A COVID-19 világjárvány miatt széles körben törölték a konferenciákat, és nagy valószínűséggel a törlések folytatódni fognak. A Doktori Iskola ezért jelenleg nem ajánl fel konferenciautazási díjakat. Amint a szokásos konferencia-tevékenység újraindul, újra felajánljuk a konferencia-utazási díjakat. Amikor ismét fogadunk kérelmeket, rugalmasak leszünk az esedékességi határidőkkel kapcsolatban, és meghatározunk egy időkeretet a visszamenőleges díjakra vonatkozó kérelmek elbírálására.
Meghatározás és irányelvek
- A végzős hallgatók utazási díjai a végzős hallgatóknak nyújtanak segítséget a nagyobb nemzeti vagy nemzetközi konferenciákra való utazáshoz, hogy előadásokat vagy posztereket mutathassanak be, vagy meghívott előadóként szolgálhassanak. A művészeti területen dolgozó hallgatók meghívott előadások vagy installációk tartására kaphatnak támogatást.
- Minden hallgatónak előadóként kell igazolást kapnia, mielőtt támogatást kérne, és minden hallgatónak az utazás időpontjában beiratkozott hallgatónak kell lennie az adott képzésben és kurzusokra kell beiratkoznia. (Ha a konferencia nyáron lesz, és a hallgató nincs beiratkozva, akkor az igénylés időpontjában tavasszal be kell iratkoznia, és őszi kurzusokra kell jelentkeznie ahhoz, hogy jogosult legyen.)
- A támogatás csak repülőjegyre vagy alternatív közlekedési módokat támogató viteldíjakra (pl. kilométer, taxi) használható fel; nem használható fel regisztrációs, szállodai, étkezési vagy egyéb utazási költségekre.
- Egyedi díjat csak minden második évben lehet odaítélni.1
- Előnyben részesülnek azok a végzős hallgatók, akiknek nincs más jelentős anyagi fedezetük az utazásra és/vagy akik korábban nem kaptak a Graduate School-tól általános, végzős hallgatóknak szóló konferenciautazási támogatást.
- Ezek a díjak olyan végzős hallgatók támogatására szolgálnak, akik a Washington Egyetemen, és nem korábbi intézményekben végzett kutatásokat mutatnak be.
Maximal Award Amounts
- 300$ belföldi utazásra
- 500$ nemzetközi utazásra
Az alábbiakban megjelölt időszakonként korlátozott összeg áll rendelkezésre a végzős hallgatók adott időszakon belüli utazásának támogatására. A finanszírozás jóváhagyására a megadott határidők után kerül sor, a méltányosság fenntartása érdekében történő kiigazításokkal. A tanszékeknek ki kell alakítaniuk saját eljárásaikat és prioritásaikat a hallgatók számára a finanszírozás igénylésére. A kérelmeket az utazás előtt és az egyes időszakokra vonatkozó határidőkig kell benyújtani. A finanszírozás visszamenőlegesen nem ítélhető oda. A tanszékek a határidők előtt bármikor benyújthatják kérelmeiket, de az utazási időszakra vonatkozó döntéseket csak a vonatkozó határidő lejárta után hozzák meg.
Ha megítélték a támogatást, és a hallgató nem vesz részt a konferencián, vagy úgy dönt, hogy nem használja fel a Graduate School támogatását, kérjük, értesítse az Ösztöndíjak és Díjak Hivatalát, hogy a támogatást törölni lehessen, és a hallgató továbbra is jogosult legyen a támogatásra.
A támogatást igyekszünk méltányosan elosztani. Ha egy tanszék más egységekhez képest jelentősen nagyobb mértékben használta fel a forrásokat, előfordulhat, hogy a jövőbeni kérelmeket várólistára kezdjük helyezni. A pénzügyi év vége felé, áprilisban vagy májusban határozzuk meg, hogy a várólistán szereplő személyek átkerülhetnek-e támogatott státuszba. Ha a várólistán szereplő hallgatóknak időközben teljes mértékben megtérítik a költségtérítést, akkor őket nem vesszük figyelembe a finanszírozás szempontjából.
A kérelem benyújtása
Az utazási kérelmeket a tanszék engedélyezett munkatársainak kell benyújtaniuk a MyGradban található Awards portálon keresztül. Az utazási díjat igényelni kívánó hallgatóknak a tanszékükkel kell felvenniük a kapcsolatot az utasításokért, valamint a belső szabályzatokért és eljárásokért.
A kérelmeket a kért utazás előtt bármikor be lehet nyújtani, de legkésőbb az egyes utazási időkeretekre megadott határidőig. A kérelmeket az alább felsorolt megfelelő időkeretben bírálják el, és az odaítélés röviddel a határidő lejárta után történik. Amint az alábbiakban látható, egy utazási hónapra vonatkozóan két különböző határidő van, ameddig a kérelmet be lehet nyújtani.
Általános konferenciautazás finanszírozására irányuló kérelem benyújtása
Határidők
| Az utazás hónapja | Határidő 1 | Határidő 2 |
| szeptember | július 1 | augusztus 1 |
| október | Augusztus 1 | Szeptember 1 |
| November | Szeptember 1 | Október 1 |
| december | október 1 | november 1 |
| január | november 1 | december 1 |
| Február | December 1 | Január 1 |
| Március | Január 1 | Február 1 |
| Április | Február 1 | Március 1 |
| Május | Március 1 | Aprilis 1 |
| Június | Április 1 | Május 1 |
| Július | Május 1 | Június 1 |
| Augusztus | Június 1 | Július 1 |
Kérelem indoklása
A kérelem indoklási részének tartalmaznia kell:
- A hallgató által bemutatott dolgozat, poszter vagy előadás címe
- A hallgató igényelt-e vagy kap-e más támogatást (ez magában foglalja a konferencián, a tanszéken, a karon és a GPSS-en keresztül nyújtott támogatást). Ha igen, az igényelt vagy kapott forrás és összeg.
- Ha van, magyarázat a megadott irányelvekkel ellentétes enyhítő körülményekre (Megjegyzés: a késői kérelmeket csak akkor vesszük figyelembe, ha a dolgozat/poszter elfogadása az utazási időszak végső határideje után történt. Amikor a MyGrad Programban benyújtja a kérelmet, az elfogadás másolatát küldje el e-mailben a következő címre: Fellowships & Awards: [email protected].)
- Prioritás (nem kötelező; a tanszékek rangsorolhatják az általuk benyújtott kérelmeket, és mi prioritási sorrendben vesszük figyelembe őket)
A kérelem benyújtásával a tanszékek igazolják, hogy a konferencia jelentős a tanulmányi területen belül, és hogy a tapasztalat fontos a hallgató tanulmányi előrehaladása szempontjából (hacsak az indoklási részben másként nem szerepel). A kérelem benyújtásához a tanszékeknek fel kell tölteniük a meghívólevél vagy a hallgatónak küldött elfogadó értesítés másolatát.
Az elismerések megszerzése
A MyGrad Programban történő elismerés jóváhagyási folyamat egy e-mail üzenetet generál a hallgatónak és a kérelmezőnek. A díjösszegeket a tanszéki GSF-RSA költségvetésből (75-XXXX) engedélyezik elkölteni. A pénzeszközök tényleges átutalására nem kerül sor. Kérjük, a visszatérítéskor a “GRAD” PCA-kódot használja.
A MyGrad Program biztosítja a díjösszegek dokumentálását – a hallgatóknak először be kell jelentkezniük a MyGrad Program hallgatói portáljára, és el kell fogadniuk a díjat. A tanszéki személyzet kezeli az összes utazási költségtérítést, és a Graduate School részét közvetlenül a GSF költségvetésébe térítheti vissza. Megköveteljük, hogy a hallgatók közvetlenül kapják meg a költségtérítést, és ne kerüljön sor költségvetési átcsoportosításra. A hallgatóknak a tanszéki pénzügyi ügyintézőkhöz kell fordulniuk a díjakhoz való hozzáféréssel kapcsolatos utasításokért.
A kérdéseket az Ösztöndíjak és Díjak Hivatalához kell intézni.
1Az év július 1-től június 30-ig tart (pénzügyi év).