Nie jest tajemnicą, że menedżerowie biurowi są kręgosłupem każdego wysoko funkcjonującego biura. Wiele firm zależy od ich menedżerów biurowych, aby zachować dobrą jakość życia i produktywności. Ponieważ praca ta wymaga cierpliwości, umiejętności biurowych, zdolności przywódczych i talentu do pracy pod presją, czasami trudno znaleźć świetnego kierownika biura.
Przykładem może być Debra Leonard-Porch. Debra pracuje w administracji od prawie 40 lat, a obecnie jest kierownikiem biura Incapital Holdings w Chicago. Debra wie, że pierwszym krokiem do zostania świetnym kierownikiem biura jest poważne traktowanie siebie i swojego stanowiska:
„Moja filozofia zawsze brzmiała: 'Każdego dnia staram się o pracę’. Przychodzę, aby ubiegać się o moją pracę, ponieważ może ona łatwo trafić do kogoś innego. Mogą dostać kogoś młodszego. Mogą dostać kogoś tańszego. Mogą dostać kogoś z lepszym wykształceniem, ale nigdy nie znajdą nikogo, kto będzie pracował tak ciężko jak ja.”
Czytaj dalej, aby zapoznać się z naszym przewodnikiem po umiejętnościach kierownika biura, szkoleniach i wskazówkach, a w mgnieniu oka dołączysz do grona wspaniałych kierowników biura, takich jak Debra.
Czym jest kierownik biura?
Gdy mówimy o kierownikach biura, tak naprawdę mówimy o tym, co sprawia, że biuro jest efektywne. Kierownicy biur mają różne obowiązki w zależności od potrzeb ich firmy, ale wszyscy kierownicy biur są odpowiedzialni za planowanie, koordynowanie i kontrolowanie działalności biurowej, jak również jest świadomy kontroli rządowej, prawa pracy i satysfakcji pracownika.
Zależnie od pola, nie może być różne prace zarządzania biura, jednak podstawowe obowiązki tych menedżerów są dość podobne. Poza nadzorowaniem sprawnego funkcjonowania administracji firmy, upewnianiem się, że potrzebne materiały są dostarczane i że sprzęt biurowy jest w dobrym stanie, kierownicy biurowi mogą czasami również zatrudniać, zwalniać, szkolić i promować pracowników.
Umiejętności kierownika biura
Jako kierownik biura, będziesz odpowiedzialny za procesy, procedury, dokumentację, komunikację, nadzór, szkolenia i administrację. Jeśli brzmi to jak duża odpowiedzialność, to dlatego, że tak jest. Aby upewnić się, że biuro funkcjonuje najlepiej, musisz być dobrze zorientowany w tych umiejętnościach zarządzania biurem.
Umiejętności planowania
Planowanie powinno przychodzić naturalnie dla menedżerów biurowych. Twoje obowiązki planowania będzie zakres od planowania spotkań biurowych do delegowania obowiązków. Od planowania długoterminowych operacji biznesowych do efektywnego wykonywania codziennych zadań, zorganizowane planowanie jest kluczową umiejętnością, którą powinien posiadać każdy świetny kierownik biura.
Umiejętności administracyjne
Dla kierownika biura, umiejętności administracyjne powinny być drugą naturą. Zanim awansowałeś na stanowisko kierownika biura, istnieje duże prawdopodobieństwo, że zajmowałeś inne stanowiska administracyjne. Na tych stanowiskach kultywowałeś podstawy umiejętności administracyjnych, które będą się rozwijać w miarę przystosowywania się do nowej roli kierownika biura. Będziesz odpowiedzialny za różne zadania administracyjne w organizacji, wspieranie i kultywowanie kultury firmy oraz inne obowiązki personalne, takie jak ocena wydajności pracowników.
Umiejętności analityczne
Rozwijanie umiejętności analitycznych na każdym poziomie zatrudnienia jest dobrym pomysłem. Jako kierownik biura, będziesz potrzebował tych umiejętności, aby być w stanie zidentyfikować nieefektywności i zaproponować rozwiązania, aby przyczynić się do sukcesu firmy.
Umiejętności komputerowe
Silny, praktyczny zestaw umiejętności komputerowych jest nie tylko idealny, ale niezbędny dla kierownika biura. Powinieneś mieć wystarczająco wysoki poziom umiejętności, aby być wygodne, dokładne i skuteczne z wymaganych dzień do dnia operacji komputerowych – takich jak wprowadzanie danych, tworzenie arkuszy i formatowanie prezentacji. Prawdopodobnie będziesz używać oprogramowania do raportów wydatków, zarządzania obiektami i wideokonferencji oraz codziennej komunikacji.
Kursy szkoleniowe dla kierowników biurowych
Jak wspinać się po drabinie firmy, zawsze będą nowe umiejętności do nauki, zwłaszcza jeśli chodzi o zarządzanie biurem. Na szczęście, nie musisz być zapisany w pełnym wymiarze czasu degree-track programu, aby zdobyć wykształcenie w zakresie zarządzania biurem. Istnieje szereg kursów online i osobistych dostępnych dla każdego, kto jest zainteresowany stymulowaniem swojej kariery w zakresie zarządzania biurem. Niezależnie od tego, czy chcesz udoskonalić konkretną umiejętność, czy też rozwinąć swój kompletny zestaw umiejętności biurowych, istnieje kurs odpowiedni dla Ciebie. Czytaj dalej z naszego wyboru, aby znaleźć idealny kurs dla swoich potrzeb w zakresie zarządzania biurem.
Certification Management and Strategy Institute – Certified Business Office Manager (CBOM)™
Najlepszy dla początkujących w zarządzaniu biurem, którzy chcą poznać podstawowe tajniki tej dziedziny przed ubieganiem się o pierwsze stanowisko kierownicze, dzięki ukończeniu tego całkowicie internetowego kursu nauczysz się ramowych umiejętności i procesów potrzebnych do skutecznego prowadzenia każdego nowoczesnego biura.
SkillPath On-Demand Training – Emotional Intelligence
Idealne dla kierowników biur pracujących w obszarach o wysokim poziomie stresu, zajęcia online SkillPath koncentrują się na nauczaniu inteligencji emocjonalnej. Dzięki ich łatwemu w użyciu i przyswajaniu formatowi nauczysz się, jak rozumieć, regulować i wykorzystywać emocje w każdej sytuacji biurowej.
Szkolenie Dale’a Carnegie – Uzyskiwanie wyników bez autorytetu
Przydatne dla kierowników biur, którzy chcą zaszczepić w swojej korporacji zmiany i strategie wielkich firm, dzięki cotygodniowym webinariom dowiesz się, jak przekroczyć potencjalnie dławiącą politykę biurową, aby zyskać szacunek i zbudować zaufanie na wszystkich stanowiskach w swojej organizacji.
5 Wskazówek dotyczących zarządzania biurem
Jako kierownik biura, będziesz musiał być sumienny w swojej pracy i odpowiedzialny za wydajność reszty biura. Nawet doświadczeni menedżerowie biurowi mogą rosnąć zestresowany w dni, kiedy wydaje się, że są non stop qualms pracownika i wykonawczy concerns.
Przyjmując kilka nowych technik, znajdziesz te przytłaczające dni staną się rzadsze i bardziej wykonalne. Kiedy używasz naszych 5 najlepszych wskazówek dotyczących zarządzania biurem, pozostaniesz na szczycie swojej pracy i przed grą.
Ustalić cele dla swojego zespołu
Kiedy ustalasz jasne cele biurowe, naprawdę tworzysz poczucie celu dla pracowników. Tworząc cele zespołowe, a nawet cele dla całego oddziału, odmładzasz cel swojej firmy, aby utrzymać motywację pracowników.
Stwórz osiągalne cele, które inspirują członków zespołu do bycia ambitnymi w swojej pracy. Kiedy jeden zespół jest osobiście spełniony poprzez osiąganie swoich celów, cała siła robocza będzie bardziej produktywna i zmotywowana w zamian. Ponadto, nie szkodzi, że będziesz w stanie monitorować postępy każdego zespołu bardziej efektywnie, gdy istnieje jasny cel, do którego się dąży.
Komunikacja jest kluczem
Jako kierownik biura, twoje umiejętności komunikacyjne są end-all-be-all twojego sukcesu, ponieważ jesteś zazwyczaj pierwszym punktem kontaktu dla klientów przychodzących do biura. Będziesz nie tylko regularnie komunikuje się z klientami, ale twoi pracownicy, kiedy delegować swoją pracę w organizacji zarówno ustnie i pisemnie.
Ta komunikacja powinna być skuteczna i profesjonalna w celu zapewnienia wiadomości są dostarczane i odbierane zgodnie z przeznaczeniem, ale przyjazny, jak również w celu utrzymania relacji z klientami i pracownikami.
Umiejętności w zakresie zarządzania czasem
Umiejętności w zakresie zarządzania czasem są istotną częścią każdej pracy związanej z zarządzaniem biurem, ponieważ Twoim obowiązkiem jest wykorzystanie każdej minuty swojej roli do jej najpełniejszego potencjału. Zarządzanie czasem i umiejętności organizacyjne są potrzebne, aby być pewnym, że jesteś dostępny, aby prawidłowo przydzielić każde zadanie zgodnie z harmonogramem z resztą harmonogramu biura.
Bądź innowacyjnym myślicielem
Bycie innowacyjnym myślicielem jest krokiem pierwszym w kierunku bycia skutecznym menedżerem biura, ponieważ rozwiązywanie problemów jest jednym z twoich głównych obowiązków. Jako kierownik biura będziesz musiał stawić czoła nieznanym sytuacjom, które początkowo mogą wydawać się poza twoją kontrolą, jak również nowym wyzwaniom, które musisz pokonać. Może to być twój pierwszy instynkt, aby uciec się do bycia sfrustrowanym przez te wyzwania, ale zamiast tego, będziesz musiał rozwinąć umiejętność wrodzonego podejścia do nich z innowacyjnym myśleniem.
Oto wskazówka, aby zacząć: otocz się innowacyjnymi myślicielami i ucz się od nich poprzez obserwację. Ważne jest, aby narażać się na nowe sposoby myślenia i kreatywne metody osiągania sukcesu.
Kontynuuj swoją edukację i rozwój zawodowy
Najlepsi menedżerowie biurowi nigdy nie przestają się uczyć. Będziesz musiał stale poszerzać swoją wiedzę, aby pozostać na szczycie rozwijającej się technologii i rozwijać nowe taktyki zarządzania.
Kiedy sprawisz, że rozwój zawodowy stanie się regularną częścią Twojego miesięcznego strategicznego planu kariery, wyprzedzisz konkurencję i pomożesz utrzymać swoją firmę przed krzywą, jak również. Niezależnie od tego, czy zapisujesz się na weekendowe zajęcia, czy bierzesz udział w cotygodniowych kursach online, kontynuuj naukę – to część Twojej odpowiedzialności jako kierownika biura.
Bycie naprawdę świetnym kierownikiem biura polega na intencji – Twoi współpracownicy to zauważą, Twoi szefowie to docenią, a Ty dzięki temu odniesiesz sukces. Szukasz więcej? Sprawdź nasz przewodnik po zarządzaniu biurem.
.