Poświęciwszy nasz ostatni artykuł Czynnikom Środowiska Przedsiębiorstwa, byłoby zaniedbaniem z naszej strony nie powiedzieć czegoś o Aktywach Procesu Organizacyjnego. Pojawiają się one w procesach zarządzania projektami nawet częściej niż Czynniki Środowiska Przedsiębiorstwa – 47 razy jako wejścia procesu i 10 razy jako wyjścia. Według Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), Zasoby Procesów Organizacyjnych to „plany, procesy, polityki, procedury i bazy wiedzy specyficzne dla organizacji wykonawczej i przez nią wykorzystywane”.
Każdy, kto dołączył do nowej firmy jako kierownik projektu, zrozumie, że Zasoby Procesów Organizacyjnych muszą być poszukiwane tak szybko, jak to możliwe. Pomimo lśniącego certyfikatu PMP® w zakresie zarządzania projektami i lat doświadczenia, zdecydowanie zaleca się, aby uszanować to, co zostało zrobione wcześniej w nowej firmie i przyjąć narzędzia i techniki, których używają inni kierownicy projektów. Nieskończenie bardziej przydatna będzie baza wiedzy, którą firma budowała przez lata. Planowane i rzeczywiste harmonogramy z poprzednich projektów, dokumentacja dotycząca wyciągniętych wniosków oraz różne dzienniki i rejestry z poprzednich projektów pomogą Ci zrozumieć środowisko, które będziesz musiał opanować. Dadzą Ci one cenne spostrzeżenia na temat tego, kim są dobrzy ludzie, kim są trudni interesariusze i jakie ryzyko należy rozważyć w tym nowym środowisku.
Istniejące polityki i procedury będą miały wpływ na cały cykl życia projektu. Prawdopodobnie znajdziesz szablony dla głównych dokumentów. Możesz również napotkać dziwne nazwy dla znanych artefaktów – na przykład Karta Projektu jest czasami nazywana Propozycją Projektu. Tak więc Aktywa Procesów Organizacyjnych często muszą być przefiltrowane przez wiedzę PMP®, aby dowiedzieć się, do czego właściwie służą. Mile widziane będą również wszelkie wskazówki, zwłaszcza te, które szczegółowo opisują, jak dostosować procedury do różnych projektów. Pamiętaj ze swojego szkolenia PMP® , że każdy projekt ma jakiś unikalny aspekt, więc najprawdopodobniej będziesz musiał go dostosować.
Wspomnieliśmy o regulacjach, kiedy omawialiśmy Czynniki Środowiska Przedsiębiorstwa, ale wewnętrzne polityki i zasady znajdują się w Aktywach Procesów Organizacyjnych. Oczekuj, że znajdziesz polityki dotyczące zasobów ludzkich, takie jak zdrowie i bezpieczeństwo, ale także zwróć uwagę na polityki dotyczące innych aspektów projektu – takich jak zamówienia, jakość i budżetowanie. Dobrze jest widzieć procedury kontroli zmian, jak również dobrą kulturę zarządzania ryzykiem. Wreszcie, oczywiście, solidny proces zamykania projektu zapewni bazę wiedzy, która stanowi drugi aspekt Aktywów Procesu Organizacyjnego.
Historyczne informacje z poprzednich projektów są naprawdę przydatne. Na ich podstawie możemy określić wskaźniki pracy, stosunek do ryzyka (co się stało, gdy coś poszło nie tak?) oraz sposób podejmowania decyzji. Pamiętasz cztery sposoby podejmowania decyzji grupowych z czasów PMP® – jednomyślność, większość, pluralizm lub autokratyzm? Bardzo przydatne są również wszelkie pomiary, które są rejestrowane – pomagają one kierownikowi projektu zrozumieć, na czym zależy kierownictwu wyższego szczebla. Wykresy na tablicy rozdzielczej i raporty statusowe zapewniają wgląd w to, jakie obszary wiedzy są ważne dla nowych szefów.
Pomimo, że Organizacyjne Aktywa Procesowe przynoszą korzyści nowemu kierownikowi projektu, co z biednym studentem PMP® , który musi wiedzieć, że w procesach zarządzania projektem istnieje w sumie 57 wejść i wyjść Organizacyjnych Aktywów Procesowych? Cóż, pomyślcie o tym przez chwilę: Kiedy prawdopodobnie będziesz ich potrzebować? Planowanie jest oczywistym punktem, w którym potrzebne są szablony i procedury, a także odrobina historycznego wglądu. Każdy proces planowania, włączając w to „Opracowanie Planu Zarządzania Projektem” posiada Organizacyjne Zasoby Procesowe jako dane wejściowe.
Zauważ również, że nie posiadają one Aktualizacji Organizacyjnych Zasobów Procesowych jako danych wyjściowych! Na pierwszy rzut oka wydaje się to dziwne, ponieważ wygląda na to, że nasze plany nie wnoszą nic do korporacyjnej bazy wiedzy. Spójrzmy jednak na proces zamykający – ma on jako wyjście Aktualizacje Aktywów Procesu Organizacyjnego – to właśnie tam nasze plany są archiwizowane. Tylko dwa procesy monitorująco-kontrolne (Monitor Ryzyka i Kontrola Zamówień) mają na wyjściu Aktualizacje Aktywów Procesu Organizacyjnego, które odzwierciedlają zmiany odpowiednio w strukturze podziału ryzyka i dokumentacji zamówień. Jak już wspomnieliśmy w poprzednim artykule, dla studenta PMP® bardziej sensowne jest zrozumienie, czym są i do czego służą Organizational Process Assets, niż zapamiętywanie list z PMBOK® Guide i uczenie się wejść i wyjść na pamięć. Wystarczy zadać sobie pytanie: czy ten proces wykorzystuje ustalone polityki i procedury lub czerpie z danych historycznych? Jeśli tak, to na liście wejść powinny pojawić się Aktywa Procesów Organizacyjnych. Podobnie, czy proces ten aktualizuje bazy danych lub polityki? Jeśli tak, to na wyjściu można oczekiwać Aktualizacji Aktywów Procesu Organizacyjnego.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o Aktywach Procesu Organizacyjnego i innych koncepcjach zarządzania projektami, odwiedź naszą stronę szkoleniową. Dla Państwa wygody prowadzimy nasze kursy zarządzania projektami online w naszej wirtualnej klasie. Aby uzyskać więcej szczegółów, prosimy o bezpośredni kontakt z nami.
.