Az új irodába költözés izgalmas lépés minden vállalat számára, és nem kell, hogy stresszes folyamat legyen az azt koordinálók számára.
Az E.ON által végzett felmérés szerint a költözés a kisvállalkozók számára az új alkalmazottak felvétele után a második legstresszesebb feladat. Ennek következtében a legtöbb vállalat halogatja a költözést, és inkább a szűkös és drága létesítményekben marad.
Itt van hét kritikus irodai költözési tipp, amelyekkel növelheti a gyors és hatékony költözés esélyeit.
Tervezze meg időben az irodai költözést
A kereskedelmi költözések részletes tervezést és előkészítést igényelnek. A költözés megtervezésekor döntsön a költözés időpontjáról, a költözési folyamat időkeretéről, ami után ki lehet dolgozni egy ütemtervet. Emellett rendelkezzen egy konkrét költségvetéssel, amelyet a költözési folyamathoz rendel. Ez jól fog jönni a költöztetők bérbeadásával kapcsolatos költségek meghatározásakor, és segít elkerülni a tájékozatlan döntések meghozatalát.
Kommunikáció az alkalmazottakkal
Az alkalmazottakkal való kommunikáció az egyik fontos irodai költözési tipp, amelyet figyelembe kell vennie. Ügyeljen arra, hogy munkatársait folyamatosan tájékoztassa a költözési tervekről és az időbeosztásról. Értesítse őket az új üzlethelyiségben bekövetkező fontos változásokról és eljárásokról, többek között:
– Az új cím vagy az esetlegesen módosított telefon- és faxszámok
– Új építési szabályok
– Csomagolási rend az új helyszínen többek között
Bátoríthatja őket egy költözési ellenőrzőlista elkészítésére, hogy minden lényeges területre kiterjedjen, és semmi se maradjon ki. Bár a változás nyugtalanító lehet a dolgozók számára, a velük való kommunikáció fokozhatja a moráljukat.
Kinevez egy projektmenedzsert
Minden irodai költözés csapatmunkát igényel a siker esélyeinek növelése érdekében. Fontos lesz egy projektvezető kinevezése is, aki megkönnyíti a költözési folyamat minden aspektusát.
A csoportvezetőnek többfeladatú képességekkel, kivételes szervezőkészséggel, hatékony kommunikációs készséggel és költségvetéssel kapcsolatos tapasztalattal kell rendelkeznie. Egy nagyszerű irodavezetési eszközkészlet is segíthet abban, hogy a költözés zökkenőmentesebb legyen.
Védje adatait
Soha nem tudhatja, mi történhet a fájljaival és hardverével a költözés során. A végén elveszítheti fontos dokumentumait a sérült szerverek vagy merevlemezek miatt. Ezért fontos, hogy a költözés során biztonsági másolatot készítsen az adatairól, és megvédje azokat az elvesztéstől és a sérülésektől.
A látogatók és a személyzet adatainak védelme érdekében például digitális látogatókezelő rendszert használhat. A legjobb az, hogy zökkenőmentesen költözhet vele, mivel felhőalapú. Így bizonyítja, hogy megfelel az általános adatvédelmi rendeletnek (GDPR), mivel nem veszíti el az adatokat arról, hogy kik látogatták meg vállalkozását a múltban.
Mélytisztítsa ki az irodáját
Ne költözzön olyan tárgyakkal, amelyekre nincs szüksége. Távolítsa el a régi iratokat, aprítsa fel a felesleges papírokat, dobja ki a régi bútorokat, és adja el vagy ajándékozza el azokat a berendezéseket, amelyekre már nem lesz szüksége. Mindenképpen konzultáljon azonban könyvelőivel, mivel az elajándékozott tárgyak leírhatóak.
Béreljen fel egy profi költöztető céget
A zökkenőmentes irodai költözés elősegítése érdekében elengedhetetlen egy költöztető cég felbérlése. A költöztető cégek rendelkeznek a szükséges tudással, szakértelemmel és erőforrásokkal ahhoz, hogy a költözési folyamat zökkenőmentessé váljon. Csomagolási és kicsomagolási szolgáltatásokat nyújtanak, hogy üzleti tárgyait biztonságosan szállítsák el. A költöztető cég emellett azonosítani tudja az Ön üzleti igényeit, és segíthet a megfelelő költözési terv kidolgozásában.
Ügyeljen arra, hogy olyan céget válasszon, amely jól bevált, tanúsított és biztosított.
Felfrissítse a címét mindenhol
Tájékoztassa szállítóit és ügyfeleit, hogy mikor költözik, az új cégcímét és azt, hogy mikor folytatódik a normál üzletmenet. Feltétlenül frissítse névjegykártyáit, weboldalát, levélpapírját és közösségi médiafelületeit. Emellett lépjen kapcsolatba a Google-lal, hogy a költözés előtt egy hónappal megváltoztassa címét és online bejegyzését.
A költözés nem is olyan hektikus, mint amilyennek hangzik. Ha követi ezeket az irodai költözési tippeket – a folyamat megtervezésétől kezdve az ügyfelekkel, beszállítókkal és alkalmazottakkal való kommunikáción át az adatok biztonsági mentéséig -, zökkenőmentesen átköltözhet új munkahelyére.
Lépjen kapcsolatba a VisiPoint vállalattal, ha többet szeretne megtudni az adatok digitális látogatókezelő rendszerrel történő biztonsági mentéséről.
Tájékoztató csomag letöltése
Töltse ki az alábbi űrlapot, és megkapja az információs csomagot egyenesen a postaládájába! Segítségével értékelheti látogatókezelő rendszerünket – és remekül megoszthatja csapatának többi tagjával is.