5S w japońskim miejscu pracy (2)- Seiton at the Ready
Helping Suppliers Get the Edge
5S, często tłumaczone jako Seiri = sortowanie, Seiton = organizowanie, Seiso = czyszczenie, Seiketsu = sanityzacja i Shitsuke = podtrzymywanie, jest metodologią miejsca pracy wprowadzoną przez japońskie przedsiębiorstwa. 5S opiera się na podstawowym japońskim „zdrowym rozsądku”, co jest jednym z powodów, dla których Japończycy mają trudności z wytłumaczeniem jej nie-Japończykom. W poprzednim artykule przedstawiliśmy przegląd 5S i kilka pomysłów na temat Seiri. W tym miesiącu przyjrzymy się na nowo Seiton.
Seiton-(整頓)
Przyjrzyjrzyjmy się subtelniejszym znaczeniom seiton. Pierwszy znak, „organizacja” lub „porządek”, jest taki sam jak pierwszy znak w seiri, pierwszej koncepcji 5S. W rzeczywistości te dwa słowa są często używane razem, aby opisać ogólnie porządek, jak w „seiri seiton”. Jednak ich znaczenia są zupełnie inne. Seiri oznacza sortowanie, oddzielanie i odrzucanie (oraz przechowywanie). Seiton oznacza organizowanie i bycie gotowym. Jeśli skupimy się tylko na odkładaniu rzeczy na miejsce, możemy stracić z oczu powód, dla którego je odkładamy, czyli możliwość szybkiego ich odzyskania, kiedy są nam potrzebne. Seiton oznacza określenie, gdzie i kiedy przedmioty są potrzebne, oraz rozmieszczenie ich w sposób, który sprzyja efektywnemu przepływowi pracy. Pracownik nie powinien być zmuszony do poszukiwania niezbędnych narzędzi lub przechodzenia do innego obszaru, aby uzyskać dostęp do często używanych przedmiotów.
Wizualna komunikacja Seiton
Wizualna identyfikacja i komunikacja są również krytyczne dla wdrożenia seiton. Przedmioty, które są używane regularnie są często oznakowane, aby udokumentować daty użycia w celu określenia priorytetu lokalizacji. Narzędzia są oznaczane tak, aby można było użyć tego właściwego. Etykietowanie cieniowe (rysowanie konturu przedmiotu w miejscu, gdzie powinien być odłożony) jasno komunikuje właściwą lokalizację. Oznakowanie podłogi identyfikuje miejsca, do których należy sprzęt. To również identyfikuje, gdzie ludzie należą i miejsca, które nie są bezpieczne i nie należą.
Seiton i ludzie
Często myślimy o seiton jako zastosowanie do obiektów, takich jak narzędzia, części i wyposażenie, ale oryginalne znaczenie seiton obejmuje również ubieranie się odpowiednio do swojej roli. Mundur jest rodzajem komunikacji wizualnej. W japońskiej firmie można od razu rozpoznać, kto jest wykonawcą, a nie zwykłym pracownikiem, a także dla jakiego wykonawcy pracuje, po prostu po kolorze munduru. Podobnie, Japończycy, którzy chodzą na piesze wycieczki, noszą strój turystyczny, nawet na zwykłą jednodniową wycieczkę, gdzie z czysto technicznego punktu widzenia wystarczą zwykłe ubrania. Dostosowanie stroju do aktywności jest ważne dla Japończyków.
Lokalizacja i czas
Japoński ma słowo, „ba”, które wskazuje zarówno czas jak i miejsce. Japończycy są wrażliwi na dostosowanie działań do ich odpowiedniego „ba”. Jednym z elementów seiton jest wyrównywanie harmonogramów. Powiedzmy na przykład, że Japończycy muszą zwołać spotkanie awaryjne na godzinę 13:00, mogą być pewni, że osoby, które muszą się na nim pojawić, będą na nim obecne. Dzieje się tak dlatego, że japońskie firmy podejmują logistyczny wysiłek, aby dać wszystkim taką samą przerwę na lunch od 12:00 do 13:00. Są więc zaskoczeni, gdy zwołują improwizowane spotkanie o 13:00 w USA i dowiadują się, że wielu pracowników nie ma nawet w budynku. Kiedy słyszą: „Nie mogę znaleźć Joe. Pewnie wyszedł coś przekąsić”, zastanawiają się, czy Amerykanie poważnie podchodzą do swojej pracy. Moja rada: Dowiedz się, kiedy Japończycy biorą lunch i bierz go o tej samej porze.
Innym elementem seiton jest wyrównanie zachowania z odpowiednim „ba”. Na wszystko jest czas i miejsce. Spotkania są „ba” dla poważnych dyskusji. To nie są miejsca na żarty. Kolacja i drinki są „ba” do żartowania i poznawania się nawzajem.
Bycie przygotowanym
Seiton różni się od zwykłego posiadania schludnej hali produkcyjnej lub biura. Ostatecznym celem seitonu jest gotowość, aby przedmioty były gotowe w razie potrzeby. Przedmioty używane w rzeczywistych procesach pracy są analizowane z punktu widzenia częstotliwości i bliskości przed przypisaniem im lokalizacji.
Powszechną skargą, którą słyszę od Japończyków jest to, że Amerykanie nie są przygotowani do spotkań. Dane pomocnicze powinny być przyniesione, czy to w formie papierowej, czy w formacie elektronicznym, który jest szybko wyszukiwany. Nie stawiaj się w sytuacji, w której musisz powiedzieć: „Przykro mi, wiem, że arkusz kalkulacyjny jest gdzieś w sieci…”. Upewnij się, że odkryjesz wszelkie rozbieżności w danych, zanim oni to zrobią, i że twój zespół jest przygotowany i zgodny, zanim dotrzesz na spotkanie.
Seiton-wszystkie niezbędne elementy umieszczone tak, że mogą być zlokalizowane i gotowe, kiedy są potrzebne. W następnym artykule przyjrzyjmy się Seiso (清掃), jak dbamy o te przedmioty.