Zła komunikacja zabija firmy.
Gdy liderzy nie wiedzą, jak radzą sobie ich zespoły (a członkowie zespołów nie wiedzą, czego chcą lub potrzebują ich liderzy), cierpi na tym komunikacja, inicjatywy upadają, a firma traci pieniądze, które mogłaby łatwo zdobyć.
Raporty biznesowe mogą stanowić krytyczne narzędzie komunikacji dla liderów biznesowych, dając im wgląd, którego potrzebują, aby śledzić postępy w osiąganiu ważnych celów biznesowych i w razie potrzeby dokonywać korekt kursu.
Co to jest raport biznesowy? Jak napisać raport biznesowy?
Oto wyjaśnienie raportów biznesowych, kilka przykładów raportów biznesowych i kilka wskazówek, jak napisać raport biznesowy.
Czym jest raport biznesowy?
Raport biznesowy to formalna informacja pisemna używana do określonych celów biznesowych.
Zazwyczaj zawiera opisy procedur do wykonania, po których następuje zbieranie danych i analiza. Następnie, osoba przedstawiająca udokumentowany raport omawia znaczenie procedur i wnioski wyciągnięte z analizy tych danych.
Raporty biznesowe są często rejestrowane i udostępniane w ramach firmy, aby zapewnić możliwość odniesienia się do nich w razie potrzeby w przyszłości.
via GIPHY
Jedną z trudnych rzeczy dotyczących raportów biznesowych jest to, że mogą się one znacznie różnić w zależności od organizacji. Dane, które są ważne dla, powiedzmy, księgowego lub biura prawnika podatkowego mogą nie być tak istotne dla firmy specjalizującej się w sprzedaży elektroniki lub oprogramowania, nawet jeśli mogą one używać wielu z tych samych dokumentów w czasie podatkowym!
Typy raportów biznesowych
Istnieje wiele rodzajów raportów biznesowych, które organizacja może używać. Niektóre popularne rodzaje raportów biznesowych obejmują:
Formalne raporty biznesowe
Raporty te zazwyczaj są zgodne z pewnym ustalonym procesem i mogą być wymagane w celu zapewnienia zgodności z pewnymi wymogami prawnymi. Wiele formalnych raportów, jeśli są wymagane do zachowania zgodności, ma standardowy formularz, który należy wypełnić.
Raporty te często różnią się od nieformalnych raportów biznesowych swoim przeznaczeniem, strukturą i długością. Wiele konkretnych raportów wymienionych poniżej można uznać za raporty formalne.
Gdy są tworzone specjalnie w celu zachowania zgodności z jakimś rodzajem przepisów, raporty te można nazwać „raportami ustawowymi”.”
Nieformalne raporty biznesowe
Tzw. „nieformalne” raporty biznesowe obejmują takie rzeczy, jak notatki lub listy wewnątrz firmy przeznaczone głównie do użytku wewnątrz organizacji.
Ponieważ są to ściśle wewnętrzne dokumenty przeznaczone dla wygody, a nie spełniające określone wymagania regulacyjne, często mają prosty, zwykły format tekstowy. W wielu przypadkach raport nieformalny będzie krótszy niż raport formalny, choć nie jest to regułą „twardą i szybką”.
via GIPHY
Jednakże niektóre firmy decydują się na użycie określonego formatu lub szablonu raportu biznesowego nawet w przypadku bardziej nieformalnej lub wewnętrznej komunikacji. Może to pomóc w stworzeniu spójności tych raportów.
Wiele typów raportów wymienionych poniżej można również zaklasyfikować jako raporty nieformalne w zależności od ich formatu.
Raporty biznesowe analityczne i badawcze
Raporty te zbierają zestawy danych, a następnie badają je w celu stworzenia analizy i sformułowania zaleceń opartych na tych badaniach.
Na przykład firma może stworzyć raport analityczny zawierający szczegółowe dane demograficzne klientów w kilku regionach i segmentach, aby określić, jak i gdzie wprowadzić swoje produkty na rynek lub otworzyć nowe centra dystrybucji. Raporty wydatków, dzienniki zapasów i raporty sprzedaży można uznać za przykłady raportów informacyjnych.
W przeciwieństwie do raportów analitycznych, dokumenty te zazwyczaj nie zawierają wyjaśnień ani zaleceń – chociaż dane w nich zawarte mogą być wykorzystane do podejmowania decyzji w późniejszym czasie.
Podsumowania
Jest to rodzaj raportu biznesowego, który ma na celu podjęcie złożonego tematu lub zestawu danych i wyjaśnienie go w sposób jak najbardziej zwięzły. Podsumowania są często nieformalnym rodzajem raportu biznesowego przygotowywanego przez sekretarki lub pomocników w celu zaoszczędzenia czasu kierownictwa przy podejmowaniu decyzji.
via GIPHY
Raporty te mogą być czasami wykorzystywane jako podstawa komunikatu prasowego lub innego dokumentu skierowanego na zewnątrz.
Raporty wydajności
Raporty te zbierają zestaw wskaźników wydajności dotyczących działu, zespołu lub osoby w organizacji. Zawartość tych raportów może się różnić w zależności od działu osoby ocenianej. W końcu, księgowi nie są na ogół trzymani według tych samych standardów, co przedstawiciele handlowi.
W wielu przypadkach, dane z raportów wydajności mogą być wykorzystywane do podejmowania decyzji dotyczących zatrudnienia lub niektórych inicjatyw biznesowych – więc mogą się pokrywać z raportami analitycznymi.
Raporty mniejszości i raporty większości
Gdy komitet składający się z trzech lub więcej osób jest tworzony w celu podjęcia decyzji biznesowej, może dojść do różnicy zdań między nimi.
Raporty większości i mniejszości zestawiają ustalenia odpowiednich stron podziału. Raport od strony z mniejszą liczbą członków jest nazywany raportem mniejszości, podczas gdy raport od większej strony jest nazywany raportem większości.
Raporty kwartalne i roczne
Raporty okresowe wydawane w określonych odstępach czasu, aby pomóc w przeglądzie procesów i postępu w kierunku głównych celów biznesowych. Raporty kwartalne i roczne mogą mieć różne punkty ciężkości w różnych organizacjach.
via GIPHY
W niektórych organizacjach raport roczny może być zestawieniem poszczególnych raportów kwartalnych. Lub może obejmować bardziej dogłębne spojrzenie na długoterminową inicjatywę i jej wpływ na firmę.
Czasami raporty te mogą być przygotowywane z większą częstotliwością i określane po prostu jako „raporty okresowe.”
5 szablonów i formatów raportów biznesowych
Istnieje tak wiele formatów raportów biznesowych, jak wiele jest firm, które je opracowują. Podczas gdy niektóre formularze biznesowe mogą używać standardowego formatu (zwłaszcza jeśli są to prawnie wymagane „ustawowe raporty biznesowe”), inne mogą nie mieć standardowego formatu.
Oto kilka szablonów raportów biznesowych i próbek, które można wykorzystać do sporządzenia raportu w przyszłości:
Szablon raportu sprzedaży pracownika
Store Identification #:
Employee Name:
Date of Sales Review:
Gross Sales Goal:
Gross Sales Value:
Hours Worked:
Average Value Per Hour:
Ten szablon raportu informacyjnego może być wykorzystany jako podstawa do przyszłej oceny wydajności pracownika.
W szczególności, śledzenie godzin przepracowanych w danym okresie w stosunku do całkowitego przychodu brutto wygenerowanego przez tego pracownika może być cenne dla sprawiedliwego pomiaru, jak cenny jest pracownik w porównaniu z innymi, którzy mogą pracować większą lub mniejszą liczbę godzin.
Naturalnie, niektóre organizacje mogą dodać pola, aby uwzględnić sprzedaż określonych produktów w celu śledzenia postępu w kierunku określonych celów.
Szablon raportu aktywności
Powyższy obrazek to domyślny szablon raportu w HubSpot, który przedstawia aktywności sprzedażowe poszczególnych pracowników zespołu sprzedażowego w celu śledzenia ich aktywności.
Raport ten można wykorzystać do określenia, jak często dany członek zespołu sprzedażowego angażuje się w działania o znaczeniu krytycznym. Podobne wykresy słupkowe mogą być użyte do śledzenia innych częstych działań.
Szablon raportu sprzedaży działu, zespołu, lub Store Sales Report Template
| Actual | Projected | Variance | %. Difference | YTD Actual | YTD Projected | YTD Variance | YTD % | |
| Sales in $ | ||||||||
| Revenues | ||||||||
| Marża | ||||||||
| Liczba Zamówień | ||||||||
| Średnia Wartość zamówienia |
Dane z tej tabeli można wykorzystać do wypełnienia wykresu liniowego przedstawiającego przewidywaną i rzeczywistą sprzedaż dla danego działu, zespołu lub lokalizacji w czasie.
Takie raporty są często prowadzone na bazie tygodniowej, miesięcznej lub kwartalnej.
Szablon raportu wydatków
Raporty wydatków mogą być trudne do stworzenia ogólnego szablonu, ponieważ różne firmy i branże będą miały różne wydatki do śledzenia.
Pomocne może być stworzenie szerokich kategorii typów wydatków i śledzenie ich w pliku Excel lub oprogramowaniu do śledzenia wydatków, które może automatycznie rejestrować wydatki firmy według typu.
Wiele raportów wydatków przeznaczonych do łatwej konsumpcji ma format taki jak ten:
- Duży wykres kołowy, który graficznie przedstawia każdy typ wydatków.
- Wykresy słupkowe przedstawiające porównanie każdego typu wydatków obok siebie.
- Tabela budżet vs. wydatki, która zestawia każdy typ wydatków i ich sumy w porównaniu z dostępnym budżetem.
Niektóre z tych raportów wydatków mogą dodać przewidywane dochody z raportu sprzedaży, aby przeanalizować ryzyko firmy przekroczenia budżetu.
Raport z badań Szablon
Wiele firm musi przeprowadzić szeroko zakrojone badania w przygotowaniu do nowej inicjatywy lub wprowadzenia produktu na rynek. Raporty badawcze pomagają tym firmom w gromadzeniu danych i dostarczaniu interpretacji faktów, które mogą być wykorzystane z korzyścią dla firmy.
Choć rzeczywista struktura raportu badawczego może się różnić w zależności od rodzaju badań i firmy, podstawowy zarys zazwyczaj obejmuje:
- Nazwisko osoby przygotowującej raport (lub nazwiska, jeśli zaangażowanych jest wielu badaczy) i informacje kontaktowe.
- Tło lub streszczenie raportu określające powód sporządzenia raportu i jego cele.
- Podsumowanie „kluczowych wyników”, które często ma format listy wypunktowanej. Jest ono wykorzystywane do przedstawienia szybkiej listy najważniejszych danych i wniosków z badania.
- Ciało raportu. Będzie to zazwyczaj zawierać większość tekstu, jak również rysunki i obrazy, które pomagają podkreślić ważne punkty danych.
- Wniosek, który podsumowuje wyniki badań.
- Rekomendacje dotyczące tego, co firma może potrzebować zrobić w oparciu o wyniki badań.
- Lista referencji dla wszelkich zewnętrznych źródeł lub badań wykorzystanych w dokumencie badawczym.
How to Write a Business Report: Best Practices to Keep in Mind
Szablony raportów przedstawione powyżej mogą pomóc służyć jako punkt wyjścia dla różnych formalnych lub nieformalnych raportów biznesowych. Jednak samo przestrzeganie szablonu, nawet dobrego, nie gwarantuje, że raport będzie wartościowy.
Aby tworzyć doskonałe raporty biznesowe, które pomogą poprawić wyniki, a nie zmarnować czas, oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać podczas ich pisania:
Keep Your Report Objective, Not Subjective.
Najważniejszym celem większości raportów biznesowych jest jasne przekazywanie faktów, a nie opinii.
Apelacje emocjonalne wykorzystujące przymiotniki opisowe, takie jak „straszny”, „okropny”, „wspaniały” i „znakomity”, brzmią dobrze, ale nie zwiększają dokładności raportu. Zamiast tego staraj się zachować prostotę języka, aby przekazywać tylko fakty.
via GIPHY
To może brzmieć sprzecznie z intuicją, gdy piszesz raport oparty na analizie, który wzywa do wyciągnięcia jakiegoś wniosku lub sugestii. Jednak utrzymanie bezosobowego tonu, który skupia się na rzeczywistych danych, a nie na emocjonalnych opisach, jest lepsze w przypadku formalnego raportu, którego celem jest przedstawienie obiektywnych faktów.
Utrzymaj spójną strukturę raportu dla każdego typu raportu.
Czy Twoja firma ma standardowy format dla każdego ze swoich raportów? Jeśli nie, to należy to zrobić jak najszybciej.
Podążanie za prostym szablonem dla każdego rodzaju raportu biznesowego może ułatwić czytelnikom w organizacji szybkie zrozumienie treści raportu. To z kolei może pomóc czytelnikom zaoszczędzić czas.
Przedkładaj swoje raporty do weryfikacji przez co najmniej jedną osobę.
Proofreading jest krytycznym krokiem dla każdego kawałka pisania procesowego. Nawet ten artykuł na blogu, który czytasz, został sprawdzony przez dwie osoby przed opublikowaniem!
Dlaczego? Ponieważ wszyscy popełniamy błędy, zwłaszcza gdy zbliża się termin i istnieje ogromna presja, aby spieszyć się, aby uzyskać rzeczy done.
Mając drugi (lub trzeci) zestaw oczu na raporcie biznesowym, zanim zostanie złożony do szefa lub długoterminowego przechowywania może pomóc zapewnić, że podstawowe błędy rzeczowe i gramatyczne są unikane. To z kolei pomoże Ci napisać lepszy raport biznesowy.
Rozważ intencje i odbiorców Twojego raportu.
Dlaczego piszesz ten raport? Komu ma on zostać przedstawiony? Znając odpowiedzi na te pytania, można skuteczniej określić zawartość raportu.
Na przykład, jeśli raport ma pomóc kierownictwu wyższego szczebla w podjęciu decyzji o kontynuacji lub wstrzymaniu wprowadzania na rynek określonego nowego produktu, można podkreślić statystyki badań rynkowych, przeanalizować budżet i zamieścić w raporcie prognozowany koszt w stosunku do zysku. Jeśli celem raportu jest po prostu zebranie i przedstawienie punktów danych, wówczas lepsze może być ograniczenie zbędnego tekstu do minimum i trzymanie się prostych, łatwych do interpretacji tabel danych i wykresów.
Znajomość intencji raportu i jego odbiorców jest kluczowa dla pisania skutecznych raportów. Może to również pomóc w zrozumieniu, co trzeba wiedzieć, aby napisać raport w pierwszej kolejności.
Weryfikacja punktów danych i źródeł.
W przypadku wielu raportów informacyjnych raport będzie tylko tak dobry, jak dane w nim zawarte. Dlatego często ważne jest, aby zweryfikować punkty danych w raporcie przed jego wysłaniem.
Może to obejmować sprawdzenie niezależnych źródeł, prześledzenie poprzednich raportów w celu sprawdzenia, czy informacje zawarte w raporcie są z nimi zgodne, lub po prostu ponowne sprawdzenie danych umieszczonych w raporcie z materiałem źródłowym w celu sprawdzenia, czy zostały one prawidłowo zarejestrowane.
Jest to szczególnie ważne przy pisaniu raportów, które wymagają zaleceń opartych na danych w nich zawartych, ponieważ niedokładne punkty danych mogą skutkować złymi decyzjami. Wybieranie źródeł i danych może pomóc w uatrakcyjnieniu propozycji, ale nie oznacza to, że rekomendacja będzie skuteczna.
Ważniejsze jest, aby raport dokładnie odzwierciedlał rzeczywistość, niż po prostu „wygranie” argumentu.
Upewnij się, że elementy wizualne mają sens.
Obrazy i graficzne elementy projektu mogą być kluczowe dla łatwej interpretacji raportu. Wykresy kołowe, słupkowe i liniowe to skuteczne sposoby wizualnego przedstawiania kluczowych punktów danych.
Jednakże ważne jest sprawdzenie, czy używasz właściwych elementów wizualnych do swojego raportu.
via GIPHY
Dodając do raportu element wizualny, taki jak obraz lub wykres, rozważ następujące kwestie:
- Czy obraz będzie zbyt zagracony? Proste elementy wizualne są łatwiejsze do zinterpretowania, ale złożone (takie jak wykresy liniowe z ponad 20 liniami) mogą być zbyt trudne do przetworzenia.
- Czy typ użytego elementu wizualnego ma sens dla prezentowanych danych? Wykresy kołowe doskonale nadają się do szybkiego oszacowania relacji procentowych pomiędzy kilkoma powiązanymi punktami danych, wykresy słupkowe są dobre do szybkich porównań, a wykresy liniowe są przydatne do śledzenia kilku punktów danych w określonym czasie. Upewnij się, że używasz odpowiedniej grafiki do danych, które chcesz przedstawić.
- Czy dany punkt danych jest istotny dla raportu? Jeśli część danych nie jest istotna dla raportu, to prawdopodobnie powinieneś ją pominąć.
W wielu przypadkach format raportu może zawierać określony typ grafiki, której należy użyć. Ponieważ jednak niektóre raporty mogą wymagać różnych typów danych (np. w raportach z badań), ważne jest, aby wiedzieć, kiedy i jak wybierać elementy graficzne, które uzupełniają te punkty danych.
Gdy Twój zespół wie, jak prawidłowo prezentować swoje wyniki w różnych raportach biznesowych, wspierasz dobrą komunikację i współpracę. To jest klucz do rozwoju biznesu.