A Complete Guide To Property Maintenance

Tutti vogliono vivere e lavorare in un ambiente sicuro e funzionale, che è uno dei principali fattori che influenzano la nostra qualità della vita.
Come proprietario di un immobile, potresti chiederti quali azioni devi intraprendere per garantire che la tua proprietà soddisfi queste aspettative. Per trovare la risposta, dovreste prima familiarizzare con gli aspetti interni ed esterni della manutenzione della proprietà.
Un ottimo punto di partenza è quello di leggere il resto di questo articolo come noi:

• discutere ciò che la manutenzione della proprietà copre
• spiegare che cosa è il codice internazionale di manutenzione della proprietà
• confrontare la manutenzione della proprietà commerciale vs costruire una squadra di manutenzione interna
• outline 4 consigli importanti per mantenere la vostra proprietà in forma perfetta

Che cosa è la manutenzione della proprietà?

La manutenzione degli immobili è il processo di conservazione di un edificio residenziale o ricettivo e delle sue immediate vicinanze in una condizione ottimale attraverso un insieme di attività di manutenzione specifiche.
Si riferisce alle diverse attività che sono essenziali per mantenere un edificio funzionale e confortevole per i suoi occupanti (motivo per cui è spesso usato in modo intercambiabile con il termine manutenzione degli edifici).
Le attività di manutenzione dell’immobile includono:

• pulizia delle aree comuni interne ed esterne dell’edificio (compresi gli scarichi, le grondaie del tetto, i corridoi, ecc.)
• controllo e rimozione dei roditori
• giardinaggio e paesaggistica
• raccolta e smaltimento dei rifiuti
• manutenzione, riparazione e sostituzione di tutti i sistemi meccanici ed elettrici (illuminazione, HVAC, approvvigionamento idrico, riscaldamento dell’acqua, ecc.)
• controlli di sicurezza (ispezioni proattive di routine dei sistemi meccanici ed elettrici, installazioni antincendio e ispezioni di sicurezza di tutto il locale).

La manutenzione dell’immobile è vantaggiosa sia per gli occupanti che per il proprietario in quanto lavora per mantenere tutti felici.
Da parte di un occupante, si vuole tornare a casa dopo una giornata intensa e sapere che ci si può rilassare senza preoccuparsi di problemi come un lavandino della cucina intasato, una scala sporca, male illuminata e unta dove i vostri bambini potrebbero inciampare e farsi male, o bagni che non tirano lo sciacquone. Detto questo, compiti minori come la sostituzione delle lampadine potrebbero essere responsabilità degli stessi inquilini. È sempre una buona idea delineare chiaramente le responsabilità dell’inquilino e del padrone di casa, specialmente per le proprietà in affitto.

Per il proprietario immobiliare, volete assicurarvi che la vostra proprietà in affitto mantenga il suo valore negli anni e che non passiate la maggior parte della vostra giornata ad occuparvi di un inquilino insoddisfatto o dell’altro. Volete anche evitare problemi di responsabilità se qualcuno si fa male sul posto.

Seguire il codice internazionale di manutenzione della proprietà (IPMC)

La manutenzione della proprietà non dovrebbe essere un processo casuale, poiché una manutenzione scarsa o inadeguata può causare seri problemi a tutti coloro che utilizzano quella particolare proprietà. Per evitare tali situazioni, ci sono diversi regolamenti e codici che i proprietari e gli amministratori possono seguire.
Uno di questi codici è l’International Property Maintenance Code (IPMC). Si tratta di un insieme di regolamenti che specificano i requisiti minimi di manutenzione per gli edifici esistenti. Il codice internazionale di manutenzione della proprietà è un documento di manutenzione creato per riempire la necessità di un codice di manutenzione della proprietà moderno e aggiornato. Copre i seguenti capitoli:

Il suo scopo è di stabilire degli standard minimi per la manutenzione dei componenti dell’edificio come l’esterno della struttura, l’impianto idraulico, meccanico, elettrico, le installazioni sanitarie e le attrezzature antincendio. Per esempio, ha raccomandazioni specifiche per il riscaldamento dell’acqua, la temperatura ideale dell’acqua riscaldata, come l’acqua dovrebbe essere fatta circolare, ecc.
L’IPMC è rinnovato ogni 3 anni ed è disponibile per l’adozione e l’uso da parte delle giurisdizioni a livello internazionale. Puoi controllare tutti i dettagli di ciò che l’IPMC copre qui.

Manutenzione della proprietà commerciale vs un team interno

Una scelta importante che dovrai fare sarà se affidare questo compito a un team di manutenzione della proprietà commerciale o costruire un team interno. Discutiamo entrambe le opzioni qui sotto.

Per quanto riguarda i servizi di manutenzione professionale della proprietà

Se scegliete di assumere una società di manutenzione professionale della proprietà, potrete beneficiare di un approccio più strutturato alla manutenzione che hanno sviluppato nel corso degli anni. Alcuni dei servizi che di solito offrono includono:
1) Pianificazione e programmazione della manutenzione preventiva
Una società di manutenzione immobiliare professionale avrà in genere un sistema stabilito per pianificare e programmare ogni attività di manutenzione che la vostra proprietà richiede. Come minimo, tale sistema dovrebbe includere:

• Controlli, ispezioni e visite di manutenzione regolari.
• Documentazione di tutta la manutenzione eseguita.
• Raccomandazioni per aggiornamenti e miglioramenti.
• Procedure standard per assumere e gestire fornitori e appaltatori.

Un servizio di manutenzione della proprietà commerciale di qualità manterrà i vostri inquilini felici, preservando e migliorando la condizione del vostro bene.

2) Reporting finanziario
Si prevede che uno dei loro primi ruoli sarà quello di creare un budget di manutenzione per la vostra proprietà. Vi presenteranno anche dei rapporti sulle spese di manutenzione dei locali – almeno ogni mese.
3) Gestire la comunicazione con gli inquilini
Se ogni e-mail o messaggio di testo degli inquilini arriva direttamente a voi, probabilmente, non avrete tempo per molto altro. Parte dei doveri di una società di manutenzione professionale della proprietà sarà comunicare con i vostri inquilini e trasmettere a voi solo quei problemi che richiedono la vostra attenzione.
4) Assicurare la conformità normativa
Simile al IPMC che abbiamo menzionato prima, ci sono diversi altri requisiti che la vostra giurisdizione locale può richiedere ai proprietari di immobili. Può essere difficile tenere traccia di tutto. Una società di manutenzione della proprietà commerciale è tenuta a monitorare i regolamenti esistenti e nuovi per vostro conto e garantire la conformità.
Tutto questo suona bene, ma potreste chiedervi: dove posso trovare una società di manutenzione della proprietà commerciale decente?
Beh, ci sono alcuni approcci diversi che potete prendere qui. Se vi sta bene essere senza mani, potete cercare delle società di gestione di immobili commerciali e lasciare che uno di loro prenda le redini (dato che la gestione degli immobili include la gestione della manutenzione).
Se avete solo bisogno di qualcuno che si occupi dei lavori di manutenzione necessari, potete fare alcune ricerche su Google per i servizi di manutenzione degli immobili nella vostra zona e/o entrare in contatto con altri proprietari di immobili che conoscete e chiedere se hanno qualcuno da raccomandare.
Infine, quando negoziate con un imprenditore, non fa male vedere le cose dalla loro prospettiva. Per esempio, ecco su cosa potrebbe concentrarsi un’impresa di pulizie professionale quando cerca di vendervi il suo servizio.

Per quanto riguarda una squadra di manutenzione interna

Se scegliete di avere una squadra di manutenzione interna, sarete responsabili di tutto ciò che abbiamo delineato nell’ultimo capitolo, ma la differenza è che avrete una supervisione diretta sul personale e sulla qualità del lavoro svolto, avrete un budget di manutenzione più flessibile che è sotto il vostro controllo e avrete una visione complessiva migliore di tutti i problemi e delle attività di manutenzione che stanno accadendo nella vostra proprietà.

In ogni caso, organizzare un reparto di manutenzione richiede un certo livello di pianificazione. Ecco i passi che potreste seguire per costruire il vostro team interno di manutenzione della proprietà:

1. Determinate le competenze e le dimensioni del team che assumerete. Iniziate elencando ogni attività di manutenzione che la vostra proprietà richiede (dalla pulizia alle riparazioni delle attrezzature). Questo ti aiuterà a determinare di chi hai bisogno, ad esempio pulitori, giardinieri, tecnici HVAC ed elettrici, ecc.
2. Dopo di che, considera quante ore ogni persona può lavorare in media per turno e di quanti turni avrai bisogno al giorno per stimare quante persone dovrai assumere. A seconda di quanto è grande la proprietà, potrebbe essere necessario un facility manager o almeno un supervisore per coordinare il personale.
3. Non avere fretta di assumere. Conduci colloqui approfonditi e verifica che i tuoi potenziali artigiani siano qualificati per i ruoli che intendono svolgere. Inoltre, potete tranquillamente accelerare questo processo affidando questo passo a un’agenzia di reclutamento del personale di manutenzione affidabile.
4. Ci sono alcuni ruoli che di solito non sono economici da riempire in-house, quindi non eliminate completamente l’outsourcing. Per esempio, non assumerete un tecnico degli ascensori a tempo pieno quando gli ascensori in genere non richiedono manutenzione così spesso come altri sistemi.

I pro e i contro di ogni approccio

Qualunque approccio prendiate, dovreste definire e monitorare i KPI di manutenzione degli immobili per assicurarvi che tutte le vostre attività di manutenzione stiano lavorando per raggiungere gli stessi obiettivi.

4 consigli per mantenere la vostra proprietà in forma smagliante

In aggiunta a ciò che abbiamo menzionato sopra, ecco alcuni consigli che vi aiuteranno a garantire che la vostra proprietà rimanga costantemente nelle sue migliori condizioni:

#1) Dare priorità al finanziamento della manutenzione

Quando così tanti altri problemi nella vostra proprietà richiedono finanziamenti, può essere allettante tagliare le spese di manutenzione. Ma questo può portare a un rapido deterioramento dei beni e a un’incontrollabile lista di manutenzione differita che crea un ambiente ideale per i rischi di sicurezza.
Evitare questi e altri problemi richiede una stima proattiva e un budget per le spese operative e di manutenzione delle spese di capitale ogni anno. Di solito, è consigliabile preventivare un minimo tra il 2 e il 4% dell’attuale valore di sostituzione della vostra proprietà per il vostro budget annuale di manutenzione. Secondo alcuni dati interni, ogni dollaro che spendi per la manutenzione ti fa risparmiare 5 dollari nel lungo periodo.

#2) Procurati e usa componenti durevoli

Per mantenere la tua proprietà in ottima forma, vorrai usare parti di ricambio che funzionino in modo sicuro e durino il più a lungo possibile. Quando rifornisci il tuo inventario di pezzi di ricambio (con cinghie di ventilazione, parti HVAC, lampadine, motori, pompe, ecc.) che sono di alta qualità, stai investendo nella longevità della tua proprietà.
Anche se gli articoli molto durevoli possono costare un po’ di più all’inizio, ti aiutano a risparmiare sulle riparazioni future e a minimizzare i frequenti problemi di rilavorazione.

#3) Automatizza la gestione della manutenzione

Non importa la competenza del tuo team di manutenzione/fornitore di servizi, può diventare rapidamente difficile stare in cima ad ogni singolo compito di manutenzione. Specialmente in grandi proprietà multi-unità, tracciare tutto manualmente può rapidamente generare inefficienza e lasciare spazio a sprechi di tempo e risorse.
Ecco perché sempre più gestori di proprietà sono interessati ad automatizzare la gestione della manutenzione utilizzando un sistema computerizzato di gestione della manutenzione. Un CMMS mobile vi aiuterà a semplificare e ottimizzare ogni aspetto della manutenzione, gestire le attività amministrative ripetitive, monitorare la sicurezza, misurare le prestazioni, ridurre i costi di manutenzione, e molto altro ancora.
Se non sai cosa sia un CMMS controlla la nostra guida Cos’è un sistema CMMS e come funziona.
Un ulteriore vantaggio di avere un CMMS come Limble è la supervisione sui servizi di manutenzione in outsourcing. È possibile dare ai tecnici della società di manutenzione della proprietà commerciale un accesso limitato al tuo account e assegnare loro ordini di lavoro attraverso Limble. In questo modo, è possibile garantire che il lavoro venga effettivamente eseguito ed eseguito tempestivamente.

#4) Abilitare controlli regolari della proprietà

Un’altra pratica fondamentale per mantenere la vostra proprietà in forma ottimale è quella di adottare un’abitudine di valutazioni regolari delle condizioni della struttura (FCA). Un FCA vi fornirà dati di base completi su come l’intera proprietà e i suoi sistemi funzionano. Queste informazioni aiutano a evidenziare le aree da migliorare.
Durante un FCA, il team di ispezione controllerà cose come le condizioni attuali di tutti i beni e identificherà qualsiasi rischio per la sicurezza per una rapida azione correttiva.

Punti chiave

Se attualmente possiedi o gestisci una proprietà residenziale, la manutenzione della proprietà non è qualcosa che puoi trascurare. È richiesta e regolata dalla legge nella maggior parte delle giurisdizioni.
Detto questo, a parte obbedire alla legge, i benefici della manutenzione della proprietà sono troppi per essere ignorati.
Fortunatamente, non deve prendere troppo del vostro tempo. Sia che scegliate di assumere una società di manutenzione di immobili commerciali o di creare un team di manutenzione interno, ciò che conta di più è garantire che la manutenzione sia continua e che gli incaricati della manutenzione della vostra proprietà abbiano le competenze, i fondi e gli strumenti necessari per una corretta esecuzione.
Se state pensando di utilizzare il software CMMS per migliorare i diversi aspetti della manutenzione della vostra proprietà, siamo sempre pronti a chiacchierare.