Ce n’est pas un secret que les gestionnaires de bureau sont l’épine dorsale de tout bureau qui fonctionne bien. De nombreuses entreprises dépendent de leurs office managers pour préserver une bonne qualité de vie et une bonne productivité. Parce que ce travail exige de la patience, des compétences en bureautique, des capacités de leadership et un talent pour travailler sous pression, il est parfois difficile de trouver un excellent gestionnaire de bureau.
Prenez l’exemple de Debra Leonard-Porch. Debra est une professionnelle de l’administration depuis près de 40 ans et est actuellement la directrice de bureau d’Incapital Holdings à Chicago. Debra sait que la première étape pour devenir une excellente gestionnaire de bureau est de se prendre au sérieux et de prendre son poste au sérieux :
« Ma philosophie a toujours été la suivante : « Je postule pour mon emploi tous les jours ». Je viens postuler pour mon poste parce qu’il pourrait facilement aller à quelqu’un d’autre. Ils peuvent avoir quelqu’un de plus jeune. Ils peuvent avoir quelqu’un de moins cher. Ils peuvent obtenir quelqu’un avec une meilleure éducation, mais ils ne trouveront jamais quelqu’un qui travaillera aussi fort que moi. »
Lisez la suite pour notre guide sur les compétences, la formation et les conseils des gestionnaires de bureau, et vous rejoindrez les grands gestionnaires de bureau comme Debra en un rien de temps.
Qu’est-ce qu’un gestionnaire de bureau?
Lorsque nous parlons de gestionnaires de bureau, nous parlons vraiment de ce qui rend un bureau efficace. Les gestionnaires de bureau ont une variété de responsabilités selon les besoins de leur entreprise, mais tous les gestionnaires de bureau sont chargés de la planification, de la coordination et du contrôle des activités de bureau, tout en étant attentifs au contrôle gouvernemental, aux lois du travail et à la satisfaction des employés.
Selon le domaine, il peut y avoir une variété d’emplois de gestion de bureau, cependant, les tâches de base de ces gestionnaires sont assez similaires. En plus de superviser le bon fonctionnement de l’administration d’une entreprise, de s’assurer que les fournitures nécessaires sont fournies et que l’équipement de bureau est en état de marche, les gestionnaires de bureau peuvent parfois aussi embaucher, congédier, former et promouvoir les employés.
Compétences du gestionnaire de bureau
En tant que gestionnaire de bureau, vous serez responsable des processus, des procédures, de la documentation, de la communication, de la supervision, de la formation et de l’administration. Si cela semble être beaucoup de responsabilités, c’est parce que c’est le cas. Afin de vous assurer que le bureau fonctionne au mieux, vous devez bien connaître ces compétences en gestion de bureau.
Capacités de planification
La planification devrait venir naturellement pour les gestionnaires de bureau. Vos responsabilités en matière de planification iront de la planification des réunions de bureau à la délégation des responsabilités. De la planification des opérations commerciales à long terme à l’exécution efficace des tâches quotidiennes, la planification organisée est une compétence clé que tout grand gestionnaire de bureau devrait avoir.
Compétences administratives
Pour un gestionnaire de bureau, les compétences administratives devraient venir comme une seconde nature. Avant d’accéder à votre poste de chef de bureau, il y a de fortes chances que vous ayez occupé d’autres postes administratifs. Dans ces postes, vous auriez cultivé une base de compétences administratives qui ne fera que se développer à mesure que vous vous adapterez à votre nouveau rôle de chef de bureau. Vous serez responsable de diverses tâches administratives dans l’organisation, du soutien et de la culture de l’entreprise, ainsi que d’autres responsabilités liées au personnel, comme l’évaluation du rendement des employés.
Compétences analytiques
Développer vos compétences analytiques à tout niveau d’emploi est une bonne idée. En tant que gestionnaire de bureau, vous aurez besoin de ces compétences pour pouvoir identifier les inefficacités et suggérer des solutions afin de contribuer au succès de votre entreprise.
Compétences informatiques
Un ensemble de compétences informatiques solides et pratiques n’est pas seulement idéal, mais nécessaire pour un gestionnaire de bureau. Vous devriez avoir un niveau de compétence suffisamment élevé pour être à l’aise, précis et efficace avec les opérations informatiques quotidiennes requises – comme la saisie de données, la création de feuilles et le formatage de présentations. Vous utiliserez probablement un logiciel pour les rapports de dépenses, la gestion des installations et les vidéoconférences et la communication quotidienne.
Cours de formation de gestionnaire de bureau
A mesure que vous gravissez les échelons de votre entreprise, il y aura toujours de nouvelles compétences à acquérir, surtout en ce qui concerne la gestion de bureau. Heureusement, vous n’avez pas besoin d’être inscrit à un programme à temps plein menant à un diplôme pour acquérir une formation en gestion de bureau. Il existe une gamme de cours en ligne et en personne disponibles pour quiconque souhaite stimuler sa carrière de gestionnaire de bureau. Que vous cherchiez à affiner une compétence spécifique ou à développer l’ensemble de vos compétences en bureautique, il existe un cours adapté à vos besoins. Lisez la suite de notre sélection triée sur le volet pour trouver le cours parfait pour vos besoins en gestion de bureau.
Certification Management and Strategy Institute – Certified Business Office Manager (CBOM)™
Parfaitement adapté aux débutants en gestion de bureau qui veulent apprendre les tenants et aboutissants de base du domaine avant de postuler à leur premier poste de gestion, grâce à l’achèvement de ce cours entièrement en ligne, vous apprendrez les compétences de cadre et les processus nécessaires pour gérer efficacement tout bureau moderne.
Formation à la demande SkillPath – Intelligence émotionnelle
Idéal pour les gestionnaires de bureau travaillant dans des domaines à haut niveau de stress, les cours en ligne SkillPath se concentrent sur l’enseignement de l’intelligence émotionnelle. Grâce à leur format facile à utiliser et à apprendre, vous apprendrez à comprendre, à réguler et à tirer parti des émotions dans n’importe quelle situation de bureau.
Formation Dale Carnegie – Obtenir des résultats sans autorité
Utilisable pour les chefs de bureau qui cherchent à instiller des changements et des stratégies de grandes entreprises dans leur corporation, grâce à des webinaires hebdomadaires, vous apprendrez à transcender les politiques de bureau potentiellement étouffantes afin de gagner le respect et d’établir la confiance entre les différents postes de votre organisation.
5 conseils de gestion de bureau
En tant que gestionnaire de bureau, vous devrez être diligent dans votre propre travail et responsable de la production du reste du bureau. Même les gestionnaires de bureau chevronnés peuvent devenir stressés les jours où il semble qu’il y ait sans cesse des qualiications d’employés et des préoccupations de la direction.
En adoptant quelques nouvelles techniques, vous constaterez que ces journées accablantes deviendront moins fréquentes et plus faciles à gérer. Lorsque vous utilisez nos 5 meilleurs conseils de gestion de bureau, vous resterez au sommet de votre travail et en avance sur le jeu.
Établissez des objectifs pour votre équipe
Lorsque vous établissez des objectifs de bureau clairs, vous créez vraiment un sens du but pour les employés. En créant des objectifs d’équipe, ou même des objectifs à l’échelle de la branche, vous rajeunissez le but de votre entreprise pour garder les travailleurs motivés.
Créer des objectifs réalisables qui inspirent les membres de l’équipe à être ambitieux dans leur travail. Lorsqu’une équipe s’épanouit personnellement en réalisant ses objectifs, l’ensemble de la main-d’œuvre sera plus productive et motivée en retour. De plus, il n’y a pas de mal à ce que vous puissiez suivre les progrès de chaque équipe plus efficacement lorsqu’il y a un objectif clair vers lequel on travaille.
La communication est la clé
En tant que chef de bureau, vos compétences en communication sont la finalité de votre succès, car vous êtes généralement le premier point de contact pour les clients qui viennent au bureau. Non seulement vous communiquerez régulièrement avec les clients, mais aussi avec vos employés lorsque vous déléguerez leur travail au sein de l’organisation, tant verbalement que par écrit.
Cette communication doit être efficace et professionnelle afin de s’assurer que les messages sont livrés et reçus comme prévu, mais aussi amicale afin de maintenir les relations avec vos clients et vos employés.
Compétences en gestion du temps
Les compétences en gestion du temps sont une partie essentielle de tout emploi de gestion de bureau car il est de votre devoir d’utiliser chaque minute de votre rôle à son plein potentiel. Des compétences en gestion du temps et en organisation sont nécessaires pour être sûr que vous êtes disponible pour répartir correctement chaque tâche en respectant le calendrier du reste du bureau.
Soyez un penseur innovant
Soyez un penseur innovant est la première étape pour devenir un gestionnaire de bureau efficace car la résolution de problèmes est l’une de vos principales responsabilités. En tant que gestionnaire de bureau, vous serez confronté à des situations inconnues qui peuvent, au premier abord, sembler échapper à votre contrôle, ainsi qu’à de nouveaux défis que vous devrez surmonter. Votre premier réflexe peut être d’avoir recours à la frustration face à ces défis, mais au lieu de cela, vous devrez développer la compétence nécessaire pour les aborder de manière innée avec une pensée innovante.
Voici un conseil pour commencer : entourez-vous de penseurs innovants et apprenez d’eux par l’observation. Il est important de vous exposer à de nouvelles façons de penser et à des méthodes créatives de réussite.
Continuez votre éducation et votre développement professionnel
Les meilleurs gestionnaires de bureau ne cessent jamais d’apprendre. Vous devrez continuellement élargir vos connaissances afin de rester à la pointe de l’évolution de la technologie et de développer de nouvelles tactiques de gestion.
Lorsque vous faites du développement professionnel une partie régulière de votre plan de carrière stratégique mensuel, vous garderez une longueur d’avance sur la concurrence et vous aiderez à garder votre entreprise en tête également. Que ce soit en vous inscrivant à des cours le week-end ou en suivant des cours hebdomadaires en ligne par webinaire, continuez à apprendre – cela fait partie de votre responsabilité en tant que chef de bureau.
Devenir un chef de bureau vraiment génial est une question d’intention – vos collègues le remarqueront, vos cadres l’apprécieront et vous réussirez grâce à cela. Vous voulez en savoir plus ? Consultez notre guide de la gestion de bureau.
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