Autorizzazione al Ritorno della Merce: Cos’è l’RMA e gli attributi comuni della politica RMA

La catena di approvvigionamento è piena di casi in cui un prodotto consegnato non soddisfa necessariamente le aspettative del commerciante, del consumatore o di altri acquirenti. Quando un prodotto deve essere restituito, deve passare attraverso un processo di restituzione, indicato come Reverse Logistics, e ottenere l’autorizzazione alla restituzione della merce (RMA) è tipicamente il primo passo del processo. Tuttavia, l’autorizzazione alla restituzione della merce può includere diversi aspetti del servizio post-vendita, come la gestione della garanzia, i contratti di assistenza, l’analisi dei resi e la gestione delle apparecchiature a fine vita, la gestione dei fornitori e la sostituzione. Inoltre, molte politiche RMA possono avere sottili differenze con questi interessi comuni. Diamo un’occhiata a come funzionano le RMA e ad alcuni esempi comuni di politica RMA.

Che cos’è la Return Merchandise Authorization & le funzioni

Le RMA esistono come flussi inversi di prodotti all’interno del settore della logistica inversa. Nel cuore delle politiche di Return Merchandise Authorization, riposano due funzioni primarie delle RMA: prevenire resi impropri e raccogliere informazioni sul reso. Ora, probabilmente avete pensato che la vostra azienda potrebbe gestire tutti i resi in-house; tuttavia, la gestione dei resi può diventare troppo complessa e poco pratica per la gestione in-house.

Per esempio, un’azienda può vendere 1.000 articoli online o per aziende di rigenerazione che hanno un nucleo di resi, e il 25% di tali articoli viene inviato per i resi a causa di un difetto di fabbricazione. Piuttosto che avere 250 clienti che arrivano in negozio, o che inviano gli articoli alla vostra azienda, avete bisogno di un mezzo per incoraggiare il flusso a ritroso di questi prodotti al produttore e ottenere una compensazione finanziaria per farlo.

Inoltre, le aziende di piccole e medie dimensioni potrebbero non avere le risorse necessarie, che includono sia risorse finanziarie che di manodopera, per gestire resi di massa per merce difettosa. Di conseguenza, l’impiego di un fornitore di logistica di terze parti, che ha la tecnologia in atto per gestire i processi RMA senza soluzione di continuità diventa cruciale per la vostra capacità di continuare ad operare.

Esempi comuni di politica RMA

Nella modernità, la maggior parte delle richieste RMA sono completate attraverso Internet, quindi avere la capacità di elaborare RMA è diventato un aspetto fondamentale del mondo tecnologico. Dopo aver ricevuto la richiesta iniziale, il rappresentante, aiutato dalla tecnologia della logistica inversa, deve iniziare a raccogliere informazioni sul prodotto. Queste informazioni possono includere la data di vendita, l’ordine e la consegna, il canale attraverso il quale il prodotto è stato ottenuto, il metodo di pagamento, quanti articoli devono essere restituiti e i motivi della restituzione. Con la giusta tecnologia, e con un design reattivo in modo che la tecnologia revlog basata sul web funzioni su tutti i dispositivi, potrebbe essere semplice come premere il pulsante facile per un manager della logistica. Questo potrebbe stimolare un vantaggio competitivo con l’autorizzazione automatica dei resi. Tutto quello che il responsabile della logistica deve fare è inviare il loro numero di parte e il numero di serie e la tecnologia approva automaticamente il ritorno in modo da non dover toccare il ritorno fino a quando non arriva alla loro banchina.

Raccolta delle informazioni

Durante il processo di raccolta delle informazioni, una politica di autorizzazione del reso deve seguire tre percorsi diversi, come spiegato da Reverse Logistics Magazine®. Questi percorsi si concentrano sulla relazione tra il fornitore e il canale di trasporto, la qualità del prodotto e la sistemazione del consumatore. Diamo un’occhiata da vicino a queste aree.

Relazioni tra fornitore e canale

Quando un articolo viene restituito senza difetti, può essere utilizzato per molteplici scopi. Per esempio, può essere spedito a un centro outlet quando diventa obsolescente, rifabbricato per recuperare il valore, rifornito nel negozio, inviato a un altro centro nelle rotazioni di stock, o scambiato in seguito a un errore d’ordine.

Qualità del prodotto

Questo aspetto della raccolta di informazioni si concentra sulla qualità dell’articolo per la restituzione. Per esempio, l’articolo era difettoso; avrà bisogno di essere re-imballato se aperto; mancava di parti; o non si adatta alle necessità del consumatore?

Sistemazione del cliente

La sistemazione del cliente si riferisce a come la politica di Autorizzazione della Merce da Restituire cerca di rendere il consumatore di nuovo intero. Questo può includere l’offerta di uno scambio con un prodotto simile, lo scambio dell’articolo con il prodotto corretto, o come parte di una sostituzione in garanzia.

Dopo aver raccolto le informazioni, una politica di RMA dovrebbe passare alla seconda fase della RMA: la convalida delle informazioni.

Validazione delle informazioni

Le informazioni possono essere considerate non valide o valide per una serie di ragioni. La richiesta di restituzione può essere al di fuori della finestra di rimborso e scambio. Tuttavia, si deve anche considerare se il costo di negare il ritorno causerà un danno permanente alla relazione acquirente-venditore. Per esempio, una restituzione di 100 dollari su un singolo articolo supera facilmente il costo di perdere 10.000 dollari di ordini. Per aiutare a mantenere le cose semplici, segui i seguenti passi.

1. Verifica i termini del contratto di restituzione.

2. Verifica l’esistenza dell’ordine di acquisto.

3. Verifica l’identità della persona che restituisce l’articolo.

4. Verificate il prezzo di acquisto dell’articolo, specialmente perché gli articoli potrebbero essere stati in saldo al momento dell’acquisto.

5. L’acquirente ha ricevuto ulteriori sconti su altre merci come parte di una promozione?

6. Il consumatore dovrebbe ricevere l’approvazione della Return Merchandise Authorization come parte della garanzia della soddisfazione del cliente?

In seguito, una politica RMA dovrà avere una catena di eventi per rivedere quanto segue:

• La politica di garanzia.

• Contratto acquirente-venditore.

• Politica del servizio clienti.

• Specificazione del tipo di RMA: Scambio, rimborso o riparazione.

• Aspettative dell’utente per l’articolo.

• Riparazioni del prodotto.

Inoltre, la politica di Autorizzazione al Ritorno della Merce deve prendere in considerazione come la relazione acquirente-venditore può cambiare a causa del ritorno, come il ritorno influenzerà la strategia di marketing, se l’articolo ha un uso aggiuntivo nel ciclo di vita del prodotto, e come può tale ritorno influenzare la continuazione del business con il consumatore. Dopo l’analisi di tutti questi fattori e seguendo questi processi, il commerciante può concedere o negare l’autorizzazione alla restituzione della merce.

Hai bisogno di aiuto per risolvere tutto questo? Mettiti in contatto con noi oggi e possiamo aiutarti con qualsiasi strategia di RMA e dotarti della tecnologia necessaria per eseguire efficacemente tale strategia.