Tout le monde souhaite vivre et travailler dans un environnement sûr et fonctionnel, ce qui constitue l’un des principaux facteurs ayant un impact sur notre qualité de vie.
En tant que propriétaire, vous vous demandez peut-être quelles actions vous devez entreprendre pour que votre bien réponde à ces attentes. Pour trouver la réponse, vous devez d’abord vous familiariser avec les tenants et aboutissants de l’entretien des propriétés.
Un excellent point de départ est de lire le reste de cet article car nous :
- discutons de ce que couvre l’entretien de la propriété
- expliquons ce qu’est le code international d’entretien de la propriété
- comparez l’entretien de la propriété commerciale par rapport à la constitution d’une équipe d’entretien interne
- outline 4 conseils importants pour garder votre propriété en pleine forme
Qu’est-ce que l’entretien de la propriété ?
L’entretien immobilier est le processus de préservation d’un bâtiment résidentiel ou d’accueil et de ses environs immédiats dans un état optimal grâce à un ensemble d’activités d’entretien spécifiques.
Il fait référence aux différentes activités qui sont essentielles pour garder un bâtiment fonctionnel et confortable pour ses occupants (c’est pourquoi il est souvent utilisé de manière interchangeable avec le terme d’entretien des bâtiments).
Les activités d’entretien des propriétés comprennent :
- le nettoyage des parties communes internes et externes du bâtiment (y compris les drains, les gouttières de toit, les couloirs, etc.)
- le contrôle et l’enlèvement des rongeurs
- le jardinage et l’aménagement paysager
- le tri et l’élimination des ordures
- l’entretien, les réparations et le remplacement de tous les systèmes mécaniques et électriques (éclairage, CVC, approvisionnement en eau, chauffage de l’eau, etc.)
- les contrôles de sécurité (inspections de routine proactives des systèmes mécaniques et électriques, des installations de lutte contre l’incendie, et inspections de sécurité de l’ensemble des locaux).
L’entretien de la propriété est bénéfique à la fois pour les occupants et le propriétaire, car il œuvre pour que tout le monde soit satisfait.
En tant qu’occupant, vous voulez rentrer chez vous après une journée bien remplie et savoir que vous pouvez vous détendre sans vous soucier de problèmes tels qu’un évier de cuisine bouché, un escalier sale, mal éclairé et graisseux où vos enfants pourraient trébucher et se blesser, ou des toilettes qui ne fonctionnent pas. Ceci étant dit, des tâches mineures comme le remplacement des ampoules peuvent être la responsabilité des locataires eux-mêmes. C’est toujours une bonne idée de définir clairement les responsabilités des locataires par rapport à celles des propriétaires, en particulier pour les propriétés locatives.
Pour le propriétaire immobilier, vous voulez vous assurer que votre propriété locative conserve sa valeur au fil des ans et que vous ne passez pas la majeure partie de votre journée à vous occuper d’un locataire mécontent ou d’un autre. Vous voulez également éviter les problèmes de responsabilité si quelqu’un se blesse sur les lieux.
Suivre le code international d’entretien des propriétés (CIEP)
L’entretien des propriétés ne doit pas être un processus aléatoire, car un entretien médiocre ou inadéquat peut causer de graves problèmes à tous ceux qui utilisent cette propriété particulière. Pour éviter de telles situations, il existe plusieurs règlements et codes que les propriétaires et les administrateurs de biens peuvent suivre.
L’un de ces codes est le code international d’entretien des biens (IPMC). Il s’agit d’un ensemble de règlements qui spécifient les exigences minimales d’entretien des bâtiments existants. Le code international de maintenance des biens est un document de maintenance créé pour combler le besoin d’un code de maintenance des biens moderne et actualisé. Il couvre les chapitres suivants:
Il a pour but d’établir des normes minimales pour l’entretien des éléments du bâtiment comme l’extérieur de la structure, la plomberie, la mécanique, les appareils électriques, les installations sanitaires et les équipements de lutte contre l’incendie. Par exemple, elle contient des recommandations spécifiques sur les équipements de chauffage de l’eau, la température idéale de l’eau chauffée, la façon dont cette eau doit être circulée, etc.
L’IPMC est renouvelée tous les 3 ans et peut être adoptée et utilisée par les juridictions au niveau international. Vous pouvez vérifier tous les détails de ce que couvre l’IPMC ici.
Maintenance de la propriété commerciale contre une équipe interne
Un choix important que vous devrez faire sera de savoir si vous devez externaliser cette tâche à une équipe de maintenance de la propriété commerciale ou construire une équipe interne. Nous discutons des deux options ci-dessous.
S’adresser à des services professionnels d’entretien de propriétés
Si vous choisissez d’engager une société professionnelle d’entretien de propriétés, vous vous apprêtez à bénéficier d’une approche plus structurée de l’entretien qu’ils ont développée au fil des ans. Parmi les services qu’ils proposent généralement, citons :
1) Planification et programmation de l’entretien préventif
Une société d’entretien immobilier professionnelle aura généralement un système établi pour planifier et programmer chaque tâche d’entretien que votre propriété nécessite. Au minimum, un tel système devrait inclure :
- Des contrôles, des inspections et des visites d’entretien réguliers.
- Documentation de tous les travaux d’entretien effectués.
- Recommandations de mises à niveau et d’améliorations.
- Procédures standard pour l’embauche et la gestion des vendeurs et des entrepreneurs.
Un service d’entretien des propriétés commerciales de qualité gardera vos locataires heureux tout en préservant et en améliorant l’état de votre actif.
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2) Rapports financiers
Il est prévu qu’un de leurs premiers rôles sera de créer un budget d’entretien pour votre propriété. Ils vous présenteront également des rapports sur les dépenses d’entretien des locaux – au moins tous les mois.
3) Gérer la communication des locataires
Si chaque courriel ou message texte des locataires vous parvient directement, il est probable que vous n’aurez pas le temps pour beaucoup d’autres choses. Une partie des tâches d’une entreprise d’entretien immobilier professionnelle consistera à communiquer avec vos locataires et à vous relayer uniquement les problèmes qui nécessitent votre attention.
4) Assurer la conformité réglementaire
Similaire à l’IPMC que nous avons mentionné précédemment, il existe plusieurs autres exigences que votre juridiction locale peut exiger des propriétaires. Il peut être difficile de garder une trace de tout. Une société d’entretien de propriétés commerciales est censée surveiller les réglementations existantes et nouvelles en votre nom et assurer la conformité.
Tout cela semble génial, mais vous pouvez vous demander : où puis-je trouver une société d’entretien de propriétés commerciales décente ?
Eh bien, il y a quelques approches différentes que vous pouvez prendre ici. Si cela ne vous dérange pas d’avoir les mains libres, vous pouvez rechercher des sociétés de gestion de propriétés commerciales et laisser l’une d’entre elles prendre les rênes (car la gestion de propriétés inclut la gestion de l’entretien).
Si vous avez seulement besoin de quelqu’un pour s’occuper des travaux d’entretien nécessaires, vous pouvez faire quelques recherches sur Google pour les services d’entretien de propriétés dans votre région et/ou entrer en contact avec d’autres propriétaires que vous connaissez et demander s’ils ont quelqu’un à recommander.
Enfin, lorsque vous négociez avec un entrepreneur, cela ne fait pas de mal de voir les choses de leur point de vue. Par exemple, voici ce sur quoi une entreprise de nettoyage professionnel pourrait se concentrer lorsqu’elle essaie de vous vendre son service.
Avoir une équipe d’entretien de propriété interne
Si vous choisissez d’avoir une équipe d’entretien interne, vous serez responsable de tout ce que nous avons souligné dans le dernier chapitre, mais la différence est que vous aurez une supervision directe sur le personnel et la qualité du travail effectué, vous aurez un budget d’entretien plus flexible qui est sous votre contrôle et vous aurez un meilleur aperçu global de tous les problèmes et des activités d’entretien qui se produisent dans votre propriété.
Cependant, l’organisation d’un département d’entretien nécessite un certain niveau de planification. Voici les étapes que vous pourriez suivre pour constituer votre équipe d’entretien de propriété interne:
- Déterminer l’ensemble des compétences et la taille de l’équipe que vous allez embaucher. Commencez par dresser la liste de toutes les activités d’entretien que votre propriété nécessite (du nettoyage aux réparations d’équipement). Cela vous aidera à déterminer les personnes dont vous avez besoin, par exemple des nettoyeurs, des jardiniers, des techniciens en CVC et en électricité, etc.
- Après cela, considérez combien d’heures chaque personne peut travailler en moyenne par équipe et combien d’équipes vous aurez besoin par jour pour estimer le nombre de personnes que vous devrez embaucher. Selon la taille de la propriété, vous aurez peut-être besoin d’un gestionnaire d’établissement ou au moins d’un superviseur pour coordonner le personnel.
- Ne vous précipitez pas pour embaucher. Menez des entretiens approfondis et vérifiez que vos artisans potentiels sont qualifiés pour le rôle qu’ils doivent jouer. En outre, vous pouvez accélérer ce processus en toute sécurité en confiant cette étape à une agence de recrutement de personnel d’entretien réputée.
- Il y a certains rôles qui ne sont généralement pas économiques à remplir en interne, alors n’éliminez pas complètement l’externalisation. Par exemple, vous n’embaucherez pas un technicien d’ascenseur à temps plein alors que les ascenseurs ne nécessitent généralement pas d’entretien aussi souvent que d’autres systèmes.
Les avantages et les inconvénients de chaque approche
Quelle que soit l’approche que vous adoptez, vous devez définir et suivre les KPI de maintenance de la propriété pour vous assurer que toutes vos activités de maintenance visent à atteindre les mêmes objectifs.
4 conseils pour garder votre propriété en pleine forme
En plus de ce que nous avons mentionné ci-dessus, voici quelques conseils qui vous aideront à garantir que votre propriété reste constamment dans son meilleur état:
#1) Donner la priorité au financement de la maintenance
Lorsque tant d’autres problèmes dans votre propriété demandent un financement, il peut être tentant de réduire les dépenses de maintenance. Mais, cela peut conduire à une détérioration rapide des actifs et à une liste incontrôlable d’entretien différé qui crée un cadre idéal pour les risques de sécurité.
Pour éviter ces problèmes et bien d’autres encore, vous devez estimer et budgétiser de manière proactive les dépenses d’exploitation et les dépenses d’investissement d’entretien chaque année. Habituellement, il est conseillé de prévoir un minimum de 2 à 4 % de la valeur de remplacement actuelle de votre propriété pour votre budget d’entretien annuel. Selon certaines données internes, chaque dollar dépensé pour l’entretien vous permet d’économiser 5 $ à long terme.
#2) Procurez-vous et utilisez des composants durables
Pour garder votre propriété en pleine forme, vous voudrez utiliser des pièces de rechange qui fonctionnent en toute sécurité et durent le plus longtemps possible. Lorsque vous stockez votre inventaire de pièces de rechange (avec des courroies de ventilateur, des pièces de CVC, des ampoules, des moteurs, des pompes, etc.) qui sont de haute qualité, vous investissez dans la longévité de votre propriété.
Bien que les articles très durables puissent coûter un peu plus cher au départ, ils vous aident à économiser sur les réparations futures et à minimiser les problèmes de reprise fréquente.
#3) Automatisez la gestion de la maintenance
Quelles que soient les compétences de votre équipe de maintenance/prestataire de services, il peut rapidement devenir difficile de rester au fait de chaque tâche de maintenance. En particulier dans les immenses propriétés à plusieurs unités, tout suivre manuellement peut rapidement engendrer de l’inefficacité et laisser place au gaspillage de temps et de ressources.
C’est pourquoi de plus en plus de gestionnaires immobiliers s’intéressent à l’automatisation de la gestion de la maintenance en utilisant un système de gestion de la maintenance informatisé. Une GMAO mobile vous aidera à rationaliser et à optimiser chaque aspect de la maintenance, à gérer les tâches administratives répétitives, à suivre la sécurité, à mesurer les performances, à réduire les coûts de maintenance, et bien plus encore.
Si vous ne savez pas ce qu’est une GMAO, consultez notre guide Qu’est-ce qu’un système de GMAO et comment fonctionne-t-il.
Un avantage supplémentaire d’avoir une GMAO comme Limble est la supervision des services de maintenance externalisés. Vous pouvez donner aux techniciens de la société d’entretien de l’immobilier commercial un accès limité à votre compte et leur attribuer des ordres de travail par le biais de Limble. De cette façon, vous pouvez vous assurer que le travail est effectivement effectué et effectué rapidement.
#4) Permettre des audits réguliers de la propriété
Une autre pratique fondamentale pour garder votre propriété dans un état optimal est d’adopter une coutume d’évaluations régulières de l’état des installations (FCA). Une évaluation de l’état des installations vous permettra d’obtenir des données de base complètes sur le fonctionnement de l’ensemble du bien et de ses systèmes. Ces informations aident à mettre en évidence les domaines à améliorer.
Lors d’une FCA, l’équipe d’inspection vérifiera des choses comme l’état actuel de tous les actifs et identifiera tout danger pour la sécurité afin de prendre des mesures correctives rapides.
Principes essentiels
Si vous possédez ou gérez actuellement une propriété résidentielle, l’entretien de la propriété n’est pas quelque chose que vous êtes autorisé à négliger. Il est requis et réglementé par la loi dans la plupart des juridictions.
Cela dit, en dehors de l’obéissance à la loi, les avantages de l’entretien de la propriété sont trop nombreux pour être ignorés.
Heureusement, cela ne doit pas prendre trop de votre temps. Que vous choisissiez d’engager une société d’entretien de propriétés commerciales ou de mettre en place une équipe d’entretien interne, le plus important est de s’assurer que l’entretien est continu et que les personnes chargées de l’entretien de votre propriété ont les compétences, le financement et les outils dont elles ont besoin pour une bonne exécution.
Si vous envisagez d’utiliser un logiciel de GMAO pour améliorer différents aspects de la maintenance de votre propriété, nous sommes toujours prêts à discuter.
