Il trasloco in un nuovo ufficio è una mossa emozionante per qualsiasi azienda, e non deve essere un processo stressante per chi lo coordina.
Un sondaggio condotto da E.ON rivela che il trasloco è il secondo compito più stressante per i proprietari di piccole imprese dopo l’assunzione di nuovo personale. Di conseguenza, la maggior parte delle aziende ritarda il trasloco, scegliendo di rimanere in strutture anguste e costose.
Ecco sette consigli critici per il trasferimento dell’ufficio per aumentare le possibilità di un trasloco veloce ed efficiente.
Pianifica il tuo trasferimento d’ufficio in anticipo
I trasferimenti commerciali richiedono una pianificazione e preparazione dettagliata. Quando pianifichi il trasloco, decidi la data del trasloco, l’intervallo di tempo per il processo di trasferimento dopo il quale puoi elaborare un programma. Inoltre, avere un budget specifico assegnato al processo di trasferimento. Sarà utile quando si identificano i costi per l’assunzione di traslocatori e aiuterà ad evitare di prendere decisioni disinformate.
Comunicare con i vostri dipendenti
Comunicare con i vostri dipendenti è uno dei suggerimenti importanti per il trasferimento dell’ufficio che dovete considerare. Assicurati di tenere il tuo staff aggiornato sui piani di trasloco e sugli orari. Informateli dei cambiamenti importanti e delle procedure nella nuova sede dell’azienda, tra cui:
– Il nuovo indirizzo o qualsiasi numero di telefono e fax modificato
– Nuove regole dell’edificio
– Disposizione dell’imballaggio nella nuova sede, tra le altre cose
Potete incoraggiarli a creare una lista di controllo del trasloco per garantire che tutte le aree essenziali siano coperte, e nulla venga tralasciato. Mentre il cambiamento può essere sconvolgente per i dipendenti, comunicare con loro può aumentare il loro morale.
Assegnare un project manager
Ogni trasloco in ufficio richiede uno sforzo di squadra per aumentare le possibilità di successo. Nominare un project manager per facilitare tutti gli aspetti del processo di trasloco sarà anche importante.
Il team leader dovrebbe avere abilità multi-tasking, eccezionali capacità organizzative, capacità di comunicazione efficaci ed esperienza di lavoro con i budget. Un ottimo set di strumenti di gestione dell’ufficio può anche aiutare a rendere il trasferimento più fluido.
Proteggi i tuoi dati
Non si sa mai cosa potrebbe accadere ai tuoi file e hardware durante il processo di trasferimento. Si potrebbe finire per perdere documenti importanti a causa di server o dischi rigidi danneggiati. Pertanto, è importante fare il backup dei dati e proteggerli da perdite e violazioni durante il trasloco.
Per esempio, è possibile utilizzare un sistema di gestione digitale dei visitatori per salvaguardare i dati dei visitatori e del personale. La parte migliore è che potete muovervi con esso senza soluzione di continuità perché è basato sul cloud. In questo modo dimostri la conformità con il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) poiché non perderai i dati su chi ha visitato la tua azienda in passato.
Pulisci a fondo il tuo ufficio
Non traslocare con oggetti che non ti servono. Rimuovi i vecchi file, distruggi le carte inutili, elimina i vecchi mobili e vendi o dona le attrezzature che non ti servono più. Tuttavia, assicurati di consultarti con i tuoi contabili, dato che gli oggetti donati possono essere usati come write-off.
Assumere una compagnia di traslochi professionale
Assumere una compagnia di traslochi è essenziale per facilitare un trasferimento d’ufficio senza problemi. Le ditte di traslochi hanno la conoscenza, l’esperienza e le risorse necessarie per rendere il processo di trasloco senza problemi. Forniranno servizi di imballaggio e disimballaggio per garantire che i tuoi oggetti aziendali siano trasferiti in modo sicuro. Un’azienda di traslochi può anche identificare le tue esigenze aziendali e aiutarti a redigere un piano di trasloco adatto.
Assicurati di scegliere un’azienda ben consolidata, certificata e assicurata.
Aggiorna il tuo indirizzo ovunque
Fai sapere ai tuoi fornitori e clienti quando ti stai trasferendo, il tuo nuovo indirizzo aziendale e quando riprenderà la normale attività. Assicurati di aggiornare i tuoi biglietti da visita, il sito web, la carta intestata e i siti dei social media. Inoltre, contatta Google per far cambiare il tuo indirizzo e la tua lista online un mese prima del tuo trasferimento.
Il trasferimento non è così frenetico come sembra. Se segui questi consigli per il trasferimento dell’ufficio – dalla pianificazione del processo, alla comunicazione con i clienti, i fornitori e i dipendenti, al backup dei dati – sarai in grado di passare senza problemi al tuo nuovo posto di lavoro.
Contatta VisiPoint per saperne di più sul backup dei tuoi dati usando un sistema di gestione digitale dei visitatori.
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