Når vi starter et nyt år, er der mange af os, der planlægger arbejde og strategier for hele det kommende år. Erhvervslivet opdeler typisk årene efter kvartaler, når vi planlægger dette arbejde. En kunde fra et af vores kurser stillede for nylig et godt spørgsmål:
Jeg vil gerne høre din mening om formatering. Hvad er den korrekte/formelle måde at udtrykke kvartal og år på (f.eks. Q1 2018)?
De vigtigste stilvejledninger for erhvervslivet – AP Stylebook og The Gregg Reference Manual – tager ikke engang stilling til, hvordan man udtrykker finansielle kvartaler. Begge behandler brugen af sammensatte adjektiver (…for salget i første kvartal) og angiver også, at den accepterede forkortelse er qtr., hvilket ikke er almindeligt anvendt i forretningsrapporter nu.
Da dette sidst blev behandlet i Microsofts vejledning om talformat, blev det anbefalet for tekniske og videnskabelige artikler, at der anvendes kommaer og romertal (IQ, 2019 eller IVQ, 2019), men det er forældet, og en typisk forretningslæser vil ikke forstå det. Husk, at målet med forretningsskriveri er at gøre det muligt for en forretningslæser nemt at absorbere information. At bruge romertal til at udtrykke kvartaler, selv i en meget teknisk publikation, er forvirrende for en læser.
Som mange formatspørgsmål er der modstridende anbefalinger, og der findes ingen endelig vejledning om dette. Derfor er vi nødt til at bruge vores sunde fornuft og se på troværdige kilder, der ofte formaterer dette.
Her er min anbefaling af, hvordan man bedst udtrykker årlige kvartaler:
- Brug enten First Quarter 2020 eller Q1 2020, afhængigt af formalitetsniveauet. (Investopedia bruger dette format i deres publikationer.)
- Første kvartal 2020 er et godt format til formelle dokumenter, såsom årsrapporter, investeringsrapporter eller forretningsplaner.
- Q1 2020 er tydeligt i mindre formelle skrivelser, såsom e-mails, projektkommunikation og intern kommunikation.