Implementing an EMR System: One Clinic’s Experience

The implementation plan

Plan, który opracował zespół, obejmował kilka jednoczesnych zadań wdrożeniowych, w tym analizę przepływu pracy i przeprojektowanie, modyfikację obiektu, instalację sprzętu, konfigurację oprogramowania, opracowanie systemu kopii zapasowych, wprowadzanie starych danych, radzenie sobie z papierem i szkolenia. Innym kluczem do udanego wdrożenia EMR jest posiadanie jasnej definicji tego, co chcesz, aby EMR osiągnąć i podejmowanie decyzji w całym procesie, który wspiera ten cel. Z naszym celem stania się paperless w umyśle i z ogólnej filozofii „plan na najgorsze, nadzieja na najlepsze”, oto jak radziliśmy sobie z każdym z zadań wdrożeniowych:

Work-flow analizy i przeprojektowanie. Jednym z naszych najważniejszych zadań było przeanalizowanie każdej funkcji każdej pracy, aby zrozumieć, jak zadania zostały wykonane w starym systemie. Zespół projektowy spędził sporo czasu na analizie istniejących procesów pracy, szukając możliwości poprawy wydajności, projektując nowe przepływy pracy, które można zrealizować za pomocą narzędzi dostępnych w EMR i opracowując plan przejścia. Podczas comiesięcznych spotkań w trakcie procesu wdrażania, personel biurowy i medyczny dyskutował i planował niezbędne zmiany w przepływie pracy, które pozwoliłyby na najlepsze wykorzystanie systemu EMR. Na przykład zdecydowaliśmy się zastąpić papierowe wiadomości telefoniczne wiadomościami elektronicznymi i włączyliśmy dokumentację nadzoru rezydenta (zadanie wcześniej wykonywane na papierze) do elektronicznej noty postępu.

Modyfikacja obiektu. Aby uniknąć wydatków na poważne remonty, większość praktyk będzie musiała dopasować system EMR do istniejącej przestrzeni i planów pięter, tak jak my to zrobiliśmy. Po zakończeniu naszego przeprojektowania przepływu pracy, mieliśmy dobre zrozumienie tego, co przepływ pacjentów i personelu będzie z systemem EMR funkcjonującym w naszej istniejącej przestrzeni. Było to niezbędne do zaplanowania, gdzie umieścić nowy sprzęt EMR. Aby w pełni wycofać papierowe rekordy, musieliśmy mieć komputery w każdym miejscu w biurze, gdzie personel musiałby sprawdzać lub wprowadzać dane do rekordu, a także musieliśmy mieć drukarki wszędzie tam, gdzie pracownicy będą wręczać pacjentom materiały drukowane. Kiedy już zdecydowaliśmy, gdzie umieścić cały sprzęt, zainstalowaliśmy dodatkowe okablowanie elektryczne i sieciowe tam, gdzie było to konieczne. W każdym gabinecie zainstalowaliśmy stanowisko pracy z wysuwaną tacą na klawiaturę, wysuwaną powierzchnią do pisania i szufladą na formularze. Stanowiska pracy w salach egzaminacyjnych zostały zaprojektowane z myślą o następujących celach:

• Stworzenie trójkąta pomiędzy lekarzem, monitorem i pacjentem w celu ułatwienia kontaktu wzrokowego i umożliwienia lekarzowi siedzenia wystarczająco blisko, aby mógł dotknąć pacjenta.

• Zapewnienie ergonomicznie odpowiedniej wysokości klawiatury, pozycji myszy i wysokości patrzenia na monitor.

• Unikanie bałaganu powodowanego przez stojaki z papierowymi formularzami na ścianach.

• Mieć łatwo dostępną powierzchnię do pisania.

Wybór i instalacja sprzętu. Wybór sprzętu dla sieci i serwerów jest podyktowany głównie wymaganiami i zaleceniami producenta. Biorąc pod uwagę, jak szybko zmienia się ten rodzaj sprzętu, upewniliśmy się, że posiadamy najnowsze zalecenia dostawcy przed zakupem czegokolwiek. Wśród użytkowników EMR toczy się spora debata na temat jednego wyboru sprzętowego: czy na stacjach roboczych używać komputerów stacjonarnych z przewodem twardym, czy też przenośnych notebooków lub tabletów. My wybraliśmy przewodowe komputery stacjonarne, aby uniknąć problemów związanych z notebookami – zwiększonych kosztów, większych trudności z naprawą lub wymianą komponentów, ograniczonej żywotności baterii, możliwości uszkodzenia w wyniku upuszczenia lub rozlania płynu oraz dodatkowej warstwy technologii potrzebnej do połączeń bezprzewodowych.

Po dokonaniu wyboru sprzętu skonfigurowaliśmy małą instalację testową serwera, stacji roboczej, drukarki i skanera poza siedzibą firmy. Ponieważ techniczni członkowie naszego zespołu projektowego byli pracownikami działu usług informacyjnych UWDFM, łatwiej było im początkowo pracować nad instalacją testową w swoim biurze. Po zainstalowaniu oprogramowania byliśmy w stanie wykonać dużą ilość testów i konfiguracji na systemie testowym, zanim został on przeniesiony do miejsca praktyki na dwa miesiące przed uruchomieniem. Mniej więcej w tym samym czasie, kiedy przenieśliśmy system testowy, zainstalowaliśmy w pełni wyposażone stacje robocze we wszystkich obszarach z wyjątkiem gabinetów lekarskich. Pozwoliło to personelowi biurowemu z mniejszym doświadczeniem w obsłudze komputera na lepsze zapoznanie się z systemem operacyjnym oraz programami do obsługi poczty elektronicznej i edycji tekstów. Około dwóch tygodni przed wejściem na żywo zainstalowaliśmy stacje robocze w salach egzaminacyjnych.

Konfiguracja oprogramowania. Dobre oprogramowanie EMR może być dostosowane do środowiska praktyki bez kosztownego programowania na zamówienie. Jednak im więcej wbudowanej elastyczności, tym więcej pracy trzeba wykonać, aby skonfigurować oprogramowanie do swoich potrzeb, zanim będzie można zacząć go używać. Każdy sprzedawca oprogramowania będzie miał swoje własne wymagania konfiguracyjne, ale następujące rozważania są wspólne dla wszystkich produktów EMR:

– Bezpieczeństwo. Oprogramowanie EMR powinno mieć możliwość ograniczenia dostępu do różnych części rekordu do poszczególnych użytkowników. W naszej praktyce, każdy użytkownik miał dostęp tylko do tych obszarów wykresu i funkcji w tym obszarze, które były wymagane dla jego lub jej obowiązków służbowych. Naszym celem było ograniczenie dostępu do wszystkich, z wyjątkiem kilku użytkowników wysokiego szczebla, do funkcji, które stwarzały oczywiste ryzyko celowego lub przypadkowego naruszenia integralności wykresu, takich jak możliwość usuwania notatek o postępach.

– Zarządzanie danymi laboratoryjnymi. Chcieliśmy, aby wszystkie wyniki badań laboratoryjnych były dostępne od razu po rozpoczęciu korzystania z EMR. Wymagało to albo elektronicznego interfejsu z każdym laboratorium, albo ręcznej metody wprowadzania danych. Chociaż obecnie pracujemy nad elektronicznym interfejsem tylko z naszym głównym laboratorium, mamy ręczną metodę wprowadzania danych, która pozwala nam na wprowadzanie wyników badań z innych laboratoriów. Chociaż dzięki temu wszystkie wyniki badań są dla nas dostępne, używanie ręcznej metody wprowadzania danych stwarza pewne problemy. Na przykład po uruchomieniu systemu odkryliśmy, że normalne zakresy, które ręcznie wprowadzaliśmy z podręczników laboratoryjnych, nie zawsze były najbardziej aktualne, więc musieliśmy dzwonić do każdego laboratorium, aby uzyskać prawidłowe normalne zakresy dla wieku i płci i poprawić je w naszym systemie – problem, którego nie mielibyśmy z elektronicznym interfejsem.

– Szablony. Szablon to zestaw ustrukturyzowanych elementów tekstowych, które skłaniają użytkownika do dodania fragmentów danych w celu udokumentowania spotkania medycznego. Niektóre systemy EMR wymagają szablonów do wprowadzania danych, podczas gdy inne, takie jak ten wybrany przez nas, są bardziej elastyczne, pozwalając na wprowadzanie danych za pomocą szablonów, bezpośredniego wprowadzania (wpisywania), dyktowania/ przepisywania lub rozpoznawania głosu. Opracowanie szablonów (a nawet modyfikacja istniejących szablonów) wymaga znacznego nakładu czasu i pracy. Z tego powodu, a także dlatego, że nasi lekarze dyktowali większość swoich notatek z przebiegu choroby w tamtym czasie, zdecydowaliśmy się początkowo zezwolić na kontynuowanie dyktowania przez transkrypcjonistę wpisującego dane bezpośrednio do aplikacji. Czekaliśmy z zachęcaniem do tworzenia szablonów, aż świadczeniodawcy zapoznają się z oprogramowaniem. Przeciętni użytkownicy zaczęli pytać o możliwość korzystania z szablonów po trzech miesiącach. Zauważyliśmy zauważalny spadek w użyciu przepisywania po sześciu miesiącach, który utrzymywał się wraz ze wzrostem użycia szablonów.

Opracowanie systemu kopii zapasowych. Choć może się to wydawać łatwym zadaniem, to co powinno działać i co działa nie zawsze jest takie samo – o czym dowiedzieliśmy się trochę za późno. Wydawało nam się, że mamy dobry system tworzenia kopii zapasowych baz danych i aplikacji, ale po przejściu na żywo, nadal udało nam się stracić półtora dnia danych z powodu nieprzewidzianych problemów technicznych i błędów ludzkich. Kluczem jest posiadanie wielu metod tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych oraz testowanie ich przed wejściem na żywo.

Wprowadzanie starych danych. Ilość starych danych do załadowania do EMR przed uruchomieniem zależy od dostępnego czasu i pieniędzy, a także potrzeb i pragnień klinicystów. Opcje wahają się od braku wstępnie załadowanych danych do obszernej abstrakcji i wprowadzania danych. Zakupiliśmy interfejs, który załadował wszystkie dane demograficzne z naszego systemu billingowego do naszego EMR i aktualizuje wszelkie zmiany co pięć minut. Wczytaliśmy notatki z ostatnich trzech miesięcy na krótko przed uruchomieniem systemu. Ponieważ nasza transkrypcjonistka zawsze wpisywała nasze noty postępu do programu do przetwarzania tekstów, wszystko, co musiała zrobić z notatkami z ostatnich trzech miesięcy, to zacząć zapisywać pliki w taki sposób, aby można je było załadować do EMR. Po uruchomieniu systemu, wszystkie dane zostały wprowadzone elektronicznie. Ponieważ wypełnianie w EMR sekcji dotyczących przeszłości medycznej, społecznej i rodzinnej było początkowo czasochłonne, zaczęliśmy planować kompleksowe badania, które były o 15 minut dłuższe. Wyeliminowaliśmy ten dodatkowy czas około 18 miesięcy później. Przestaliśmy pobierać wykresy dla wiadomości telefonicznych po sześciu miesiącach, a dla większości wizyt w gabinecie po 18 miesiącach.

Uporanie się z papierem. Wiele EMR nie jest zaprojektowanych do całkowitego zastąpienia papierowego rekordu, więc jeśli „przejście bez papieru” jest twoim celem, musisz mieć pewność, że oprogramowanie ma wszystkie narzędzia wymagane do osiągnięcia tego celu. Najważniejszym warunkiem przejścia na papier jest posiadanie metody skanowania dokumentów zewnętrznych w postaci tekstu lub obrazów i archiwizowania ich w EMR. Radzenie sobie z ogromną ilością papieru związanego z pacjentami, który przychodzi do naszego biura codziennie, było jednym z naszych największych wyzwań. Każdy dokument związany z pacjentem musi zostać przejrzany i złożony, zeskanowany lub zniszczony. W ramach jednego z naszych zadań wdrożeniowych musieliśmy przeanalizować różne kategorie wyników badań, dokumentacji szpitalnej i innych informacji, które codziennie napływały do naszego biura i zdecydować, jak nimi zarządzać. Zdecydowaliśmy się skanować wybrane ważne dokumenty, takie jak wymazy papilarne i raporty radiologiczne, a resztę archiwizować. Po zeskanowaniu dokumentów, przechowujemy je przez co najmniej tydzień, aby zapewnić niezawodną kopię zapasową komputera, a następnie są one niszczone. Niektóre dokumenty, które nie wnoszą użytecznych informacji do dokumentacji, takie jak czwarty raport z prześwietlenia klatki piersiowej dla hospitalizowanego krytycznie chorego pacjenta, są po prostu niszczone. Aby zmniejszyć zapotrzebowanie na skanowanie, pracujemy nad elektronicznym interfejsem do przesyłania dokumentów.

Szkolenie. Nasze szkolenie obejmowało trzy fazy – wstępną ocenę podstawowych umiejętności, szkolenie w zakresie podstawowych umiejętności i szkolenie dotyczące konkretnej aplikacji – które zostały przeprowadzone odpowiednio trzy miesiące, dwa miesiące i tydzień przed rozpoczęciem pracy na żywo. Sesje szkoleniowe prowadził przedstawiciel dostawcy oraz nasz własny trener. Podczas szkolenia dotyczącego aplikacji rozdawano dokument podsumowujący kluczowe zmiany w przepływie pracy, aby każdy, kto nie był pewien, jak wykonać zadanie w nowym systemie, miał szybki punkt odniesienia.

.