A rossz kommunikáció megöli a vállalkozásokat.
Ha a vezetők nem tudják, hogyan teljesítenek a csapataik (és a csapattagok nem tudják, mit akarnak vagy mire van szükségük a vezetőiknek), akkor a kommunikáció szenved, a kezdeményezések elmaradnak, és a vállalkozás pénzt veszít, amit könnyen megszerezhetett volna.
Az üzleti jelentések kritikus kommunikációs eszközt nyújthatnak az üzleti vezetők számára, olyan betekintést nyújtva nekik, amelyre szükségük van ahhoz, hogy nyomon követhessék a fontos üzleti célok felé tett előrehaladást, és szükség esetén korrekciókat hajthassanak végre.
Mi az üzleti jelentés? Hogyan kell üzleti jelentést írni?
Itt az üzleti jelentések magyarázata, néhány üzleti jelentés példa, és néhány tipp az üzleti jelentés megírásához.
Mi az üzleti jelentés?
Az üzleti jelentés egy hivatalos írásos információ, amelyet meghatározott üzleti célokra használnak.
Jellemzően tartalmazza a követendő eljárások leírását, amelyet adatgyűjtés és elemzés követ. Ezután a dokumentált jelentést bemutató személy megvitatja az eljárások jelentőségét és az adatok elemzéséből levont következtetéseket.
Az üzleti jelentéseket gyakran rögzítik és megosztják egy vállalkozáson belül, hogy a jövőben szükség esetén hivatkozni lehessen rájuk.
via GIPHY
Az üzleti jelentések egyik nehézsége, hogy szervezetenként nagyon eltérőek lehetnek. Azok az adatok, amelyek mondjuk egy könyvelő vagy adóügyvédi iroda számára fontosak, nem biztos, hogy annyira fontosak egy elektronikai cikkek vagy szoftverek értékesítésére szakosodott vállalkozás számára, még akkor sem, ha az adózáskor sokszor ugyanazokat a dokumentumokat használják!
Az üzleti jelentések típusai
Egy szervezet sokféle üzleti jelentést használhat. Az üzleti jelentések néhány gyakori típusa:
Formális üzleti jelentések
Ezek a jelentések általában valamilyen meghatározott folyamatnak felelnek meg, és bizonyos szabályozási követelményeknek való megfeleléshez szükségesek lehetnek. Sok hivatalos jelentésnek, ha a megfelelés érdekében kötelező, van egy szabványosított formanyomtatványa, amelyet ki kell töltenie.
Ezeket a jelentéseket gyakran szándékuk, szerkezetük és hosszuk különbözteti meg az informális üzleti jelentésektől. Az alább felsorolt konkrét jelentések közül sok tekinthető hivatalos jelentésnek.
Amikor kifejezetten valamilyen szabályozásnak való megfelelés érdekében készülnek, ezeket a jelentéseket “jogszabályban előírt jelentéseknek” is nevezhetjük.”
Nem hivatalos üzleti jelentések
Az úgynevezett “nem hivatalos” üzleti jelentések közé olyan dolgok tartoznak, mint a vállalaton belüli emlékeztetők vagy levelek, amelyeket elsősorban a szervezeten belüli használatra szánnak.
Mivel ezek szigorúan belső dokumentumok, amelyek inkább a kényelmet szolgálják, mintsem egy konkrét szabályozási követelménynek megfelelnek, gyakran egyszerű, egyszerű szöveges formátumúak. Sok esetben egy informális jelentés rövidebb lesz, mint egy hivatalos jelentés, bár ez nem egy “kemény és gyors” szabály.
via GIPHY
Mindenesetre egyes vállalatok úgy döntenek, hogy még az informálisabb vagy belső kommunikációjukhoz is konkrét üzleti jelentésformátumot vagy sablont használnak. Ez segíthet megteremteni ezeknek a jelentéseknek a következetességét.
Az alább felsorolt jelentéstípusok közül sok a formájától függően szintén az informális jelentések közé sorolható.
Analitikai és kutatási üzleti jelentések
Ezek a jelentések adathalmazokat gyűjtenek, majd azokat tanulmányozva elemzést készítenek és a kutatás alapján ajánlásokat tesznek.
Egy vállalat például készíthet olyan elemző jelentést, amely részletezi a vásárlók demográfiai adatait több régióban és szegmensben, hogy meghatározza, hogyan és hol értékesítse termékeit vagy nyisson új elosztóközpontokat.
Tájékoztató jelentések
A tájékoztató jelentés olyan jelentés, amely egy adott adatot vagy adathalmazt rögzít későbbi értelmezés céljából. A költségjelentések, a leltárnaplók és az értékesítési jelentések mind az információs jelentések példáinak tekinthetők.
Az elemző jelentésekkel ellentétben ezek a dokumentumok általában nem tartalmaznak magyarázatokat vagy ajánlásokat – bár a bennük szereplő adatok később felhasználhatók döntések meghozatalához.
Összefoglalók
Az üzleti jelentéseknek ez a típusa arra törekszik, hogy egy összetett témát vagy adathalmazt a lehető legtömörebben elmagyarázzon. Az összefoglalók gyakran informális üzleti jelentéstípusok, amelyeket titkárnők vagy asszisztensek készítenek, hogy időt takarítsanak meg a vezetőknek a döntéshozatal során.
via GIPHY
Ezek alkalmanként sajtóközlemény vagy más külső dokumentum alapjául szolgálhatnak.
Teljesítményjelentések
Ezek a jelentések egy sor teljesítménymutatót gyűjtenek össze egy osztályról, csapatról vagy egyénről a szervezeten belül. E jelentések tartalma az értékelt egyén részlegétől függően változhat. Végül is a könyvelőkre általában nem ugyanazok a követelmények vonatkoznak, mint az értékesítőkre.
A teljesítményjelentések adatai sok esetben felhasználhatók a személyzeti létszámmal vagy bizonyos üzleti kezdeményezésekkel kapcsolatos döntések meghozatalához – így átfedések lehetnek az analitikus jelentésekkel.
Kisebbségi és többségi jelentések
Ha egy üzleti döntés meghozatalára három vagy több emberből álló bizottság alakul, előfordulhat, hogy véleménykülönbségük van.
A többségi és kisebbségi jelentések összesítik a megosztott felek megállapításait. A kisebb létszámú oldal jelentését kisebbségi jelentésnek, míg a nagyobb létszámú oldal jelentését többségi jelentésnek nevezik.
Negyedéves és éves jelentések
A meghatározott időközönként adott időszakos jelentések, amelyek segítik a folyamatok és a főbb üzleti célok felé tett előrehaladás áttekintését. A negyedéves és éves jelentések különböző szervezetekben eltérő fókuszúak lehetnek.
via GIPHY
Néhány szervezetben az éves jelentés az egyes negyedéves jelentések összevonása lehet. Vagy pedig mélyebb betekintést nyújt egy hosszú távú kezdeményezésbe és annak a vállalatra gyakorolt hatásába.
Máskor ezeket a jelentéseket gyakrabban is elkészíthetik, és egyszerűen “időszakos jelentéseknek” nevezik.”
5 üzleti jelentés sablonok és formátumok
Ahány üzleti jelentésforma létezik, annyi vállalat állítja össze azokat. Míg egyes üzleti formanyomtatványok szabványosított formátumot használhatnak (különösen, ha törvényileg előírt “kötelező üzleti jelentésekről” van szó), másoknak nem biztos, hogy van szabványos formátumuk.
Itt van néhány üzleti jelentés sablon és minta, amelyet a jövőben felhasználhat egy jelentés elkészítéséhez:
Munkavállalói értékesítési jelentés sablon
Bolt azonosító száma:
Munkavállaló neve:
Az értékesítés felülvizsgálatának időpontja:
Átlagos érték óránként:
Ez az információs jelentéssablon felhasználható egy jövőbeli munkavállalói teljesítményértékelés alapjául.
Különösen az adott időszakban ledolgozott munkaóráknak az adott alkalmazott által termelt teljes bruttó bevételhez viszonyított követése lehet értékes annak tisztességes mérésére, hogy egy alkalmazott mennyire értékes másokhoz képest, akik esetleg több vagy kevesebb órát dolgoznak.
Nem természetes, hogy egyes szervezetek mezőkkel egészíthetik ki az egyes termékek értékesítését, hogy nyomon követhessék a konkrét célok felé tett előrehaladást.
Activity Report Template
A fenti kép egy alapértelmezett jelentéssablon a HubSpotban, amely bemutatja az értékesítési csapat egyes munkatársainak értékesítési tevékenységeit, hogy nyomon követhesse, mennyire aktívak.
Ez a jelentés használható annak felmérésére, hogy egy értékesítési csapat tagja milyen gyakran vesz részt kritikus tevékenységekben. Hasonló oszlopdiagramok segíthetnek más gyakori tevékenységek nyomon követésében.
részleg, csapat, vagy üzlet értékesítési jelentés sablon
| Tényleges | Projektált | Változás | %. Eltérés | YTD Tényleges | YTD Előrejelzett | YTD Eltérés | YTD % | |
| Eladások a $ | ||||||||
| Eredmény | ||||||||
| Margin | ||||||||
| Szám. Megrendelések | ||||||||
| Átlagos Order Value |
A táblázat adatai felhasználhatók egy olyan vonaldiagram feltöltésére, amely egy adott osztály tervezett és tényleges értékesítését mutatja, csapat vagy helyszín időbeli alakulását.
Az ilyen jelentéseket gyakran heti, havi vagy negyedéves alapon készítik.
Költségjelentés sablon
A költségjelentésekhez nehéz lehet általános sablont készíteni, mivel a különböző vállalkozások és iparágak különböző költségeket követnek nyomon.
Segíthet, ha a kiadástípusok általános kategóriáit hozza létre, és azokat egy Excel-fájlban vagy egy olyan kiadáskövető szoftverben követi nyomon, amely automatikusan naplózza a vállalkozás kiadásait típusonként.
Néhány, egyszerű fogyasztásra szánt költségjelentés formátuma a következő:
- Egy nagy kördiagram, amely grafikusan ábrázolja az egyes kiadástípusokat.
- Az egyes költségtípusok egymás melletti összehasonlítását bemutató oszlopdiagramok.
- A költségvetés vs. költség táblázat, amely összeveti az egyes költségtípusokat és azok összegét a rendelkezésre álló költségvetéshez képest.
Ezek a költségjelentések némelyike hozzáadhatja az értékesítési jelentésből származó tervezett bevételeket, hogy elemezze a vállalat költségvetésének túllépési kockázatát.
Kutatási jelentés sablon
Néhány vállalkozásnak kiterjedt kutatást kell végeznie egy új kezdeményezés vagy termékbevezetés előkészítése során. A kutatási jelentések segítenek ezeknek a vállalkozásoknak az adatok összegyűjtésében és a tények értelmezésében, amelyet a vállalat javára használhatnak.
Míg a kutatási jelentés tényleges felépítése a kutatás típusától és a vállalattól függően változhat, egy alapvető vázlat általában a következőket tartalmazza:
- A jelentés készítőjének neve (vagy nevei, ha több kutató is részt vesz) és elérhetősége.
- A jelentés hátterét vagy absztrakt összefoglalóját, amely részletezi a jelentés okát és céljait.
- A “Főbb megállapítások” összefoglalóját, amely gyakran felsorolásszerűen, pontok formájában készül. Ez a tanulmány legfontosabb adatpontjainak és következtetéseinek gyors felsorolására szolgál.
- A jelentés fő része. Ez általában tartalmazza a szöveg nagy részét, valamint a fontos adatpontok kiemelését segítő ábrákat és képeket.
- Egy következtetés, amely összefoglalja a kutatás eredményeit.
- Javaslatok arra vonatkozóan, hogy mit kell tennie a vállalatnak a kutatás eredményei alapján.
- A kutatási dokumentumban felhasznált külső források vagy tanulmányok hivatkozási listája.
Hogyan írjunk üzleti jelentést: Best Practices to Keep in Mind
A fent vázolt jelentéssablonok segíthetnek kiindulópontként szolgálni a különböző hivatalos vagy informális üzleti jelentésekhez. Azonban egy sablon egyszerű követése, még ha az jó is, nem garantálja, hogy a jelentés értékes lesz.
Az időpocsékolás helyett az eredmények javítását elősegítő, nagyszerű üzleti jelentések készítéséhez az alábbi néhány dolgot érdemes szem előtt tartani a jelentés megírásakor:
Tartsd a jelentést tárgyilagosnak, ne szubjektívnek.
A legtöbb üzleti jelentés végső célja, hogy egyértelműen tényeket közöljön, ne pedig véleményeket.
Az olyan leíró jelzőkkel, mint a “szörnyű”, “szörnyű”, “nagyszerű” és “szuper” érzelgős felhívások jól hangzanak, de nem teszik pontosabbá a jelentést. Ehelyett igyekezzen egyszerűen fogalmazni, hogy csak a tényeket közölje.
via GIPHY
Ez lehet, hogy ellentmondásosnak hangzik, amikor egy elemzésen alapuló jelentést ír, amely valamilyen következtetésre vagy javaslatra szólít fel. Azonban a személytelen hangnem fenntartása, amely inkább a tényleges adatokra, mint az érzelmi leírásokra összpontosít, jobb egy hivatalos jelentés esetében, amely objektív tények bemutatására szolgál.
Fenntartani a következetes jelentésszerkezetet minden jelentéstípushoz.
Vállalkozásának van egységes formátuma az egyes jelentésekhez? Ha nem, akkor ezt a lehető leghamarabb ki kell alakítani.
Az egyes üzleti jelentéstípusok egyszerű sablonjának követése megkönnyítheti a szervezeten belüli olvasók számára a jelentés tartalmának gyors megértését. Ez viszont segíthet az olvasóknak időt megtakarítani.
A jelentéseket legalább egy személynek átdolgozásra átadni.
A lektorálás kritikus lépés minden folyamatszerű írásmű esetében. Még ezt a blogcikket is, amit most olvasol, két ember lektorálta, mielőtt megjelentették volna!
Miért? Mert mindannyian követünk el hibákat, különösen akkor, ha közeleg a határidő, és óriási a nyomás, hogy siessünk a dolgok elvégzésével.
Az, hogy egy második (vagy harmadik) szempár is átnézi az üzleti jelentést, mielőtt az a főnöknek vagy a hosszú távú tárolásra kerül, segíthet abban, hogy elkerüljük az alapvető ténybeli és nyelvtani hibákat. Ez pedig segít jobb üzleti jelentést írni.
Gondolja át a jelentés szándékát és célközönségét.
Miért írja ezt a jelentést? Kinek fogja bemutatni? Az ezekre a kérdésekre adott válaszok ismeretében hatékonyabban alakíthatja ki a jelentés tartalmát.
Ha például a jelentés célja, hogy segítse a C-szintű vezetőket a döntés meghozatalában egy adott új termék bevezetésének folytatásáról vagy leállításáról, akkor érdemes hangsúlyozni a piackutatási statisztikákat, elemezni a költségvetést, és rendelkeznie kell egy előrevetített költség-költség arányt. nyereségbecslést a jelentésben.
via GIPHY
Ha a jelentés célja egyszerűen az adatpontok összegyűjtése és bemutatása, akkor jobb, ha a felesleges szöveget minimálisra csökkenti, és egyszerű, könnyen értelmezhető adattáblákhoz és grafikonokhoz ragaszkodik.
A hatékony jelentés megírásához elengedhetetlen, hogy ismerje a jelentés célját és célközönségét. Ez segíthet abban is, hogy megértse, mit kell tudnia ahhoz, hogy egyáltalán megírja a jelentését.
Vizsgálja meg az adatpontokat és forrásokat.
Sok tájékoztató jelentés esetében a jelentés csak annyira jó, mint a benne található adatok. Ezért gyakran fontos a jelentésben szereplő adatpontok ellenőrzése a jelentés elküldése előtt.
Ez magában foglalhatja független források ellenőrzését, korábbi jelentések nyomon követését annak megállapítására, hogy a jelentésben szereplő információk összhangban vannak-e azokkal, vagy egyszerűen a jelentésben szereplő adatoknak a forrásanyaggal való újraellenőrzését, hogy meggyőződjön arról, hogy azokat helyesen rögzítették-e.
Ez különösen fontos, amikor olyan jelentéseket ír, amelyek a bennük szereplő adatok alapján ajánlásokat tesznek, mert a pontatlan adatpontok rossz döntéseket eredményezhetnek. A források és adatok kiválasztása segíthet vonzóbbá tenni egy javaslatot, de ez nem jelenti azt, hogy az alapul szolgáló ajánlás hatékony lesz.
Fontosabb, hogy egy jelentés pontosan tükrözze a valóságot, mint egyszerűen “megnyerni” egy érvet.
Gondoskodjon arról, hogy a vizuális elemek értelmesek legyenek.
A képek és a grafikai tervezési elemek döntő fontosságúak lehetnek a jelentés könnyű értelmezhetősége szempontjából. A kör-, oszlop- és vonaldiagramok mind hatékony módjai a kulcsfontosságú adatpontok vizuális megjelenítésének.
Mindemellett fontos meggyőződni arról, hogy a megfelelő vizuális elemeket használja a jelentéshez.
via GIPHY
Az olyan vizuális elemek, mint egy kép vagy diagram jelentéshez való hozzáadásakor vegye figyelembe a következőket:
- Túl zsúfolt lesz a kép? Az egyszerű vizuális elemeket könnyebb értelmezni, de az összetetteket (például a több mint 20 soros vonaldiagramokat) túl nehéz lehet elemezni.
- Van értelme a használt vizuális elem típusának a bemutatott adatokhoz? A kördiagramok kiválóan alkalmasak arra, hogy gyors becslést adjanak több kapcsolódó adatpont közötti százalékos összefüggésekről, a sávdiagramok gyors összehasonlításokra, a vonaldiagramok pedig néhány adatpont nyomon követésére alkalmasak egy adott időkeretben. Győződjön meg róla, hogy a megfelelő grafikont használja a bemutatni kívánt adatokhoz.
- Az adatpont releváns a jelentés szempontjából? Ha egy adatpont nem releváns a jelentés szempontjából, akkor valószínűleg ki kell hagynia.
Sok esetben a jelentés formátuma tartalmazhat egy adott típusú grafikát, amelyet használni kell. Mivel azonban egyes jelentésekben jelentésről jelentésre eltérő típusú adatokra lehet szükség (például a kutatási jelentésekben), fontos tudni, hogy mikor és hogyan válasszunk olyan grafikai elemeket, amelyek kiegészítik ezeket az adatpontokat.
Ha a csapatod tudja, hogyan kell megfelelően bemutatni az eredményeiket a különböző üzleti jelentésekben, ezzel elősegíted a jó kommunikációt és együttműködést. Ez pedig kulcsfontosságú az üzleti növekedés szempontjából.