Mi az a Job Analysis?
A Job Analysis egy szervezett vagy szisztematikus folyamat, amelynek során fontos adatokat gyűjtenek, amelyeket egy szervezet tanulmányozhat és hivatkozhat rájuk, amikor egy adott munkakörhöz kapcsolódó megfelelő felelősségi körök összeállítására, értékelésére és azonosítására van szükség. Ettől eltekintve, a munkafeladat-elemzésen belüli eljárások azt is vizsgálják, hogy a munkakijelölés milyen kapcsolatban áll a konkrét felelősséggel és a munkakörnyezettel, ahol a munkafolyamatokat végzik. A munkaelemzés végrehajtásával egy vállalkozás megbizonyosodhat arról, hogy a munkakör jellege és annak követelményei összhangban vannak a munkakijelölést kapó munkavállaló tulajdonságaival és jellemzőivel.
A munkaelemzés alkalmazása az üzleti tevékenységekben
Ha már a kezében van a munkaelemzési jelentés, tudja, hogyan tudja felhasználni a rendelkezésére álló adatokat? Stratégiailag kell eljárnia, amikor a munkaelemzést és annak eredményeit alkalmazza a működésének és gyakorlatának különböző területein. Íme néhány olyan tevékenység vagy program, ahol optimalizálhatja a munkahelyelemzésből származó eredményeket:
1. Megfelelő munkatárs-kiválasztás
A szakképzett munkatárs kiválasztása egy adott munkakörbe fárasztó munka lehet, különösen akkor, ha százával kapja a jelentkezési lapokat és egyéb jelentkezési dokumentumokat. Ha azt szeretné, hogy a munkaerő kiválasztása gyors és hatékony legyen, a munkakör-elemzés eredményei segíthetnek Önnek azonosítani azt a személyt, aki a legalkalmasabb a nyitott munkakör betöltésére.
Mivel már tisztában van a munkavállaló azon tulajdonságaival és jellemzőivel, amelyek összhangban vannak a munkakör követelményeivel és követelményeivel, könnyedén kiválaszthatja potenciális munkatársát a számos jelentkező közül. Mindezek mellett győződjön meg arról, hogy a munkaajánlat és/vagy a munkaszerződés elkészítése előtt először egy álláselemzést hajt végre, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a megadott dokumentumokban szereplő összes elem összhangban van azzal, amit elvár és keres.
Stratégiai szervezeti tervezés
A szervezeti tervezése hatékonyabbá válhat, ha már rendelkezik egy konkrét leírással arról, hogy a különböző munkakörök hogyan járulhatnak hozzá a kívánt vállalati sikerek eléréséhez. Az Ön munkakör-elemzése segíthet a humánerőforrás-osztályának meghatározni a vállalkozásának konkrét igényeit a szükséges munkaerővel és munkaerő-szolgáltatásokkal kapcsolatban.
Az összes olyan teljesítendő feladat összehangolása, amelyet a munkavállalóitól szeretne kapni, lehetővé teheti a szervezet minden olyan tevékenységének összekapcsolását, amely egy közös cél megvalósításához vezethet. Sőt, az átlátható és objektív munkaelemzés rendelkezésre állása lehetőséget adhat Önnek arra, hogy megkönnyítse és megvizsgálja a legjobb módokat arra vonatkozóan, hogy a munka felelősségi körét és kötelezettségeit hogyan lehet kijelölni a szervezet tagjain belül. Ezáltal a vállalat felépítésén és struktúráján alapuló feladatokat olyan embereknek lehet adni, akik képesek időben teljesíteni a tőlük elvártakat.
3. Hatékony munkaerő-képzés
A munkavállalók növekedését és fejlődését figyelembe véve vannak bizonyos humánerőforrás-tervezési tevékenységek, amelyeket prioritásként kell kezelni. Egy munkakör-elemzéssel a kezében a vezetőség támogatni tudja a HR-személyzetnek a munkavállalók irányítására és fejlesztésére irányuló erőfeszítéseit. A konkrét dokumentum bemutathatja, hogy a munkavállalók számára mennyire nyilvánvaló, hogy a munkakörük követelményeihez igazodó teljesítményük értékelése alapján tanuljanak és merüljenek el új dolgokban.
A fentiekben már említetteken túl a munkaelemzés bemutathatja azokat a minőségi szabványokat, amelyeknek a munkavállalóknak meg kell felelniük, hogy termelékenységi szintjük és általános teljesítményük megfeleljen a műveletek és a vállalkozás igényeinek. Ezzel együtt a munkakör-elemzés eredményei nagyon fontosak a humánerőforrás-osztály számára, mivel segítenek meghatározni a megfelelő képzési programokat és tanfolyamokat, amelyeket be kell vezetni a munkaerő tényleges teljesítményének minőségi biztosítása érdekében.
Pontos munkaköri leírás, specifikáció, értékelés és kompenzáció
Az, amit a munkakör-elemzésből kap, segíthet a szervezetnek a munka egyszerűsítésében. Ez azt jelenti, hogy az egyes munkaköröket aprólékos részletességgel tanulmányozhatja, ami lehetővé teszi, hogy leírja, mivel jár a munka. A megfelelő munkaköri leírás és specifikáció képessé teheti arra, hogy rámutasson minden olyan kulcsfontosságú tényezőre, amely lehetővé teheti, hogy olyan alkalmazottakat válasszon, akik képesek a munkakövetelmények materializálása szempontjából a saját részüket elvégezni. Sőt, a munkakör-elemzés eredményei lehetővé tehetik, hogy tovább értékelje a munkát, ami a megfelelő kompenzációs program kidolgozásához vezet, amelyre a képzett jelölt jogosult lesz, ha kiválasztják a munkára.
8 lépés a lenyűgöző munkakör-elemzéshez
Most érdekli a munkakör-elemzés elvégzése, de nem tudja, hogyan jöhet létre a dokumentum, amelyre szüksége van a tevékenységhez? Megszereztük Önnek ezt a kérdést, így nem kell többé aggódnia. Az alábbiakban bemutatjuk azokat a lépéseket, amelyeket használhat és követhet, ha magabiztosan szeretne önállóan létrehozni egy lenyűgöző álláselemzést.
1. lépés: Keressen egy kiváló álláselemzési sablont, amely tartalmi és elrendezési formázási útmutatóként szolgálhat
Függetlenül attól, hogy először merül el egy álláselemzés kidolgozásában, vagy már hozzászokott a konkrét dokumentum elkészítéséhez, egy hatékony sablon használata mindig előnyös lesz továbbra is. Keressen olyan álláselemzési sablont, amely segít Önnek a lehető legjobban felépíteni az álláselemzési dokumentum formátumát és tartalmi megbeszélését.
2. lépés: Ismerje meg az álláselemzés elkészítésének fő célját
Mielőtt nekilátna az álláselemzés elkészítésének, először is fel kell sorolnia a dokumentum célját. Mire szolgál a dokumentum? Melyek azok a területek a működésében, amelyeket a munkakör-elemzés eredményei befolyásolhatnak? Tudnia kell, hogyan kell megfelelően használni a munkakör-elemzést és annak eredményeit, hogy valóban érezze a pozitív változásokat, amelyeket a vállalkozás és az érintettek számára hozhat.
3. lépés: Sorolja fel az elemzendő munkaköröket
Azokat a munkaköröket vagy megnevezéseket, amelyeket elemezni szeretne, pontosan meg kell határoznia. Fontos, hogy a munkakör-elemzésében bemutassa az összes olyan munkaköri megnevezést, amely az elemzési és/vagy értékelési folyamatokba bevonásra kerül. Egyszerre csak egy munkakörre összpontosítson, hogy osztatlan figyelmet tudjon szentelni, amikor egy munkakör követelményeinek, specifikációinak, jellegének és lényegének minden részletét megvizsgálja.
4. lépés: Legyen pontos az adatgyűjtési módszerrel, a cselekvési tervekkel és a stratégiákkal
Amint azt fentebb részleteztük, mindig szervezettnek kell lennie, amikor munkakör-elemzést készít. Ismerje a módszert és az eszközöket, amelyeket az adatgyűjtéshez használni fog. Ez segíthet az interjúk, felmérési tevékenységek és egyéb programok hatékony és teljes körű végrehajtásában. Listázza fel az összes felhívást és stratégiát, hogy megbizonyosodhasson arról, hogy ezeket be tudja építeni a munkaelemzési folyamatok egyes területeibe.
5. lépés: Határozza meg a munkatársak bevonásának szintjét
Magyarázza el a folyamatot és a munkaelemzés célját a munkatársainak. Meg kell győződnie arról, hogy bevonja őket, mivel fontos szerepet játszanak a munkakör és annak követelményei részleteinek megadásában. Megoszthatják tapasztalataikat és azokat a dolgokat is, amelyeket megfigyeltek, amikor megpróbálják végrehajtani a munkafeladataikat a szervezet működési ideje alatt. Álljon elő a bevonásuk egyértelmű terjedelmével és korlátaival, így meghatározhatja az elvárásaikat azzal kapcsolatban, hogy hogyan tudnak segíteni Önnek az elemzésben.
6. lépés: Ismerje meg az okot, amiért a munkakör nélkülözhetetlen a vállalkozás működésében
Forrásként beszélje meg, hogy a munkakör, ha jól végzik, milyen hatást gyakorolhat a vállalkozásra. Győződjön meg róla, hogy megvizsgálja a szervezeti struktúrát, hogy a munkakörnek a vállalkozás összes többi tagjához való illeszkedését is figyelembe vehesse. Ez nagyon fontos, amikor a szervezet munkaerő- és működési követelményeinek figyelembevételével felvázolja a munkavállalók munkafolyamatainak áramlását.
7. lépés: A munkakör-elemzés elvégzéséből származó összes információ feldolgozása
Az összes olyan munkakör-elemzési információt össze kell gyűjtenie, amelyre szüksége van ahhoz a folyamathoz, amelyben Ön és az érintett érdekelt felek részt vesznek. Lényeges, hogy nyomon kövesse azokat az időpontokat, amikor megfigyelte a munkavállalók tényleges teljesítményét. Ismernie kell az összes adatgyűjtési eljárás követelményeit is, amelyeket végre fog hajtani. Nézzen utána a minőségi szabványoknak és intézkedéseknek, mivel ez segíthet az egyes munkakörök egyenesebb elemzésében. Valójában a tevékenységnek ez a része főként a munkakörök nagyon specifikus elemzésére összpontosít. Mindezeknél ügyeljen arra, hogy ellenőrizze az összes munkaelemzési információt, amelyet fel fog használni.
8. lépés: Nézzen utána a munkaelemzés eredményeinek
A munkaelemzés eredményeinek átlátható bemutatása. Tekintse át a dokumentumot megfelelően, hogy felhasználhassa azt az operatív felhívások kidolgozásakor, különösen azoknál, amelyek a humán erőforrásokat érintik. Fejezze be a dokumentumot, és gyakran frissítse a munkaelemzést, hogy ennek megfelelően tudjon tájékozódni, amikor hivatkozási célokra kívánja felhasználni az anyagot.
A teljes körű munkaelemzés elkészítésének előnyei
Mi a véleménye a munkaelemzés fontosságáról? A valóságban a munkavállalók 39%-a hajlandó jobban teljesíteni és produktívabbá válni a munkahelyén, ha valóban boldog (forrás: one4allrewards). Annak biztosítása, hogy alkalmazottai megfeleljenek a munkájuknak, egyike azoknak a dolgoknak, amelyeket megtehet, hogy elősegítse a munkahelyi elégedettséget és boldogságot. Itt lépnek be a munkaelemzés előnyei. Az átfogó munkaelemzés elkészítésének számos azonosított előnye közül néhány a következő:
Dos and Don’ts for Developing an Effective Job Analysis
Az Ön vállalkozásának álláselemzésének kiválónak kell lennie, így azt számos célra használhatja. Soha ne áldozza fel a munkakör-elemzés minőségét csak azért, mert nyomást gyakorolnak az eredményekre. Vannak bizonyos irányelvek, amelyeket beépíthet a munkakör-elemzés kidolgozásának folyamataiba, hogy kiváló munkakör-elemzési eredményt érhessen el. Íme néhány dolog, amit egy hatékony munkaelemzés elkészítésekor meg kell tennie és nem szabad tennie:
Do’s
1. Ne tegye szalonképessé és érthetővé a munkaelemzést
Győződjön meg arról, hogy a munkaelemzési űrlapja és az összes többi dokumentum, amelyet a munkaelemzés folyamataiban használni fog, alkalmas arra, hogy üzleti folyamatokban és megbeszéléseken felhasználható legyen. Használjon olyan nyelvet, amelyet az alkalmazottai és más célközönsége megért. Lényeges, hogy a munkakör-elemzése a lehető legvilágosabb legyen, hogy az érdekelt felek egyike se legyen összezavarodva vagy félrevezetve a bemutatásával.
2. Tényekre alapozza a munkakör-elemzést
Használjon munkavállalói kérdőíveket, felméréseket és interjúíveket annak érdekében, hogy az adatgyűjtési folyamatokat jól rögzítse. Ezek az eszközök segíthetnek annak bizonyításában is, hogy a munkakör-elemzés eredménye valóban több adatgyűjtési tevékenység eredménye. Erősen javasoljuk, hogy inkább használjon több munkahelyelemző eszközt, minthogy egyetlen eszközre hagyatkozzon, így erősítheti az adatok bemutatását és érvényesítését. Az lesz a legjobb, ha az egyik eszköz használatával gyűjtött eredményeket kiegészítheti egy másik eszközből származó eredményekkel.
3. Győződjön meg arról, hogy az adatok, amelyeket gyűjteni és tanulmányozni fog, egyértelműen meg tudják határozni az adott munkakörre vonatkozó teljesítménykövetelményeket
Kiemelten fontos, hogy a munkakör-elemzés a humánerőforrás-osztály, az Ön által felfogadott harmadik fél szakemberek és szakértők, valamint a szervezet alkalmazottai közötti együttműködés eredménye legyen. Ez biztosítja, hogy az eredmények, amelyeket kapni fog, ne legyenek egydimenziósak. Az összes érintett érdekelt fél segítségével; megbizonyosodhat arról, hogy egy adott munkakör munkaköri leírását és specifikációját számos hiteles információforrásból származó adatok alapján tisztázzák.
Don’ts
1. Ne hajtson végre munkaelemzési tevékenységeket cél nélkül
Az, hogy miért kell munkaelemzést készítenie, segíthet abban, hogy minden releváns információt objektíven megvizsgáljon. Ismerje a munkakör-elemzés célját, így jól eligazodhat, amikor megpróbálja kidolgozni a konkrét dokumentumot.
2. Ne veszítse el a fókuszt a munkakör-elemzési stratégiák előkészítése, végrehajtása és értékelése során
Legyen pozitív gondolkodásmódja és szervezett gondolatmenete, amikor a munkakör-elemzés különböző szakaszaiban való elmélyülést tervezi. Fontossági sorrendbe kell állítania azokat a dolgokat, amelyeket meg kell vizsgálnia, hogy a munkakör-elemzési stratégiáit ennek megfelelően hajthassa végre. Tartsa szem előtt, hogy a munkakör-elemzési stratégiáit meghatározott időkeretek közé kell helyezni, hogy összehangolhassa a szervezet céljaival.
3. Ne használja az előre formázott munkakör-elemzési sablonokban található tényleges tartalmat
A sablonokat elsősorban formázási célokra használják. Ha úgy gondolja, hogy a kiválasztott előre formázott sablon tényleges tartalma elég jó, érdemes átgondolnia a dolgot. A különböző vállalatoknál különböző munkaköri leírások és leírások vonatkoznak bizonyos munkafunkciókra, még akkor is, ha egy adott munkakör megnevezésének címe azonos. Ezzel együtt győződjön meg arról, hogy a munkakör-elemzési sablont csak elrendezési útmutatóként fogja használni, és továbbra is saját munkakör-elemzést fog végezni, hogy releváns, informatív és eredeti tartalmat tudjon elhelyezni a dokumentum elrendezésében.