Szállítói beállítás

Az üzleti ügyek szállítói koordinátora felelős a szállítók beállításáért és karbantartásáért. Ahhoz, hogy egy új szállítót be tudjon állítani a Bannerben, minden szállítói kérelemhez csatolni kell egy aktuális UO Substitute W-9 nyomtatványt (amerikai szervezetek) vagy egy eredeti W-8 nyomtatványt (külföldi magánszemélyek és szervezetek), valamint az igazoló dokumentumokat.

Fontos megjegyzés: A nyomtatványok szükséges, legfrissebb változatai már elérhetők a BAO weboldalán. Kérjük, távolítsa el a számítógépén tárolt régebbi verziókat, mivel azok nem fogadhatók el a szállítók beállításához. Az egyetlen kivétel a visszatérítésekre vonatkozó 30 napos ideiglenes beállítás.
A UO helyettesítő W-9 nyomtatványt vagy egy eredeti W-8 nyomtatványt (a legfrissebb változatot) kell csatolni minden olyan beszállítói kérelemhez, amely a következőkre vonatkozik:

Számlák
Regisztrációk
Előfizetések
Útiköltségtérítések
Résztvevői támogatás kifizetése
Felmérés kifizetése
Tárgyak kifizetése
Tárgyak kifizetése
Juttatások
Hotelek
Személyes szolgáltatási szerződések (PSC)
Szerződések
Minden más típusú kifizetés (kivéve a visszatérítéseket lásd 8. pont)

Az UO helyettesítő W-9, W-8 nyomtatványok és fax fedőlapok a következő címen érhetők el:

Üzleti ügyek nyomtatványai (lásd Központi számlafizetés és számlafizetés)

MEGJEGYZÉS: Kérjük, adjon 24-48 órát minden szállítói beállításra, aktiválásra vagy címváltoztatási kérelemre. A kérés feldolgozása hosszabb időt vehet igénybe, különösen, ha külföldi szállító beállítását vagy aktiválását kéri. A W-9 nyomtatványokkal ellentétben a W-8 nyomtatványok csak meghatározott ideig érvényesek. Még ha egy külföldi szervezetet be is lehet állítani a Bannerben, a cím egyszerre csak egy évig lehet aktív. Ezért kérjük, hagyjon időt arra, hogy a külföldi szállítói státuszát a számlavezetés felülvizsgálja, mielőtt a szállító vagy a cím újra aktiválható a kifizetéshez.

W-9

Az Oregoni Egyetem megköveteli, hogy a szállítóknak történő kifizetés előtt egy UO helyettesítő W-9 (a legfrissebb verzió) legyen benyújtva.

Az Egyetemnek további információkat kell jelentenie Oregon államnak a kisebbségi, női tulajdonú és feltörekvő kisvállalkozásokkal (MWESB), valamint a veterán tulajdonú és szolgálati fogyatékos veteránokkal (SDV) kapcsolatos éves kiadásainkról. Az állam által tanúsított MWESB státuszokkal kapcsolatos információk az állam honlapján találhatók: Minority and Women Business Enterprise Certification(M/WSB), vagy vegye fel velük a kapcsolatot az (503) 986-0075 telefonszámon. A veterán vagy államilag tanúsított SDV státuszokkal kapcsolatos információkért lásd: Service Disabled Veteran Certification (SDV). Az Oregon Állam Üzleti Befogadás és Sokszínűség Tanúsítási Irodája/COBID.

Bár az UO helyettesítő W-9 nyomtatványon rögzített információk hasonlóak lehetnek az IRS W-9 nyomtatványon jellemzően megadott információkhoz, az UO-t az állam kötelezi arra, hogy összegyűjtse ezeket a további információkat a szállítóktól, amelyek nem szerepelnek az IRS W-9 nyomtatványon. Emiatt az IRS W-9 űrlap nem nyújtható be az UO helyettesítő W-9 űrlap helyett, kivéve, ha minden erőfeszítést megtett annak érdekében, hogy a szállítóknak lehetőséget biztosítson arra, hogy a MWESB, veterán tulajdonban lévő és SDV státuszukról értesítsenek minket az UO helyettesítő W-9 űrlap kitöltésének kérésével. Az eladó előnyére válik, ha ezeket a státuszokat közli az UO-val. Ha az eladó nem hajlandó kitölteni az UO helyettesítő W-9 nyomtatványt a státuszukkal, csak akkor fogadják el helyette az IRS W-9 nyomtatvány aktuális változatát.

Az UO helyettesítő W-9 nyomtatvány kitöltésekor a magánszemélynek meg kell adnia a lakcímét az adóbevallás céljából. A magánszemély nem adhat meg irodai vagy munkahelyi címet a cím mezőben. Ha a személy azt szeretné, hogy a kifizetést az otthoni címtől eltérő címre küldjük, megadhat egy második címet, amelyet a Bannerhez kell hozzáadni.

A szervezeti egységek nem tölthetik ki az űrlapot a szállító számára. Az eladónak meg kell adnia a törvényes nevét és adóazonosító számát, amelyet az IRS TIN Matching Program (IRS TIN-illesztési program) segítségével megerősítenek. A kitöltött UO Substitute W-9 (a legfrissebb változat) nyomtatványt vissza kell küldeni a kérelmező osztályra. Kizárólag amerikai szervezetek esetében a W-9 másolata lehet szkennelt kép, másolat vagy fax.

W-8

Az Oregoni Egyetem minden külföldi magánszemély és külföldi szervezet számára W-8 nyomtatványt igényel, függetlenül a kifizetés típusától. Öt különböző típusú W-8 nyomtatvány létezik (a legfrissebb változat). A külföldi magánszemélyek valószínűleg az IRS W-8BEN kitöltését választják. A külföldi nem magánszemély szervezetek valószínűleg az IRS W-BEN-E nyomtatvány kitöltését választják. Csak a külföldi magánszemély/szervezet határozhatja meg, hogy melyik W-8 nyomtatvány vonatkozik rá. A szervezeti egységek nem tölthetik ki a nyomtatványt a szállító számára.

A W-8 nyomtatvány eredeti példányát a szállító beállítási kérelmével egyidejűleg kell elküldeni a [email protected] címre. Az eredeti, tintával aláírt W-8-as nyomtatványt elküldheti az AP-nek az egyetemi postán keresztül, vagy leadhatja az AP-ben az igazoló dokumentumokkal együtt, vagy elküldheti e-mailben az eredeti, szkennelt W-8-as nyomtatványt az igazoló dokumentumokkal együtt. Elektronikusan aláírt űrlapokat nem tudunk elfogadni. Megjegyzés: A W-8-as nyomtatványt elektronikusan, e-mailben is el tudjuk fogadni, de ha a kitöltött W-8-as nyomtatvány képmásolatát küldi a szállítótól, akkor a szállítótól kapott e-mailt a csatolt W-8-as nyomtatvánnyal együtt továbbítani kell a Fizetési számlákhoz. (A Fizetési számláknak igazolniuk kell a W-8 kézhezvételét a tényleges szállítótól ahhoz, hogy folytathassuk a kifizetés kibocsátását).

A Fizetési számlákhoz szállítói beállítás vagy aktiválás céljából benyújtott MINDEN W-8 nyomtatványt a BAO irodában Joy Germack, az UO adóelemzője felülvizsgálja, mielőtt a külföldi szállítót vagy magánszemélyt a Fizetési számlák aktiválják a Bannerben. A külföldi szállító beállítása után a cím egy évig érvényes. A következő években kért kifizetéseket a kifizetés típusa, a külföldi szervezet címe és a meglévő W-8 nyomtatvány érvényessége szempontjából felülvizsgálják. A címet egy újabb évre újra aktiválják, amint minden szükséges információ vagy dokumentáció beérkezik. Minden megadott amerikai adóazonosító számnak meg kell egyeznie az IRS nyilvántartásában szereplő adatokkal.

1. Szállítói keresések

Az alábbiakban felsoroljuk azokat a tanácsokat, amelyeket a szállítói lekérdezések során érdemes alkalmazni:

A szállító neve előtt és után is használja a % értéket.
Hagyja ki a The szót a szállítói névkeresés elejéről.
Hagyjon ki minden írásjelet, kivéve a kötőjeleket és aposztrófokat.
Próbáljon meg minden nagybetűt.
Próbáljon meg minden kisbetűt.
Kipróbálja a szállító nevét úgy, hogy csak az első szót írja nagybetűvel, és ne legyen szóköz a szavak között.
Kipróbálja a szállító nevének minden egyes szavát nagybetűvel írni, szóközök nélkül.
Kipróbálja a szállító nevének rövidítését.
Kipróbálja a szállító nevét pontosan úgy, ahogy az szerepel, beleértve a kis- és nagybetűs számokat és betűket.
Próbálja a kevesebb néha talán jobb szabályt. Próbálja ki a %-t a szokatlan vagy ritkábban használt szavak előtt és után.

Végezzen alapos beszállítói keresést a BANNER-ben. Próbáljon ki többféle írásmódot, például McDonald vagy Mc Donald vagy Mc donald, IKON vagy Ikon. A BANNER érzékeny a nagy- és kisbetűkre. Azzal is tisztában kell lennie, hogy sok szállító “Doing Business As” (DBA) nevet használ. A jogi nevük az üzleti nevük előtt jelenik meg. Például: “John Doe dba/Creative Vendors”. A számlájukon azonban csak az szerepelhet, hogy “Creative Vendors”. Ezt a szállítót csak úgy találhatja meg, ha a név előtt és végén lévő százalékjelet használja. Például: %Creative Ven%. Lehet, hogy egy kicsit tovább tart így keresni, de a legtöbb szállítót így fogja megtalálni.

Ha alapos keresés után sem találja meg a szállítót, akkor új szállítói kérelmet kell küldenie.

2. Válasszon új szállítót. Új szállítói kérelmek

Minden új szállító létrehozásához, valamint minden olyan inaktív szállító aktiválásához, amely V00_ _ _ _ _ _ _ _ számmal kezdődik, egy UO helyettesítő W-9 (a legfrissebb verzió) és igazoló dokumentumok szükségesek. Ha csak az UO helyettesítő W-9-et vagy csak a számlát küldi el, nem tudjuk feldolgozni a kérelmét. Mindkét dokumentumot egyszerre kell elküldenie az AP-nek. A két dokumentációra attól függetlenül szükség van, hogy Ön vásárol vagy fizet egy szállítónak.

Ha VÁSÁRLÁSI MEGRENDELÉST próbál leadni egy cégnél (online megrendelést hoz létre a Bannerben), akkor a következőket kell elküldenie az AP-nek:

1). Egy UO helyettesítő W-9 vagy egy eredeti W-8 nyomtatványt (a legfrissebb változatot).

MEGJEGYZÉS: A W-8-akkal kapcsolatos további részleteket lásd a fenti W-8 téma alatt. A központi számlavezetésnek igazolnia kell a W-8 kézhezvételét a tényleges szállítótól ahhoz, hogy folytatni tudjuk a szállító beállítását és a fizetés kibocsátását; ezért a külföldi jogalanytól kapott eredeti e-mailt a W-8 mellékeltével továbbítani kell az AP-nek, amikor új szállítói kérelmet nyújtanak be).

ÉS

2). Az árajánlat, becslés, weboldal, e-mail, fax kísérőlevél, névjegykártya vagy a szállítótól származó másolat, amelyen szerepelnek az üzleti adatok és a cím. A kérelemben tudassa velünk, hogy az új szállítót beszerzési rendelés céljából kell beállítani, és mi hozzáadjuk a szállítót egy VO (Vendor Order) címmel. (Később, amikor már kiszámlázták, csak a számla másolatát kell elküldenie a számlakifizetési számlákhoz, hogy a VP (Vendor Payment) címet hozzáadhassuk a kifizetéshez).

ÚJ: Ha VÁSÁRLÁSI MEGRENDELÉST próbál elhelyezni SZOLGÁLTATÁSOKRA egy szervezetnél (ez a nyomtatvány helyettesíti a Honoráriumi szerződés nyomtatványt CSAK előadás vagy szolgáltatásnyújtás esetén), akkor a következő címre kell küldenie: AP:

1). Egy UO helyettesítő W-9 vagy egy eredeti W-8 nyomtatványt (a legfrissebb változatot).

MEGJEGYZÉS: A W-8 nyomtatványokkal kapcsolatos további részleteket lásd a fenti W-8 téma alatt. A központi számlavezetésnek igazolnia kell a W-8 kézhezvételét a tényleges szállítótól ahhoz, hogy folytatni tudjuk a szállító beállítását és a fizetés kibocsátását; ezért a külföldi jogalanytól kapott eredeti e-mailt a W-8 mellékeltével továbbítani kell az AP-nek, amikor új szállítói kérelmet nyújtanak be).

ÉS

2). A teljesen kitöltött PO for Services nyomtatvány másolata. A kérvényen tudassa velünk, hogy az új szállítót fizetési célokra kell beállítani, és mi hozzáadjuk a szállítót egy VP (Vendor Payment) címmel, ahogyan bármely más Személyi szolgáltatási szerződés vagy Egyedi szolgáltatási szerződés nyomtatvány esetében tennénk.

Ha egy szállítónak vagy egy nem alkalmazottnak/tanulónak szeretne Fizetést teljesíteni, kérjük, küldje el az AP-nek:

1). Egy UO helyettesítő W-9 vagy egy eredeti W-8 nyomtatványt (a legfrissebb változatot).

És

2) Egy számla, regisztrációs űrlap, előfizetés megújítása, szállodai foglalás, egy PSC vagy szerződés előlapja és/vagy aláírási oldala, Accounts Payable Activation Request form vagy más igazoló dokumentum másolatát, hogy hozzá tudjuk adni a VP címet a Bannerhez.

Még két dokumentumra van szükségünk minden új szállító beállításához. Az új szállító beállítási kérelem nem lesz teljesíthető mindkét dokumentáció nélkül. Ezt a két dokumentációt együtt küldheti el a Fizetési számlákhoz egy megjegyzéssel, amelyen szerepel az ÚJ SZÁLLÍTÓ, az Ön neve és telefonszáma. A kérelmet faxon a 346-2393-as számlaszámra küldheti, a beszkennelt kérelmet elküldheti e-mailben a [email protected] címre, vagy elküldheti az egyetemi postán keresztül a Business Affairs Accounts Payable címre.

Tartományi elérhetőségek: Szükségünk van a nevére és telefonszámára, hogy probléma vagy kérdés esetén felhívhassuk. Ne küldjön faxon fedőlapot, kivéve, ha a számlán nincs hely a megjegyzésének. Továbbá ne tegyen jegyzetet a dokumentáción nyomtatott dolgok fölé, és ne használjon színes papírt vagy postáját (amikor megkapjuk a faxot, olvashatatlanná válhat). Kérjük, ügyeljen arra, hogy a szállító telefonszáma és címe olvasható legyen.
A szállítói kérések státusza: Az új szállítók az Ön kérésének beérkezését követően kerülnek létrehozásra a BANNER-ben. Sok új szállítót dolgozunk fel, és nem áll módunkban felhívni, hogy megerősítsük a kérelme beérkezését vagy azt, hogy a kérelme teljesült-e.
Az UO beszerzési rendelések, a kifizetési kérelem nyomtatványok, az UO részlegeinek kézzel vagy géppel írt jegyzetei/levelei NEM használhatók a szállítók beállítására vagy címváltoztatására: Ezt csak nagyon ritka esetekben tudjuk megtenni, például visszatérítés esetén. Valami hivatalos dokumentummal kell rendelkeznünk a szállítótól, általában a számlával. Ha szüksége van egy szállítói cím beállítására, hogy feldolgozhasson egy online rendelést; kérjük, faxolja vagy küldje el e-mailben a Számlakifizetési számláknak a szállítói árajánlatot, becslést, weboldalt, e-mailt, fax kísérőlevelet, névjegykártyát vagy valamit a szállítótól, valamint egy aktuális UO helyettesítő W-9-et; vagy küldje el kérését egy eredeti W-8 űrlappal együtt, hogy hozzá tudjuk adni a VO címet a Bannerhez.
A szállítói regisztrációs űrlapok, megrendelőlapok stb:
Az előfizetések megújítása: Ezekhez szintén szükség van egy UO helyettesítő W-9 vagy eredeti W-8 nyomtatványra az új szállítói beállításhoz, és ezeket gondosan kell feldolgozni. Ha az előfizetési űrlaphoz előre kinyomtatott borítékot mellékelnek, akkor mindenképpen faxolja vagy küldje el e-mailben a boríték és az előfizetési űrlap (amely tartalmazza az elérhetőségi adatokat) másolatát az Accounts Payable-nek, hogy a helyes fizetési címet hozzáadják a Bannerhez. A borítékon szereplő átutalási cím eltérhet az előfizetési űrlapon szereplő levelezési címtől.
Hová küldje a szállítói kérelmeket: Ne küldje el a szállítói beállítási kérelmeket e-mailben a Fizetendő számlák munkatársainak, mivel előfordulhat, hogy ők váratlanul nem tartózkodnak az irodában. A legjobb, ha a beszkennelt kéréseket mindig az általános Accounts Payable e-mail címre küldi: [email protected] faxon a 346-2393-as címre. Ha a szállítói kérelmeket az általános Accounts Payable e-mail címre vagy faxszámra küldi e-mailben vagy faxon, akkor a könyvelésen belül valaki más is el tudja intézni a kérelmeket. Az eredeti W-8-as nyomtatványokkal kísért szállítói kérelmeket átadhatja vagy elküldheti egyetemi postai úton az Üzleti ügyek számlaelszámolással foglalkozó részlegének.
A W-9-es vagy W-8-as nyomtatványok eredeti példányait vagy másolatait nem szabad a részlegeken megőrizni: Miután az Accounts Payable új szállítót hozott létre a Bannerben, kérjük, semmisítse meg a W-9-es vagy W-8-as nyomtatványok másolatait, amelyeket a részlegén belül megőrzött. A BAO irodában Joy Germack, az UO adóelemzője minden W-8-as nyomtatványt, amelyet az Accounts Payable-hez nyújtanak be szállítói beállítás vagy aktiválás céljából, ellenőrizni fog, mielőtt egy külföldi szállító vagy magánszemély aktiválásra kerül a Bannerben az Accounts Payable által.

3. Címváltozások

Ha egy szállító címe megváltozik (például a számlán más cím szerepel, mint ami a BANNER-ben szerepel), kérjük, küldje el a számla, a regisztrációs űrlap, az előfizetés megújítását tartalmazó boríték vagy más, a címváltozást igazoló dokumentum másolatát a számlavezetőnek. Ellenőrizzük a címet és frissítjük a számlát. Néhány szállító azt kérte, hogy MINDEN kifizetés egy bizonyos címre történjen, függetlenül attól, hogy mi szerepel a számlán, és ezeket nem tudjuk megváltoztatni. Feltétlenül írja rá a nevét és elérhetőségét a dokumentációra, hogy felvehessük Önnel a kapcsolatot, ha ez a helyzet, vagy ha további információkra van szükségünk

A UO W-9 vagy W-8 helyettesítő űrlap NEM szükséges a címváltoztatáshoz, csak az új szállítói kérelmekhez.
Ha egy alkalmazott vagy diák címváltoztatása van, töltse ki a Számlafizetési aktiválási kérelem űrlapot, és küldje el irodánkba. NINCS szükségünk UO helyettesítő W-9 nyomtatványra a Bannerben 95OXXXXXX vagy 951XXXXXXXX számmal már bejegyzett munkavállaló vagy hallgató számára, kivéve, ha az UO Banner azonosítóhoz nem tartozik adóazonosító szám a rekordhoz. Fel fogjuk venni Önnel a kapcsolatot, és tájékoztatni fogjuk, ha az adott személy számára UO Substitute W-9 nyomtatványt kell beszereznie. Megjegyzés: Ha egy hallgató vagy alkalmazott frissítette a címét a Duckwebben, a Banner alapértelmezett címének frissítéséhez a Bannerben ki kell töltenie egy Accounts Payable Activation Request (Számlafizetési aktiválási kérelem) űrlapot.

4. Személyi szolgáltatási szerződések (PSC) vagy szerződések

Ha PSC-t vagy szerződést fizet, és új szállító beállítására vagy címváltoztatásra van szüksége, akkor a következő információkat kell faxon elküldenie a 346-2393-as A/P címre vagy e-mailben a [email protected] címre. (Kérjük, ne felejtse el megadni a nevét és a telefon mellékét, valamint a kérésével kapcsolatos részleteket).

PSC-k

A PSC első oldala, amely tartalmazza az összes fél jogi nevét, címét és aláírását. (Szükség esetén a szerződés teljes másolata kérhető).
A UO helyettesítő W-9 nyomtatvány, (a legfrissebb változat), ha az eladó amerikai szervezet. (Mire Ön ezt a kérelmet benyújtja, az eladónak már faxon vagy e-mailben el kell küldenie Önnek ezt a nyomtatványt).
Egy eredeti W-8 nyomtatvány (a legfrissebb változat), ha az eladó külföldi magánszemély vagy szervezet. Kérjük, hogy az eredeti W-8 nyomtatványt küldje el postán az egyetemnek a szállítói kérelemmel együtt, vagy adja le a nyomtatványt a kérelemmel együtt a Fizetési számlákhoz. A külföldi szervezetnek nyújtott szolgáltatások kifizetésével kapcsolatos további információkért lásd: Külföldi szervezetek részére történő kifizetések.

Szerződések

A szerződés első oldala a jogi névvel.
Az aláírási oldal (általában az utolsó oldal) az összes fél címével és aláírásával.
A UO helyettesítő W-9 nyomtatvány (a legfrissebb verzió), ha a szállító amerikai szervezet. (Amikor Ön ezt a kérelmet benyújtja, az eladónak már faxon vagy e-mailben el kell küldenie Önnek ezt a nyomtatványt).
Egy eredeti W-8 nyomtatvány (a legfrissebb változat), ha az eladó külföldi magánszemély vagy szervezet. Kérjük, hogy az eredeti W-8 nyomtatványt küldje el az egyetemnek postán a szállítói kéréssel együtt, vagy adja le a nyomtatványt a kéréssel együtt a Fizetési számlákhoz. A külföldi szervezetnek nyújtott szolgáltatások kifizetésével kapcsolatos további információkért lásd: Fizetési folyamat nemzetközi látogatók számára

5. Aktiválási kérelmek (Diákok és alkalmazottak 95X-szel)

Diákok vagy alkalmazottak: Ha egy diák vagy alkalmazott költségtérítését végzi, és a Banner a következő üzenetet küldi: “AKTIVÁLNI KELL A KÖLTSÉGVETÉSI KÖTELEZETTSÉGVISELŐK által”, akkor ki kell töltenie egy Könyvelési aktiválási kérelem nyomtatványt. Feltétlenül tüntesse fel a nevet, a címet és a BANNER azonosítót (95XXXXXXXXX vagy 951XXXXXXXXXX szám), valamint az aktiválás okát az Accounts Payable Activation Request formanyomtatványon, és faxolja vagy küldje el a kérelmet a Accounts Payable részére.

Ha egy hallgató vagy alkalmazott frissítette a címét a Duckwebben, akkor a Banner alapértelmezett címének frissítéséhez a Bannerben egy Accounts Payable Activation Request formanyomtatványt kell kitöltenie. Vannak más címek, amelyeknek más célokból aktívnak kell maradniuk. Az Accounts Payable nem tudja, ha egy diák vagy alkalmazott megváltoztatta a címét a Duckwebben. Emiatt a szervezeti egységeknek értesíteniük kell az Accounts Payable Activation Request (Számlafizetési aktiválási kérelem) űrlap benyújtásával az AP alapértelmezett címének frissítését.

MEGJEGYZÉS: Előfordul, hogy egy 95X nem tükrözi az amerikai adófizetői számot az AP szállítói fájljaiban. Annak ellenére, hogy a magánszemély esetleg más nyomtatványokat is kitöltött a bérszámfejtéshez vagy a diáknyilvántartáshoz, a Számlafizetésnek be kell szereznie a magánszemélytől egy W-9 vagy W-8 nyomtatványt ahhoz, hogy a 95X-et aktiválni lehessen az AP szállítói fájlokban, hogy a Számlafizetés kifizetéseket, például ösztöndíjakat, költségtérítéseket stb. kaphasson.

6. Utazási beállítások

Ha egy szállítót kell beállítani vagy aktiválni egy utazó számára, akkor kérjük, töltse ki az Accounts Payable Activation Request formanyomtatványt (rendelkeznünk kell egy otthoni címmel), és az utazónak ki kell töltenie egy UO Substitute W-9 (legfrissebb verzió) vagy egy eredeti W-8 nyomtatványt (legfrissebb verzió). Csatolja össze a dokumentumokat, és vagy faxolja el a 346-2393-as számlaszámra, vagy küldje el e-mailben a [email protected] címre, ha a szállító amerikai szervezet. Ha a szállító külföldi magánszemély, kérjük, küldje el az eredeti W-8 nyomtatványt postai úton a szállítói kérelemmel együtt, vagy adja át a nyomtatványt a kérelemmel együtt az Accounts Payable részére.

A külföldi szervezetnek történő utazás kifizetésével kapcsolatos további információkért lásd:

Ha az utazó elköltözött, mindenképpen kérje a címének és a Banner alapértelmezett címének frissítését az Accounts Payable Activation Request (Számlák fizetése aktiválási kérelem) űrlap benyújtásával. Ha a Banner-címet ÉS az alapértelmezett címet nem frissítik a Concuron keresztül történő fizetés benyújtása előtt, a fizetés tévesen irányulhat vagy késhet, mivel a folyamatok eltérnek a Concur előtti utazási folyamatoktól.
.
Az az utazó, aki soha nem volt diák vagy alkalmazott, a Bannerben V-vel kezdődő szállítói számot kap. Az utazási költségtérítés Concurban történő feldolgozásához le kell kérdezni a Bannerben a szállítói számot, majd ezt a szállítói számot kell használni az utazó azonosítójaként a Concurban. Az Accounts Payable nem rendel 95XXXXXXX számokat.
Megjegyzés: Kérjük, ne feledje, hogy az Accounts Payable Activation Request formanyomtatványon a nem rezidens külföldi mezőben jelezze, hogy a személy nem rezidens külföldi-e vagy sem. Ne hagyja üresen ezt a mezőt. Ha a személy nem rezidens, akkor csatolnia kell a megfelelő dokumentációt, amely a Számlakifizetési kötelezettség aktiválása iránti kérelem nyomtatvány alján található. Megjegyzés: A külföldi jogalanyok esetében a Bannerben megadott első címnek az állandó címnek kell lennie. A második cím a levelezési címük lesz. Lásd: Külföldi fizetési lehetőségek.

7. Érvénytelen vagy megszűnt szállítók

Ha talál egy szállítót, és a Banner a Vendor is Invalid, or has not been activated by Accounts Payable, you will have to determine the reason for this message. Vissza kell térnie az FTIIDEN lekérdezési képernyőjére, hogy megtudja, miért érvénytelen vagy inaktív a szállító. Általában négy esetben kapja meg ezt az üzenetet.

1) Ön egy hallgatót vagy alkalmazottat térít meg a Banner azonosítója (más néven 95XXXXXXXXX száma) alatt, és a Fizetési számlák irodája soha nem aktiválta őket a Bannerben. Aktiválni kell őket, hogy a visszatérítést a Bannerben vagy a Concur Travel űrlapon keresztül tudja feldolgozni. Ebben az esetben ki kell töltenie és el kell küldenie egy Accounts Payable Activation Request formanyomtatványt az AP-nek a számla aktiválásához.

2) Ön egy megszűnt szállítónak fizet. Vissza kell térnie az FTIIDEN-be. Amikor lekérdezi a szállító nevét az FTIIDEN-ben, ennek a szállítónak a szállító oszlopában a Megszűnt szerepel. Ez azt jelenti, hogy ez a szállító megszűnt, mert eladták vagy más adószámmal rendelkező másik szállítóra cserélték. Ha a kurzor a szállító nevén van, válassza a jobb felső sarokban található SZERKESZKÖZÖK menüt. A Beállítások kategória alatt válassza a Szállítói címadatok menüpontot. Egy címdoboz fog megjelenni. Az első fizetési cím (VP1) 2. vagy 3. utcai sorában keressen egy üzenetet, amely azt mondja, hogy SEE V#_______. Ezután a felsorolt új számot kell használnia. (Ha egy szállító többször váltott tulajdonost, előfordulhat, hogy meg kell ismételnie ezt a folyamatot, hogy megtalálja az aktuális szállítói számot.)

Ez az egyetlen módja annak, hogy megtudja, melyik szállítói számot kell használnia. Ha egy megszűnt szállítót húz be a számlafizetési képernyőbe, akkor a következő üzenetet kapja. A szállító érvénytelen, vagy a könyvelőiroda nem aktiválta. Mindig az a legjobb, ha először megkeresi a szállítót, és meggyőződik arról, hogy a keresett cím szerepel a rendszerben az FTIIDEN-ben, mielőtt a számlafizetési képernyőre lépne.

3) Egy régi szállítót fizet ki, aki 6 vagy több éve nem fizetett, és inaktiválták. Ebben az esetben nem jelenik meg üzenet a címsorokban. Az FTIIDEN-ben a V oszlopban egy T lesz. Ezt úgy kezeljük, mintha új szállítót állítottunk volna be, és el kell küldenie az UO helyettesítő W-9 (legfrissebb verzió) vagy eredeti W-8 nyomtatványt (legfrissebb verzió) az igazoló dokumentumokkal együtt. A szállítót vagy újra aktiválják, vagy új szállítói számmal hozzák létre. Ismét egy új UO Substitute W-9 vagy egy eredeti W-8 nyomtatványra van szükség az igazoló dokumentumokkal együtt.

4) Megrongálódott a banner munkamenet. Lépjen ki a bannerből, majd próbálja meg újra. Ha ez nem működik, indítsa újra a számítógépet, és működnie kell.

8. Visszatérítések

A visszatérítéseket ugyanazzal a fizetési formával kell kiállítani, amelyet az eredeti tranzakciónál használtak. Banner számlát csak akkor kell létrehozni, ha készpénzes vagy csekkes fizetést térít vissza. A hitelkártyás fizetéseket az eredeti tranzakciónál használt kártyán kell jóváírni.

Az Oregoni Egyetemnek minden kimenő fizetésnél aktuális UO Substitute W-9 vagy eredeti IRS W-8 nyomtatványt kell benyújtania, kivéve visszatérítések esetén.

Ha visszatérítést kell küldenie, meg kell adnia:

Név – a személy, aki az eredeti fizetést az Egyetemnek teljesítette
Adressz – ahová a fizetést küldeni kell
Az összeg – a kiadott visszatérítés összege
A visszatérítés oka – a visszatérítés.
Requester – név és elérhetőség, ha kérdésünk lenne

Emailt, lemondási értesítést, regisztrációs szelvényt, lemondott megrendelést, visszavont csekket vagy más, a visszatérítés okát igazoló dokumentumot kell küldenie.

A visszatérítésre szolgáló szállítói fiókok csak 30 napig lesznek aktívak. Ha nem adja ki a visszatérítést a 30 napos időszakon belül, akkor kérvényt kell küldenie a számla ideiglenes újraaktiválásához.

Ha további kérdései vannak a szállítói kérésekkel kapcsolatban, forduljon a számlafizetési szállítói koordinátorhoz a 6-3189-es telefonszámon vagy a [email protected] e-mail címen.

A számlafizetési szállítói koordinátorhoz.