Zarówno sekretarze wykonawczy, jak i asystenci administracyjni zapewniają zaawansowane wsparcie administracyjne dla jednego lub dwóch dyrektorów lub menedżerów. Co oddziela te stanowiska biurowe od innych bardziej urzędniczych i rutynowych prac biurowych jest poziom odpowiedzialności i poufności z nimi związane.
Sekretarz wykonawczy i obowiązki asystenta administracyjnego
Oprócz podstawowych funkcji biurowych, sekretarz wykonawczy lub asystent administracyjny jest również odpowiedzialny za pisanie lub przygotowywanie raportów, organizowanie i planowanie spotkań, przeglądanie przychodzących wiadomości w celu określenia ich znaczenia, przygotowywanie agend na spotkania zarządu, dokonywanie uzgodnień dotyczących podróży, sporządzanie protokołów ze spotkań, prowadzenie badań, przygotowywanie korespondencji oraz nadzorowanie i szkolenie młodszych pracowników biurowych. Te role mogą wymagać różnych poziomów doświadczenia i mieć dowolną z tych podobnych nazw stanowisk:
- Entry-Level Administrative Assistant
- Administrative Assistant
- Senior Administrative Assistant
- Executive Secretary
- Senior Executive Secretary
- Office Manager
- Senior Office Manager
Role Różnice
Role sekretarek wykonawczych i asystentów administracyjnych w znacznym stopniu się pokrywają, i różnice w rolach mogą się różnić w zależności od organizacji. W większości przypadków, sekretarz wykonawczy koncentruje się na bardziej administracyjnych obowiązków w służbie do konkretnego, małej grupy menedżerów lub kadry kierowniczej, takich jak planowanie spotkań, planowanie podróży, obsługi pisemnej komunikacji, a nawet księgowości.
Asystent administracyjny, w międzyczasie, może skupić się bardziej na zadaniach biznesowych operacji i wziąć na więcej z roli lidera biura w niektórych możliwościach, tworzenie agend na spotkania lub konferencje, zarządzanie budżetami i obsługi rozliczeń dostawców. Asystenci administracyjni mogą być zobowiązani do posiadania bardziej specjalistycznej edukacji w niektórych przypadkach, w których zarządzanie operacjami biznesowymi jest krytyczne.
Podstawowe umiejętności zawodowe
Zarówno sekretarki wykonawcze i asystenci administracyjni mają podstawowy zestaw umiejętności zawodowych niezbędnych do ich odpowiednich ról. Obejmują one wyjątkowe umiejętności organizacyjne, doskonałe pisemne i ustne zdolności komunikacyjne, jak również silną uwagę na szczegóły i profesjonalizm. Muszą posiadać techniczną biegłość w posługiwaniu się oprogramowaniem wchodzącym w skład pakietu Microsoft Office 365, takim jak Word, Excel i PowerPoint, a także narzędziami księgowymi, takimi jak QuickBooks.
Obowiązki w małym biurze, średnim i dużym biurze
W małym biurze, obowiązki sekretarza wykonawczego lub asystenta administracyjnego są zazwyczaj wykonywane przez różnych pracowników biurowych. Niektóre prace mogą być wykonywane przez kierowników firmy sami, a asystent administracyjny lub wykonawczy role sekretarz może obejmować większą różnorodność obowiązków w razie potrzeby w mniejszej organizacji.
Jak wielkość firmy wzrasta, potrzeba wysoce zorganizowanej osoby, która może wykonywać szeroką gamę zadań wzrasta. Jest to szczególnie prawdziwe dla kadry kierowniczej w średnim biurze prowadzenia firm wymagających wysokiego poziomu poufności i integralności dla prowadzonej działalności.
To jest wspólne dla dużego biura mieć kilka sekretarzy wykonawczych i / lub asystentów administracyjnych. Przy tej wielkości firmy, to jest zwykle konieczne, aby mieć kierownika biura do koordynowania personelu obsługującego wykonawczego firmy. W niektórych przypadkach, asystent administracyjny będzie towarzyszyć władzy wykonawczej w podróży służbowej, aby pomóc w organizacji spotkań, planowanie i inne ważne zadania organizacyjne.
.