5S a japán munkahelyen (2) – Seiton készenlétben
Helping Suppliers Get the Edge
Az 5S, amelyet gyakran Seiri = válogatás, Seiton = szervezés, Seiso = takarítás, Seiketsu = tisztítás és Shitsuke = fenntartás néven magyaráznak, a japán vállalatok által bevezetett munkahelyi módszertan. Az 5S alapvető japán “józan észen” alapul, ami az egyik oka annak, hogy nehezen magyarázzák el nem japánoknak. Az előző cikkben áttekintést adtunk az 5S-ről és néhány gondolatot a Seiriről. Ebben a hónapban friss pillantást vetünk a Seitonra.
Seiton-(整頓)
Lássuk a Seiton finomabb jelentéseit. Az első karakter, “szervezet” vagy “rend”, ugyanaz, mint a seiri, az első 5S fogalom első karaktere. Valójában a két szót gyakran együtt használják az általános rendezettség leírására, mint a “seiri seiton”. Jelentésük azonban meglehetősen eltérő. A seiri rendezést, szétválogatást és selejtezést (és megtartást) jelent. A seiton rendezést és készenlétet jelent. Ha egyszerűen csak a dolgok elrakására összpontosítunk, szem elől téveszthetjük azt, hogy miért rakjuk el a dolgokat, vagyis hogy gyorsan elő tudjuk venni őket, amikor szükségünk van rájuk. A Seiton azt jelenti, hogy meghatározzuk, hol és mikor van szükség a tárgyakra, és úgy helyezzük el őket, hogy elősegítsük a hatékony munkafolyamatot. A dolgozónak nem szabad, hogy vadásznia kelljen a szükséges eszközök után, vagy át kelljen sétálnia egy másik területre, hogy hozzáférjen a gyakran használt tárgyakhoz.
A Seiton vizuális kommunikációja
A vizuális azonosítás és kommunikáció szintén kulcsfontosságú a Seiton megvalósításában. A rendszeresen használt tárgyakat gyakran felcímkézik, hogy dokumentálják a használat dátumát, hogy meghatározzák az elhelyezés prioritását. Az eszközöket felcímkézik, hogy a megfelelőt használják. Az árnyékcímkézés (a tárgy körvonalának megrajzolása azon a helyen, ahová el kell tenni) egyértelműen kommunikálja a helyes helyet. A padlócímkézés azonosítja azokat a helyeket, ahová az eszközök tartoznak. Azonosítja azt is, hogy az emberek hová tartoznak, és azokat a helyeket is, amelyek nem biztonságosak, és nem tartoznak oda.”
Seiton és az emberek
A seitonról gyakran azt gondoljuk, hogy az olyan tárgyakra vonatkozik, mint a szerszámok, alkatrészek és berendezések, de a seiton eredeti jelentése magában foglalja a szerepünknek megfelelő öltözködést is. Az egyenruha egyfajta vizuális kommunikáció. Egy japán vállalatnál egyszerűen az egyenruha színéből ránézésre meg lehet állapítani, hogy ki a vállalkozó és ki nem a rendes alkalmazott, és azt is, hogy melyik vállalkozónak dolgozik. Hasonlóképpen, a japánok, akik túrázni járnak, túrafelszerelést viselnek, még egy egyszerű kiránduláson is, ahol tisztán technikai szempontból a hétköznapi ruházat is elegendő. A japánok számára fontos, hogy az öltözéket a tevékenységhez igazítsák.
Helyszín és idő
A japánban van egy szó, a “ba”, amely az időt és a helyet is jelzi. A japánok érzékenyek arra, hogy a tevékenységeket a megfelelő “ba”-hoz igazítsák. A seiton egyik eleme a menetrendek összehangolása. Tegyük fel például, hogy a japánoknak 13:00 órára kell összehívniuk egy sürgősségi megbeszélést, akkor eléggé biztosak lehetnek abban, hogy azok az emberek, akiknek részt kell venniük rajta, ott lesznek. Ennek oka, hogy a japán vállalatok logisztikai erőfeszítéseket tesznek annak érdekében, hogy mindenkinek ugyanazt az ebédszünetet biztosítsák 12:00 és 13:00 között. Ezért meglepődnek, ha az Egyesült Államokban 13:00 órára hívnak össze egy rögtönzött megbeszélést, és azt tapasztalják, hogy sok dolgozó nincs is az épületben. Amikor azt hallják: “Nem találom Joe-t. Biztos elment enni valamit”, elgondolkodnak azon, hogy vajon az amerikaiak komolyan veszik-e a munkájukat. Az én tanácsom: Derítsék ki, hogy a japánok mikor ebédelnek, és ugyanabban az időben vegyék be az ebédet.
A seiton másik eleme a viselkedés összehangolása a megfelelő “ba”. Mindennek megvan a maga helye és ideje. A megbeszélések “ba” a komoly megbeszélésekhez. Nem a viccelődés helyei. A vacsora és az italok “ba” a viccelődésre és egymás megismerésére szolgálnak.
Felkészültnek lenni
A seiton különbözik attól, hogy egyszerűen rendben legyen az üzlethelyiség vagy az iroda. A seiton végső célja a felkészültség, hogy a tárgyak készenlétben legyenek, amikor szükség van rájuk. A tényleges munkafolyamatokban használt tárgyakat a gyakoriság és a közelség szempontjából elemzik, mielőtt kijelölik a helyüket.
A japánoktól gyakran hallom azt a panaszt, hogy az amerikaiak nem készülnek fel a megbeszélésekre. Az alátámasztó adatokat el kell hozni, akár nyomtatott formában, akár gyorsan visszakereshető elektronikus formátumban. Ne kerüljön abba a helyzetbe, hogy azt mondja: “Sajnálom, tudom, hogy a táblázat valahol a hálózaton van…”. Gondoskodjon arról, hogy az adatokban előbb fedezze fel az eltéréseket, mint ők, és hogy a csapata felkészült és egyetértésben legyen, mielőtt a megbeszélésre ér.
Minden szükséges elemet úgy helyezzen el, hogy megtalálhatók és készenlétben legyenek, amikor szükség van rájuk. A következő cikkben nézzük meg a Seisót (清掃), hogyan gondoskodunk ezekről a tárgyakról.