Nem titok, hogy az irodavezetők minden jól működő iroda gerincét alkotják. Számos vállalat függ az irodavezetőktől a jó életminőség és a termelékenység megőrzése érdekében. Mivel a munkához türelemre, irodai készségekre, vezetői képességekre és a nyomás alatti munkavégzéshez való tehetségre van szükség, néha nehéz lehet jó irodavezetőt találni.
Vegyük például Debra Leonard-Porchot. Debra közel 40 éve dolgozik adminisztratív szakemberként, jelenleg a chicagói Incapital Holdings irodavezetője. Debra tudja, hogy a nagyszerű irodavezetővé válás első lépése, hogy komolyan veszi magát és a pozícióját:
“A filozófiám mindig is az volt, hogy ‘minden nap jelentkezem a munkámért’. Azért jövök be, hogy megpályázzam a munkámat, mert könnyen lehet, hogy valaki más kapja meg. Valaki fiatalabbat is kaphatnak. Valaki olcsóbbat is kaphatnak. Kaphatnak valakit, akinek jobb a végzettsége, de soha nem találnak senkit, aki olyan keményen dolgozik, mint én.”
Olvassa tovább az irodavezetői készségekről, képzésekről és tippekről szóló útmutatónkat, és pillanatok alatt csatlakozhat az olyan nagy irodavezetőkhöz, mint Debra.
Mi az irodavezető?
Amikor irodavezetőkről beszélünk, valójában arról beszélünk, hogy mitől lesz egy iroda hatékony. Az irodavezetők a vállalatuk igényeitől függően sokféle feladatot látnak el, de minden irodavezető feladata az irodai tevékenységek tervezése, koordinálása és ellenőrzése, valamint a kormányzati ellenőrzés, a munkaügyi törvények és az alkalmazottak elégedettségének szem előtt tartása.
A területtől függően sokféle irodavezetői munkakör lehet, azonban az alapvető feladataik meglehetősen hasonlóak. Amellett, hogy felügyelik a vállalat adminisztrációjának zökkenőmentes működését, gondoskodnak a szükséges kellékek biztosításáról és az irodai berendezések működőképességéről, az irodavezetők néha felvehetik, kirúghatják, kiképezhetik és előléptethetik az alkalmazottakat.
Irodavezetői készségek
Irodavezetőként a folyamatok, eljárások, dokumentáció, kommunikáció, felügyelet, képzés és adminisztráció a feladata. Ha ez nagy felelősségnek hangzik, az azért van, mert az is. Annak érdekében, hogy az iroda a lehető legjobban működjön, jól kell ismernie ezeket az irodavezetői készségeket.
Tervezési készségek
A tervezésnek természetesnek kell lennie az irodavezetők számára. Az Ön tervezési feladatai az irodai megbeszélések ütemezésétől a feladatok delegálásáig terjednek. A hosszú távú üzleti műveletek megtervezésétől a mindennapi feladatok hatékony végrehajtásáig a szervezett tervezés kulcsfontosságú készség, amellyel minden nagyszerű irodavezetőnek rendelkeznie kell.
Adminisztratív készségek
Egy irodavezető számára az adminisztratív készségeknek második természetűnek kell lenniük. Mielőtt irodavezetői pozícióba emelkedett, jó eséllyel más adminisztratív pozíciókat is betöltött. Ezekben a pozíciókban olyan alapszintű adminisztratív készségeket művelhetett, amelyek csak fejlődni fognak, ahogy alkalmazkodik az új irodavezetői szerepköréhez. Felelős leszel a szervezet különböző adminisztratív feladataiért, a vállalati kultúra támogatásáért és ápolásáért, valamint egyéb személyzeti feladatokért, például az alkalmazottak teljesítményének értékeléséért.
Analitikai készségek
Az analitikai készségek fejlesztése bármely foglalkoztatási szinten jó ötlet. Irodavezetőként szükséged lesz ezekre a készségekre, hogy képes legyél felismerni a nem megfelelő hatékonyságot és megoldásokat javasolni annak érdekében, hogy hozzájárulj a vállalat sikeréhez.
Informatikai készségek
Az erős, gyakorlatias számítógépes készség nem csak ideális, hanem szükséges is egy irodavezető számára. Elég magas szintű készségekkel kell rendelkeznie ahhoz, hogy kényelmesen, pontosan és hatékonyan végezze a szükséges napi számítógépes műveleteket – például az adatbevitelt, a lapkészítést és a prezentációk formázását. Valószínűleg szoftvereket fogsz használni a költségjelentésekhez, a létesítménygazdálkodáshoz, a videokonferenciákhoz és a mindennapi kommunikációhoz.
Irodavezetői tanfolyamok
Amint feljebb lépsz a vállalati ranglétrán, mindig lesznek új készségek, amelyeket meg kell tanulnod, különösen, ha az irodavezetésről van szó. Szerencsére nem kell nappali tagozatos képzésben részt venned ahhoz, hogy irodavezetői képzést szerezz. Számos online és személyes tanfolyam áll rendelkezésre mindazok számára, akiket érdekel az irodavezetői karrierjük ösztönzése. Akár egy adott készséget szeretne finomítani, akár a teljes irodai készségkészletét szeretné továbbfejleszteni, van az Ön számára megfelelő tanfolyam. Olvasson tovább kézzel válogatott kínálatunkból, hogy megtalálja a tökéletes tanfolyamot az Ön irodavezetői igényeihez.
Certification Management and Strategy Institute – Certified Business Office Manager (CBOM)™
A teljesen online tanfolyam elvégzésével megtanulhatja azokat a keretkészségeket és folyamatokat, amelyek bármely modern iroda hatékony működtetéséhez szükségesek, mielőtt jelentkezne az első vezetői pozícióra, a legjobban azok számára, akik kezdő irodavezetőként szeretnének megismerkedni a terület alapvető fortélyaival.
SkillPath On-Demand képzés – Érzelmi intelligencia
A SkillPath online kurzusai a nagy stresszel járó területeken dolgozó irodavezetők számára ideálisak, és az érzelmi intelligencia tanítására összpontosítanak. Könnyen használható és könnyen elsajátítható formátumuk révén megtanulhatja, hogyan értheti meg, szabályozhatja és használhatja ki az érzelmeket bármilyen irodai helyzetben.
Dale Carnegie Training – Eredmények elérése tekintély nélkül
A heti webináriumokon keresztül olyan irodavezetők számára hasznos, akik nagyvállalati változásokat és stratégiákat szeretnének meghonosítani a vállalatukban, megtanulhatja, hogyan léphet túl a potenciálisan fojtogató irodai politikán annak érdekében, hogy tiszteletet szerezzen és bizalmat építsen a szervezet különböző pozícióiban.
5 irodavezetői tipp
Irodavezetőként szorgalmasan kell végeznie a saját munkáját, és felelősséget kell vállalnia az iroda többi részének teljesítményéért. Még a tapasztalt irodavezetők is stresszesek lehetnek azokon a napokon, amikor úgy tűnik, hogy megállás nélkül érkeznek az alkalmazottak aggályai és a vezetői aggályok.
Miáltal néhány új technikát alkalmazhat, úgy fogja találni, hogy ezek a megterhelő napok ritkábbak és kezelhetőbbek lesznek. Ha alkalmazza az 5 legjobb irodavezetési tippünket, a munka élén és a játék előtt maradhat.
Szabjon célokat a csapatának
Amikor világos irodai célokat határoz meg, valóban céltudatosságot teremt az alkalmazottak számára. Csapatcélok vagy akár az egész kirendeltségre kiterjedő célok létrehozásával megfiatalítja a vállalat célját, hogy a dolgozók motiváltak maradjanak.
Létrehozhat olyan elérhető célokat, amelyek arra ösztönzik a csapattagokat, hogy ambiciózusak legyenek a munkájukkal. Ha egy csapat személyesen teljesedik ki a céljai elérésével, akkor cserébe az egész munkaerő produktívabb és motiváltabb lesz. Az sem árt, hogy hatékonyabban tudja majd nyomon követni az egyes csapatok előrehaladását, ha van egy világos cél, amiért dolgoznak.
A kommunikáció a kulcs
Irodavezetőként a kommunikációs készségei a sikerének a záloga, mivel jellemzően ön az első kapcsolattartó az irodába érkező ügyfelek számára. Nemcsak az ügyfelekkel fogsz rendszeresen kommunikálni, hanem az alkalmazottaiddal is, amikor a szervezeten belüli munkájukat delegálod, szóban és írásban egyaránt.
Ez a kommunikáció legyen hatékony és professzionális, hogy az üzeneteket rendeltetésszerűen kézbesítsék és fogadják, de legyen barátságos is, hogy az ügyfelekkel és az alkalmazottakkal való kapcsolatodat fenntartsd.
Időgazdálkodási készségek
Az időgazdálkodásban való jártasság elengedhetetlen része minden irodavezetői munkának, mivel az Ön feladata, hogy szerepének minden percét a lehető legjobban kihasználja. Időgazdálkodási és szervezési készségekre van szükség ahhoz, hogy minden feladatot megfelelően be tudj osztani az iroda többi részének időbeosztásával együtt.
Légy innovatív gondolkodó
Az innovatív gondolkodás az első lépés ahhoz, hogy hatékony irodavezető legyél, mivel a problémamegoldás az egyik fő feladatod. Irodavezetőként szembesülni fogsz ismeretlen helyzetekkel, amelyek elsőre úgy tűnhetnek, hogy nem tudod befolyásolni őket, valamint új kihívásokkal, amelyeket le kell küzdened. Lehet, hogy az első ösztöne az lesz, hogy ezek a kihívások miatt frusztrációhoz folyamodik, de ehelyett ki kell fejlesztenie azt a képességet, hogy innovatív gondolkodással, veleszületetten közelítsen hozzájuk.
Itt egy tipp a kezdéshez: vegye körül magát innovatív gondolkodókkal, és megfigyelés útján tanuljon tőlük. Fontos, hogy új gondolkodásmódoknak és a siker kreatív módszereinek tegye ki magát.
Folyamatos továbbképzés és szakmai fejlődés
A legjobb irodavezetők sosem hagyják abba a tanulást. Folyamatosan bővítenie kell a tudását, hogy lépést tudjon tartani a fejlődő technológiával, és új vezetői taktikákat fejlesszen ki.
Ha a szakmai fejlődést havi stratégiai karriertervének rendszeres részévé teszi, akkor a versenytársak előtt marad, és segít abban, hogy a cége is az élvonalban maradjon. Akár hétvégi tanfolyamokra való beiratkozással, akár heti online webináriumi tanfolyamokon való részvétellel, folyamatosan tanuljon – ez irodavezetőként az Ön felelősségének része.
Az igazán nagyszerű irodavezetővé válás a szándékról szól – a kollégái észreveszik, a vezetői értékelni fogják, és Ön sikeres lesz miatta. Többet keresel? Tekintse meg az irodavezetésről szóló útmutatónkat.
.