Josie egy közepes méretű technológiai vállalat marketingcsapatát vezeti. Mint az osztálya kapcsolattartója, gyakran találkozik a beérkező projektkérelmekkel.
Néha e-mailben vagy azonnali üzenetváltásokban érkeznek, máskor pedig csak úgy mellékesen említik őket a megbeszéléseken. Őszintén szólva, néha egyáltalán nincs is igazi kérés, és úgy érzi, hogy olvasnia kell az emberek fejében, hogy mit kell elvégezni.
Ezzel sok mindent kell zsonglőrködnie, és tudja, hogy sok időt pazarol a saját, valamint az egész csapata idejéből és energiájából. Ezért keresi a jobb módját annak, hogy a csapata tányérján landoló projektmunkákat jobban menedzselje.
Az egyik legjobb módja ennek az, hogy létrehoz egy sikeres folyamatot, amelyet újra és újra megismételhet. Ezért úgy dönt, hogy létrehoz egy felvételi folyamatsablont, amelyet arra használhat, hogy racionalizálja ezeket a munkakérelmeket, és sikerre készítse a csapatát.
Miért készítsen sablonokat? A felvételi folyamat sablon létrehozásának előnyei
A munkafelvételi folyamatáramlás szabványosítása eleinte némi munkát igényel, de a számos előny miatt megéri. Az alábbiakban csak néhány a számos ok közül, amiért a Josie-hoz hasonló projektvezetőknek érdemes megfontolniuk egy projektfelvételi folyamatsablon létrehozását.
Javítja a következetességet.
A meghatározott folyamat nélkül túlságosan könnyen előfordulhat, hogy a dolgok elvesznek a sűrűjében. A projektkérelmezők kevéssé értik, hogy mit várnak el tőlük, amikor felvázolnak egy projektet, és a csapatának nincs kialakult útja. Ez mindenki számára zavart és késedelmet okoz.
Egy jól definiált projektfelvételi folyamat megszünteti ezt a zavart, mivel mindenki számára előírható lépések sorát adja meg, amelyeket követni kell ahhoz, hogy munkát kérjen a csapatától.
Ez az egyszerűsített folyamat megkönnyíti mindenki számára, hogy tudja, minek kell történnie, és azt is, hogy mi fog történni ezután.
Megkapja a szükséges információkat.
Túlságosan is ismeri azt a küzdelmet, amikor úgy érzi, készen áll egy projektre, de aztán rájön, hogy nincs meg az összes szükséges információ. Aztán időt pazarol a fontos részletek felkutatására.
Ez egy gyakori akadály. Egy 300 ügynökségi vezető körében végzett felmérés szerint a válaszadók 27%-a találta hiányosnak vagy következetlennek a kreatív briefeket.
Ez a másik előnye annak, ha sablonosítja a projektfelvételi folyamat folyamát – különösen egy kérdőív vagy kreatív brief esetében, amelyet a kérvényezőknek ki kell tölteniük. Ezen az űrlapon belül érdemes kötelező mezőket beállítania (a Wrike megkönnyíti ezt!), így biztos lehet benne, hogy csapata minden szükséges információt előre megkap, felesleges és időigényes oda-vissza csatározások nélkül.
Ez megnyitja az ajtót az automatizálás előtt.
Valószínűleg a jelenlegi projektmenedzsment felvételi folyamata sok ismétlődő vagy esztelen feladatot tartalmaz – olyan dolgokat, mint a projektek beállítása, a tulajdonosok kijelölése és a határidők meghatározása. Egy sablonosított folyamat bevezetésével sokkal könnyebb kiszúrni a munkafolyamat ismétlődő vagy hétköznapi darabjait, amelyek könnyen automatizálhatók.
Az olyan rutinfeladatok, mint a projekt létrehozása a munkakezelő szoftveren belül és a feladatok kijelölése, a megfelelő eszközzel könnyen automatizálhatók. Így Önnek és csapatának nem kell időt pazarolnia ezekre a háztartási feladatokra, és rögtön rátérhet a fontos munkára.
Ezzel jobban kézben tarthatja a munkaterhelést.
Ha minden irányból érkeznek munkakérések, nehéz átlátni mindent, amin csapata egy adott időpontban dolgozik.
De ha minden kérés központosítva van, és egy sablonos folyamatot követ, akkor biztos rálátása van az összes projektre, amely jelenleg a csapata tányérján van, így jobban tudja kezelni a határidőket és az erőforrásokat, és elkerülheti, hogy túlságosan szétterüljön a csapata.
Azzal időt takarít meg.
Nézze vissza az előzőekben említett előnyöket, és észre fog venni egy közös témát: Nemcsak sok gondot, hanem sok időt is megspórolnak Önnek.
Ez az egyik legnagyobb előnye az ügyfélfelvételi folyamat vagy a belső projektfelvételi folyamat sablonosításának. Ha ez megvan, nem találja fel újra a kereket minden egyes új projektkérelemnél, ami rengeteg órát takarít meg (nem beszélve a rengeteg energiáról).
6 kérdés, amelyet minden projektfelvételi űrlapnak fel kell tennie
Meggyőződött a munkafelvételi folyamat sablonjának beállítása előnyeiről. De mielőtt ezt megtenné, ki kell találnia a választ erre a kérdésre:
Ezek az Ön egyedi csapatától és tipikus projektjeitől függően változhatnak (mindenki másképp strukturálja a folyamatot). Javasoljuk azonban, hogy a felvételi folyamat ezzel a fontos első lépéssel kezdődjön: a projektfelvételi űrlappal.
Ez lényegében egy kérdőív vagy kreatív brief, amelyet az embereknek vagy csapatoknak ki kell tölteniük, hogy kérjék, hogy az Ön csapata egy projekten dolgozzon.
Az, hogy pontosan hogyan fog kinézni ez az űrlap, számos tényezőtől függhet. Az alábbiakban azonban bemutatunk néhány alapvető kérdést, amelyet minden űrlapnak fel kell tennie.
Ki a projekt irányítója?
Néha előfordul, hogy valaki kér egy projektet a csapatától, de ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy ő lesz az, aki felügyeli az előrehaladást és válaszol a kérdésekre, miközben a csapata munkához lát.
Ezért olyan fontos ez a kérdés. Biztosítja, hogy Ön és mindenki más is tudja, kié az adott projekt, így a megfelelő személyhez fordulhat, ha tisztázásra vagy irányításra van szüksége.
A legjobban használható mezőtípus: rövid válasz
Milyen típusú projektről van szó?
A felvételi űrlapjának egyik legelső kérdése az, hogy milyen típusú projektre van szükség. Josie marketingcsapatánál például tudnia kell, hogy milyen típusú munkát kérnek. Közösségi média kampány? Blogbejegyzés? Webinárium? E-mail kampány? Esemény?
Ezt a részletet előre tudnia kell, hogy megkapja a szükséges kontextust. De ezek az űrlapok még hatékonyabbak, ha ezt a kezdeti kérdést szűrőként használhatja.
A Wrike dinamikus kérdőívek segítségével könnyen testre szabhatja a kérdőív többi részét e kezdeti válasz alapján. Ha a kérvényező jelzi, hogy blogbejegyzésre van szüksége, a további kérdések csak erre a projekttípusra fognak vonatkozni, és nem kell irreleváns kérdésekre válaszolnia.
A legjobban használható mezőtípus: legördülő mező
Mi a projekt fő célja?
Nem csak azt kell tudnia, hogy mi a projekt – meg kell értenie, hogy miért van mögötte. Mi az átfogó cél?
Ezt a kérvényezőknek világosan meg kell tudniuk fogalmazni, amikor kitöltik a felvételi űrlapot. Meg kell jelölniük egy kulcsfontosságú mérőszámot is, amelyet nyomon fognak követni, hogy mindannyian egy oldalon álljanak a siker meghatározásának módját illetően.
Azzal, hogy már a kezdet kezdetén megvan ez az információ, a projektet a végjátékot szem előtt tartva végezheti el.
A legmegfelelőbb mezőtípus: bekezdés
Ki a projekt célközönsége?
Minden projektnek van egy meghatározott célközönsége, és ezt a szempontot fontos szem előtt tartania, amikor a kért megbízáson dolgozik.
A felvételi űrlapon a kérvényezőknek meg kell jelölniük, hogy ki a célközönségük. Egy belső csapatnak szól? Az igazgatótanácsnak? Ügyfeleknek vagy vásárlóknak? Ezek egy meghatározott részhalmazának?
Ezt tudnia kell, mielőtt egyetlen lépést is tesz előre.
A legjobban használható mezőtípus: jelölőnégyzetek és rövid válasz
Milyen költségvetéssel rendelkezik ez a projekt?
A projektkérelmeknél természetesen a pénz valós szempont. Tudnia kell, hogy mennyit tud befektetni ennek a projektnek a megvalósításába, mielőtt egyetlen erőforrást is lekötne.
A felvételi űrlap kitöltésekor a kérvényezőknek rögtön meg kell adniuk a költségvetési korlátokat – vagy legalábbis egy tartományt, amibe a projektnek bele kell esnie.
A legjobban használható mezőtípus: legördülő mező
Melyik az ideális határidő a projekt befejezésére?
Valószínűleg a csapata nem csak egy projekttel foglalkozik egyszerre. Folyamatosan a különböző osztályoktól vagy ügyfelektől érkező kérések áradatát kezeli. És ahhoz, hogy ezeket hatékonyan rangsorolhassa, tudnia kell, hogy az egyes projekteket mikorra kell befejezni.
A kérvényezőknek az eredeti kérés benyújtásakor meg kell adniuk a projekt befejezésének kívánt időpontját. Okos dolog elmagyarázni, hogy a kívánt időpont nem garancia – ez attól függ, hogy mennyi munka van már a tányérján.
Kiegészítésképpen közvetlenül az űrlapon adjon meg egy figyelmeztetést arról, hogy mennyi időre van szüksége egy tipikus projekt befejezéséhez (így nem kap egy csomó utolsó pillanatban érkező kérést).
A legjobban használható mezőtípus: dátumok
Más lehetséges kérdések, amelyeket a munkafelvételi űrlapja feltehet…
A fenti kérdések gyakorlatilag minden projekt és csapat számára fontosak, de az űrlapja valószínűleg további testreszabást és talán még további kérdéseket is igényel. Íme néhány további kérdés, amelyeket érdemes megfontolnia, hogy felvételi folyamatának sablonjába beépítse:
- Ki hagyta jóvá ezt a kérést?
- A legjobb mezőtípus, amit használhat: rövid válasz
- Léteznek-e már meglévő fájlok vagy eszközök, amelyekkel rendelkeznünk kell?
- A legjobban használható mezőtípus: fájlmelléklet
- Milyen felhívást kellene tartalmaznia ennek a projektnek?
- A legjobban használható mezőtípus: rövid válasz
- Mit kell még tudnunk erről a projektről?
- A legjobban használható mezőtípus: bekezdés
Még több inspirációt szeretne, hogy beindítsa a kerekeket? Nézze meg ezeket a sablonokat 10 különböző típusú kérdőívhez.
Sablonok készítése a projektmunkához: Túl a felvételi űrlapon
A kitöltött kérőlap az első lépés egy szabványos munkafelvételi folyamatábrában, de ez valójában csak a jéghegy csúcsa. Többet akar tenni, mint csak a felvételi űrlapot sablonosítani – az egész projektindítási folyamatot sablonosítani akarja.
Az űrlap kitöltése és benyújtása után tehát mi következik a projekt- vagy ügyfélfelvételi folyamatábrán? Itt vannak a következő lépések, amelyeket Önnek és csapatának meg kell tennie.
Automatizálja a projektek és feladatok létrehozását.
A projekt gyakran szűk keresztmetszetbe kerül az igénylés után, de még a munka tényleges megkezdése előtt.
A felvételi folyamat részeként lépéseket kell tennie a feladatok és projektek létrehozásának automatizálására. Így ezek azonnal létrejönnek a munkakezelő platformján belül (minden további munka nélkül az Ön részéről!), így a haladás azonnal megkezdődhet.
A Wrike segítségével a projektkérelmeket egyszerűen, automatikusan alakíthatja teljesen felépített feladatokká vagy az Ön által testreszabható sablonokból létrehozott projektekké.
A feladatkiosztás automatizálása.
Hasonlóképpen, Önnek és az egész csapatának összhangban kell lennie abban, hogy ki miért felelős, hogy a projekt elindulhasson. Nem várhat arra, hogy valaki csak úgy előlépjen.
Ezért automatizálnia kell a feladatok kiosztását is a csapattagok között. Ez növeli az elszámoltathatóságot, miközben biztosítja, hogy ne legyen kérdéses, hogy kinek kell elkezdenie a munkát.
A feladatok és projektek automatikus létrehozása mellett a Wrike lehetővé teszi, hogy a különböző típusú munkákat automatikusan hozzárendelje az egyéni mezők válaszai, például a helyszín, a projekt típusa vagy más egyedi követelmények alapján.
Hagyjon időt a felülvizsgálatra.
Mihelyt ezeket a feladatokat létrehozta és a hozzárendeléseket elvégezte, építsen elegendő időt a felvételi folyamatba, hogy a csapattagok felülvizsgálhassák saját egyéni hozzájárulásukat és követelményeiket.
Ez lehetőséget ad nekik arra, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy rendelkeznek azzal, amire szükségük van az induláshoz, valamint arra, hogy feltehessék az adott projektkérelemmel kapcsolatos tisztázó kérdéseiket.
Ne feledje, hogy ezeket a kérdéseket Önnek vagy annak a személynek kell feltennie, aki a projekt kapcsolattartójaként jár el a csapat számára, hogy a kommunikáció központosított maradjon, és egyetlen személyen keresztül folyjon.
Tájékoztassa a kérvényezőt.
Ezek után itt az ideje, hogy az eredeti projektigénylővel újra körbejárjon, hogy elvégezzen néhány dolgot:
- Megerősíteni a projektkérelem kézhezvételét
- Megkérdezni a csapattagok által felvetett tisztázó kérdéseket
- Megadni a projekt befejezésének becsült ütemezését
A legjobb, ha ezeket a dolgokat a tényleges feladathoz vagy projekthez fűzött megjegyzésként teszi a munkakezelő platformon belül, hogy minden releváns kommunikáció és frissítés azon a helyen maradjon.
Azért, hogy még gyorsabbá tegye ezt a folyamatot, mentse el a megjegyzés szövegét valahová, hogy azt gyorsan felhasználhassa megjegyzéssablonként minden jövőbeli kérésfrissítéshez.
Tartson egy indító megbeszélést.
Főleg összetett vagy hosszadalmas projektek esetében érdemes egy indító megbeszélést is beütemeznie mindazok számára, akiknek köze lesz az adott projekthez.
Ez túlmutat a kezdeti átvételi megerősítésen, és lehetővé teszi, hogy minden kulcsfontosságú érdekelt fél összehangolja a projekttel kapcsolatos elvárásait, így remélhetőleg elkerülheti a félreértéseket vagy a nagyobb problémákat.
Létrehozza a felvételi folyamat sablonját, és racionalizálja a projektmunkát
Mint azt Ön és Josie is gyorsan megtanulják, a teljes felvételi folyamat sablonosítása – a kezdeti kéréstől a tényleges megkezdésig – számos előnnyel jár, beleértve a jobb következetességet és a rengeteg megtakarított időt.
Míg Önnek megvan a rugalmassága, hogy olyan folyamatot hozzon létre, amely az Ön és csapata számára a legjobban működik, a felvételi folyamat általános követendő struktúrája a következő:
- A kitöltött munkakérelmi űrlap fogadása
- Automatikusan hozzon létre feladatokat és projekteket
- Automatikusan ossza ki a feladatokat
- A kérés és a vonatkozó feladatok áttekintése
- A kérés beérkezésének és a projekt ütemezésének megerősítése
- Kezdési megbeszélés tartása
Tegye ezt minden egyes projekt esetében, amelyet a csapatának el kell végeznie, és kevesebb időt fog tölteni a folyamatok irányításával, és több időt fog arra fordítani, ami számít: hogy kiüssék a projektet a parkból.
Készen áll arra, hogy még tovább egyszerűsítse a felvételi folyamatot? Kezdje el a Wrike ingyenes próbaverziójával.
És ha többet szeretne megtudni a tökéletes munkafelvételi folyamat sablonjának elkészítéséről, nézze meg ezeket a követő bejegyzéseket:
- 5 funkció, amellyel a munkafelvételi folyamat eszközének rendelkeznie kell: kiemeli a felvételi folyamat sablonjainak minőségét és megbízhatóságát javító legfontosabb jellemzőket
- 4 Signs Your Project Intake Process Is Outdated: hogyan használhatja fel a projektfelvételi legjobb gyakorlatokat egy jól definiált folyamat kialakításához