Miután legutóbbi cikkünket a vállalati környezeti tényezőknek szenteltük, vétek lenne nem szólni a szervezeti folyamatok eszközeiről. Ezek még a Vállalati Környezeti Tényezőknél is gyakrabban jelennek meg a projektmenedzsment-folyamatokban – 47-szer folyamatbemenetként és 10-szer kimenetként. Az Útmutató a projektmenedzsment ismeretanyagához (PMBOK® Guide) szerint a szervezeti folyamateszközök “a végrehajtó szervezetre jellemző és általa használt tervek, folyamatok, irányelvek, eljárások és tudásbázisok.”
Aki már csatlakozott projektmenedzserként egy új vállalathoz, az megérti, hogy ezeket a szervezeti folyamateszközöket a lehető leghamarabb fel kell kutatni. A projektmenedzsmentben szerzett csillogó PMP® tanúsítványa és sokéves korábbi tapasztalata ellenére erősen ajánlott, hogy tiszteletben tartsa azt, amit az új vállalatánál már megtettek, és vegye át azokat az eszközöket és technikákat, amelyeket a projektmenedzser társai használnak. Végtelenül hasznosabb lesz az a tudásbázis, amelyet a vállalat az évek során felépített. A korábbi projektek tervezett és tényleges ütemtervei, a tanulságok dokumentációja, valamint a korábbi projektek különböző naplói és nyilvántartásai segítenek Önnek megérteni azt a környezetet, amelyet el kell sajátítania. Ezek értékes betekintést nyújtanak Önnek abba, hogy kik a jó emberek, kik a nehéz érintettek, és milyen kockázatokkal kell számolnia ebben az új környezetben.
A meglévő irányelvek és eljárások befolyásolni fogják a projekt teljes életciklusát. Valószínűleg talál sablonokat a főbb dokumentumokhoz. Találkozhat az ismerős artefaktumok furcsa elnevezéseivel is – például a Projekt Chartát néha Projektjavaslatnak hívják. A szervezeti folyamatok eszközeit tehát gyakran meg kell szűrnie a PMP® ismeretein keresztül, hogy megtudja, mire is szolgálnak valójában. Szintén örömmel fogadunk minden iránymutatást, különösen azokat, amelyek részletezik, hogyan lehet az eljárásokat a különböző projektekhez igazítani. Ne feledje a PMP® képzéséből, hogy minden projektnek van valamilyen egyedi aspektusa, ezért valószínűleg alkalmazkodnia kell majd a dolgokhoz.
A szabályozást már említettük, amikor a Vállalati környezeti tényezőkről beszéltünk, de a belső irányelvek és szabályok a Szervezeti folyamatok eszközeiben találhatók. Számítson arra, hogy megtalálja az emberi erőforrással kapcsolatos szabályzatokat, például az Egészségügyi és biztonsági szabályzatokat, de keressen a projekt egyéb aspektusaira – például a beszerzésre, a minőségre és a költségvetés-tervezésre – vonatkozó szabályzatokat is. Jó lesz látni a változásellenőrzési eljárásokat, valamint a jó kockázatkezelési kultúrát. Végezetül természetesen a megbízható projektzárási folyamat biztosítja azt a tudásbázist, amely a Szervezeti folyamatok eszközeinek másik aspektusát képezi.
A korábbi projektekből származó történelmi információk igazán hasznosak. Ebből meghatározhatjuk a munkaarányokat, a kockázatokhoz való hozzáállást (mi történt, amikor valami rosszul sült el?) és azt, hogy a döntéseket általában hogyan hozzák meg. Emlékszik a PMP® napokból a csoportos döntés meghozatalának négy módjára – egyhangúság, többség, pluralitás vagy autokratizmus? A rögzített mérések is nagyon hasznosak – segítenek a projektvezetőnek megérteni, hogy a felső vezetés mit tart fontosnak. A műszerfali diagramok és az állapotjelentések betekintést nyújtanak abba, hogy az új főnökei számára milyen tudásterületek jelentenek forró pontot.
Míg a Szervezeti folyamatok eszközei előnyösek az új projektmenedzser számára a blokkban, mi a helyzet a szegény PMP®-tanulóval, akinek tudnia kell, hogy összesen 57 Szervezeti folyamatok eszközei bemenet és kimenet van a projektmenedzsment folyamatokban? Nos, gondoljon csak bele egy kicsit: Mikor lesz ezekre valószínűleg szüksége? A tervezés nyilvánvalóan akkor, amikor sablonokra és eljárásokra, valamint egy kis történelmi betekintésre van szüksége. Minden egyes tervezési folyamat, beleértve magát a “Projektmenedzsmentterv kidolgozása”-t is, bemenetként rendelkezik Szervezeti folyamateszközökkel.
Azt is vegye észre, hogy kimenetként nem rendelkeznek Szervezeti folyamateszközök frissítéseivel! A felszínen ez furcsának tűnik, mivel úgy tűnik, hogy a terveink nem járulnak hozzá a vállalati tudásbázishoz. De nézzük meg a záró folyamatot – kimenetként szerepelnek benne a Szervezeti folyamatok eszközeinek frissítései – ez az a hely, ahol a terveinket archiválják. Csak két monitorozási és ellenőrzési folyamat (Kockázatok monitorozása és Közbeszerzések ellenőrzése) rendelkezik kimenetként Szervezeti folyamatok eszközeinek frissítéseivel, amelyek a kockázati bontási struktúrában, illetve a beszerzési dokumentációban bekövetkezett változásokat tükrözik. Ezek a frissítések alkalmanként a Végrehajtás folyamatcsoportban is megjelennek, konkrétan a “Kezelés” folyamatokban.
Amint azt az előző cikkben említettük, a PMP®-tanulónak több értelme van megérteni, hogy mik azok a Szervezeti folyamatok eszközei és mire használják őket, mint a PMBOK® Guide-ból származó listák bemagolásában és a bemenetek és kimenetek bemagolásában. Csak tegye fel magának a kérdést: ez a folyamat bevált irányelveket és eljárásokat használ, vagy történelmi adatokból merít? Ha igen, akkor a szervezeti folyamatok eszközeinek meg kell jelenniük a bemeneti listán. Hasonlóképpen, frissíti-e a folyamat az adatbázisokat vagy irányelveket? Ha igen, akkor a Szervezeti folyamatok eszközeinek frissítése várható kimenetként.
Ha többet szeretne megtudni a Szervezeti folyamatok eszközeiről és más projektmenedzsment fogalmakról, kérjük, látogasson el képzési oldalunkra. Projektmenedzsment tanfolyamainkat az Ön kényelme érdekében online, virtuális tantermünkben tartjuk. További részletekért kérjük, lépjen velünk közvetlenül kapcsolatba.