Når vi i vores sidste artikel har beskæftiget os med virksomhedsmiljøfaktorer, ville det være uhensigtsmæssigt af os ikke at sige noget om organisatoriske procesaktiver. Disse optræder endnu hyppigere end virksomhedens miljøfaktorer i projektstyringsprocesserne – 47 gange som procesinput og 10 gange som output. Ifølge Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) er Organizational Process Assets “de planer, processer, politikker, procedurer og vidensbaser, der er specifikke for og anvendes af den udførende organisation”.
Alle, der er kommet ind i en ny virksomhed som projektleder, vil forstå, at disse Organizational Process Assets skal opsøges så hurtigt som muligt. På trods af dit skinnende PMP®-certifikat i projektledelse og dine mange års tidligere erfaring anbefales det kraftigt, at du respekterer det, der er blevet gjort før i din nye virksomhed, og at du overtager de værktøjer og teknikker, som dine jævnaldrende projektledere bruger. Den vidensbase, som virksomheden har opbygget gennem årene, vil være uendeligt meget mere nyttig. De planlagte og faktiske tidsplaner fra tidligere projekter, dokumentationen af de erfaringer, der er gjort, og de forskellige logfiler og registre fra tidligere projekter vil hjælpe dig med at forstå det miljø, du skal beherske. De vil give dig værdifuld indsigt i, hvem der er de gode folk, hvem der er de vanskelige interessenter, og hvilke risici der skal tages hensyn til i dette nye miljø.
Eksisterende politikker og procedurer vil påvirke hele projektets livscyklus. Du vil sandsynligvis finde skabeloner til de vigtigste dokumenter. Du vil måske også støde på mærkelige navne for velkendte artefakter – f.eks. kaldes projektcharteret nogle gange for projektforslag. Så de organisatoriske procesaktiver skal ofte filtreres gennem din PMP®-viden for at finde ud af, hvad de egentlig er beregnet til. Alle retningslinjer, du finder, vil også være velkomne, især dem, der beskriver, hvordan man kan skræddersy procedurer til forskellige projekter. Husk fra din PMP®-uddannelse, at hvert projekt har nogle unikke aspekter, så du vil højst sandsynligt være nødt til at tilpasse tingene.
Vi nævnte regulering, da vi diskuterede Enterprise Environmental Factors, men de interne politikker og regler findes i Organizational Process Assets. Forvent at finde politikker om menneskelige ressourcer, f.eks. sundhed og sikkerhed, men hold også øje med politikker vedrørende andre aspekter af projektet – f.eks. indkøb, kvalitet og budgettering. Det vil være godt at se, at der er indført procedurer for ændringskontrol og en god risikostyringskultur. Endelig vil en sund projektafslutningsproces naturligvis give det vidensgrundlag, der udgør det andet aspekt af de organisatoriske procesaktiver.
Historiske oplysninger fra tidligere projekter er virkelig nyttige. Herfra kan vi bestemme arbejdskraftens omfang, holdninger til risiko (hvad skete der, når noget gik galt?) og hvordan beslutninger plejer at blive truffet. Kan du huske de fire måder, hvorpå en gruppebeslutning kan træffes fra dine PMP®-dage – enstemmighed, flertal, flertallet eller autokratisk? Alle målinger, der registreres, er også meget nyttige – de hjælper projektlederen med at forstå, hvad den øverste ledelse er bekymret for. Dashboard-diagrammer og statusrapporter giver indsigt i, hvilke vidensområder der er hot buttons for dine nye chefer.
Mens Organizational Process Assets er til gavn for den nye projektleder i blokken, hvad så med den stakkels PMP®-studerende, der skal vide, at der er i alt 57 Organizational Process Assets-input og -output på tværs af projektstyringsprocesserne? Tænk lige lidt over det: Hvornår vil du sandsynligvis få brug for disse? Planlægning er et oplagt punkt, hvor du har brug for skabeloner og procedurer samt en smule historisk indsigt. Hver eneste planlægningsproces, herunder “Develop Project Management Plan” selv har Organizational Process Assets som input.
Bemærk også, at de ikke har Organizational Process Assets Updates som outputs! På overfladen virker dette mærkeligt, da det ser ud til, at vores planer ikke bidrager til virksomhedens vidensbase. Men se på afslutningsprocessen – den har Organizational Process Assets Updates som output – det er her, vores planer bliver arkiveret. Kun to overvågnings- og kontrolprocesser (Monitor Risks og Control Procurements) har Organizational Process Assets Updates som et output, hvilket afspejler ændringer i henholdsvis risikoopdelingsstrukturen og indkøbsdokumentationen. Disse opdateringer optræder også lejlighedsvis i procesgruppen Executing, specifikt i “Manage”-processerne.
Som vi sagde i den foregående artikel, giver det mere mening for den PMP®-studerende at forstå, hvad Organizational Process Assets er, og hvad de bruges til, end i at lære lister fra PMBOK® Guide udenad og lære input og output udenad. Bare spørg dig selv: Bruger denne proces etablerede politikker og procedurer eller trækker den på historiske data? Hvis den gør det, bør de organisatoriske procesaktiver fremgå af inputlisten. Opdaterer processen på samme måde databaser eller politikker? Hvis den gør det, kan opdateringer af organisatoriske procesaktiver forventes som et output.
Hvis du gerne vil lære mere om organisatoriske procesaktiver og andre projektledelseskoncepter, kan du besøge vores træningsside. Vi kører vores projektledelseskurser online i vores virtuelle klasseværelse for at gøre det nemmere for dig. For at få flere oplysninger, bedes du kontakte os direkte.