A Complete Guide To Property Maintenance

Mindenki biztonságos és funkcionális környezetben szeretne élni és dolgozni, ami az életminőségünket befolyásoló egyik fő tényező.
Igatlantulajdonosként talán azon tűnődik, milyen intézkedéseket kell tennie annak érdekében, hogy ingatlana megfeleljen ezeknek az elvárásoknak. Ahhoz, hogy megtalálja a választ, először is meg kell ismerkednie az ingatlanok karbantartásának bel- és külsejével.
Egy remek kiindulópont, ha elolvassa a cikk további részét, mivel:

• megbeszéljük, mit takar az ingatlan karbantartása
• magyarázzuk, mi a nemzetközi ingatlan karbantartási szabályzat
• összehasonlítjuk a kereskedelmi ingatlan karbantartás vs. házon belüli karbantartó csapat létrehozása
• vázolunk 4 fontos tippet, hogy ingatlanát csúcsformában tartsa

Mi az ingatlan karbantartás?

Az ingatlankarbantartás egy lakó- vagy vendéglátóipari épület és közvetlen környezetének optimális állapotban való megőrzésének folyamata meghatározott karbantartási tevékenységek összessége révén.
Azokra a különböző tevékenységekre utal, amelyek elengedhetetlenek ahhoz, hogy egy épület működőképes és kényelmes maradjon a benne lakók számára (ezért gyakran felcserélhető az épületkarbantartás kifejezéssel).
Az ingatlan karbantartási tevékenységek közé tartoznak:

• az épület belső és külső közös helyiségeinek tisztítása (beleértve a lefolyókat, tetőereszcsatornákat, folyosókat stb.)
• rágcsálóirtás és -eltávolítás
• kertészkedés és kertépítés
• szemét szétválasztása és ártalmatlanítása
• az összes mechanikus és elektromos rendszer karbantartása, javítása és cseréje (világítás, HVAC, vízszolgáltatás, vízmelegítés stb.)
• biztonsági ellenőrzések (a gépészeti és elektromos rendszerek, tűzoltó berendezések proaktív rutinellenőrzése, valamint az egész létesítmény biztonsági ellenőrzése).

Az ingatlan karbantartása mind a lakók, mind az ingatlan tulajdonosa számára előnyös, mivel mindenkinek a megelégedésére szolgál.
A lakóként szeretne hazaérni egy fárasztó nap után, és tudni, hogy pihenhet anélkül, hogy olyan problémák miatt aggódna, mint egy eldugult konyhai mosogató, egy piszkos, rosszul megvilágított és zsíros lépcsőház, ahol a gyerekek megbotolhatnak és megsérülhetnek, vagy olyan WC-k, amelyeket nem lehet lehúzni. Ettől függetlenül az olyan kisebb feladatok, mint a villanykörték cseréje, maguk a bérlők felelőssége lehet. Mindig jó ötlet világosan körvonalazni a bérlő és a bérbeadó felelősségét, különösen a bérlemény esetében.
Az ingatlantulajdonos számára biztosítani szeretné, hogy a bérleménye az évek során megőrizze értékét, és hogy ne töltse a napja nagy részét azzal, hogy egyik vagy másik elégedetlen bérlővel foglalkozzon. Azt is el akarja kerülni, hogy felelősségi problémák merüljenek fel, ha valaki megsérül az ingatlanban.

A nemzetközi ingatlan karbantartási szabályzat (IPMC)

Az ingatlan karbantartása nem lehet véletlenszerű folyamat, mivel a rossz vagy nem megfelelő karbantartás komoly problémákat okozhat mindazok számára, akik az adott ingatlant használják. Az ilyen helyzetek elkerülése érdekében számos olyan előírás és kódex létezik, amelyet az ingatlantulajdonosok és -kezelők követhetnek.
Egyik ilyen kódex a Nemzetközi Ingatlankarbantartási Kódex (IPMC). Ez egy olyan szabályrendszer, amely meghatározza a meglévő épületek minimális karbantartási követelményeit. A nemzetközi ingatlanfenntartási szabályzat egy karbantartási dokumentum, amelyet azért hoztak létre, hogy kielégítse a modern és naprakész ingatlanfenntartási szabályzat iránti igényt. A következő fejezeteket foglalja magában:

Célja, hogy minimumkövetelményeket állapítson meg az olyan épületelemek karbantartására, mint az építmény külseje, vízvezeték-, vízvezeték-, gépészeti, elektromos szerelvények, szaniterek és tűzoltó berendezések. Például konkrét ajánlásokat tartalmaz a vízmelegítő berendezésekre, a felmelegített víz ideális hőmérsékletére, a víz keringtetésének módjára stb.
Az IPMC-t háromévente megújítják, és nemzetközi szinten is átvehető és használható a joghatóságok számára. Az IPMC teljes körű részleteit itt tekintheti meg.

Kereskedelmi ingatlanok karbantartása vs. házon belüli csapat

Az egyik fontos döntés, amelyet meg kell hoznia, az lesz, hogy kiszervezze-e ezt a feladatot egy kereskedelmi ingatlanok karbantartásával foglalkozó csapatnak, vagy hozzon létre egy házon belüli csapatot. Az alábbiakban mindkét lehetőséget tárgyaljuk.

Hivatásos ingatlankarbantartási szolgáltatás igénybevétele

Ha úgy dönt, hogy egy professzionális ingatlankarbantartó céget bíz meg, akkor az évek során kialakított, strukturáltabb karbantartási megközelítés előnyeit élvezheti. Néhány az általuk általában kínált szolgáltatások közül:
1) Megelőző karbantartás tervezése és ütemezése
Egy professzionális ingatlankarbantartó cég általában rendelkezik egy kialakított rendszerrel minden olyan karbantartási feladat megtervezésére és ütemezésére, amelyet az ingatlana igényel. Egy ilyen rendszernek legalább a következőket kell tartalmaznia:

• Rendszeres karbantartási ellenőrzések, vizsgálatok és látogatások.
• Az összes elvégzett karbantartás dokumentálása.
• Javaslatok a korszerűsítésekre és fejlesztésekre.
• Szokásos eljárások a beszállítók és vállalkozók felvételére és irányítására.

A minőségi kereskedelmi ingatlan karbantartási szolgáltatás boldoggá teszi a bérlőket, miközben megőrzi és javítja az eszköz állapotát.

2) Pénzügyi jelentés
Várhatóan az egyik első feladatuk lesz az Ön ingatlanának karbantartási költségvetésének elkészítése. Emellett – legalább havonta – jelentéseket is bemutatnak Önnek a helyiségek karbantartási költségeiről.
3) Bérlők kommunikációjának kezelése
Ha a bérlők minden e-mailje vagy sms-e közvetlenül Önhöz érkezik, valószínűleg nem sok minden másra lesz ideje. Egy professzionális ingatlankarbantartó cég feladatainak része lesz a bérlőkkel való kommunikáció, és csak azokat a problémákat továbbítja Önnek, amelyek az Ön figyelmét igénylik.
4) A jogszabályi megfelelés biztosítása
A korábban említett IPMC-hez hasonlóan számos más követelmény is van, amelyet a helyi joghatóság előírhat az ingatlantulajdonosoknak. Nehéz lehet mindent nyomon követni. Egy kereskedelmi ingatlan karbantartó cégtől elvárják, hogy az Ön nevében figyelemmel kísérje a meglévő és új szabályozásokat, és biztosítsa a megfelelést.
Ez mind remekül hangzik, de elgondolkodhat: hol találhatok egy tisztességes kereskedelmi ingatlan karbantartó céget?
Nos, itt többféle megközelítést is alkalmazhat. Ha rendben van azzal, hogy nem kell kéznél lenni, kereshet kereskedelmi ingatlankezelő cégeket, és hagyhatja, hogy az egyikük átvegye a gyeplőt (mivel az ingatlankezelés magában foglalja a karbantartás irányítását).
Ha csak arra van szüksége, hogy valaki gondoskodjon a szükséges karbantartási munkákról, akkor végezhet néhány Google-keresést a környéken található ingatlan-karbantartási szolgáltatások után és/vagy kapcsolatba léphet más ismert ingatlantulajdonosokkal, és megkérdezheti, hogy van-e valaki, akit ajánlhat.
Végül, amikor egy vállalkozóval tárgyal, nem árt, ha a dolgokat az ő szemszögükből nézi. Itt van például, hogy mire összpontosíthat egy profi takarítócég, amikor megpróbálja eladni Önnek a szolgáltatását.

Házon belüli ingatlankarbantartó csapattal

Ha úgy dönt, hogy házon belüli karbantartó csapattal dolgozik, akkor mindenért Ön lesz felelős, amit az előző fejezetben felvázoltunk, de a különbség az, hogy közvetlen felügyelete lesz a személyzet és az elvégzett munka minősége felett, rugalmasabb karbantartási költségvetéssel rendelkezik, amely az Ön ellenőrzése alatt áll, és összességében jobb rálátása lesz az ingatlanában zajló összes problémára és karbantartási tevékenységre.
A karbantartási részleg megszervezése azonban bizonyos szintű tervezést igényel. Az alábbi lépéseket követheti a házon belüli ingatlan-karbantartó csapat felépítéséhez:

1. Határozza meg a felvenni kívánt csapat készségeit és méretét. Kezdje azzal, hogy felsorol minden olyan karbantartási tevékenységet, amelyet az ingatlana igényel (a takarítástól a berendezések javításáig). Ez segít meghatározni, hogy kikre van szüksége, pl. takarítókra, kertészekre, HVAC- és villanyszerelőkre stb.
2. Ezután vegye figyelembe, hogy az egyes személyek átlagosan hány órát tudnak dolgozni műszakonként, és hány műszakra lesz szüksége naponta, hogy megbecsülje, hány embert kell felvennie. Attól függően, hogy mekkora az ingatlan, szükség lehet egy létesítményvezetőre vagy legalább egy felügyelőre, aki koordinálja a személyzetet.
3. Ne siesse el a felvételt. Végezzen alapos interjúkat, és ellenőrizze, hogy a potenciális mesteremberei alkalmasak-e a tervezett feladatra. Emellett biztonságosan meggyorsíthatja ezt a folyamatot, ha ezt a lépést kiszervezi egy jó hírű karbantartó személyzetet toborzó ügynökségnek.
4. Vannak olyan szerepkörök, amelyeket általában nem gazdaságos házon belül betölteni, ezért ne zárja ki teljesen a kiszervezést. Például nem fog felvenni egy teljes munkaidős felvonószerelőt, amikor a felvonók jellemzően nem igényelnek olyan gyakori karbantartást, mint más rendszerek.

Az egyes megközelítések előnyei és hátrányai

Bármelyik megközelítést is választja, meg kell határoznia és nyomon kell követnie az ingatlan karbantartási KPI-ket, hogy minden karbantartási tevékenysége ugyanazon célok eléréséért dolgozzon.

4 tipp, hogy ingatlanát csúcsformában tartsa

A fent említetteken kívül íme néhány tipp, amelyek segítségével garantálhatja, hogy ingatlana folyamatosan a legjobb állapotban marad:

#1) Helyezze előtérbe a karbantartás finanszírozását

Ha az ingatlanában oly sok más probléma igényel finanszírozást, csábító lehet a karbantartási kiadások visszafogása. Ez azonban gyors eszközromláshoz és ellenőrizhetetlen halasztott karbantartási listához vezethet, ami ideális környezetet teremt a biztonsági veszélyek kialakulásához.
Az ilyen és még több probléma elkerülése megköveteli, hogy évente proaktívan becsülje meg és tervezze a működési kiadások és a tőkeköltségek karbantartási költségeit. Általában ajánlatos az ingatlan aktuális csereértékének legalább 2-4%-át betervezni az éves karbantartási költségvetésbe. Egyes belső adatok szerint minden egyes karbantartásra fordított dollár hosszú távon 5 dollárt takarít meg Önnek.

#2) Beszerezzen és használjon tartós alkatrészeket

Hogy ingatlanát csúcsformában tartsa, olyan cserealkatrészeket szeretne használni, amelyek biztonságosan működnek és a lehető leghosszabb ideig tartanak. Ha olyan pótalkatrész-készletet (ventilátorszíjakkal, HVAC-alkatrészekkel, izzókkal, motorokkal, szivattyúkkal stb.) tölt fel, amelyek kiváló minőségűek, akkor az ingatlan hosszú élettartamába fektet be.

Bár a nagyon tartós elemek kezdetben kicsit többe kerülnek, segítenek megtakarítani a jövőbeli javításokat és minimalizálni a gyakori javítási problémákat.

#3) Automatizálja a karbantartás irányítását

Nem számít a karbantartó csapat/szolgáltató szakértelme, gyorsan kihívást jelenthet, hogy minden egyes karbantartási feladatot kézben tartson. Különösen a hatalmas, több egységből álló ingatlanok esetében, ha mindent kézzel követünk nyomon, az gyorsan eredménytelenséget szülhet, és teret enged az elvesztegetett időnek és erőforrásoknak.
Ez az oka annak, hogy egyre több ingatlankezelő érdeklődik a karbantartás-menedzsment automatizálása iránt egy számítógépes karbantartás-menedzsment rendszer használatával. Egy mobil CMMS segít racionalizálni és optimalizálni a karbantartás minden aspektusát, kezelni az ismétlődő adminisztratív feladatokat, nyomon követni a biztonságot, mérni a teljesítményt, csökkenteni a karbantartási költségeket és még sok minden mást.
Ha nem tudja, mi az a CMMS, nézze meg a Mi az a CMMS rendszer és hogyan működik útmutatót.
A Limble-hez hasonló CMMS további előnye a kiszervezett karbantartási szolgáltatások felügyelete. A kereskedelmi ingatlanok karbantartásával foglalkozó cég technikusainak korlátozott hozzáférést adhat a fiókjához, és a Limble-n keresztül munkamegrendeléseket rendelhet hozzájuk. Így biztosíthatja, hogy a munkát valóban elvégzik és azonnal elvégzik.

#4) Rendszeres ingatlanauditok lehetővé tétele

Az ingatlan optimális állapotban tartásának másik alapvető gyakorlata a rendszeres létesítményállapot-értékelések (FCA) szokásának bevezetése. Az FCA átfogó alapadatokkal ruházza fel Önt arról, hogyan teljesít az egész ingatlan és annak rendszerei. Ezek az információk segítenek kiemelni a javításra szoruló területeket.
Az FCA során az ellenőrző csoport olyan dolgokat ellenőriz, mint például az összes eszköz jelenlegi állapota, és azonosítja a biztonsági kockázatokat a gyors korrekciós intézkedések érdekében.

Főbb tanulságok

Ha jelenleg lakóingatlan tulajdonosa vagy kezelője, az ingatlan karbantartása nem olyasmi, amit figyelmen kívül hagyhat. A legtöbb joghatóságban törvény írja elő és szabályozza.
Ez azt jelenti, hogy a törvény betartásától eltekintve az ingatlan karbantartásának előnyei túl sokak ahhoz, hogy figyelmen kívül hagyja őket.
Szerencsére nem kell túl sok időt szánnia rá. Akár úgy dönt, hogy egy kereskedelmi ingatlanok karbantartásával foglalkozó céget bíz meg, akár egy házon belüli karbantartó csapatot hoz létre, a legfontosabb az, hogy biztosítsa, hogy a karbantartás folyamatos legyen, és hogy az ingatlan karbantartásáért felelős személyek rendelkezzenek a megfelelő végrehajtáshoz szükséges készségekkel, finanszírozással és eszközökkel.
Ha azon gondolkodik, hogy a CMMS szoftver használatával javítsa ingatlanja karbantartásának különböző aspektusait, mindig készen állunk a beszélgetésre.