Każdy chce mieszkać i pracować w bezpiecznym i funkcjonalnym środowisku, które jest jednym z głównych czynników wpływających na jakość naszego życia.
Jako właściciel nieruchomości możesz zastanawiać się, jakie działania należy podjąć, aby Twoja nieruchomość spełniała te oczekiwania. Aby znaleźć odpowiedź na to pytanie, należy najpierw zapoznać się z tajnikami utrzymania nieruchomości.
Warto zacząć od przeczytania pozostałej części tego artykułu, w której:
- przedyskutujemy, co obejmuje obsługa techniczna nieruchomości
- wyjaśnimy, czym jest międzynarodowy kodeks obsługi technicznej nieruchomości
- porównamy obsługę techniczną nieruchomości komercyjnych z budową własnego zespołu obsługi technicznej
- przedstawimy 4 ważne wskazówki dotyczące utrzymania nieruchomości w doskonałym stanie
Co to jest obsługa techniczna nieruchomości?
Konserwacja nieruchomości to proces utrzymywania budynku mieszkalnego lub hotelowego oraz jego najbliższego otoczenia w optymalnym stanie poprzez zestaw określonych działań konserwacyjnych.
Odnosi się do różnych działań, które są niezbędne do utrzymania budynku w funkcjonalności i wygodzie dla jego mieszkańców (dlatego często używa się go zamiennie z terminem konserwacja budynku).
Działania związane z utrzymaniem nieruchomości obejmują:
- sprzątanie wewnętrznych i zewnętrznych powierzchni wspólnych budynku (w tym kanalizacji, rynien dachowych, korytarzy itp.)
- zwalczanie i usuwanie gryzoni
- ogrodnictwo i kształtowanie krajobrazu
- segregację i usuwanie śmieci
- serwisowanie, naprawy i wymianę wszystkich systemów mechanicznych i elektrycznych (oświetlenie, HVAC, zaopatrzenie w wodę, ogrzewanie wody itp.)
- kontrole bezpieczeństwa (proaktywne rutynowe inspekcje systemów mechanicznych i elektrycznych, instalacji przeciwpożarowych oraz inspekcje bezpieczeństwa całego obiektu).
Utrzymanie nieruchomości jest korzystne zarówno dla mieszkańców, jak i właściciela nieruchomości, ponieważ działa tak, aby wszyscy byli zadowoleni.
Jako mieszkaniec, chcesz wrócić do domu po ciężkim dniu i wiedzieć, że możesz się zrelaksować nie martwiąc się o takie sprawy jak zatkany zlew w kuchni, brudne, słabo oświetlone i tłuste schody, na których twoje dzieci mogą się potknąć i zranić, lub toalety, które nie chcą się spłukać. To powiedziawszy, drobne zadania, takie jak wymiana żarówek, mogą być obowiązkiem samych lokatorów. Jest to zawsze dobry pomysł, aby wyraźnie nakreślić najemcy kontra obowiązki właściciela, zwłaszcza w przypadku nieruchomości czynszowych.
Dla właściciela nieruchomości, chcesz zapewnić, że Twoja nieruchomość czynszowa zachowuje swoją wartość w ciągu roku i że nie spędzasz większość swojego dnia uczęszczając do jednego niezadowolonego lokatora lub innego. Chcesz również uniknąć problemów z odpowiedzialnością, jeśli ktoś zostanie ranny na terenie obiektu.
Postępowanie zgodnie z międzynarodowym kodeksem utrzymania nieruchomości (IPMC)
Utrzymanie nieruchomości nie powinno być przypadkowym procesem, ponieważ słabe lub nieodpowiednie utrzymanie może spowodować poważne problemy dla wszystkich korzystających z tej konkretnej nieruchomości. Aby uniknąć takich sytuacji, istnieje kilka przepisów i kodów, których właściciele i administratorzy nieruchomości mogą przestrzegać.
Jednym z tych kodów jest Międzynarodowy Kodeks Utrzymania Nieruchomości (IPMC). Jest to zbiór przepisów, które określają minimalne wymagania konserwacyjne dla istniejących budynków. Międzynarodowy kodeks utrzymania nieruchomości jest dokumentem stworzonym w celu zaspokojenia zapotrzebowania na nowoczesny i zaktualizowany kodeks utrzymania nieruchomości. Obejmuje on następujące rozdziały:
Jego celem jest ustanowienie minimalnych standardów utrzymania elementów budynku, takich jak elementy zewnętrzne, instalacje hydrauliczne, mechaniczne, elektryczne, sanitarne i przeciwpożarowe. Na przykład, ma konkretne zalecenia dotyczące sprzętu do ogrzewania wody, idealnej temperatury ogrzewanej wody, jak ta woda powinna być cyrkulowana, itp.
IPMC jest odnawiany co 3 lata i jest dostępny do przyjęcia i stosowania przez jurysdykcje na całym świecie. Możesz sprawdzić pełne szczegóły dotyczące tego, co obejmuje IPMC tutaj.
Konserwacja nieruchomości komercyjnych a zespół wewnętrzny
Jednym z ważnych wyborów, których będziesz musiał dokonać, będzie to, czy zlecić to zadanie zespołowi zajmującemu się konserwacją nieruchomości komercyjnych, czy zbudować zespół wewnętrzny. Poniżej omawiamy obie opcje.
Wykorzystanie profesjonalnych usług konserwacji nieruchomości
Jeśli zdecydujesz się na wynajęcie profesjonalnej firmy zajmującej się konserwacją nieruchomości, skorzystasz z bardziej uporządkowanego podejścia do konserwacji, które firma ta wypracowała przez lata. Niektóre z usług, które zazwyczaj oferują obejmują:
1) Planowanie i harmonogram konserwacji zapobiegawczej
Profesjonalna firma zajmująca się konserwacją nieruchomości zazwyczaj posiada ustalony system planowania i harmonogramu każdego zadania konserwacyjnego, którego wymaga Państwa nieruchomość. Przynajmniej taki system powinien obejmować:
- Regularne kontrole konserwacyjne, inspekcje i wizyty.
- Dokumentację wszystkich wykonanych czynności konserwacyjnych.
- Zalecenia dotyczące modernizacji i ulepszeń.
- Standardowe procedury zatrudniania i zarządzania sprzedawcami i wykonawcami.
Wysokiej jakości usługi konserwacji nieruchomości komercyjnych pozwolą utrzymać zadowolenie najemców przy jednoczesnym zachowaniu i poprawie stanu aktywów.
Zmniejszenie reaktywnej konserwacji o 73.2%
See the Results Red Hawk Enjoys With Limble
2) Raportowanie finansowe
Oczekuje się, że jednym z ich pierwszych zadań będzie stworzenie budżetu utrzymania dla Twojej nieruchomości. Będą oni również przedstawiać Ci raporty dotyczące wydatków na utrzymanie nieruchomości – przynajmniej co miesiąc.
3) Obsługa komunikacji z najemcami
Jeśli każdy e-mail lub wiadomość tekstowa od najemców przychodzi bezpośrednio do Ciebie, prawdopodobnie nie będziesz miał czasu na wiele innych rzeczy. Częścią obowiązków profesjonalnej firmy zajmującej się utrzymaniem nieruchomości będzie komunikacja z najemcami i przekazywanie Państwu tylko tych kwestii, które wymagają Państwa uwagi.
4) Zapewnienie zgodności z przepisami
Podobnie do IPMC, o którym wspomnieliśmy wcześniej, istnieje kilka innych wymagań, które Państwa lokalna jurysdykcja może wymagać od właścicieli nieruchomości. To może być trudne, aby śledzić wszystko. Firma zajmująca się utrzymaniem nieruchomości komercyjnych ma za zadanie monitorować istniejące i nowe przepisy w Twoim imieniu i zapewnić zgodność z nimi.
To wszystko brzmi świetnie, ale możesz się zastanawiać: gdzie mogę znaleźć porządną firmę zajmującą się utrzymaniem nieruchomości komercyjnych?
Cóż, jest kilka różnych podejść, które możesz tutaj przyjąć. Jeśli jesteś w porządku z bycia hands-off, można szukać komercyjnych firm zarządzania nieruchomościami i niech jeden z nich wziąć panowanie (jak zarządzanie nieruchomościami obejmuje zarządzanie konserwacji).
Jeśli potrzebujesz tylko kogoś do podjęcia opieki nad potrzebnymi pracami konserwacyjnymi, można zrobić kilka wyszukiwań w Google dla usług utrzymania nieruchomości w Twojej okolicy i / lub skontaktować się z innymi właścicielami nieruchomości wiesz i zapytać, czy mają kogoś do recommend.
Na koniec, kiedy negocjować z wykonawcą, to nie boli, aby zobaczyć rzeczy z ich perspektywy. Na przykład, oto na czym może skupić się profesjonalna firma sprzątająca, gdy próbuje sprzedać Ci swoją usługę.
Jednakże organizacja działu utrzymania wymaga pewnego poziomu planowania. Oto kroki, które możesz podjąć, aby stworzyć swój wewnętrzny zespół utrzymania nieruchomości:
- Określ zestaw umiejętności i wielkość zespołu, który będziesz zatrudniać. Zacznij od sporządzenia listy wszystkich czynności konserwacyjnych, których wymaga Twoja nieruchomość (od sprzątania po naprawy sprzętu). To pomoże Ci określić, kogo potrzebujesz, np. sprzątaczki, ogrodnicy, technicy HVAC i elektrycy, itp.
- Po tym, rozważ, ile godzin każda osoba może średnio pracować na zmianę i ile zmian będziesz potrzebować dziennie, aby oszacować, ile osób będziesz zatrudniać. W zależności od tego, jak duża jest nieruchomość, możesz potrzebować kierownika obiektu lub przynajmniej nadzorcy, który będzie koordynował pracę personelu.
- Nie spiesz się z zatrudnieniem. Przeprowadź dokładne wywiady i sprawdź, czy Twoi potencjalni rzemieślnicy są wykwalifikowani do swoich zamierzonych ról. Ponadto, można bezpiecznie przyspieszyć ten proces poprzez outsourcing tego kroku do renomowanej agencji rekrutacyjnej personelu konserwacyjnego.
- Istnieją pewne role, które są zwykle nieekonomiczne do wypełnienia w domu, więc nie całkowicie wyeliminować outsourcing. Na przykład, nie będziesz zatrudniać pełnoetatowego technika od wind, gdy windy zazwyczaj nie wymagają serwisowania tak często jak inne systemy.
Zalety i wady każdego podejścia
Każde podejście należy zdefiniować i śledzić KPI utrzymania nieruchomości, aby zapewnić, że wszystkie działania konserwacyjne zmierzają do osiągnięcia tych samych celów.
4 wskazówki, jak utrzymać nieruchomość w najlepszej formie
Oprócz tego, co wspomnieliśmy powyżej, oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zagwarantować, że Twoja nieruchomość stale pozostaje w najlepszym stanie:
#1) Nadaj priorytet finansowaniu konserwacji
Gdy tak wiele innych kwestii w Twojej nieruchomości wymaga finansowania, może być kuszące, aby ograniczyć wydatki na konserwację. Może to jednak prowadzić do szybkiego pogorszenia się stanu aktywów i niekontrolowanej listy odroczonych prac konserwacyjnych, co stwarza idealne warunki dla zagrożeń bezpieczeństwa.
Uniknięcie tych, a nawet innych problemów wymaga aktywnego oszacowania i ujęcia w budżecie wydatków operacyjnych i kapitałowych na coroczną konserwację. Zazwyczaj zaleca się przeznaczenie na roczny budżet remontowy minimum 2 – 4% aktualnej wartości odtworzeniowej nieruchomości. Według niektórych danych wewnętrznych, każdy dolar wydany na konserwację pozwala zaoszczędzić 5 dolarów w dłuższej perspektywie.
#2) Pozyskiwanie i stosowanie trwałych komponentów
Aby utrzymać nieruchomość w doskonałej formie, należy używać części zamiennych, które działają bezpiecznie i trwają tak długo, jak to możliwe. Kiedy zaopatrujesz swój magazyn części zamiennych (paski wentylatorów, części HVAC, żarówki, silniki, pompy itp.), które są wysokiej jakości, inwestujesz w długowieczność swojej nieruchomości.
Choć bardzo trwałe elementy mogą kosztować nieco więcej na początku, pomogą Ci zaoszczędzić na przyszłych naprawach i zminimalizować częste problemy z przeróbkami.
#3) Automatyzacja zarządzania konserwacją
Niezależnie od kompetencji Twojego zespołu konserwacyjnego/dostawcy usług, szybko może stać się wyzwaniem utrzymanie się na szczycie każdego zadania konserwacyjnego. Szczególnie w dużych nieruchomościach wielomieszkaniowych, ręczne śledzenie wszystkiego może szybko spowodować nieefektywność i pozostawić miejsce na marnowanie czasu i zasobów.
Dlatego coraz więcej zarządców nieruchomości jest zainteresowanych zautomatyzowaniem zarządzania konserwacją poprzez zastosowanie skomputeryzowanego systemu zarządzania konserwacją. Mobilny system CMMS pomoże Ci usprawnić i zoptymalizować każdy aspekt konserwacji, obsługiwać powtarzające się zadania administracyjne, śledzić bezpieczeństwo, mierzyć wydajność, redukować koszty konserwacji i wiele więcej.
Jeśli nie wiesz, co to jest CMMS, sprawdź nasz przewodnik Czym jest system CMMS i jak działa.
Dodatkową korzyścią płynącą z posiadania systemu CMMS takiego jak Limble jest nadzór nad zleconymi usługami konserwacyjnymi. Możesz dać technikom z firmy zajmującej się konserwacją nieruchomości komercyjnych ograniczony dostęp do swojego konta i przypisać im zlecenia pracy za pośrednictwem Limble. W ten sposób można mieć pewność, że prace są faktycznie wykonywane i wykonywane szybko.
#4) Umożliwienie regularnych audytów nieruchomości
Kolejną podstawową praktyką pozwalającą utrzymać nieruchomość w optymalnym stanie jest przyjęcie zwyczaju regularnych ocen stanu obiektu (FCA). FCA pozwoli Ci uzyskać kompleksowe dane bazowe o tym, jak działa cała nieruchomość i jej systemy. Informacje te pomogą podkreślić obszary wymagające poprawy.
Podczas FCA, zespół kontrolny sprawdzi takie rzeczy jak aktualny stan wszystkich aktywów i zidentyfikuje wszelkie zagrożenia bezpieczeństwa w celu podjęcia szybkich działań naprawczych.
Kluczowe wnioski
Jeśli obecnie posiadasz lub zarządzasz nieruchomością mieszkalną, utrzymanie nieruchomości nie jest czymś, co możesz przeoczyć. Jest to wymagane i regulowane przez prawo w większości jurysdykcji.
To powiedziawszy, poza przestrzeganiem prawa, korzyści płynące z utrzymania nieruchomości są zbyt liczne, aby je zignorować.
Na szczęście, nie musi to zajmować zbyt wiele Twojego czasu. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na wynajęcie firmy zajmującej się konserwacją nieruchomości komercyjnych, czy też stworzysz wewnętrzny zespół konserwatorów, najważniejsze jest zapewnienie, że konserwacja jest prowadzona na bieżąco i że osoby odpowiedzialne za konserwację Twojej nieruchomości posiadają umiejętności, fundusze i narzędzia potrzebne do jej prawidłowego wykonania.
Jeśli zastanawiasz się nad wykorzystaniem oprogramowania CMMS do poprawy różnych aspektów utrzymania nieruchomości, zawsze jesteśmy gotowi do rozmowy.
