Ayant consacré notre dernier article aux facteurs d’environnement d’entreprise, il serait négligent de notre part de ne pas dire quelque chose sur les Organizational Process Assets. Ceux-ci apparaissent encore plus fréquemment que les facteurs environnementaux de l’entreprise dans les processus de gestion de projet – 47 fois en tant qu’entrées de processus et 10 fois en tant que sorties. Selon le Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), les actifs de processus organisationnels sont « les plans, les processus, les politiques, les procédures et les bases de connaissances spécifiques à et utilisés par l’organisation exécutante ».
Toute personne ayant rejoint une nouvelle entreprise en tant que chef de projet comprendra que ces actifs de processus organisationnels doivent être recherchés dès que possible. Malgré votre brillant certificat PMP® en gestion de projet et vos années d’expérience préalable, il est fortement conseillé de respecter ce qui a été fait auparavant dans votre nouvelle entreprise et d’adopter les outils et techniques que vos pairs chefs de projet utilisent. La base de connaissances que l’entreprise a constituée au fil des ans sera infiniment plus utile. Les calendriers prévus et réels des projets précédents, la documentation sur les enseignements tirés et les divers journaux et registres des projets antérieurs vous aideront à comprendre l’environnement que vous devrez maîtriser. Ils vous donneront des indications précieuses pour savoir qui sont les bonnes personnes, qui sont les parties prenantes difficiles et quels sont les risques à prendre en compte dans ce nouvel environnement.
Les politiques et procédures existantes influenceront l’ensemble du cycle de vie du projet. Vous trouverez probablement des modèles pour les principaux documents. Vous pourrez également rencontrer des noms étranges pour des artefacts familiers – par exemple, la charte de projet est parfois appelée proposition de projet. Ainsi, les actifs du processus organisationnel doivent souvent être filtrés par vos connaissances du PMP® pour savoir à quoi ils servent réellement. Toutes les directives que vous trouverez seront également les bienvenues, en particulier celles qui détaillent la manière d’adapter les procédures aux différents projets. Rappelez-vous de votre formation PMP® que chaque projet a un aspect unique, donc vous aurez très probablement besoin d’adapter les choses.
Nous avons mentionné la réglementation lorsque nous avons abordé les facteurs environnementaux de l’entreprise, mais les politiques et règles internes se trouvent dans les actifs de processus organisationnels. Attendez-vous à trouver des politiques de ressources humaines, telles que la santé et la sécurité, mais recherchez également des politiques relatives à d’autres aspects du projet – comme l’approvisionnement, la qualité et la budgétisation. Il sera bon de voir des procédures de contrôle des changements en place, ainsi qu’une bonne culture de gestion des risques. Enfin, bien sûr, un bon processus de clôture de projet fournira la base de connaissances qui forme l’autre aspect des actifs du processus organisationnel.
Les informations historiques des projets passés sont vraiment utiles. A partir de là, nous pouvons déterminer les taux de main-d’œuvre, les attitudes à l’égard du risque (que s’est-il passé lorsque quelque chose a mal tourné ?) et la façon dont les décisions ont tendance à être prises. Rappelez-vous les quatre façons de prendre une décision de groupe que vous avez apprises lors de votre formation PMP® : unanimité, majorité, pluralité ou autocratie. Toutes les mesures enregistrées sont également très utiles – elles aident le chef de projet à comprendre les préoccupations de la direction. Les tableaux de bord et les rapports d’état donnent un aperçu des domaines de connaissances qui sont des points sensibles pour vos nouveaux patrons.
Si les actifs de processus organisationnels profitent au nouveau chef de projet, qu’en est-il du pauvre étudiant PMP® qui doit savoir qu’il y a un total de 57 entrées et sorties d’actifs de processus organisationnels dans les processus de gestion de projet ? Réfléchissez-y un instant : Quand en aurez-vous besoin ? La planification est un point évident où vous avez besoin de modèles et de procédures ainsi que d’un aperçu historique. Chaque processus de planification, y compris « Développer un plan de gestion de projet » lui-même a des actifs de processus organisationnels comme entrée.
Remarquez également qu’ils n’ont pas de mises à jour des actifs de processus organisationnels comme sortie ! En surface, cela semble étrange car il semble que nos plans ne contribuent pas à la base de connaissances de l’entreprise. Mais regardez le processus de clôture – il a les mises à jour des actifs du processus organisationnel comme sortie – c’est là que nos plans sont archivés. Seuls deux processus de suivi et de contrôle (Suivi des risques et Contrôle des achats) ont pour résultat des mises à jour des processus organisationnels, qui reflètent les modifications apportées respectivement à la structure de répartition des risques et à la documentation des achats. Ces mises à jour apparaissent également à l’occasion dans le groupe de processus Exécution, spécifiquement dans les processus « Gérer ».
Comme nous l’avons dit dans l’article précédent, il est plus logique pour l’étudiant PMP® de comprendre ce que sont les actifs de processus organisationnels et à quoi ils servent que de mémoriser des listes du Guide PMBOK® et d’apprendre les entrées et les sorties par cœur. Demandez-vous simplement : ce processus utilise-t-il des politiques et des procédures établies ou s’appuie-t-il sur des données historiques ? Si c’est le cas, les actifs du processus organisationnel doivent figurer sur la liste des entrées. De même, le processus met-il à jour des bases de données ou des politiques ? Si c’est le cas, alors les mises à jour des actifs du processus organisationnel peuvent être attendues comme sortie.
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