C’è stata una diffusa cancellazione di conferenze a causa della pandemia COVID-19, e c’è una forte probabilità che le cancellazioni continuino. La Graduate School non offrirà quindi premi di viaggio per conferenze in questo momento. Quando la normale attività delle conferenze riprenderà, riprenderemo ad offrire premi di viaggio per conferenze. Quando riprenderemo ad accettare le richieste, saremo flessibili sulle date di scadenza e specificheremo un periodo di tempo per considerare le richieste di premi retroattivi.
Definizione e politica
- I premi di viaggio per studenti laureati sono disponibili per assistere gli studenti laureati con tariffe di viaggio per le principali conferenze nazionali o internazionali in modo che possano presentare relazioni o poster, o per servire come oratori invitati. Gli studenti d’arte possono ricevere finanziamenti per tenere performance o installazioni su invito.
- Ogni studente deve essere confermato come presentatore prima di richiedere i fondi, e ogni studente deve essere in un programma di laurea e iscritto ai corsi al momento del viaggio. (Se la conferenza è in estate e lo studente non è iscritto, allora deve essere stato iscritto in primavera e registrato per le classi autunnali al momento della richiesta per essere ammissibile.)
- I fondi possono essere utilizzati solo per il biglietto aereo o le tariffe che supportano modi alternativi di trasporto (ad esempio, chilometraggio, taxi); non possono essere utilizzati per la registrazione, hotel, cibo o altre spese di viaggio.
- I premi individuali sono limitati a uno ogni due anni.1
- La priorità sarà data agli studenti laureati che non hanno altri finanziamenti significativi disponibili per il viaggio e/o che non hanno ricevuto finanziamenti generali per i viaggi degli studenti laureati dalla Graduate School in passato.
- Questi premi sono destinati a sostenere gli studenti laureati che presentano ricerche condotte presso l’Università di Washington, e non presso istituzioni precedenti.
Importi massimi del premio
- $300 per viaggi nazionali
- $500 per viaggi internazionali
Una quantità limitata di fondi è disponibile ogni periodo indicato di seguito per sostenere i viaggi degli studenti laureati in quel periodo. I finanziamenti saranno approvati dopo le scadenze indicate con aggiustamenti per mantenere l’equità nel processo. I dipartimenti dovrebbero sviluppare i propri processi e le proprie priorità per gli studenti per richiedere i finanziamenti. Le richieste devono essere presentate prima del viaggio ed entro le scadenze di ciascun periodo. I finanziamenti non saranno assegnati retroattivamente. I dipartimenti possono presentare le loro richieste in qualsiasi momento prima delle scadenze, ma le decisioni per il periodo di viaggio saranno prese solo dopo che la scadenza pertinente è passata.
Se viene assegnato un premio e lo studente non partecipa alla conferenza o sceglie di non utilizzare il finanziamento della Graduate School, si prega di avvisare l’Ufficio Borse di studio e Premi in modo che il premio possa essere annullato e lo studente possa mantenere l’idoneità al finanziamento.
Tentiamo di distribuire equamente i finanziamenti. Se un dipartimento ha fatto un uso significativamente maggiore dei fondi rispetto ad altre unità, potremmo iniziare a mettere le richieste future in una lista d’attesa. Verso la fine dell’anno fiscale, in aprile o maggio, determineremo se qualcuno sulla lista d’attesa può essere spostato allo stato finanziato. Se gli studenti in lista d’attesa vengono completamente rimborsati nel frattempo, non saranno considerati per il finanziamento.
Invio della richiesta
Le richieste di viaggio devono essere presentate dal personale autorizzato del dipartimento usando il portale Awards in MyGrad. Gli studenti che desiderano richiedere premi di viaggio devono contattare i loro dipartimenti per le istruzioni e le politiche e procedure interne.
Le richieste possono essere presentate in qualsiasi momento prima del viaggio richiesto, ma non oltre la scadenza indicata per ogni periodo di viaggio. Le richieste saranno prese in considerazione durante il periodo di tempo appropriato, come elencato di seguito, e le assegnazioni saranno effettuate poco dopo la scadenza. Come vedrete di seguito, per ogni mese di viaggio ci sono due diverse opportunità di scadenza entro cui una richiesta può essere presentata.
Inoltrare una richiesta di finanziamento di un viaggio per una conferenza generale
Scadenze
| Mese di viaggio | scadenza 1 | scadenza 2 |
| settembre | luglio 1 | agosto 1 |
| ottobre | l’1 agosto | l’1 settembre |
| novembre | l’1 settembre | l’1 ottobre |
| dicembre | 1 | novembre 1 |
| gennaio | novembre 1 | dicembre 1 |
| Febbraio | Dicembre 1 | Gennaio 1 |
| Marzo | Gennaio 1 | Febbraio 1 |
| aprile | febbraio 1 | marzo 1 |
| maggio | marzo 1 | aprile 1 |
| giugno | aprile 1 | maggio 1 |
| luglio | maggio 1 | giugno 1 |
| agosto | 1 giugno | 1 luglio |
Richiesta Giustificazione
La sezione della giustificazione della richiesta deve includere:
- Titolo del documento, poster o discorso che lo studente presenta
- Se lo studente ha richiesto o sta ricevendo altri finanziamenti (questo include i finanziamenti forniti attraverso la conferenza, il dipartimento, la facoltà e GPSS). Se sì, fonte e importo richiesto o ricevuto.
- Se applicabile, una spiegazione delle circostanze attenuanti contrarie alle politiche dichiarate (Nota: le richieste tardive saranno considerate solo se l’accettazione del paper/poster è stata fatta dopo la scadenza finale del periodo di viaggio. Quando fai la richiesta in MyGrad Program, manda una copia dell’accettazione via e-mail a Fellowships & Awards: [email protected].)
- Priorità (opzionale; i dipartimenti possono scegliere di classificare le richieste che presentano, e noi le considereremo in ordine di priorità)
Presentando una richiesta, i dipartimenti verificano che la conferenza sia significativa nel campo di studio e che l’esperienza sia importante per il progresso accademico dello studente (salvo diversamente indicato nella sezione di giustificazione). Per presentare una richiesta, i dipartimenti devono caricare una copia della lettera di invito o della notifica di accettazione inviata allo studente.
Accettazione dei premi
Il processo di approvazione dei premi in MyGrad Program genererà un messaggio e-mail allo studente e al richiedente. Gli importi dei premi sono autorizzati ad essere spesi dai budget GSF-RSA del dipartimento (75-XXXX). Non avverrà alcun trasferimento effettivo di fondi. Si prega di utilizzare il codice PCA “GRAD” quando si rimborsa.
MyGrad Program fornisce la documentazione degli importi dei premi – gli studenti devono prima accedere al portale studenti di MyGrad Program e accettare il premio. Il personale del dipartimento gestirà tutti i rimborsi di viaggio e può rimborsare la parte della Graduate School direttamente sul budget GSF. Richiediamo che gli studenti siano rimborsati direttamente e che non vengano fatti trasferimenti di bilancio. Gli studenti devono contattare i loro amministratori finanziari di dipartimento per le istruzioni sull’accesso ai premi.
Le domande devono essere rivolte all’Ufficio Borse di studio e Premi.
1Un anno va dal 1 luglio al 30 giugno (anno fiscale).