Non è un segreto che gli office manager sono la spina dorsale di ogni ufficio che funziona bene. Molte aziende dipendono dai loro office manager per mantenere una buona qualità della vita e la produttività. Poiché il lavoro richiede pazienza, abilità d’ufficio, capacità di leadership e un talento per lavorare sotto pressione, a volte un grande responsabile d’ufficio può essere difficile da trovare.
Prendi Debra Leonard-Porch per esempio. Debra è stata una professionista dell’amministrazione per quasi 40 anni e attualmente è il direttore dell’ufficio di Incapital Holdings a Chicago. Debra sa che il primo passo per diventare un grande office manager è prendere sul serio se stessi e la propria posizione:
“La mia filosofia è sempre stata: ‘Mi candido per il mio lavoro ogni giorno’. Vengo a fare domanda per il mio lavoro perché potrebbe facilmente andare a qualcun altro. Possono prendere qualcuno più giovane. Possono prendere qualcuno più economico. Possono trovare qualcuno con un’istruzione migliore, ma non troveranno mai qualcuno che lavorerà sodo come me”.
Leggi la nostra guida alle competenze, alla formazione e ai consigli dei manager d’ufficio, e ti unirai ai grandi manager d’ufficio come Debra in men che non si dica.
Che cos’è un manager d’ufficio?
Quando parliamo di manager d’ufficio, stiamo davvero parlando di ciò che rende un ufficio efficiente. I manager d’ufficio hanno una varietà di responsabilità a seconda delle esigenze della loro azienda, ma tutti i manager d’ufficio sono responsabili della pianificazione, del coordinamento e del controllo delle attività d’ufficio, oltre ad essere attenti al controllo del governo, alle leggi sul lavoro e alla soddisfazione dei dipendenti.
A seconda del campo, ci può essere una varietà di lavori di gestione dell’ufficio, tuttavia, i doveri di base di questi manager sono abbastanza simili. Oltre a supervisionare il buon funzionamento dell’amministrazione di un’azienda, assicurandosi che le forniture necessarie siano fornite e che l’attrezzatura dell’ufficio sia in ordine, i manager dell’ufficio a volte possono anche assumere, licenziare, formare e promuovere i dipendenti.
Office Manager Skills
Come office manager, sarai responsabile di processi, procedure, documentazione, comunicazione, supervisione, formazione e amministrazione. Se questo sembra un sacco di responsabilità, è perché lo è. Per assicurarti che l’ufficio funzioni al meglio, devi essere ben versato in queste abilità di gestione dell’ufficio.
Capacità di pianificazione
La pianificazione dovrebbe essere naturale per un office manager. Le tue responsabilità di pianificazione andranno dalla programmazione delle riunioni d’ufficio alla delega delle responsabilità. Dalla pianificazione delle operazioni di business a lungo termine all’esecuzione dei compiti quotidiani in modo efficiente, la pianificazione organizzata è un’abilità chiave che ogni grande office manager dovrebbe avere.
Capacità amministrative
Per un office manager, le capacità amministrative dovrebbero essere una seconda natura. Prima di arrivare alla posizione di capoufficio, c’è una buona probabilità che tu abbia ricoperto altre posizioni amministrative. In queste posizioni, avresti coltivato una linea di base di competenze amministrative che si svilupperanno solo quando ti adatterai al tuo nuovo ruolo di office manager. Sarai responsabile di vari compiti amministrativi nell’organizzazione, sostenendo e coltivando la cultura aziendale, e altre responsabilità del personale come la valutazione delle prestazioni dei dipendenti.
Capacità analitiche
Sviluppare le tue capacità analitiche a qualsiasi livello di impiego è una buona idea. Come office manager, avrai bisogno di queste abilità per essere in grado di identificare le inefficienze e suggerire soluzioni al fine di contribuire al successo della tua azienda.
Competenze informatiche
Una forte e pratica abilità informatica non è solo ideale, ma necessaria per un office manager. Dovresti avere un livello di abilità abbastanza alto da essere a tuo agio, accurato ed efficiente con le operazioni informatiche quotidiane richieste, come l’inserimento di dati, la creazione di fogli e la formattazione di presentazioni. Probabilmente userai un software per le note spese, la gestione delle strutture e le videoconferenze e la comunicazione giornaliera.
Corsi di formazione per office manager
Quando salirai la scala della tua azienda ci saranno sempre nuove abilità da imparare, specialmente quando si tratta di gestione dell’ufficio. Fortunatamente, non c’è bisogno di essere iscritti a un programma di laurea a tempo pieno per ottenere una formazione in gestione dell’ufficio. C’è una serie di corsi online e di persona disponibili per chiunque sia interessato a stimolare la propria carriera di office manager. Che tu stia cercando di affinare un’abilità specifica o di sviluppare ulteriormente il tuo set completo di abilità d’ufficio, c’è un corso che fa per te. Continua a leggere la nostra selezione per trovare il corso perfetto per le tue esigenze di gestione dell’ufficio.
Certificazione Management and Strategy Institute – Certified Business Office Manager (CBOM)™
Meglio per i principianti della gestione dell’ufficio che vogliono imparare le basi del settore prima di candidarsi per la loro prima posizione di gestione, attraverso il completamento di questo corso completamente online, imparerai le competenze e i processi necessari per gestire in modo efficiente qualsiasi ufficio moderno.
SkillPath On-Demand Training – Emotional Intelligence
Ideale per i manager d’ufficio che lavorano in campi ad alto stress, i corsi online di SkillPath si concentrano sull’insegnamento dell’intelligenza emotiva. Attraverso il loro formato facile da usare e da imparare imparerai come capire, regolare e sfruttare le emozioni in qualsiasi situazione d’ufficio.
Dale Carnegie Training – Getting Results Without Authority
Utile per i manager d’ufficio che cercano di instillare cambiamenti e strategie nella loro azienda, attraverso i webinar settimanali imparerai come trascendere la politica d’ufficio potenzialmente soffocante per ottenere rispetto e costruire fiducia tra le posizioni nella tua organizzazione.
5 suggerimenti per la gestione dell’ufficio
Come responsabile dell’ufficio, dovrai essere diligente nel tuo lavoro e responsabile della produzione del resto dell’ufficio. Anche i capi ufficio più esperti possono stressarsi nei giorni in cui sembra che ci siano continui scrupoli dei dipendenti e preoccupazioni dei dirigenti.
Adottando alcune nuove tecniche, scoprirai che quei giorni opprimenti diventeranno meno frequenti e più gestibili. Quando usi i nostri 5 migliori consigli per la gestione dell’ufficio, rimarrai in cima al tuo lavoro e in testa al gioco.
Stabilire degli obiettivi per il tuo team
Quando stabilisci degli obiettivi chiari per l’ufficio, stai davvero creando un senso di scopo per i dipendenti. Creando obiettivi di squadra, o anche obiettivi a livello di filiale, stai ringiovanendo lo scopo della tua azienda per mantenere i lavoratori motivati.
Crea obiettivi raggiungibili che ispirano i membri della squadra ad essere ambiziosi nel loro lavoro. Quando un team è personalmente appagato dal raggiungimento dei propri obiettivi, l’intera forza lavoro sarà più produttiva e motivata in cambio. Inoltre, non guasta il fatto che sarai in grado di monitorare i progressi di ogni squadra in modo più efficiente quando c’è un chiaro obiettivo a cui lavorare.
La comunicazione è la chiave
Come office manager, le tue capacità di comunicazione sono la chiave del tuo successo, dato che sei tipicamente il primo punto di contatto per i clienti che arrivano in ufficio. Non solo comunicherai regolarmente con i clienti, ma anche con i tuoi dipendenti quando deleghi il loro lavoro all’interno dell’organizzazione, sia verbalmente che per iscritto.
Questa comunicazione deve essere efficiente e professionale per garantire che i messaggi siano consegnati e ricevuti come previsto, ma anche amichevole per mantenere le relazioni con i tuoi clienti e dipendenti.
Capacità di gestione del tempo
Le capacità di gestione del tempo sono una parte essenziale di qualsiasi lavoro di gestione dell’ufficio in quanto è tuo dovere utilizzare ogni minuto del tuo ruolo al massimo del suo potenziale. La gestione del tempo e le capacità organizzative sono necessarie per essere sicuri di essere disponibili ad assegnare correttamente ogni compito in orario con il resto delle scadenze dell’ufficio.
Essere un pensatore innovativo
Essere un pensatore innovativo è il primo passo per essere un efficace office manager perché la risoluzione dei problemi è una delle tue principali responsabilità. Come capoufficio, ti troverai di fronte a situazioni sconosciute che all’inizio possono sembrare fuori dal tuo controllo, così come a nuove sfide che devi superare. Potrebbe essere il tuo primo istinto a ricorrere alla frustrazione di queste sfide, ma invece dovrai sviluppare l’abilità di affrontarle innatamente con un pensiero innovativo.
Ecco un consiglio per iniziare: circondati di pensatori innovativi e impara da loro attraverso l’osservazione. È importante esporsi a nuovi modi di pensare e a metodi creativi di successo.
Continua la tua formazione e lo sviluppo professionale
I migliori office manager non smettono mai di imparare. Avrai bisogno di espandere continuamente le tue conoscenze per stare al passo con la tecnologia in evoluzione e sviluppare nuove tattiche manageriali.
Quando fai dello sviluppo professionale una parte regolare del tuo piano strategico mensile di carriera, rimarrai davanti alla concorrenza, e aiuterai a mantenere la tua azienda davanti alla curva. Che si tratti di iscriversi a corsi nel fine settimana o di seguire settimanalmente corsi online in webinar, continuate a imparare – fa parte della vostra responsabilità come office manager.
Diventare un vero grande office manager è questione di intenzione – i vostri colleghi lo noteranno, i vostri dirigenti lo apprezzeranno, e voi avrete successo grazie a questo. Volete saperne di più? Dai un’occhiata alla nostra guida alla gestione dell’ufficio.
