Az üzleti csalások akár 500 000 dollárba is kerülhetnek egy cégnek csak tőkében. Ez azonban nem veszi figyelembe az egyéb elvesztett létfontosságú erőforrásokat, például az időt, a termelékenységet, a hírnevet és a lojalitást.
Amikor valaki beszivárog az üzleti működésbe, hozzáférhet a nyereséghez, valamint érzékeny információkhoz, szellemi tulajdonhoz és dokumentumokhoz. A kompromittált számlák, bérszámfejtés, hitelinformációk, eszközök és személyazonosság veszélybe sodorhatja a vállalkozás jövőjét. A kialakult partnerségek megszűnhetnek, az ügyfélmegtartás csökkenhet, és a megtört bizalom és a lelepleződéstől való félelem miatt csökkenhet a foglalkoztatottság.
Amikor a vállalkozások csalás áldozatává válnak, előfordulhat, hogy nem tudják visszaszerezni az elvesztett tőke teljes összegét, vagy nem kapnak kártérítést. Ezért a szervezeteknek megelőző intézkedéseket kell alkalmazniuk a csalások kockázatának csökkentése érdekében.
Az automatizált eszközökkel, például a prediktív elemző szoftverekkel a szervezetek figyelmeztetést kapnak, ha szokatlan értékeket vagy tevékenységeket észlelnek. Ez lehetővé teszi a vezetés számára a problémák azonnali kezelését és a rendszerek biztosítását a tőke és az érzékeny adatok védelmének biztosítása érdekében.
Kezdésként a vállalatoknak meg kell érteniük a csalás különböző típusait, amelyekkel szembesülhetnek, hogy megfelelően fel tudjanak készülni és meg tudják védeni működésüket.
5 fő üzleti csalástípus
A csalás történhet belső forrásokból, például alkalmazottakból, vagy külső személyek, például ügyfelek vagy hackerek által. Az elkövetőtől függetlenül azonban a vállalkozásoknak tisztában kell lenniük a különböző fenyegetésekkel, amelyekkel találkozhatnak, és azzal, hogy ezek milyen hatással lehetnek a szervezetükre.
A vállalkozásokon belül előforduló csalások gyakori típusai a következők-
1. Személyazonosság-lopás
A személyazonosság-lopás potenciálisan több ezer dollárba kerülhet egy vállalatnak, hogy visszaszerezze a személyazonosságához és az összes hitelkeretéhez való hozzáférést. A tolvajok megszerezhetik a pénzügyi kimutatásokat, adóbevallásokat és banki dokumentumokat, veszélybe sodorva mind a vállalkozás személyazonosságát, mind a pénzügyeit.
Függetlenül attól, hogy a vállalati információkat fizikai dokumentációként vagy virtuális adatbázisban tárolják, a vállalkozásoknak gondoskodniuk kell arról, hogy pénzügyi kimutatásaik biztonságban legyenek. A digitális nyilvántartásokat tűzfallal kell védeni, és csak az arra jogosult felhasználóknak kell hozzáférniük meghatározott felhasználónevekkel és jelszavakkal. Hasonlóképpen, a fizikai papírokat is zár alatt kell tartani, és csak ellenőrzött dolgozóknak kell azokat visszakeresniük.
Identitáslopás akkor is előfordulhat, ha egy csekk rossz helyre kerül, és rossz kezekbe kerül. A számlaszám és a routingszám birtokában egy csaló potenciálisan pénzt vehet fel. Ezért a vállalatoknak meg kell fontolniuk egy külön bérszámfejtési rendszer létrehozását és az elektronikus pénzátutalások (EFT) használatát.
2. Bérszámfejtési csalás
A Certified Fraud Examiners Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) szerint a bérszámfejtési csalás kétszer nagyobb valószínűséggel fordul elő kisvállalkozásoknál, mint nagyvállalatoknál. A könyvelési csalás többféle módon történhet, többek között-
- Órák felfújása – A leggyakoribb bérszámfejtési csalás akkor fordul elő, amikor az alkalmazottak kissé felfújják a nyilvántartott óráikat. A fokozatos felfújással a munkavállalók kis fizetésemeléseket kapnak, remélve, hogy figyelmen kívül hagyják őket, és elkerülhetik a rendszer riasztásait. Ez akkor fordulhat elő, ha a munkavállaló még mindig be van iktatva, miközben nem dolgozik, plusz órákat ír be manuálisan, vagy a haverok lyukasztásával.
- Előlegek vissza nem térítése – Ritkán előfordul, hogy egy munkavállaló előleget kér a felettesétől. A legtöbb bérszámfejtési nyilvántartás azonban nem veszi figyelembe ezeket a forgatókönyveket, így könnyen elfelejthető. Ez lehetővé teszi, hogy a rossz szándékú alkalmazottak extra fizetést kapjanak anélkül, hogy az előleget vissza akarnák fizetni.
- A bértételek megváltoztatása – Bár nagyon ritka, egyes munkavállalók olyan bérszámfejtő tanácsadókkal dolgoznak együtt, akiknek hozzáférésük van a könyvelési rendszerhez, hogy felhúzzák az órabéreket. Ez megköveteli, hogy a felhatalmazott felhasználó közvetlenül a kifizetések kiadása előtt átmenetileg módosítsa a fizetést, hogy elkerülje a rendszer működésbe lépését.
E kockázatok leküzdése érdekében a szervezeteknek háttérellenőrzést kell végezniük az új alkalmazottakon, hogy biztosítsák, hogy nem rendelkeznek büntetett előélettel vagy megkérdőjelezhető munkatörténettel. A vállalkozásoknak rendszeres bérszámfejtési ellenőrzéseket is kell végezniük, hogy nyomon követhessék az összes kimenő pénzeszközt és órabért a pontosság biztosítása érdekében.
3. Pénzcsalás
A pénzcsalás magában foglalhatja a hamis bankjegyek hamisítását és a készpénz fizikai ellopását egy vállalkozástól.
- Hamis bankjegyek – Sajnos a hamis bankjegyeket az első vásárláskor figyelmen kívül hagyhatják, de ellenőrzik, amint a vállalkozás megpróbál befizetni. Így a vállalatnak készlet- és bevételkiesése keletkezik. Ezért a vállalatoknak ki kell képezniük az alkalmazottakat arra, hogyan lehet a fizikai jellemzők alapján megkülönböztetni a valódi és a hamis pénzeket. A mikronyomtatásban, a vízjelekben, a domború nyomtatásban és a színes tintában mutatkozó különbségek mind a hamis pénz jelei.
- Készpénzlopás – A legtöbb kisvállalati csalás a belső alkalmazottak által elkövetett készpénzlopásból ered. A készpénz lefölözése, a készpénzlopás és a kasszából történő kifizetések a leggyakoribb alkalmazotti készpénzcsalások, amelyek több száz dollárba kerülhetnek a vállalkozásoknak. Az alkalmazotti csalások megelőzése érdekében a vállalatoknak folyamatosan ellenőrizniük kell a pénztárgépeket, és a felügyelőknek minden műszak végén meg kell számolniuk a készpénzfiókokat.
4. Visszaadással kapcsolatos csalások
A visszaadással kapcsolatos csalásoknak számos fajtája létezik, de mindegyik veszélyeztetheti a vállalkozás készleteit és pénzügyeit. Egyes vásárlók megvásárolnak egy terméket, és megpróbálják visszaküldeni a terméket, miután már felhasználták, hogy visszatérítést kapjanak érte. Ebben az esetben a vállalkozásnak hibás termékkel és bevételkieséssel kell számolnia. Más vásárlók esetleg ellopják a termékeket, és megpróbálják visszaküldeni visszatérítés ellenében, azt állítva, hogy elvesztették a blokkot, hogy nyereségre tegyenek szert.
A vállalatok azonban megakadályozhatják a visszaküldési csalásokat olyan szigorú irányelvek bevezetésével, amelyek a vásárlások ellenőrzéséhez fizikai vagy digitális blokkokat vagy vásárlói hűségprofilokat követelnek meg. A vállalkozások korlátozhatják a visszaküldési időt is, így a fogyasztók csak egy szűk időablakon belül kaphatnak bolti jóváírást vagy visszatérítést. Ezek az irányelvek minimalizálják a használt vagy lopott termék átvételének kockázatát.
5. Munkavállalói kártérítési csalás
A legtöbb állam megköveteli a vállalkozásoktól a munkavállalói kártérítési biztosítás megkötését, ha az alkalmazottak megsérülnek vagy megbetegszenek a munkahelyükön. Néhány munkavállaló azonban megtalálta a módját, hogy kihasználja ezt a kártérítést. A munkavállalók olyan sérülésre is kérhetnek munkavállalói kártérítést, amely a munkahelyen kívül történt, vagy teljesen kitalálhatnak egy betegséget.
A vállalkozások csak úgy tudják megelőzni az ilyen típusú csalásokat, ha részletes dokumentációt vezetnek minden műveletről és alkalmazottról. A rendszeres jelentések, amelyek felvázolják a feladatok során felmerülő problémákat vagy baleseteket, segíthetnek az idővonal kialakításában, és bizonyítékot szolgáltathatnak, ha hamis követelés gyanúja merül fel.
Az üzleti csalás sajnos sokféle formában fordulhat elő, ami megnehezíti a felderítését, hacsak a vezetőség nincs tisztában a gyakori csalásokkal. A csalás elleni védelem érdekében a vállalatoknak képzéseket, rendszeres ellenőrzéseket és felügyeleti szoftvereket kell bevezetniük. Ezek a csalásmegelőzési technikák tőkét, erőfeszítést és az elveszett eszközök egyeztetéséhez szükséges időt takaríthatnak meg a szervezeteknek.