Az érdekeltek nyilvántartásának megértéséhez először is fontos meghatározni az “érdekeltek” fogalmát. A PMBOK útmutató az érdekelt felet olyan személyként vagy szervezetként határozza meg, aki vagy amely aktívan részt vesz a projektben, vagy akinek az érdekeit pozitívan vagy negatívan érintheti a projekt végrehajtása vagy befejezése. Rámutat arra, hogy az érdekelt fél befolyást gyakorolhat a projektre és annak eredményeire is.
Az érdekelt felek nyilvántartása egy olyan projektmenedzsment dokumentum, amely rögzíti az ismert érdekelt feleket és azonosító adataikat. Az alábbi ingyenes érdekeltek nyilvántartása sablon rögzíti az érdekeltek nevét, a projektben betöltött címüket vagy szerepüket és elérhetőségüket. A sablon tartalmaz egy “megjegyzések” részt is az olyan információk rögzítésére, mint például az érdekelt felek által preferált kommunikációs módszer.
Mint minden projektmenedzsment dokumentumot, ezt a sablont is a projekt követelményeihez kell igazítani. Vegye figyelembe, hogy ez a sablon egy nyilvántartás, és nem az érdekelt felek elemzésének elvégzésére készült. Az érdekeltek elemzését egy külön dokumentumban kell elvégezni.