Les secrétaires de direction et les assistants administratifs fournissent tous deux un soutien administratif avancé à un ou deux cadres ou dirigeants. Ce qui sépare ces postes de bureau d’autres emplois de bureau plus cléricaux et routiniers est le niveau de responsabilité et de confidentialité qui leur est associé.
Responsabilités des secrétaires de direction et des assistants administratifs
En plus des fonctions de bureau de base, le secrétaire de direction ou l’assistant administratif est également responsable de la rédaction ou de la préparation de rapports, de l’organisation et de la programmation de réunions, de l’examen des messages entrants pour déterminer leur importance, de la préparation des ordres du jour des réunions du conseil d’administration, de l’organisation des déplacements, de la compilation des procès-verbaux de réunions, de la réalisation de recherches, de la préparation de la correspondance, ainsi que de la supervision et de la formation du personnel de bureau de niveau junior. Ces rôles peuvent exiger différents niveaux d’expérience et avoir l’un ou l’autre de ces titres de poste similaires :
- Assistant administratif d’entrée de gamme
- .level Administrative Assistant
- Administrative Assistant
- Senior Administrative Assistant
- Executive Secretary
- Senior Executive Secretary
- Office Manager
- Senior Office Manager
Role Differences
Les rôles des secrétaires de direction et des assistants administratifs se chevauchent considérablement, et les différences entre les rôles peuvent varier selon l’organisation. Dans la plupart des cas, la secrétaire de direction se concentre sur des tâches plus administratives au service d’un petit groupe spécifique de gestionnaires ou de cadres, comme la planification de réunions, la planification de voyages, le traitement des communications écrites et même la tenue de livres.
Un assistant administratif, quant à lui, peut se concentrer davantage sur les tâches liées aux opérations commerciales et assumer un rôle plus important de direction de bureau dans certaines capacités, en créant des ordres du jour pour les réunions ou les conférences, en gérant les budgets et en traitant la facturation des fournisseurs. Les assistants administratifs peuvent être tenus d’avoir une éducation plus spécialisée dans certains cas où la gestion des opérations commerciales est essentielle.
Compétences professionnelles de base
Les secrétaires de direction et les assistants administratifs ont tous deux un ensemble de compétences professionnelles essentielles à leurs rôles respectifs. Celles-ci comprennent des compétences organisationnelles exceptionnelles, d’excellentes capacités de communication écrite et orale, ainsi qu’une forte attention aux détails et au professionnalisme. Ils doivent posséder une maîtrise technique des logiciels inclus dans la suite Microsoft Office 365, tels que Word, Excel et PowerPoint, ainsi que des outils de comptabilité tels que QuickBooks.
Fonctions dans un petit bureau, un bureau moyen et un grand bureau
Dans un petit bureau, les responsabilités d’une secrétaire de direction ou d’une adjointe administrative sont habituellement assumées par divers employés de bureau. Certains travaux peuvent être effectués par les cadres de l’entreprise eux-mêmes, et les rôles d’assistant administratif ou de secrétaire de direction peuvent englober une plus grande variété de responsabilités selon les besoins de la petite organisation.
Lorsque la taille d’une entreprise augmente, le besoin d’une personne très organisée qui peut effectuer une grande variété de tâches augmente. C’est particulièrement vrai pour les cadres d’un bureau moyen dirigeant des entreprises exigeant des niveaux élevés de confidentialité et d’intégrité pour les affaires menées.
Il est courant pour un grand bureau d’avoir plusieurs secrétaires de direction et/ou assistants administratifs. A cette taille d’entreprise, il est généralement nécessaire d’avoir un chef de bureau pour coordonner le personnel au service des dirigeants de l’entreprise. Dans certains cas, un assistant administratif accompagnera le cadre lors de voyages d’affaires pour l’aider à organiser des réunions, à établir des calendriers et à effectuer d’autres tâches organisationnelles importantes.
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