Sia i segretari esecutivi che gli assistenti amministrativi forniscono supporto amministrativo avanzato per uno o due dirigenti o manager. Ciò che separa queste posizioni d’ufficio da altri lavori d’ufficio più impiegatizi e di routine è il livello di responsabilità e riservatezza associato ad esse.
Responsabilità del segretario esecutivo e dell’assistente amministrativo
Oltre alle funzioni d’ufficio di base, il segretario esecutivo o l’assistente amministrativo è anche responsabile della scrittura o della preparazione dei rapporti, dell’organizzazione e della programmazione delle riunioni, della revisione dei messaggi in arrivo per determinare la loro importanza, della preparazione degli ordini del giorno delle riunioni del consiglio, dell’organizzazione dei viaggi, della compilazione dei verbali delle riunioni, della ricerca, della preparazione della corrispondenza, della supervisione e della formazione del personale di livello inferiore. Questi ruoli possono richiedere diversi livelli di esperienza e avere uno di questi titoli di lavoro simili:
- Assistente amministrativolivello amministrativo
- Assistente amministrativo
- Assistente amministrativo senior
- Segretario esecutivo
- Segretario esecutivo senior
- Office Manager
- Senior Office Manager
Differenze di ruolo
I ruoli di segretari esecutivi e assistenti amministrativi si sovrappongono notevolmente, e le differenze nei ruoli possono variare a seconda dell’organizzazione. Nella maggior parte dei casi, la segretaria esecutiva si concentra su compiti più amministrativi al servizio di uno specifico, piccolo gruppo di manager o dirigenti, come la programmazione delle riunioni, la pianificazione dei viaggi, la gestione delle comunicazioni scritte e anche la contabilità.
Un assistente amministrativo, nel frattempo, può concentrarsi maggiormente sulle operazioni di business e assumere più di un ruolo di leadership ufficio in alcune capacità, la creazione di ordini del giorno per le riunioni o conferenze, la gestione dei bilanci, e la gestione della fatturazione dei fornitori. Gli assistenti amministrativi possono essere tenuti ad avere una formazione più specializzata in alcuni casi in cui la gestione delle operazioni di business è critica.
Core Job Skills
A entrambi i segretari esecutivi e assistenti amministrativi hanno un nucleo di competenze professionali essenziali per i loro rispettivi ruoli. Queste includono eccezionali capacità organizzative, eccellenti abilità di comunicazione scritta e orale, così come una forte attenzione ai dettagli e alla professionalità. Devono possedere competenze tecniche con i software inclusi nella suite Microsoft Office 365 come Word, Excel e PowerPoint, così come strumenti di contabilità come QuickBooks.
Compiti in un piccolo ufficio, medio e grande ufficio
In un piccolo ufficio, le responsabilità di una segretaria esecutiva o assistente amministrativa sono solitamente svolte da una varietà di personale d’ufficio. Alcuni lavori possono essere svolti dagli stessi dirigenti dell’azienda, e i ruoli di assistente amministrativo o di segretario esecutivo possono comprendere una maggiore varietà di responsabilità come necessario nell’organizzazione più piccola.
Con l’aumentare delle dimensioni di un’azienda, aumenta la necessità di una persona altamente organizzata che possa svolgere una grande varietà di compiti. Questo è particolarmente vero per i dirigenti di un ufficio medio che gestiscono aziende che richiedono alti livelli di riservatezza e integrità per gli affari che vengono condotti.
È comune per un grande ufficio avere diverse segretarie esecutive e/o assistenti amministrative. A queste dimensioni dell’azienda, di solito è necessario avere un office manager per coordinare il personale che serve i dirigenti dell’azienda. In alcuni casi, un assistente amministrativo accompagnerà il dirigente nei viaggi di lavoro per assisterlo nell’organizzazione delle riunioni, nella programmazione e in altri importanti compiti organizzativi.