A vállalatoknak szükségük van a csapatközi együttműködésre, hogy támogassák az innovatív ötleteket és kihasználják az alkalmazottak sokféle készségét. A keresztfunkcionális csapatok több mint 75 százaléka azonban diszfunkcionális, nincs elszámoltathatóság, nem egyértelmű az irányítás és homályosak a projektcélok.
Míg a keresztfunkcionális csapatok számos okból kifolyólag kudarcot vallhatnak, ugyanazért sikeresek – a jó együttműködés miatt.
A sikeres keresztfunkcionális csapatoknak hatékony együttműködési stratégiákra van szükségük, amelyek igazodnak a projektcélokhoz, hogy a munkatársak könnyen együtt tudjanak dolgozni egymással, még akkor is, ha különböző részlegekhez vagy területekhez tartoznak.
Mi a cross-funkcionális csapat együttműködés?
A cross-funkcionális csapat együttműködés akkor történik, amikor a vállalat különböző funkcióinak vagy csapatainak (például az értékesítés, a fejlesztés, a HR, a marketing és az IT) alkalmazottai összejönnek, hogy egy közös projekten, célon vagy feladaton dolgozzanak.
A keresztfunkcionális együttműködés célja bármi lehet a napi feladatoktól kezdve, mint például a marketing és az ügyfélszolgálati részlegek összefogása a vállalat közösségi médiaoldalainak kezelése érdekében, vagy a termék- és értékesítési csapat együttműködése egy új funkció bevezetése érdekében az ügyfelek számára.
A keresztfunkcionális csapatműködés hatékony irányítása azonban nem mindig olyan egyszerű vagy szórakoztató, mint amilyennek hangzik.
A keresztfunkcionális csapatokkal bevezetett sokszínűség lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy:
- Megteremteni egy olyan együttműködési kultúrát, amelyben az alkalmazottak együtt dolgoznak egy közös cél vagy megoldás elérése érdekében, miközben felelősséget vállalnak tetteikért
- Növelni a hatékonyságot, mivel kevesebb időt vesz igénybe ugyanazon problémák megoldása, ha az összes érintett osztály együtt dolgozik
- javítani a különböző osztályok közötti kommunikációt
Közös stratégiák a kereszt-csapatközi együttműködés fokozása
A megfelelő csapat kiválasztása
A sikeres csapatközi együttműködés a megfelelő csapattagok összeállításával kezdődik, akik tudják, hogyan kell együtt dolgozni és együttműködni másokkal. A csapattagoknak könnyen kell tudniuk kommunikálni más részlegek tagjaival a saját szakzsargonjukban.
A hangsúlyt a közös készségekre is helyezni kell, amelyekkel minden csapattagnak rendelkeznie kell, hogy egy jól olajozottan működő gépezet jöjjön létre, amely minimális fennakadással tud dolgozni. Amikor kiválasztja a csapattagokat egy keresztfunkcionális csapatba, kezdje azzal, hogy olyan független öntevékenyeket választ, akik kevés segítséggel vagy anélkül is képesek önállóan döntéseket hozni. Olyan munkatársakat is válasszon, akik tudják, hogyan kell meghallgatni és megérteni a másik nézőpontját.
Legyen vezetője
Amikor két vagy több, különböző részlegekből álló csapat összeáll, hogy együttműködjön, kezdetben lehetnek súrlódások. Ha nincs vezető, aki meghozza a végső döntést, akkor ez a jövőben nagyobb problémákhoz vezethet. A keresztfunkcionális csapatokban a csapattagoknak nagyobb felelősséget és elszámoltathatóságot kell vállalniuk, de ha nincs vezető, aki mindenkit irányít, nagyobb a kockázata annak, hogy a kapitány nélküli hajó soha nem ér partot.
A keresztfunkcionális csapatoknak olyan vezetőre van szükségük, aki képes delegálni, oktatni és autonómiát adni minden csapattagnak, miközben mindig nyomon követi a projekt előrehaladását.
A projektcélok összehangolása és megosztása mindenkivel
Ha a csapatban hiányzik az egyértelműség és az összehangolás, még több problémát fogsz látni, amikor megpróbálod a munkát különböző feladatokra bontani és kiosztani a tagoknak.
Minden csapattag más-más célt szem előtt tartva kezelné a feladatot, ami végül sehová sem vezetné a csapatot. Úgy fog falba ütközni, hogy egyáltalán nem tud eredményt felmutatni.
Az ilyen helyzetek elkerülése érdekében fontos, hogy a keresztfunkcionális csapatok a munka megkezdése előtt megbeszéljék a fontos célokat, és meggyőződjenek arról, hogy azok összhangban vannak a vállalat általános céljaival, valamint a különböző részlegek által kitűzött célokkal.
A munkatársaknak tisztában kell lenniük más csapatok projektjeivel és kezdeményezéseivel
A szervezeti együttműködés mindig jobb, mint a csapatok összefogásának kikényszerítése. Végül is, ha az alkalmazottak aktívan érdekeltek egy projekten való munkában, az közvetlenül a csapat hatékonyságának, termelékenységének és együttműködésének javulásához vezet.
A szerves együttműködéseket azonban nem könnyű elérni. Minden egyes alkalommal, amikor belebotlik egy csapatközi együttműködési lehetőségbe, sok olyan van, amelyik kimarad, mert az alkalmazottak egyszerűen nem tudták, hogy a többi részleg min dolgozik.
A legjobb megoldás erre az, ha rendszeresen megosztja a csapat projektjeit és a közelgő munkákat az egész céggel. Akár egy külön kommunikációs csatornát is létrehozhat, ahol az alkalmazottak megosztják a munkájukat a többiekkel.
Meghatározza a projekt világos ütemezését
Ha az alkalmazottaknak saját fő munkaköri feladataik vannak, hihetetlenül ijesztő és megterhelő lehet egy új projekt elvállalása. Még az is előfordulhat, hogy vannak olyan alkalmazottai, akiket érdekel egy keresztfunkcionális projekt, de lehet, hogy nincs idő vagy hely az időbeosztásukban ahhoz, hogy egyhamar elkezdjék a munkát. Ha még a projekt teljes ütemtervének figyelembevétele előtt dönt a csapattagokról, az túlzott késésekhez vezethet, és a projekt akár határozatlan időre is eltolódhat.
Ezért fontos megbecsülni a projekt ütemezését, mielőtt még elkezdené megkérdezni a többi alkalmazottat, hogy érdekli-e őket a projektben való részvétel. Pontosan becsülje meg a projekt különböző fázisainak befejezéséhez szükséges teljes időt.
Azt is fel kell vázolnia, hogy a csapat többi tagjától milyen átlagos időbeli elkötelezettségre lesz szükség. Ha a munkatársak tisztában vannak azzal, hogy mit kell elvégezniük, és mennyi időbe telik a projekt befejezése, könnyebb lesz a csapattagokat bevonni, és biztosítani, hogy a projektet a megadott időn belül befejezzék.
Nagyobb kommunikációs és vezetői készségek kialakítása a szervezeten belül
A keresztfunkciós csapatok a kommunikációs, vezetői és vezetői készségek egész más fokát igénylik. Olyan munkatársakra van szükségük, akik képesek felállni nehéz helyzetekben, kezelni a különböző projektigényeket, és hatékonyan kommunikálni, hogy átadják az álláspontjukat. Ennek eredményeképpen a sikeres keresztfunkcionális csapatműködés megteremtéséhez a szervezeteknek tovább kell képezniük az alkalmazottakat, hogy biztosítsák, hogy zökkenőmentesen tudjanak együttműködni más munkatársakkal, akik esetleg nem ugyanahhoz a területhez tartoznak, mint ők, vagy nem értik a szakzsargont.
Adja meg az alkalmazottaknak a megfelelő eszközöket az együttműködéshez
Az alkalmazottak dolgát megkönnyítendő, biztosítson számukra hozzáférést a megfelelő együttműködési eszközökhöz, amelyek segítik a kommunikációt és a szoros együttműködést, még akkor is, ha nem ugyanabban a fizikai irodahelyiségben ülnek.
Ha a különböző részlegek alkalmazottai különböző alkalmazásokat használnak munkájuk irányítására és az együttműködésre, ez nagy problémává válhat a funkcionalitáson átívelő csapatok létrehozásakor. Nemcsak új alkalmazásokat kellene kiválasztania az újonnan létrehozott csapat számára, hanem az alkalmazottakat is be kellene tanítania az alkalmazások használatára.
Egy egységes digitális munkahelyi platform bevezetésével a szervezetében biztosíthatja, hogy minden alkalmazott ugyanazon a platformon keresztül tudjon dolgozni, függetlenül attól, hogy melyik részlegen dolgozik.
Minden részleg ugyanazon a platformon keresztül tud együttműködni és kommunikálni. Akár dedikált üzenőfalakat vagy kommunikációs csatornákat is létrehozhat a csapatok számára, hogy megvitathassák a hamarosan induló új projekteket, ami viszont fellendítheti a szerves együttműködést.
A csapatközi együttműködés fegyelem
A csapatközi együttműködés fegyelem nem egyszeri dolog. Ez egy folyamatos folyamat, amelynek a vállalati munkakultúra részévé kell válnia. A csapatok közötti együttműködések szinte minden nap előfordulnak a vállalatoknál, de a megvalósítás módja az, ami mindent megváltoztathat. A sikeres keresztfunkcionális csapatok segítik a szervezeti célok elérését és végső soron a nagyobb sikert.