5S på den japanske arbejdsplads (2) – Seiton er klar
Hjælper leverandører med at få en fordel
5S, der ofte forklares som Seiri = sortering, Seiton = organisering, Seiso = rengøring, Seiketsu = sanering og Shitsuke = opretholdelse, er en arbejdspladsmetode, der er indført af japanske virksomheder. 5S er baseret på grundlæggende japansk “sund fornuft”, hvilket er en af grundene til, at de har svært ved at forklare den til ikke-japanskere. I den foregående artikel gav vi et overblik over 5S og nogle idéer om Seiri. I denne måned tager vi et nyt kig på Seiton.
Seiton-(整頓)
Lad os se på de mere subtile betydninger af seiton. Det første tegn, “organisation” eller “orden”, er det samme som det første tegn i seiri, det første 5S-begreb. Faktisk bruges de to ord ofte sammen for at beskrive generel ordentlighed, som i “seiri seiton”. Men deres betydninger er helt forskellige. Seiri betyder sortering, adskillelse og kassation (og opbevaring). Seiton betyder at organisere og være klar. Hvis vi blot fokuserer på at lægge tingene væk, kan vi miste blikket for hvorfor vi lægger tingene væk, nemlig for at kunne finde dem hurtigt frem, når vi har brug for dem. Seiton betyder at bestemme, hvor og hvornår der er brug for tingene, og placere dem på en måde, der fremmer et effektivt arbejdsflow. En medarbejder bør ikke skulle være nødt til at gå på jagt efter nødvendigt værktøj eller gå til et andet område for at få adgang til ofte anvendte genstande.
Visuel kommunikation af Seiton
Visuel identifikation og kommunikation er også afgørende for gennemførelsen af seiton. Genstande, der bruges regelmæssigt, mærkes ofte for at dokumentere anvendelsesdatoer for at fastlægge prioritering af placering. Værktøjer er mærket, så det er det rigtige, der anvendes. Skyggemærkning (tegning af omridset af genstanden på det sted, hvor den skal lægges væk) kommunikerer tydeligt den korrekte placering. Gulvmærkning angiver de steder, hvor udstyret hører til. Den identificerer også, hvor mennesker hører til, og steder, der ikke er sikre, og hvor de ikke hører til.
Seiton og mennesker
Vi tænker ofte på seiton som værende gældende for genstande som værktøj, dele og udstyr, men den oprindelige betydning af seiton omfatter også at klæde sig korrekt på i overensstemmelse med ens rolle. En uniform er en form for visuel kommunikation. I en japansk virksomhed kan man med et enkelt blik se, hvem der er entreprenører og ikke almindelige ansatte, og også hvilken entreprenør de arbejder for, blot ud fra farven på uniformen. På samme måde bærer japanere, der går på vandreture, vandretøj, selv på en simpel dagstur, hvor almindeligt tøj rent teknisk set vil være tilstrækkeligt. At afstemme dragten med aktiviteten er vigtigt for japanerne.
Sted og tid
Japansk har et ord, “ba”, som både angiver tid og sted. Japanere er følsomme over for at afstemme aktiviteter med deres passende “ba”. Et element i seiton er at afstemme tidsplaner. Hvis japanerne f.eks. har brug for at indkalde til et hastemøde kl. 13.00, kan de være ret sikre på, at de personer, der skal deltage, vil være til stede. Det skyldes, at japanske virksomheder gør en logistisk indsats for at give alle den samme frokostpause fra kl. 12.00 til kl. 13.00. Derfor bliver de overraskede, når de indkalder til et improviseret møde kl. 13.00 i USA og opdager, at mange medarbejdere ikke engang er i bygningen. Når de hører: “Jeg kan ikke finde Joe. Han må være gået ud for at få en bid mad”, undrer de sig over, om amerikanerne tager deres arbejde alvorligt. Mit råd: Find ud af, hvornår japanerne tager frokost, og tag den på samme tid.
Et andet element i seiton er at afstemme adfærd med passende “ba.” Der er en tid og et sted for alting. Møder er “ba” til seriøse diskussioner. De er ikke steder, hvor man laver sjov. Middag og drinks er “ba” til at lave sjov og lære hinanden at kende.
Være forberedt
Seiton er noget andet end blot at have et pænt butiksgulv eller kontor. Det ultimative formål med seiton er at være forberedt, at ting skal være klar, når der er brug for dem. Genstande, der anvendes i faktiske arbejdsprocesser, analyseres ud fra et synspunkt om hyppighed og nærhed, før de tildeles en placering.
En almindelig klage, jeg hører fra japanerne, er, at amerikanerne ikke er forberedt til møder. Understøttende data bør medbringes, enten som papirkopier eller i et elektronisk format, der hurtigt kan hentes frem. Man skal ikke være i den situation at sige: “Undskyld, jeg ved godt, at regnearket ligger et sted på netværket …” Sørg for, at du opdager eventuelle uoverensstemmelser i dataene, før de gør det, og at dit team er forberedt og enig, inden du kommer til mødet.
Siton-alle nødvendige elementer placeret, så de kan findes og er klar, når der er brug for dem. Lad os i næste artikel se på Seiso (清掃), hvordan vi passer på disse ting.