOŚĆ: Jeśli próbujesz złożyć ZAMÓWIENIE NA USŁUGI z podmiotem (ten formularz zastępuje formularz Umowy Honorarium TYLKO dla przemówień lub usług), będziesz musiał wysłać do AP:

1). Zastępczy formularz W-9 UO lub oryginalny formularz W-8 (najbardziej aktualna wersja).

UWAGA: Więcej szczegółów na temat formularzy W-8 można znaleźć w temacie W-8 powyżej. Central Accounts Payable musi poświadczyć otrzymanie W-8 od rzeczywistego sprzedawcy, abyśmy mogli kontynuować konfigurację sprzedawcy i wydawanie płatności; w związku z tym, oryginalny e-mail od zagranicznego podmiotu z załączonym W-8 musi zostać przekazany do AP, gdy składany jest wniosek o nowego sprzedawcę).

2). Kopia w pełni wypełnionego formularza PO dla usług. Na wniosku poinformuj nas, że potrzebujesz nowego sprzedawcy do celów płatności, a my dodamy sprzedawcę z adresem VP (Vendor Payment), tak jak w przypadku innych formularzy Personal Service Contract lub Custom Contract for Services.

Jeśli próbujesz dokonać PŁATNOŚCI na rzecz sprzedawcy lub osoby niebędącej pracownikiem/studentem, wyślij do AP:

1). A UO Substitute W-9 lub oryginalny formularz W-8 (najbardziej aktualna wersja).

AND

2) Kopia faktury, formularz rejestracyjny, odnowienie subskrypcji, rezerwacja hotelowa, strona tytułowa i/lub strona podpisu PSC lub umowy, formularz Accounts Payable Activation Request lub inna dokumentacja pomocnicza, abyśmy mogli dodać adres VP do Banner.

Ponownie, potrzebujemy dwóch elementów dokumentacji dla każdego nowego dostawcy. Wniosek o utworzenie nowego sprzedawcy nie zostanie ukończony bez obu elementów dokumentacji. Możesz wysłać te dwa kawałki dokumentacji razem do Accounts Payable z adnotacją na niej, która mówi NOWY VENDOR, swoje imię i nazwisko oraz swój numer telefonu. Możesz wysłać wniosek faksem do Accounts Payable na numer 346-2393, wysłać zeskanowany wniosek e-mailem na adres [email protected] lub wysłać wniosek pocztą kampusową do Business Affairs Accounts Payable.

Dane kontaktowe działu: Potrzebujemy Twojego nazwiska i numeru, aby móc do Ciebie zadzwonić w razie problemów lub pytań. Nie wysyłaj okładki faksu, chyba że na fakturze nie ma miejsca na twoją notatkę. Nie należy również umieszczać notatek na dokumentach drukowanych, używać kolorowego papieru lub poczty (kiedy otrzymamy faks, może być on nieczytelny). Proszę upewnić się, że numer telefonu i adres sprzedawcy są czytelne.
Status Państwa wniosków dotyczących sprzedawców: Nowi sprzedawcy zostaną ustanowieni w BANNERZE po otrzymaniu Twojego zgłoszenia. Przetwarzamy wielu nowych sprzedawców i nie możemy zadzwonić, aby potwierdzić otrzymanie wniosku lub kiedy wniosek został zrealizowany.
Zlecenia zakupu UO, formularze wniosków o wypłatę, odręczne lub pisane na maszynie notatki/maile od wydziałów UO NIE MOGĄ być używane do ustawiania sprzedawców lub zmiany adresu: Możemy to zrobić tylko w bardzo rzadkich przypadkach, np. gdy wydawany jest zwrot pieniędzy. Musimy mieć coś oficjalnego od sprzedawcy, zazwyczaj jego fakturę. Jeśli potrzebujesz adresu sprzedawcy, aby móc przetworzyć zamówienie zakupu online, prosimy o przesłanie faksem lub e-mailem do Accounts Payable oferty sprzedawcy, kosztorysu, strony internetowej, e-maila, listu motywacyjnego do faksu, wizytówki lub czegoś od sprzedawcy wraz z aktualnym zastępczym W-9 UO; lub wyślij prośbę z oryginalnym formularzem W-8, abyśmy mogli dodać adres VO do Banner.
Formularze rejestracyjne sprzedawcy, formularze zamówień, itp: Są one akceptowalne dla nowych dostawców, o ile towarzyszy im aktualny zastępczy formularz W-9 lub oryginalny formularz W-8.
Odnowienia subskrypcji: Te również wymagają UO zastępczego formularza W-9 lub oryginalnego formularza W-8 dla nowych ustawień sprzedawcy i powinny być przetwarzane ostrożnie. Jeśli do formularza subskrypcji dołączona jest wstępnie wydrukowana koperta, należy upewnić się, że kopia koperty i formularz subskrypcji (który zawiera informacje kontaktowe) zostały przesłane faksem lub pocztą elektroniczną do Accounts Payable w celu uzyskania prawidłowego adresu płatności dodanego do Bannera. Adres do zapłaty na kopercie może być inny niż adres korespondencyjny na formularzu subskrypcji.
Gdzie wysłać prośby do sprzedawców: Nie należy wysyłać zapytań o konfigurację dostawców do osób z działu Accounts Payable, ponieważ mogą one być nieoczekiwanie nieobecne w biurze. Najlepiej jest zawsze wysyłać zeskanowane wnioski na ogólny adres e-mail Accounts Payable: [email protected] lub faksem na numer 346-2393. Jeśli wyślesz e-mailem lub faksem prośby sprzedawców na ogólny adres e-mail Accounts Payable lub numer faksu, wtedy ktoś inny w A/P będzie w stanie zająć się twoimi prośbami. Wnioski dostawców, którym towarzyszą oryginalne W-8 mogą być dostarczone lub wysłane pocztą kampusową do Business Affairs Accounts Payable.
Oryginały lub kopie W-9 lub W-8 nie powinny być przechowywane w działach: Po ustanowieniu nowego sprzedawcy w Bannerze przez Accounts Payable, proszę zniszczyć wszelkie kopie W-9 lub W-8, które zostały zachowane w dziale. WSZYSTKIE formularze W-8 przesłane do Accounts Payable w celu założenia lub aktywacji sprzedawcy zostaną sprawdzone w biurze BAO przez Joy Germack, UO Tax Analyst, zanim zagraniczny sprzedawca lub osoba fizyczna zostanie aktywowana w Banner by Accounts Payable.

3. Zmiany adresu

Jeśli masz zmianę adresu dla dostawcy, (na przykład faktura pokazuje inny adres niż ten, który jest w BANNER), prosimy o przesłanie kopii faktury, formularza rejestracyjnego, koperty odnowienia subskrypcji lub innej dokumentacji pokazującej zmianę adresu do Accounts Payable. Zweryfikujemy adres i zaktualizujemy konto. Niektórzy sprzedawcy wymagają, aby WSZYSTKIE płatności były kierowane na określony adres, bez względu na to, co jest na fakturze, a my nie możemy tego zmienić. Pamiętaj i napisz swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe na dokumentacji, abyśmy mogli się z Tobą skontaktować, jeśli tak jest, lub jeśli potrzebujemy dodatkowych informacji

Zastępczy formularz UO W-9 lub W-8 NIE jest potrzebny do zmiany adresu, tylko do nowych żądań dostawcy.
Jeśli masz zmianę adresu dla pracownika lub studenta wypełnij formularz Accounts Payable Activation Request i wyślij go do naszego biura. NIE potrzebujemy UO Zastępczego formularza W-9 dla każdego pracownika lub studenta już wprowadzonego do Bannera z numerem 95OXXXXXX lub 951XXXXXX, chyba że UO Banner ID nie ma numeru identyfikacji podatkowej dołączonego do rekordu. Skontaktujemy się z Tobą i poinformujemy Cię, czy musisz uzyskać zastępcze W-9 UO dla danej osoby. Uwaga: Jeśli student lub pracownik uaktualnił swój adres w Duckweb, aby uaktualnić domyślny adres w Bannerze należy wypełnić formularz Accounts Payable Activation Request.

4. Personal Service Contracts (PSCs) or Contracts

Jeśli płacisz PSC lub Contract i potrzebujesz nowego sprzedawcy lub zmiany adresu, będziesz musiał przefaksować następujące informacje do A/P na numer 346-2393 lub wysłać je e-mailem na adres: [email protected]. (Proszę pamiętać, aby podać swoje imię i nazwisko oraz numer wewnętrzny telefonu wraz ze szczegółami dotyczącymi żądania).

PSC’s

Pierwsza strona PSC, która zawiera nazwę prawną, adres i podpisy wszystkich stron. (W razie potrzeby można zażądać pełnej kopii umowy).
Zastępczy formularz W-9 UO, (najbardziej aktualna wersja), jeśli sprzedawca jest podmiotem amerykańskim. (Do czasu złożenia tego wniosku sprzedawca powinien przesłać ten formularz faksem lub pocztą elektroniczną).
Oryginał formularza W-8, (najbardziej aktualna wersja), jeśli sprzedawca jest osobą lub podmiotem zagranicznym. Prosimy o przesłanie pocztą kampusową oryginalnego formularza W-8 wraz z żądaniem dostawcy lub można dostarczyć formularz wraz z żądaniem do działu płac. Aby uzyskać więcej informacji na temat płacenia za usługi podmiotom zagranicznym, zobacz: Payments to Foreign Entities.

Kontrakty

Pierwsza strona umowy z nazwą prawną.
Strona podpisu (zazwyczaj ostatnia strona) z adresem i podpisami wszystkich stron.
Zastępczy formularz W-9 UO, (najbardziej aktualna wersja), jeśli sprzedawca jest podmiotem amerykańskim. (Do czasu złożenia tego wniosku sprzedawca powinien przesłać ten formularz faksem lub pocztą elektroniczną).
Oryginał Formularza W-8 (najbardziej aktualna wersja), jeśli sprzedawca jest osobą lub podmiotem zagranicznym. Prosimy o przesłanie pocztą kampusową oryginalnego formularza W-8 wraz z żądaniem dostawcy lub można dostarczyć formularz wraz z żądaniem do Accounts Payable. Aby uzyskać więcej informacji na temat płacenia za usługi zagranicznym podmiotom, proszę zobaczyć: Payment Process for International Visitors

5. Wnioski o aktywację (studenci i pracownicy z 95X)

Studenci lub pracownicy: Jeśli zwracasz koszty studentowi lub pracownikowi i otrzymasz komunikat Bannera „NEEDS TO BE ACTIVATED BY ACCOUNTS PAYABLE”, będziesz musiał wypełnić formularz Accounts Payable Activation Request. Pamiętaj, aby podać imię i nazwisko, adres i BANNER ID (95XXXXXXXXX lub 951XXXXXX numer) oraz powód aktywacji na formularzu Accounts Payable Activation Request i przefaksować lub wysłać e-mail z prośbą do Accounts Payable.

Jeśli student lub pracownik uaktualnił swój adres w Duckweb, aby uaktualnić domyślny adres w Bannerze będziesz musiał wypełnić formularz Accounts Payable Activation Request. Istnieją inne adresy, które muszą pozostać aktywne dla innych celów. Accounts Payable nie wie, kiedy student lub pracownik zmienił swój adres w Duckweb. Z tego powodu wydziały muszą powiadomić dział Accounts Payable, aby zaktualizować domyślny adres AP, składając formularz Accounts Payable Activation Request.

UWAGA: Czasami 95X nie będzie odzwierciedlać numeru płatnika podatku z USA w plikach dostawców AP. Nawet jeśli dana osoba wypełniła inne formularze dla Payroll lub Student Records, Accounts Payable musi uzyskać od niej formularz W-9 lub W-8, aby aktywować 95X w plikach dostawców AP w celu otrzymania płatności Accounts Payable, takich jak stypendia, zwroty itp. Jeśli potrzebujesz ustawić lub aktywować sprzedawcę dla osoby podróżującej, wypełnij formularz Accounts Payable Activation Request (musimy mieć adres domowy) i poproś osobę podróżującą o wypełnienie UO Substitute W-9 (najbardziej aktualna wersja) lub oryginalnego formularza W-8 (najbardziej aktualna wersja). Dołącz te dokumenty razem i albo faksem do Accounts Payable na 346-2393 lub e-mailem na [email protected], jeśli sprzedawca jest podmiotem amerykańskim. Jeśli sprzedawca jest zagraniczną osobą fizyczną, prosimy o przesłanie pocztą kampusową oryginalnego formularza W-8 wraz z żądaniem sprzedawcy lub można dostarczyć formularz wraz z żądaniem do Accounts Payable.

Więcej informacji na temat płacenia za podróże do zagranicznego podmiotu można znaleźć w: Payments to Foreign Entities.

Jeśli podróżny przeprowadził się pamiętaj, aby poprosić o aktualizację swojego adresu i domyślnego adresu Bannera poprzez złożenie formularza Accounts Payable Activation Request. Jeśli adres Bannera ORAZ adres domyślny nie zostaną zaktualizowane przed przesłaniem płatności za pośrednictwem Concur, płatność może zostać źle skierowana lub opóźniona, ponieważ procesy są inne niż procesy podróży przed wprowadzeniem Concur.
.
Podróżny, który nigdy nie był studentem lub pracownikiem otrzyma numer sprzedawcy, który zaczyna się od V w Bannerze. Aby przetworzyć zwrot kosztów podróży w programie Concur, należy zapytać w Bannerze o numer sprzedawcy, a następnie użyć tego numeru sprzedawcy jako identyfikatora podróżnego w programie Concur. Accounts Payable nie przydziela numerów 95XXXXXXXXX.
Uwaga: Należy pamiętać o zaznaczeniu w polu non-resident alien, na formularzu Accounts Payable Activation Request, czy dana osoba jest non-resident alien czy nie. Nie zostawiaj tego pola pustego. Jeśli osoba jest nierezydentem, należy dołączyć odpowiednią dokumentację wymienioną na dole formularza Accounts Payable Activation Request. Uwaga: Pierwszy adres wprowadzony do Bannera dla podmiotu zagranicznego musi być jego stałym adresem. Drugi adres będzie ich adresem korespondencyjnym. Zobacz: Foreign Payment Options.

7. Invalid or Terminated Vendors

Jeśli znajdziesz sprzedawcę i otrzymasz komunikat Bannera Vendor is Invalid, lub nie został aktywowany przez Accounts Payable, będziesz musiał ustalić powód tej wiadomości. Należy powrócić do ekranu zapytania w FTIIDEN, aby dowiedzieć się, dlaczego sprzedawca jest nieważny lub nieaktywny. Ogólnie rzecz biorąc, otrzymasz tę wiadomość w czterech okolicznościach.

1) Zwracasz koszty studentowi lub pracownikowi pod ich Banner ID (aka 95XXXXXXX numer), a Biuro Płatności nigdy nie aktywowało ich w Banner. Będą one musiały zostać aktywowane, aby można było przetworzyć zwrot kosztów poprzez Banner lub formularz Concur Travel. W tym przypadku należy wypełnić i wysłać do AP formularz Accounts Payable Activation Request, aby konto zostało aktywowane.

2) Płacisz dostawcy, który został rozwiązany. Konieczny będzie powrót do programu FTIIDEN. Gdy zapytasz o nazwę dostawcy w programie FTIIDEN, w kolumnie Vendor znajduje się pozycja Terminated. Oznacza to, że ten sprzedawca został zamknięty, ponieważ został sprzedany lub zmieniony na innego sprzedawcę z innym numerem identyfikacji podatkowej. Po najechaniu kursorem na nazwę sprzedawcy, należy wybrać menu NARZĘDZIA w prawym górnym rogu. Pod kategorią Opcje wybierz Informacje o adresie sprzedawcy. Pojawi się okienko adresowe. W wierszu 2 lub 3 pierwszego adresu płatności (VP1) należy szukać informacji o treści SEE V#_______. Następnie będziesz musiał użyć nowego numeru z listy. (Jeśli sprzedawca wielokrotnie zmieniał właściciela, być może trzeba będzie powtórzyć ten proces, aby znaleźć aktualny numer sprzedawcy).

Jest to jedyny sposób, aby wiedzieć, którego numeru sprzedawcy należy użyć. Jeśli przeciągniesz nieaktualnego sprzedawcę do ekranu płatności faktury, otrzymasz komunikat. Vendor jest nieważny lub nie został aktywowany przez biuro rozliczeń. Zawsze najlepiej jest najpierw wyszukać sprzedawcę i upewnić się, że adres, którego szukasz, znajduje się w systemie w programie FTIIDEN, zanim przejdziesz do ekranu płatności faktury.

3) Płacisz staremu sprzedawcy, który nie był opłacany przez 6 lub więcej lat i został dezaktywowany. W takim przypadku w liniach adresowych nie pojawi się żaden komunikat. W FTIIDEN w kolumnie V pojawi się T. Jest to traktowane jak założenie nowego sprzedawcy i należy wysłać do UO Zastępczy formularz W-9 (najbardziej aktualna wersja) lub oryginalny formularz W-8 (najbardziej aktualna wersja) wraz z dokumentami uzupełniającymi. Sprzedawca zostanie reaktywowany lub otrzyma nowy numer sprzedawcy. Ponownie, nowy UO Substytut W-9 lub oryginalny W-8 jest wymagany wraz z dokumentacją uzupełniającą.

4) Masz uszkodzoną sesję bannera. Wyjdź z bannera, a następnie spróbuj ponownie. Jeśli to nie zadziała, zrestartuj komputer i powinno zadziałać.

8. Refundacje

Refundacje powinny być wystawiane przy użyciu tej samej formy płatności, która została użyta w oryginalnej transakcji. Faktura Banner powinna być generowana tylko w przypadku zwrotu płatności gotówką lub czekiem. Płatności kartą kredytową muszą być zaksięgowane na karcie użytej w pierwotnej transakcji.

Uniwersytet w Oregonie wymaga aktualnego UO Zastępca W-9 lub oryginalny formularz IRS W-8 dla wszystkich płatności wychodzących z wyjątkiem przypadków zwrotów.

Jeśli potrzebujesz wysłać płatność refundacyjną, będziesz musiał podać:

Nazwisko – osoba, która dokonała oryginalnej płatności na rzecz Uniwersytetu
Adres – gdzie płatność powinna być wysłana
Kwotę – wydawanej refundacji
Powód – dla refundacji.
Requester – nazwa i informacje kontaktowe w przypadku, gdy mamy pytania

Musisz wysłać e-mail, zawiadomienie o anulowaniu, kartę rejestracyjną, anulowane zamówienie, anulowany czek lub inną formę dokumentacji potwierdzającej powód zwrotu.

Konta sprzedawców dla zwrotów będą aktywne tylko przez 30 dni. Jeśli nie wydasz refundacji w ciągu 30 dni, będziesz musiał wysłać prośbę o tymczasową reaktywację konta.

Jeśli masz dalsze pytania dotyczące Vendor Requests, skontaktuj się z Accounts Payable Vendor Coordinator telefonicznie pod numerem 6-3189 lub pocztą elektroniczną pod adresem [email protected].