Firmy potrzebują współpracy zespołów wielofunkcyjnych, aby wspierać innowacyjne pomysły i korzystać z różnorodnych umiejętności pracowników. Jednak ponad 75% zespołów wielofunkcyjnych to zespoły dysfunkcyjne, w których brak jest odpowiedzialności, niejasne zarządzanie i niejasne cele projektu.
Choć zespoły wielofunkcyjne mogą ponieść porażkę z wielu powodów, odnoszą sukces z tego samego powodu – dobrej współpracy.
Skuteczne zespoły wielofunkcyjne potrzebują skutecznych strategii współpracy, które są zgodne z celami projektu, aby pracownicy mogli łatwo współpracować ze sobą, nawet jeśli należą do różnych działów lub dziedzin.
Co to jest współpraca międzyzespołowa?
Współpraca międzyzespołowa ma miejsce, gdy pracownicy z różnych funkcji lub zespołów (takich jak sprzedaż, rozwój, HR, marketing i IT) w firmie spotykają się, aby pracować nad wspólnym projektem, celem lub odpowiedzialnością.
Celem współpracy międzyfunkcyjnej może być wszystko, od codziennych obowiązków, takich jak marketing i działy obsługi klienta spotykające się w celu zarządzania stronami firmy w mediach społecznościowych lub produkt i zespół sprzedaży współpracujący w celu uruchomienia nowej funkcji dla klientów.
Jednakże skuteczne zarządzanie współpracą międzyfunkcyjną nie zawsze jest tak łatwe lub przyjemne, jak się wydaje.
Różnorodność wprowadzona dzięki zespołom wielofunkcyjnym pozwala organizacjom na:
- Stworzyć kulturę współpracy, w której pracownicy pracują razem, aby osiągnąć wspólny cel lub rozwiązanie, biorąc jednocześnie odpowiedzialność za swoje działania
- Zwiększyć wydajność, ponieważ rozwiązanie tych samych problemów zajmuje mniej czasu, gdy wszystkie odpowiednie działy pracują razem
- Poprawić komunikację między różnymi działami
Kluczowe strategie zwiększające współpracę międzyfunkcjonalną.współpracy zespołowej
Wybierz właściwy zespół
Sukces współpracy międzyzespołowej rozpoczyna się od zebrania właściwych członków zespołu, którzy wiedzą, jak pracować razem i współpracować z innymi. Członkowie zespołu powinni być w stanie łatwo komunikować się z innymi członkami działu w ich własnym żargonie.
Należy również skupić się na wspólnych umiejętnościach, które każdy członek zespołu powinien posiadać, aby stworzyć dobrze naoliwioną maszynę, która może pracować z minimalnymi zakłóceniami. Kiedy wybierasz członków zespołu do zespołu wielofunkcyjnego, zacznij od wyboru niezależnych, samodzielnych osób, które mogą podejmować decyzje samodzielnie, z niewielką lub żadną pomocą. Powinieneś również wybrać pracowników, którzy wiedzą, jak słuchać i zrozumieć perspektywę drugiej osoby.
Mieć lidera
Gdy dwa lub więcej zespołów z różnych działów spotykają się, aby współpracować, mogą wystąpić pewne początkowe tarcia. Jeśli nie ma lidera, który podjąłby ostateczną decyzję, może to prowadzić do większych problemów w przyszłości. Członkowie zespołów w zespołach wielofunkcyjnych muszą być bardziej odpowiedzialni i odpowiedzialni, ale bez lidera, który poprowadzi wszystkich, istnieje większe ryzyko statku bez kapitana, który nigdy nie dotrze do brzegu.
Zespoły wielofunkcyjne potrzebują lidera, który może delegować, kształcić i dawać autonomię każdemu członkowi zespołu, a jednocześnie zawsze śledzi postępy projektu.
Wyrównaj cele projektu i podziel się nimi z każdym
Gdy brakuje jasności i wyrównania w zespole, zaczniesz widzieć jeszcze więcej problemów, gdy spróbujesz podzielić pracę na różne zadania i przypisać je do członków.
Każdy członek zespołu będzie obsługiwać zadanie z innym celem w umyśle, który ostatecznie doprowadzi zespół do nikąd. Uderzysz w ścianę bez żadnych wyników do pokazania w ogóle.
Aby uniknąć takich sytuacji, ważne jest, aby zespoły wielofunkcyjne omawiały ważne cele przed rozpoczęciem pracy i upewniały się, że są one zgodne z ogólnymi celami firmy, jak również z celami ustalonymi przez różne działy.
Pracownicy powinni być świadomi projektów i inicjatyw innych zespołów
Organiczna współpraca jest zawsze lepsza niż zmuszanie zespołów do współpracy. W końcu, kiedy pracownicy są aktywnie zainteresowani pracą nad projektem, prowadzi to bezpośrednio do poprawy efektywności zespołu, produktywności i współpracy.
Ale organiczne współprace nie są łatwe do osiągnięcia. Za każdym razem, gdy natkniesz się na możliwość współpracy między zespołami, jest wiele takich, które umykają, ponieważ pracownicy po prostu nie wiedzieli, nad czym pracują inne działy.
Najlepszym sposobem na rozwiązanie tego problemu jest regularne dzielenie się projektami swojego zespołu i nadchodzącą pracą z całą firmą. Możesz nawet stworzyć dedykowany kanał komunikacyjny, w którym pracownicy będą dzielić się swoją pracą z innymi.
Ustal jasny harmonogram projektu
Kiedy pracownicy mają swoje własne podstawowe obowiązki zawodowe, może to być niezwykle zniechęcające i przytłaczające, aby podjąć się nowego projektu. Możesz nawet mieć pracowników, którzy są zainteresowani projektem wielofunkcyjnym, ale mogą nie mieć czasu lub miejsca w swoim harmonogramie, aby rozpocząć pracę w najbliższym czasie. Jeśli zdecydujesz się na członków zespołu, zanim jeszcze uwzględnisz całkowitą linię czasową projektu, może to doprowadzić do nadmiernych opóźnień, a projekt może nawet zostać przesunięty na czas nieokreślony.
Dlatego tak ważne jest oszacowanie osi czasu projektu, zanim jeszcze zaczniesz pytać innych pracowników, czy są zainteresowani byciem jego częścią. Dokładnie oszacuj całkowity czas, jaki będzie potrzebny na ukończenie poszczególnych faz projektu.
Należy również nakreślić średnią zaangażowania czasu, który byłby potrzebny od innych członków zespołu. Gdy pracownicy mają jasne zrozumienie tego, co należy zrobić i jak długo potrwa to dla nich, aby zakończyć projekt, łatwiej będzie uzyskać członków zespołu na pokładzie i zapewnić projekt jest zakończony w przewidzianym czasie.
Buduj większą komunikację i umiejętności zarządzania w całej organizacji
Cross-funkcjonalne zespoły wymagają zupełnie inny stopień komunikacji, zarządzania i umiejętności przywódczych. Potrzebują pracowników, którzy potrafią stawić czoła trudnym sytuacjom, zarządzać różnymi potrzebami projektowymi i skutecznie komunikować się w celu przekazania swoich racji. W rezultacie, aby stworzyć udaną współpracę międzyfunkcjonalnych zespołów, organizacje muszą podnieść kwalifikacje pracowników, aby upewnić się, że mogą oni bezproblemowo współpracować z innymi współpracownikami, którzy mogą nie należeć do tej samej domeny co oni lub nie rozumieć ich żargonu.
Daj pracownikom odpowiednie narzędzia do współpracy
Aby ułatwić pracownikom pracę, zapewnij im dostęp do odpowiednich narzędzi do współpracy, które mogą pomóc im w komunikacji i ścisłej współpracy, nawet jeśli nie siedzą w tej samej fizycznej przestrzeni biurowej.
Gdy pracownicy z różnych działów używają różnych aplikacji do zarządzania swoją pracą i współpracą, może to stać się dużym problemem przy tworzeniu zespołów wielofunkcyjnych. Musiałbyś nie tylko sporządzić krótką listę nowych aplikacji dla nowo utworzonego zespołu, ale także przeszkolić pracowników, jak korzystać z tych aplikacji.
Wprowadzając ujednoliconą platformę cyfrowego miejsca pracy w Twojej organizacji, możesz zapewnić, że wszyscy pracownicy są w stanie pracować na tej samej platformie, niezależnie od działu, w którym pracują.
Wszystkie działy mogą współpracować i komunikować się za pośrednictwem tej samej platformy. Możesz nawet stworzyć dedykowane tablice ogłoszeń lub kanały komunikacyjne dla zespołów, aby omówić nowe projekty, które mają zamiar rozpocząć, co z kolei może zwiększyć organiczną współpracę.
Współpraca w zespole jest dyscypliną
Dyscyplina współpracy w zespole nie jest jednorazową rzeczą. Jest to ciągły proces, który musi być częścią kultury pracy firmy. Współpraca międzyzespołowa ma miejsce w firmach niemal każdego dnia, ale to sposób, w jaki jest wdrażana, może stanowić różnicę. Skuteczne zespoły wielofunkcyjne pomagają osiągnąć cele organizacyjne, a w efekcie końcowym – większy sukces.