Vendor Setup | Business Affairs

Vendor Set Up

Il Business Affairs Accounts Payable Vendor Coordinator è responsabile per la creazione e la manutenzione dei fornitori. Per impostare un nuovo fornitore in Banner, un modulo UO Substitute W-9 attuale (entità USA) o un modulo W-8 originale (individui ed entità straniere), insieme ai documenti di supporto deve accompagnare tutte le richieste del fornitore.

Nota importante: Le versioni richieste e più attuali dei moduli sono ora disponibili sul sito web BAO. Si prega di rimuovere qualsiasi versione precedente che si può avere memorizzato sul vostro computer come non saranno accettabili per il fornitore set- up. L’unica eccezione sarà per un set-up temporaneo di 30 giorni per i rimborsi.
Un modulo W-9 sostitutivo UO o un modulo W-8 originale (la versione più recente) deve accompagnare tutte le richieste dei fornitori:

Fatture
Registrazioni
Abbonamenti
Rimborsi di viaggio
Pagamenti per supporto ai partecipanti
Pagamenti per sondaggi
Pagamenti per soggetti
Stipendi
Hotel
Contratti di servizi personali (PSC)
Contratti
Tutti gli altri tipi di pagamento (eccetto i rimborsi vedi voce 8)

Il sostituto UO W-9, W-8 e i moduli di copertura per il fax sono disponibili presso:

Moduli Affari Commerciali (vedi Contabilità Centrale Pagabile e Pagamenti Fatture)

NOTA: Si prega di attendere 24-48 ore per tutte le configurazioni dei fornitori, attivazioni o richieste di cambio indirizzo. L’elaborazione della vostra richiesta potrebbe richiedere più tempo, specialmente quando si richiede l’impostazione o l’attivazione di un fornitore straniero. A differenza dei moduli W-9, i moduli W-8 sono validi solo per periodi di tempo specifici. Anche se un’entità straniera può essere impostata in Banner, l’indirizzo può essere attivo solo per un anno alla volta. Pertanto si prega di lasciare il tempo necessario per la revisione dello stato del fornitore straniero da parte di Accounts Payable prima che un fornitore o un indirizzo possa essere riattivato per il pagamento.

W-9

University of Oregon richiede un UO Substitute W-9 (versione più recente) per essere su file prima di effettuare il pagamento ai fornitori.

L’Università è tenuta a riferire ulteriori informazioni allo Stato dell’Oregon per quanto riguarda le nostre spese annuali con le minoranze, le donne e le piccole imprese emergenti (MWESB) così come i veterani e i veterani disabili (SDV). Le informazioni sullo stato di MWESB certificato dallo stato sono disponibili sul sito web dello stato: Minority and Women Business Enterprise Certification(M/WSB) o potete contattarli al numero (503) 986-0075. Per informazioni sullo stato di veterano o di SDV certificato dallo stato, vedere: Service Disabled Veteran Certification (SDV). Potete anche consultare l’Ufficio di Certificazione dello Stato dell’Oregon per l’Inclusione e la Diversità delle Imprese/COBID.

Anche se le informazioni registrate sul modulo W-9 sostitutivo dell’UO possono essere simili a quelle tipicamente fornite su un modulo IRS W-9, l’UO è obbligato dallo Stato a raccogliere queste informazioni aggiuntive dai fornitori che non sono sul modulo IRS W-9. Per questo motivo un modulo IRS W-9 non può essere presentato al posto del modulo UO Substitute W-9 a meno che non abbiate fatto ogni sforzo per fornire ai fornitori l’opportunità di notificarci il loro status di MWESB, veterani e SDV richiedendo loro di compilare il modulo UO Substitute W-9. È un vantaggio per il fornitore fornire all’UO questi stati. Se il venditore si rifiuta di compilare il modulo UO Substitute W-9 con i loro status, solo allora una versione corrente del modulo IRS W-9 sarà accettata al suo posto.

Quando un individuo sta completando un UO Substitute W-9 deve fornire un indirizzo di casa per scopi fiscali. Un individuo non dovrebbe elencare un ufficio o un indirizzo di lavoro nel campo dell’indirizzo. Se la persona vuole che spediamo un pagamento ad un indirizzo diverso da quello di casa, può fornire un secondo indirizzo da aggiungere a Banner.

I dipartimenti non possono compilare il modulo per il venditore. Il fornitore deve fornire il nome legale e il numero di identificazione fiscale che sarà confermato utilizzando il programma IRS TIN Matching. Il modulo UO Substitute W-9 (versione più recente) compilato deve essere restituito al dipartimento richiedente. Per le entità statunitensi SOLO, una copia del W-9 può essere un’immagine scannerizzata, una copia o un fax.

W-8

L’Università dell’Oregon richiede un modulo W-8 per tutti gli individui stranieri e le entità straniere indipendentemente dal tipo di pagamento. Ci sono cinque diversi tipi di moduli W-8 (versione più recente). Gli individui stranieri sceglieranno molto probabilmente di compilare il modulo IRS W-8BEN. Le entità straniere non individuali sceglieranno molto probabilmente di compilare un IRS W-BEN-E. Solo l’individuo/entità straniero può determinare quale modulo W-8 si applica a lui. I dipartimenti non possono compilare il modulo per il fornitore.

Il modulo W-8 originale deve essere inviato a [email protected] al momento della richiesta di installazione del fornitore. È possibile inviare un W-8 originale firmato a inchiostro ad AP attraverso la posta del campus, o lasciandolo in AP con la documentazione di supporto, o è possibile inviare via e-mail il W-8 originale scansionato con la documentazione di supporto. Non possiamo accettare moduli firmati elettronicamente. Nota: Possiamo accettare il W-8 elettronicamente in un’e-mail, se stai inviando una copia immagazzinata del W-8 compilato dal fornitore, allora l’e-mail del fornitore con il W-8 allegato deve essere inoltrata alla Contabilità dei pagamenti. (Accounts Payable deve certificare la ricezione del W-8 dal fornitore effettivo per poter procedere con l’emissione del pagamento).

Tutti i moduli W-8 inviati a Accounts Payable per l’impostazione o l’attivazione del fornitore saranno esaminati nell’ufficio BAO da Joy Germack, UO Tax Analyst, prima che un fornitore o individuo straniero sia attivato in Banner da Accounts Payable. Una volta che il fornitore straniero è stato impostato, l’indirizzo è valido per un anno. I pagamenti richiesti negli anni successivi saranno esaminati per il tipo di pagamento, l’indirizzo dell’entità straniera e la validità del modulo W-8 esistente. L’indirizzo sarà riattivato per un altro anno una volta ricevute tutte le informazioni o la documentazione necessarie. Tutti i numeri di identificazione fiscale degli Stati Uniti forniti devono corrispondere alle registrazioni IRS.

1. Ricerche del fornitore

Di seguito è riportato un elenco di suggerimenti da utilizzare quando si effettuano ricerche sul fornitore:

Utilizzare % sia prima che dopo il nome del fornitore.
Togli la parola The dall’inizio della tua ricerca del nome del fornitore.
Togli tutta la punteggiatura eccetto i trattini o gli apostrofi.
Prova tutte le maiuscole.
Prova tutte le minuscole.
Prova il nome del fornitore con solo la prima parola in maiuscolo e senza spazi tra le parole.
Prova a mettere in maiuscolo ogni parola nel nome del fornitore senza spazi tra le parole.
Prova l’acronimo del nome del fornitore.
Prova il nome del fornitore esattamente come appare includendo qualsiasi numero o lettera maiuscola e minuscola.
Prova la regola del meno è a volte potrebbe essere meglio. Prova % prima e dopo qualsiasi parola insolita o meno comunemente usata.

Conduci una ricerca approfondita del venditore in BANNER. Provate diverse grafie, per esempio, McDonald o Mc Donald o Mc donald, IKON o Ikon. BANNER è sensibile alle maiuscole e alle minuscole. Devi anche essere consapevole che molti venditori usano un nome “Doing Business As” (DBA). Il loro nome legale apparirà prima della loro ragione sociale. Per esempio, “John Doe dba/Creative Vendors”. La loro fattura potrebbe dire solo “Creative Vendors”. L’unico modo per trovare questo fornitore è usare il segno di percentuale davanti e alla fine del nome. Per esempio, %Creative Ven%. Potrebbe volerci un po’ più di tempo per fare una ricerca in questo modo, ma troverai la maggior parte dei fornitori in questo modo.

Se non trovi un fornitore dopo aver fatto una ricerca approfondita dovrai inviare una nuova richiesta di fornitore.

2. Per qualsiasi nuovo fornitore impostato, così come qualsiasi attivazione di un fornitore inattivo che inizia con un numero V00_ _ _ _ _ _, è necessario un UO Substitute W-9 (versione più recente) e documenti di supporto. Se inviate solo il UO Substitute W-9 da solo o la fattura da sola, non saremo in grado di elaborare la vostra richiesta. Dovrai inviare entrambi i documenti contemporaneamente ad AP. I due pezzi di documentazione sono richiesti indipendentemente dal fatto che stiate acquistando o pagando un fornitore.

Se state cercando di fare un ORDINE DI ACQUISTO con una società (creando un ordine di acquisto online in Banner), dovrete inviare ad AP:

1). Un UO Substitute W-9 o un modulo W-8 originale (versione più recente).

NOTA: Si prega di vedere sotto l’argomento W-8 sopra per ulteriori dettagli sul W-8. La contabilità centrale dei pagamenti deve certificare la ricezione del W-8 dal fornitore effettivo per permetterci di procedere con l’impostazione del fornitore e l’emissione del pagamento; pertanto, l’e-mail originale dall’entità straniera con il W-8 allegato deve essere inoltrata a AP quando viene fatta una nuova richiesta del fornitore).

2). Una copia di una citazione, preventivo, pagina web, email, lettera di copertura fax, biglietto da visita, o qualcosa dal fornitore che mostri le informazioni aziendali e l’indirizzo. Nella richiesta fateci sapere che avete bisogno che il nuovo fornitore sia impostato per l’ordine di acquisto e noi aggiungeremo il fornitore con un indirizzo VO (Vendor Order). (Più tardi, quando sarete stati fatturati, dovrete inviare solo una copia della fattura a Accounts Payable in modo che un indirizzo VP (Vendor Payment) possa essere aggiunto per il pagamento).

NUOVO: Se state cercando di piazzare un ORDINE DI ACQUISTO PER SERVIZI con un’entità (questo modulo sostituisce il modulo di Contratto Onorario per parlare o eseguire servizi SOLO), dovrete inviare a AP:

1). Un W-9 sostitutivo UO o un modulo W-8 originale (versione più recente).

2). Una copia del modulo PO for Services completamente compilato. Nella richiesta fateci sapere che avete bisogno che il nuovo fornitore sia impostato per il pagamento e noi aggiungeremo il fornitore con un indirizzo VP (Vendor Payment) come faremmo per qualsiasi altro contratto di servizio personale o contratto personalizzato per moduli di servizi.

Se state cercando di fare un PAGAMENTO ad un fornitore o un non dipendente/studente, per favore inviate ad AP:

1). Un W-9 sostitutivo UO o un modulo W-8 originale (versione più recente).

2) Una copia di una fattura, un modulo di registrazione, un rinnovo di abbonamento, una prenotazione alberghiera, la prima pagina e/o la pagina della firma di un PSC o di un contratto, un modulo di richiesta di attivazione Accounts Payable o altra documentazione di supporto in modo da poter aggiungere un indirizzo VP a Banner.

Ancora una volta, abbiamo bisogno di due pezzi di documentazione per ogni nuovo fornitore impostato. Una richiesta di installazione di un nuovo fornitore non sarà completata senza entrambi i pezzi di documentazione. Potete inviare questi due pezzi di documentazione insieme a Accounts Payable con una nota su di esso che indica NUOVO FORNITORE, il vostro nome e il vostro numero di telefono. Potete inviare la richiesta via fax a Accounts Payable al 346-2393, inviare la richiesta scannerizzata via e-mail a [email protected], o inviare la richiesta tramite posta del campus a Business Affairs Accounts Payable.

Informazioni di contatto dipartimentale: Abbiamo bisogno del vostro nome e numero per chiamarvi in caso di problemi o domande. Non inviate un fax di accompagnamento a meno che non ci sia spazio sulla fattura per la vostra nota. Inoltre, non mettete una nota sopra qualsiasi cosa stampata sulla documentazione, o usate carta colorata o carta da lettere (quando riceviamo il fax, potrebbe essere illeggibile). Assicuratevi che il numero di telefono e l’indirizzo del fornitore siano leggibili.
Stato delle vostre richieste di fornitori: I nuovi fornitori saranno stabiliti in BANNER dopo la ricezione della vostra richiesta. Elaboriamo molti nuovi fornitori e non possiamo chiamare per confermare la ricezione della vostra richiesta o quando la vostra richiesta è stata completata.
Gli ordini di acquisto UO, i moduli di richiesta di esborso, le note/email scritte a mano o a macchina dai dipartimenti UO NON possono essere usati per impostare i fornitori o cambiare gli indirizzi: Possiamo farlo solo in casi molto rari, come quando viene emesso un rimborso. Dobbiamo avere qualcosa di ufficiale dal venditore, generalmente la sua fattura. Se avete bisogno di un indirizzo di un fornitore impostato in modo da poter elaborare un ordine di acquisto online; per favore inviate via fax o e-mail a Accounts Payable un preventivo del fornitore, una stima, una pagina web, un’e-mail, una lettera di accompagnamento al fax, un biglietto da visita, o qualcosa dal fornitore insieme a un W-9 sostitutivo UO attuale; o inviate la vostra richiesta con un modulo W-8 originale in modo da poter aggiungere un indirizzo VO a Banner.
Moduli di registrazione del fornitore, moduli di ordine, ecc: Questi sono accettabili per i nuovi fornitori, purché siano accompagnati da un W-9 sostitutivo UO attuale o da un modulo W-8 originale.
Rinnovo di abbonamenti: Anche questi richiedono un W-9 sostitutivo UO o un modulo W-8 originale per la creazione di un nuovo fornitore e devono essere trattati con attenzione. Se una busta prestampata accompagna il modulo di abbonamento, allora assicurati di inviare via fax o email una copia della busta e del modulo di abbonamento (che contiene le informazioni di contatto) all’Accounts Payable in modo da ottenere il corretto indirizzo di pagamento aggiunto a Banner. L’indirizzo di rimessa sulla busta può essere diverso dall’indirizzo di corrispondenza sul modulo di sottoscrizione.
Dove inviare le richieste dei fornitori: Non inviare le richieste per i fornitori via e-mail alle persone della contabilità fornitori perché potrebbero essere inaspettatamente fuori ufficio. È sempre meglio inviare le richieste scannerizzate all’indirizzo email generale di Accounts Payable: [email protected] faxandole al 346-2393. Se invii le richieste dei fornitori via e-mail o fax all’indirizzo e-mail o al numero di fax generale di Accounts Payable, allora qualcun altro in A/P sarà in grado di occuparsi delle tue richieste. Le richieste dei fornitori che sono accompagnate dai W-8 originali possono essere consegnate o inviate per posta al Business Affairs Accounts Payable.
Gli originali o le copie dei W-9 o W-8 non dovrebbero essere conservati nei reparti: Una volta che un nuovo fornitore è stato stabilito in Banner da Accounts Payable, si prega di distruggere tutte le copie di W-9 o W-8 che avete conservato nel vostro dipartimento. TUTTI i moduli W-8 inviati alla contabilità dei pagamenti per l’impostazione o l’attivazione di un fornitore saranno esaminati nell’ufficio BAO da Joy Germack, analista fiscale UO, prima che un fornitore o un individuo straniero sia attivato in Banner dalla contabilità dei pagamenti.

3. Cambiamenti di indirizzo

Se avete un cambiamento di indirizzo per un fornitore, (per esempio la fattura mostra un indirizzo diverso da quello che è in BANNER), si prega di inviare una copia della fattura, il modulo di registrazione, la busta di rinnovo dell’abbonamento o altra documentazione che mostri il cambiamento di indirizzo a Accounts Payable. Verificheremo l’indirizzo e aggiorneremo il conto. Alcuni venditori hanno richiesto che TUTTI i pagamenti vadano ad un certo indirizzo, non importa cosa ci sia sulla fattura, e non possiamo cambiarli. Assicuratevi di scrivere il vostro nome e le informazioni di contatto sulla documentazione in modo che possiamo contattarvi se questo è il caso, o se abbiamo bisogno di ulteriori informazioni

Un modulo UO Substitute W-9 o W-8 non è necessario per i cambiamenti di indirizzo, solo per le nuove richieste dei fornitori.
Se avete un cambiamento di indirizzo per un dipendente o uno studente completate un modulo di richiesta di attivazione Accounts Payable e inviatelo al nostro ufficio. NON abbiamo bisogno di un modulo UO Substitute W-9 per qualsiasi dipendente o studente già inserito in Banner con un numero 95OXXXXXX o 951XXXXXX a meno che l’ID UO Banner non abbia un codice fiscale allegato al record. Vi contatteremo e vi faremo sapere se avete bisogno di ottenere un UO Substitute W-9 per l’individuo. Nota: Se uno studente o un dipendente ha aggiornato il suo indirizzo in Duckweb, per aggiornare l’indirizzo di default in Banner dovrete completare un modulo di richiesta di attivazione Accounts Payable. Contratti di servizio personale (PSC) o contratti

Se state pagando un PSC o un contratto e avete bisogno di impostare un nuovo fornitore o cambiare l’indirizzo, avrete bisogno di faxare le seguenti informazioni a A/P al 346-2393 o email a: [email protected]. (Ricordati di includere il tuo nome e l’estensione del telefono insieme ai dettagli riguardanti la tua richiesta).

PSC’s

La prima pagina del PSC che contiene il nome legale, l’indirizzo e le firme di tutte le parti. (Una copia completa del contratto può essere richiesta se necessario).
Un modulo W-9 sostitutivo UO, (versione più recente) se il venditore è un’entità statunitense. (Nel momento in cui fate questa richiesta il fornitore dovrebbe avervi inviato questo modulo via fax o e-mail).
Un modulo W-8 originale, (la versione più recente) se il fornitore è un individuo o un’entità straniera. Si prega di inviare per posta il modulo W-8 originale con la vostra richiesta del fornitore o potete consegnare il modulo con la vostra richiesta a Accounts Payable. Per ulteriori informazioni sul pagamento di servizi a un’entità straniera, consultare: Pagamenti a enti stranieri.

Contratti

La prima pagina del contratto con il nome legale.
La pagina della firma (di solito l’ultima pagina) con l’indirizzo e le firme di tutte le parti.
Un modulo UO Substitute W-9, (versione più recente) se il fornitore è un ente americano. (Nel momento in cui fate questa richiesta il fornitore dovrebbe avervi inviato questo modulo via fax o e-mail).
Un modulo W-8 originale (la versione più recente) se il fornitore è un individuo o un’entità straniera. Si prega di inviare per posta il modulo W-8 originale con la vostra richiesta del fornitore o potete consegnare il modulo con la vostra richiesta a Accounts Payable. Per ulteriori informazioni sul pagamento di servizi a un’entità straniera, si prega di vedere: Processo di pagamento per visitatori internazionali

5. Richieste di attivazione (studenti e dipendenti con 95X)

Studenti o dipendenti: Se state rimborsando uno studente o un dipendente e ricevete il messaggio Banner “NEEDS TO BE ACTIVATED BY ACCOUNTS PAYABLE” dovrete compilare un modulo di richiesta di attivazione Accounts Payable. Assicurati di includere il nome, l’indirizzo e l’ID BANNER (95XXXXXXX o numero 951XXXXXXXX) e il motivo dell’attivazione sul modulo di richiesta di attivazione Accounts Payable e invia la richiesta via fax o email a Accounts Payable.

Se uno studente o un dipendente ha aggiornato il suo indirizzo in Duckweb, per aggiornare l’indirizzo di default in Banner dovrai completare un modulo di richiesta di attivazione Accounts Payable. Ci sono altri indirizzi che devono rimanere attivi per altri scopi. Accounts Payable non sa quando uno studente o un dipendente ha cambiato il suo indirizzo in Duckweb. Per questo motivo i dipartimenti devono notificare Accounts Payable per aggiornare l’indirizzo di default AP, presentando un modulo di richiesta di attivazione Accounts Payable.

NOTA: Occasionalmente un 95X non rifletterà un numero di contribuente americano nei file dei fornitori AP. Anche se l’individuo può aver compilato altri moduli per Payroll o per Student Records, Accounts Payable deve ottenere dall’individuo un modulo W-9 o W-8 al fine di attivare il 95X nei file fornitori di AP per ricevere pagamenti Accounts Payable come stipendi, rimborsi, ecc.

6. 6. Impostazione dei viaggi

Se avete bisogno di un fornitore impostato o attivato per un viaggiatore, compilate il modulo di richiesta di attivazione Accounts Payable (dobbiamo avere un indirizzo di casa) e fate compilare al viaggiatore un UO Substitute W-9 (versione più recente) o un modulo W-8 originale (versione più recente). Allegate i documenti insieme e inviateli via fax a Accounts Payable al 346-2393 o via e-mail a [email protected], se il fornitore è un’entità statunitense. Se il fornitore è un individuo straniero, si prega di inviare per posta il modulo W-8 originale con la richiesta del fornitore o si può consegnare il modulo con la richiesta all’Accounts Payable.

Per ulteriori informazioni sul pagamento dei viaggi a un ente straniero, si prega di vedere: Pagamenti a entità straniere.

Se un viaggiatore si è trasferito, assicurati di richiedere un aggiornamento del suo indirizzo e dell’indirizzo di default di Banner inviando un modulo di richiesta di attivazione Accounts Payable. Se l’indirizzo Banner e l’indirizzo di default non vengono aggiornati prima di inviare il pagamento tramite Concur, il pagamento potrebbe essere erroneamente indirizzato o ritardato in quanto i processi sono diversi da quelli di viaggio prima di Concur.
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A un viaggiatore che non è mai stato uno studente o un dipendente sarà assegnato un numero di fornitore che inizia con V in Banner. Per elaborare un rimborso di viaggio in Concur, dovrai interrogare Banner per il numero di fornitore e poi usare quel numero di fornitore come ID viaggiatore in Concur. Accounts Payable non assegna i numeri 95XXXXXXX.
Nota: Ricordati di indicare nel campo non-resident alien, sul modulo di richiesta di attivazione Accounts Payable, se la persona è un non-resident alien o no. Non lasciate questo campo vuoto. Se si tratta di un non residente, sarà necessario allegare la documentazione appropriata elencata in fondo al modulo di richiesta di attivazione dei pagamenti. Nota: Il primo indirizzo inserito in Banner per un’entità straniera deve essere il loro indirizzo permanente. Il secondo indirizzo sarà il loro indirizzo postale. Vedere: Opzioni di pagamento estero.

7. Fornitori non validi o terminati

Se trovate un fornitore e ricevete il messaggio Banner Vendor is Invalid, o non è stato attivato da Accounts Payable, dovrete determinare il motivo di questo messaggio. Dovrete tornare alla schermata di interrogazione in FTIIDEN per scoprire perché il fornitore non è valido o non è attivo. Generalmente, riceverete questo messaggio in quattro circostanze.

1) State rimborsando uno studente o un dipendente con il loro ID Banner (ovvero il numero 95XXXXXXX), e l’Ufficio Contabilità Pagamenti non lo ha mai attivato in Banner. Dovranno essere attivati in modo da poter elaborare il rimborso attraverso Banner o il modulo Concur Travel. In questo caso dovrete compilare e inviare un modulo di richiesta di attivazione della contabilità fornitori ad AP per far attivare il conto.

2) State pagando un fornitore che è terminato. Dovrete tornare a FTIIDEN. Quando interroghi il nome del fornitore in FTIIDEN, questo fornitore ha un Terminated nella colonna Vendor. Questo significa che questo fornitore è terminato perché è stato venduto o cambiato ad un altro fornitore con un diverso codice fiscale. Con il cursore sul nome del fornitore, è necessario selezionare il menu TOOLS nell’angolo in alto a destra. Sotto la categoria Opzioni seleziona Informazioni sull’indirizzo del venditore. Verrà visualizzata una casella di indirizzo. Cerca nella riga 2 o 3 del primo indirizzo di pagamento (VP1) un messaggio che dice VEDI V#_______. Sarà quindi necessario utilizzare il nuovo numero elencato. (Se un fornitore ha cambiato proprietà più volte, potresti dover ripetere questo processo per trovare il numero di fornitore attuale).

Questo è l’unico modo per sapere quale numero di fornitore dovresti usare. Se tiri un fornitore terminato nella schermata di pagamento delle fatture, allora otterrai il messaggio. Vendor is invalid or has not been activated by the accounts payable office. È sempre meglio cercare il tuo fornitore e assicurarsi che l’indirizzo che stai cercando sia nel sistema in FTIIDEN prima di andare alla schermata di pagamento della fattura.

3) Stai pagando un vecchio fornitore che non è stato pagato per 6 o più anni ed è stato disattivato. In questo caso non ci sarà nessun messaggio nelle righe dell’indirizzo. In FTIIDEN ci sarà una T nella colonna V. Questo è trattato come un nuovo fornitore impostato e dovrete inviare il modulo UO Substitute W-9 (versione più recente) o il modulo W-8 originale (versione più recente) insieme ai documenti di supporto. Il fornitore sarà riattivato o impostato con un nuovo numero di fornitore. Di nuovo, un nuovo UO Substitute W-9 o un W-8 originale è necessario insieme alla documentazione di supporto.

4) Hai una sessione di banner corrotta. Esci dal banner e poi riprova. Se questo non funziona, riavvia il tuo computer e dovrebbe funzionare.

8. Rimborsi

I rimborsi dovrebbero essere emessi usando la stessa forma di pagamento che è stata usata nella transazione originale. Una fattura Banner dovrebbe essere generata solo se si sta rimborsando un pagamento in contanti o con assegno. I pagamenti con carta di credito devono essere accreditati sulla carta usata nella transazione iniziale.

L’Università dell’Oregon richiede un UO Substitute W-9 aggiornato o un modulo IRS W-8 originale per tutti i pagamenti in uscita ECCETTO nei casi di rimborso.

Se avete bisogno di inviare un pagamento di rimborso dovrete fornire:

Nome – la persona che ha effettuato il pagamento originale all’Università
Indirizzo – a cui il pagamento deve essere inviato
Importo – del rimborso che viene emesso
Ragione – del rimborso.
Richiedente – nome e informazioni di contatto in caso di domande

È necessario inviare un’e-mail, un avviso di cancellazione, una scheda di registrazione, un ordine annullato, un assegno annullato o qualche altra forma di documentazione di supporto che mostri il motivo del rimborso.

I conti dei fornitori per i rimborsi saranno attivi solo per 30 giorni. Se non si emette il rimborso entro il periodo di tempo di 30 giorni, sarà necessario inviare una richiesta per avere l’account temporaneamente riattivato.

Se avete ulteriori domande riguardanti le richieste dei fornitori, contattate il coordinatore dei fornitori di Accounts Payable per telefono al 6-3189 o via e-mail a [email protected].