Przeprowadzka do nowego biura jest ekscytującym wydarzeniem dla każdej firmy i nie musi być stresującym procesem dla osób ją koordynujących.
Ankieta przeprowadzona przez E.ON ujawnia, że relokacja jest drugim najbardziej stresującym zadaniem dla właścicieli małych firm po zatrudnianiu nowych pracowników. W związku z tym większość firm opóźnia przeprowadzkę, decydując się na pozostanie w ciasnych i drogich obiektach.
Oto siedem krytycznych wskazówek dotyczących relokacji biura, które pomogą zwiększyć szanse na szybką i efektywną przeprowadzkę.
Zaplanuj relokację biura odpowiednio wcześnie
Relokacje komercyjne wymagają szczegółowego planowania i przygotowania. Podczas planowania przeprowadzki, zdecyduj się na datę przeprowadzki, ramy czasowe dla procesu relokacji, po którym można wymyślić harmonogram. Dodatkowo, należy mieć określony budżet przypisany do procesu relokacji. Będzie to przydatne podczas identyfikacji kosztów zatrudniania pracowników i pomoże uniknąć podejmowania nieświadomych decyzji.
Komunikowanie się z pracownikami
Komunikowanie się z pracownikami jest jedną z ważnych wskazówek dotyczących przenoszenia biura, które należy rozważyć. Upewnij się, że Twój personel jest na bieżąco z planami przeprowadzki i harmonogramami. Powiadom ich o ważnych zmianach i procedurach w nowej siedzibie firmy, w tym:
– Nowy adres lub wszelkie zmienione numery telefonów i faksów
– Nowe zasady budynku
– Układ pakowania w nowej lokalizacji między innymi
Możesz zachęcić ich do stworzenia listy kontrolnej przeprowadzki, aby zapewnić, że wszystkie istotne obszary są objęte i nic nie zostanie pominięte. Podczas gdy zmiana może być niepokojąca dla pracowników, komunikowanie się z nimi może zwiększyć ich morale.
Przydziel kierownika projektu
Każda przeprowadzka biura wymaga wysiłku zespołowego, aby zwiększyć szanse na sukces. Ważne jest również wyznaczenie kierownika projektu, który ułatwi wszystkie aspekty procesu relokacji.
Lider zespołu powinien posiadać zdolności wielozadaniowe, wyjątkowe umiejętności organizacyjne, skuteczne umiejętności komunikacyjne i doświadczenie w pracy z budżetem. Świetny zestaw narzędzi do zarządzania biurem może również pomóc uczynić relokację bardziej bezproblemową.
Chroń swoje dane
Nigdy nie wiadomo, co może się stać z twoimi plikami i sprzętem podczas procesu relokacji. Możesz skończyć tracąc ważne dokumenty z powodu uszkodzonych serwerów lub dysków twardych. Dlatego ważne jest, aby tworzyć kopie zapasowe danych i chronić je przed utratą i naruszeniem podczas przeprowadzki.
Na przykład, można użyć cyfrowego systemu zarządzania gośćmi, aby zabezpieczyć dane gości i pracowników. Najlepsze jest to, że możesz się z nim bezproblemowo przemieszczać, ponieważ jest on oparty na chmurze. W ten sposób wykazujesz zgodność z General Data Protection Regulation (GDPR), ponieważ nie stracisz danych o tym, kto odwiedził Twoją firmę w przeszłości.
Głębokie sprzątanie biura
Nie przenoś się z przedmiotami, których nie potrzebujesz. Usuń stare akta, zniszcz niepotrzebne papiery, pozbądź się starych mebli i sprzedaj lub oddaj sprzęt, który nie będzie już potrzebny. Pamiętaj jednak, aby skonsultować się z księgowym, ponieważ darowane przedmioty mogą być wykorzystane jako odpis.
Wynajmij profesjonalną firmę przeprowadzkową
Wynajmowanie firmy przeprowadzkowej jest niezbędne, aby ułatwić płynne przeniesienie biura. Firmy przeprowadzkowe posiadają wiedzę, doświadczenie i zasoby potrzebne do bezproblemowego przeprowadzenia procesu przeprowadzki. Zapewnią one usługi pakowania i rozpakowywania, aby zapewnić, że Twoje rzeczy biznesowe są przenoszone bezpiecznie. Firma przeprowadzkowa może również zidentyfikować Twoje wymagania biznesowe i pomóc sporządzić odpowiedni plan przeprowadzki.
Pewnie wybierz firmę, która ma ugruntowaną pozycję, jest certyfikowana i ubezpieczona.
Uaktualnij swój adres wszędzie
Niech Twoi dostawcy i klienci wiedzą, kiedy się przenosisz, podaj nowy adres firmy i kiedy zostanie wznowiona normalna działalność. Pamiętaj, aby zaktualizować swoje wizytówki, stronę internetową, papier firmowy i strony mediów społecznościowych. Dodatkowo, skontaktuj się z Google, aby Twój adres i lista online zmieniły się w miesiącu poprzedzającym przeprowadzkę.
Przeprowadzka nie jest tak gorączkowa, jak się wydaje. Jeśli zastosujesz się do tych wskazówek dotyczących przenoszenia biura – od planowania procesu, komunikacji z klientami, sprzedawcami i pracownikami po tworzenie kopii zapasowych danych – będziesz w stanie płynnie przejść do nowego miejsca pracy.
Skontaktuj się z VisiPoint, aby dowiedzieć się więcej o tworzeniu kopii zapasowych danych przy użyciu cyfrowego systemu zarządzania gośćmi.
Pobierz pakiet informacyjny
Wypełnij poniższy formularz, a otrzymasz pakiet informacyjny prosto do swojej skrzynki pocztowej! Pomoże Ci on ocenić nasz system zarządzania odwiedzinami – i jest świetny do dzielenia się nim z innymi członkami Twojego zespołu.