Az ügyvezető titkárok és az adminisztratív asszisztensek egyaránt fejlett adminisztratív támogatást nyújtanak egy vagy két vezetőnek vagy menedzsernek. Ami ezeket az irodai pozíciókat megkülönbözteti más, inkább irodai és rutinszerű irodai munkaköröktől, az a velük járó felelősség és titoktartás szintje.
Ügyvezető titkár és adminisztratív asszisztens feladatai
Az alapvető irodai feladatokon túlmenően az ügyvezető titkár vagy adminisztratív asszisztens feladata a jelentések írása vagy elkészítése, megbeszélések szervezése és ütemezése, beérkező üzenetek felülvizsgálata jelentőségük meghatározása céljából, napirendek készítése igazgatósági ülésekre, utazásszervezés, jegyzőkönyvek összeállítása, kutatás, levelezés készítése, valamint a fiatalabb szintű irodai alkalmazottak felügyelete és képzése. Ezek a munkakörök különböző szintű tapasztalatot igényelhetnek, és az alábbi hasonló munkakörök bármelyikével rendelkezhetnek:
- Felépő…level Administrative Assistant
- Administrative Assistant
- Senior Administrative Assistant
- Executive Secretary
- Senior Executive Secretary
- Office Manager
- Senior Office Manager
Role Differences
A vezetői titkárok és az adminisztratív asszisztensek szerepe jelentős átfedést mutat, és a szerepek közötti különbségek szervezetenként eltérőek lehetnek. A legtöbb esetben az ügyvezető titkár több adminisztratív feladatra összpontosít a vezetők vagy vezetők egy meghatározott, kis csoportjának szolgálatában, mint például a megbeszélések ütemezése, az utazások tervezése, az írásbeli kommunikáció kezelése és akár a könyvelés.
Az adminisztratív asszisztens eközben inkább az üzleti műveletekkel kapcsolatos feladatokra összpontosíthat, és bizonyos kapacitásokban inkább irodavezetői szerepet vállalhat, napirendeket készít a megbeszélések vagy konferenciák számára, kezeli a költségvetést és kezeli a szállítói számlázást. Az adminisztratív asszisztenseknek bizonyos esetekben, amikor az üzleti műveletek irányítása kritikus fontosságú, speciálisabb végzettséggel kell rendelkezniük.
Alapvető munkaképességek
A vezetői titkárságvezetőknek és az adminisztratív asszisztenseknek is van egy sor alapvető munkaképességük, amelyek elengedhetetlenek a szerepükhöz. Ezek közé tartoznak a kivételes szervezőképesség, a kiváló írásbeli és szóbeli kommunikációs képességek, valamint a részletekre való nagyfokú odafigyelés és a professzionalizmus. Technikai jártassággal kell rendelkezniük a Microsoft Office 365 programcsomagban szereplő szoftverek, például a Word, az Excel és a PowerPoint, valamint a könyvelési eszközök, például a QuickBooks használatában.
Feladatok egy kis, közepes és nagy irodában
Egy kis irodában az ügyvezető titkár vagy adminisztratív asszisztens feladatait általában különböző irodai alkalmazottak látják el. Egyes munkákat maguk a vállalat vezetői is elvégezhetnek, és az adminisztratív asszisztensi vagy ügyvezető titkári szerepkörök a kisebb szervezetben szükség szerint többféle feladatot is magukban foglalhatnak.
Amint nő a vállalat mérete, úgy nő az igény egy jól szervezett, sokféle feladatot ellátni képes személyre. Ez különösen igaz a középméretű irodában dolgozó vezetőkre, akik olyan vállalatokat irányítanak, amelyek magas szintű titoktartást és feddhetetlenséget igényelnek a folytatott üzleti tevékenységhez.
Egy nagy irodában gyakori, hogy több vezetői titkár és/vagy adminisztratív asszisztens dolgozik. Ennél a vállalati méretnél általában szükség van egy irodavezetőre, aki koordinálja a vállalat vezetőit kiszolgáló személyzetet. Bizonyos esetekben az adminisztratív asszisztens elkíséri az ügyvezetőt az üzleti utakra, hogy segítsen a megbeszélések megszervezésében, az időbeosztásban és más fontos szervezési feladatokban.