Zostały szeroko zakrojone odwołania konferencji z powodu pandemii COVID-19 i istnieje duże prawdopodobieństwo, że odwołania będą kontynuowane. W związku z tym Graduate School nie będzie oferować nagród za podróże konferencyjne w tym czasie. Po wznowieniu normalnej działalności konferencyjnej, wznowimy oferowanie Nagród za Podróże Konferencyjne. Po wznowieniu przyjmowania wniosków, będziemy elastyczni w kwestii terminów i określimy ramy czasowe dla rozpatrywania wniosków o przyznanie nagród z mocą wsteczną.
Definicja i polityka
- Nagrody podróżne dla studentów podyplomowych są dostępne, aby pomóc studentom podyplomowym w opłatach za podróż do głównych krajowych lub międzynarodowych konferencji, aby mogli przedstawić referaty lub plakaty, lub służyć jako zaproszeni mówcy. Studenci w sztuce mogą otrzymać fundusze na zaproszone występy lub instalacje.
- Każdy student musi być potwierdzony jako prezenter przed złożeniem wniosku o fundusze, a każdy student musi być w programie studiów i zapisany na kursy w czasie podróży. (Jeśli konferencja odbywa się w lecie, a student nie jest zapisany na kurs, musi być zapisany na wiosnę i zarejestrowany na zajęcia jesienne w momencie składania wniosku, aby kwalifikować się do udziału w konferencji.)
- Fundusze mogą być wykorzystane tylko na bilety lotnicze lub opłaty wspierające alternatywne środki transportu (np. przejazdy, taksówki); nie mogą być wykorzystane na rejestrację, hotele, żywność lub inne koszty podróży.
- Indywidualne nagrody są ograniczone do jednej co drugi rok.1
- Priorytet zostanie przyznany absolwentom, którzy nie mają innych znaczących funduszy dostępnych na podróż i / lub którzy nie otrzymali ogólnych funduszy na podróże konferencyjne studentów absolwentów z Graduate School w przeszłości.
- Te nagrody są przeznaczone do wspierania absolwentów prezentujących badania prowadzone na Uniwersytecie Waszyngtońskim, a nie w poprzednich instytucjach.
Maksymalne kwoty nagród
- $300 na podróże krajowe
- $500 na podróże międzynarodowe
Dostępna jest ograniczona ilość funduszy w każdym okresie podanym poniżej w celu wsparcia podróży absolwentów w tym okresie. Finansowanie zostanie zatwierdzone po określonych terminach z korektami w celu utrzymania sprawiedliwości w procesie. Wydziały powinny opracować swoje własne procesy i priorytety dla studentów do ubiegania się o finansowanie. Wnioski muszą być złożone przed podróżą i w terminach dla każdego okresu. Finansowanie nie będzie przyznawane z mocą wsteczną. Wydziały mogą składać wnioski w dowolnym momencie przed upływem terminów, ale decyzje dotyczące okresu podróży zostaną podjęte dopiero po upływie odpowiedniego terminu.
Jeśli nagroda zostanie przyznana, a student nie weźmie udziału w konferencji lub zdecyduje się nie korzystać z funduszy Graduate School, proszę powiadomić Biuro Stypendiów i Nagród, aby nagroda mogła zostać anulowana, a student mógł zachować uprawnienia do finansowania.
Staramy się sprawiedliwie rozdzielać fundusze. Jeśli dział dokonał znacznie większego wykorzystania funduszy w porównaniu do innych jednostek, możemy zacząć umieszczać przyszłe wnioski na liście oczekujących. Pod koniec roku podatkowego, w kwietniu lub maju, określimy, czy ktoś z listy oczekujących może zostać przeniesiony do statusu finansowanego. Jeśli studenci z listy oczekujących otrzymają pełny zwrot kosztów w międzyczasie, nie będą brani pod uwagę do finansowania.
Składanie wniosku
Wnioski o dofinansowanie podróży muszą być składane przez upoważnionych pracowników wydziału za pomocą portalu Nagrody w MyGrad. Studenci chcący ubiegać się o nagrody za podróże powinni skontaktować się ze swoimi działami w celu uzyskania instrukcji oraz wewnętrznych zasad i procedur.
Wnioski mogą być składane w dowolnym momencie przed żądaną podróżą, ale nie później niż w terminie wymienionym dla każdego przedziału czasowego podróży. Wnioski będą rozpatrywane w odpowiednich ramach czasowych wymienionych poniżej, a nagrody zostaną przyznane wkrótce po upływie terminu. Jak widać poniżej, dla każdego miesiąca podróży istnieją dwa różne terminy, w których można złożyć wniosek.
Submit a general conference travel funding request
Deadlines
| Month of Travel | Termin 1 | Termin 2 |
| Wrzesień | Lipiec 1 | Sierpień 1 |
| Październik | sierpień 1 | wrzesień 1 |
| listopad | wrzesień 1 | październik 1 |
| grudzień | październik 1 | listopad 1 |
| styczeń | listopad 1 | grudzień 1 |
| Luty | Grudzień 1 | Styczeń 1 |
| Marzec | Styczeń 1 | Luty 1 |
| Kwiecień | Luty 1 | Marzec 1 |
| Maj | Marzec 1 | Kwiecień 1 |
| Czerwiec | Kwiecień 1 | Maj 1 |
| Lipiec | Maj 1 | Czerwiec 1 |
| Sierpień | Czerwiec 1 | Lipiec 1 |
Uzasadnienie wniosku
Sekcja uzasadnienia wniosku musi zawierać:
- Tytuł referatu, plakatu lub wykładu, który student prezentuje
- Czy student ubiegał się lub otrzymuje inne fundusze (obejmuje to finansowanie zapewnione przez konferencję, wydział, wydział i GPSS). Jeśli tak, źródło i kwota wnioskowana lub otrzymana.
- Jeśli dotyczy, wyjaśnienie okoliczności łagodzących sprzecznych z określonymi zasadami (Uwaga: późne wnioski będą rozpatrywane tylko wtedy, gdy akceptacja referatu/posteru została dokonana po ostatecznym terminie dla okresu podróży. Po złożeniu wniosku w MyGrad Program, wyślij kopię akceptacji do Fellowships & Awards: [email protected].)
- Priorytet (opcjonalnie; działy mogą zdecydować się na uszeregowanie wniosków, które składają, a my rozważymy je w kolejności priorytetowej)
Przez złożenie wniosku, działy weryfikują, że konferencja jest znacząca w ramach dziedziny studiów i że doświadczenie jest ważne dla postępu akademickiego studenta (chyba że zaznaczono inaczej w sekcji uzasadnienia). Aby złożyć wniosek, wydziały muszą przesłać kopię zaproszenia lub powiadomienia o przyjęciu wysłanego do studenta.
Uzyskanie nagród
Proces zatwierdzania nagród w programie MyGrad wygeneruje wiadomość e-mail do studenta i wnioskodawcy. Kwoty nagród są autoryzowane do wydania z wydziałowych budżetów GSF-RSA (75-XXXX). Nie nastąpi faktyczny transfer środków. Proszę użyć kodu PCA „GRAD” przy zwrocie środków.
MyGrad Program zapewnia dokumentację kwot nagród – studenci muszą najpierw zalogować się do portalu studenckiego MyGrad Program i zaakceptować nagrodę. Personel wydziału będzie zajmował się wszystkimi zwrotami kosztów podróży i może zwrócić część Graduate School bezpośrednio do budżetu GSF. Wymagamy, aby studenci otrzymali zwrot kosztów bezpośrednio i aby nie dokonywać żadnych transferów budżetowych. Studenci powinni skontaktować się ze swoimi administratorami finansowymi wydziału w celu uzyskania instrukcji dotyczących dostępu do nagród.
Pytania powinny być kierowane do Biura Stypendiów i Nagród.
1Rok trwa od 1 lipca do 30 czerwca (rok fiskalny).
.