A részek vagy jellemzők ismertetése. A leírás fő része az egyes részek vagy jellemzők tárgyalása. A leírt dolgot részekre, vagy jellemzőkre, vagy mindkettőre fel kell osztanod. A részek egyszerűek: például egy fa ceruzának van ólma, faháza, radírja és fémkapcsa. A jellemzők a dolog leírható aspektusai, de nem részei: például a ceruzának van egy bizonyos súlya, hossza, szélessége stb. Ha Ön egy kezdő ingatlanmágnás lenne, és le kellene írnia egy üres telket a cég aktáihoz, valószínűleg a jellemzői alapján írná le: elhelyezkedése, négyzetmétere, terepviszonyai, növényzete, közművekhez való hozzáférése stb. (Nézze meg a példák között a primitív kőkaparó leírását; egy része a jellemzők, egy része pedig a részek szerint van elrendezve!)
Ha már felosztotta a leírandó dolgot részekre, jellemzőkre vagy mindkettőre, a következő feladata az, hogy mindegyiket leírja. A mechanikus dolgok esetében jól működik, ha a rész meghatározásával, a funkciójának magyarázatával kezdjük. Ezután az alkatrészt az általánostól a specifikusig leírod, a megfelelő leírási források bármelyikét felhasználva.
Megjegyezzük, hogy a leírásban keverheted az írás más fajtáit is. Azon kapod magad, hogy leírás közben funkciókat magyarázol, fogalmakat definiálsz, egy kis folyamatot tárgyalsz. Ez nem probléma mindaddig, amíg az elsődleges hangsúly és a tartalom nagy része valóban leírás.
A kapcsolódó művelet vagy folyamat tárgyalása. A leírás egy bizonyos pontján, gyakran a végén hasznos összefoglalni a leírt objektumhoz kapcsolódó műveletet vagy folyamatot. Ha például épp most írtál le egy mechanikus ceruzát, röviden elmagyarázhatod, hogyan használják. Ha épp most írtál le egy hópelyhet, kitérhetsz arra a folyamatra, amelynek során kialakult.
A leírás forrásai
Amikor leírást írsz, át kell gondolnod, hogy milyen leíró részleteket adhatsz meg. Néha a leírások meglehetősen gyengék ezen a téren. Használja az alábbi listát a leírás megtervezéséhez vagy egy már megírt leírás felülvizsgálatához. Gondolja végig, hogy milyen leíró részleteket tudna megadni, vagy használja az alábbi listát az Ön által nem használt kategóriák azonosítására:
| szín magasság szélesség forma súly anyag textúra helyszín megkötési módok szag |
mélység mennyiség mint, kialakítás összetevők kor alkatrészek hossz kikészítés hőmérséklet nedvességtartalom |
Sémaképes nézetleírások. Ne feledje, hogy ez csak egy tipikus vagy általános modell a tartalomra és a szervezésre – sok más is lehetséges.
Egyéb gondok
A leírásokban valószínűleg fejtörést okoz majd, hogyan kezelje a számokat, rövidítéseket és szimbólumokat:
Számok. Ne feledje, hogy a technikai írás megszegi néhány olyan szabályt, amelyet olyan keményen megtanult a korábbi írásórákon. A műszaki írással kapcsolatban gyakran életbevágóan fontosak számok, és azt akarjuk, hogy kiemelkedjenek. Ez azt jelenti, hogy a folyó szövegben akkor használjon számjegyeket, ha a szám pontos, mért vagy mérhető mennyiséget jelöl, vagy ha kritikus értéket képvisel. Ezekben a mondatokban például úgy tűnik, fontos, hogy a számok pontosak legyenek:
A pohár átmérője 3 hüvelyk.
A poszter falhoz való rögzítéséhez 4 gombostűt használj.
Ez azonban nem jelenti azt, hogy közömbös értékekre számjegyeket használunk. Ebben a mondatban például semmi szívderítő nincs abban, hogy hány részből áll a jelentés:
A jelentés négy nagyobb részt tartalmaz.
Lásd a számok vs. szavak fejezetet a további részletekért.
A leíró bekezdés anatómiája. Általában a rész céljára vagy funkciójára vonatkozó valamilyen kijelentéssel kezdődik, majd a leíró részletek következnek. A leíró részletek a leírás “forrásaira” támaszkodnak – például a színre, alakra, szélességre és magasságra.
A rövidítések. A műszaki írásokban elvárjuk, hogy rövidítésekkel találkozzunk. Használja őket szabadon a leírásában. Ne feledje a rövidítések írásjelezésére vonatkozó szabályt – csak akkor írja őket írásjelekkel, ha egy szót írnak (például “in.”). Ne feledje azt sem, hogy a rövidítések nem állnak össze a számmal, amellyel együtt használják őket (például legyen az “8 mm-es szalag” vagy “8 mm-es szalag”, de ne “8 mm-es szalag”).
Szimbólumok. Az utasításokban és leírásokban szereplő szimbólumokkal kapcsolatos leggyakoribb probléma a hüvelykkel és a lábbal kapcsolatos. Ha utasításokat írsz egy asztalos álomprojekthez, ahol mindenhol lábak és hüvelyk vannak, használd a ” (hüvelyk) és ‘ (láb) szimbólumokat. Ha azonban csak néhányszor hivatkozol inch és foot mértékegységekre, használd helyette a szót vagy a rövidítést.
Grafika és formátum a leírásokban
A legtöbb leírásban szükséged lesz legalább egy illusztrációra a leírt dologról, a részekre mutató címkékkel. A grafikák készítéséről, formázásukról és a leírásokba való beépítésükről bővebben a grafikákról szóló részben olvashatsz.
Feliratok. A leírásokban fejléceket és alcímeket kell használni az egyes részek vagy jellemzők tárgyalásának megjelölésére. Ne feledje, hogy ideális esetben minden egyes részt külön bekezdésben vagy szakaszban kell leírnia – és ezt a tárgyalást egy fejléccel kell megjelölnie. Ha van egy háttérszakasza, akkor arra is használjon címszót. A konkrét követelményeket lásd a fejlécekről szóló szakaszban.
Listák. A listák közel sem olyan fontosak a leírásokban, mint az utasításokban. Ha azonban tételesen felsorolja az alkatrészeket vagy részegységeket, vagy felsorolja a specifikációkat, ezek jó helyzetek a listák számára. A konkrét követelményeket lásd a listákról szóló szakaszban.
Speciális megjegyzések. A leírásokban a különleges megjegyzéseknek nincs olyan fontos szerepe, mint az utasításokban. Végtére is, ha valóban leírásról van szó, az olvasónak nem szabadna megpróbálnia követni semmilyen eljárást, és ezért nem szabadna kockáztatnia, hogy megrongálja a berendezést, elpazarolja a készleteket, elszúrja az eljárást, vagy megsértse magát vagy másokat. Ugyanakkor hasznosnak találhatja a különleges megjegyzés megjegyzését, ha fontos pontokat vagy kivételeket szeretne kiemelni. Lásd a különleges megjegyzésekről szóló részt, ahol teljes körűen tárgyalja e különleges megjegyzések megfelelő használatát, valamint formátumukat és elhelyezésüket az utasításokban.
Hálás lennék a fejezetre vonatkozó gondolatokért, reakciókért, kritikáért: Válasz-David McMurrey