Vendor Setup | Business Affairs

Vendor Set Up

Le coordinateur des fournisseurs des comptes payables des Business Affairs est responsable de la mise en place et de la maintenance des fournisseurs. Pour obtenir un nouveau fournisseur configuré dans Banner, un formulaire UO Substitute W-9 actuel (entités américaines) ou un formulaire W-8 original (individu et entités étrangères), ainsi que les documents justificatifs doivent accompagner toutes les demandes de fournisseur.

Note importante : Les versions requises et les plus récentes des formulaires sont maintenant disponibles sur le site Web de BAO. Veuillez supprimer toutes les anciennes versions que vous pourriez avoir stockées sur votre ordinateur car elles ne seront pas acceptables pour l’installation des fournisseurs. La seule exception sera pour une mise en place temporaire de 30 jours pour les remboursements.
Un formulaire W-9 de substitution de l’UO ou un formulaire W-8 original (version la plus récente) doit accompagner toutes les demandes des fournisseurs concernant :

Factures
Inscriptions
Abonnements
Remboursements de frais de déplacement
Paiements pour le soutien aux participants
Paiements pour les enquêtes
Paiements pour les sujets

Stipends
Hôtels
Contrats de services personnels (CSP)
Contrats
Tous les autres types de paiements (sauf les remboursements, voir point 8)

L’UO Substitut W-9, W-8, et les pages de garde des télécopies sont disponibles à l’adresse suivante :

Formulaires des affaires commerciales (voir Comptes créditeurs centraux et paiements de factures)

NOTE : Veuillez prévoir 24-48 heures pour toutes les configurations de fournisseurs, les activations ou les demandes de changement d’adresse. Le traitement de votre demande peut prendre plus de temps, en particulier lorsqu’il s’agit de demander la configuration ou l’activation d’un fournisseur étranger. Contrairement aux formulaires W-9, les formulaires W-8 ne sont valables que pour des périodes spécifiques. Même si une entité étrangère peut être configurée dans Banner, l’adresse ne peut être active que pour une année à la fois. Par conséquent, veuillez prévoir du temps pour l’examen du statut de fournisseur étranger par les comptes créditeurs avant qu’un fournisseur ou une adresse puisse être réactivé pour le paiement.

W-9

L’Université de l’Oregon exige qu’un Substitute W-9 de l’UO (version la plus récente) figure dans le dossier avant d’effectuer le paiement aux fournisseurs.

L’Université est tenue de déclarer des informations supplémentaires à l’État de l’Oregon concernant nos dépenses annuelles avec les minorités, les femmes détenues et les petites entreprises émergentes (MWESB) ainsi que les vétérans détenus et les vétérans handicapés de service (SDV). Des informations sur les statuts des MWESB certifiés par l’État sont disponibles sur le site Web de l’État : Minority and Women Business Enterprise Certification(M/WSB) ou vous pouvez les contacter au (503) 986-0075. Pour plus d’informations sur les statuts d’ancien combattant ou de SDV certifié par l’État, voir : Service Disabled Veteran Certification (SDV). Vous pouvez également voir le bureau de certification de l’État de l’Oregon pour l’inclusion et la diversité des entreprises/COBID.

Bien que les informations enregistrées sur le formulaire UO Substitute W-9 puissent être similaires à celles qui sont généralement fournies sur un formulaire IRS W-9, l’UO est tenu par l’État de recueillir ces informations supplémentaires auprès des fournisseurs qui ne figurent pas sur le formulaire IRS W-9. Pour cette raison, le formulaire IRS W-9 ne peut pas être soumis à la place du formulaire de remplacement W-9 de l’UO, à moins que vous n’ayez fait tout votre possible pour donner aux fournisseurs la possibilité de nous informer de leur statut de MWESB, de vétéran et de SDV en leur demandant de remplir le formulaire de remplacement W-9 de l’UO. Il est dans l’intérêt du vendeur de fournir ces statuts à l’UO. Si le vendeur refuse de remplir le formulaire UO Substitute W-9 avec leurs statuts, ce n’est qu’à ce moment-là qu’une version actuelle du formulaire IRS W-9 sera acceptée à sa place.

Lorsqu’un individu remplit un UO Substitute W-9, il doit fournir une adresse de domicile à des fins de déclaration fiscale. Une personne ne doit pas indiquer une adresse de bureau ou de travail dans le champ d’adresse. Si la personne veut que nous envoyions un paiement à une adresse autre que l’adresse du domicile, elle peut fournir une deuxième adresse qui sera ajoutée à Banner.

Les ministères ne peuvent pas remplir le formulaire pour le vendeur. Le vendeur doit fournir le nom légal et le numéro d’identification fiscale qui sera confirmé en utilisant le programme de correspondance TIN de l’IRS. Le formulaire UO Substitute W-9 (version la plus récente) dûment rempli doit être retourné au département demandeur. Pour les entités américaines UNIQUEMENT, une copie du W-9 peut être une image scannée, une copie ou un fax.

W-8

L’Université de l’Oregon exige un formulaire W-8 pour tous les individus étrangers et les entités étrangères, quel que soit le type de paiement. Il existe cinq types différents de formulaires W-8 (version la plus récente). Les particuliers étrangers choisiront très probablement de remplir le formulaire IRS W-8BEN. Les entités étrangères autres que des personnes physiques choisiront très probablement de remplir un formulaire IRS W-BEN-E. Seule la personne ou l’entité étrangère peut déterminer quel formulaire W-8 s’applique à elle. Les départements ne peuvent pas remplir le formulaire pour le fournisseur.

L’original du formulaire W-8 doit être envoyé à [email protected] au moment de la demande d’installation du fournisseur. Vous pouvez envoyer soit un W-8 original signé à l’encre à AP par le courrier du campus, ou en le déposant à AP avec les pièces justificatives, ou vous pouvez envoyer par courriel le W-8 original scanné avec les pièces justificatives. Nous ne pouvons pas accepter les formulaires signés électroniquement. Remarque : nous pouvons accepter le formulaire W-8 par voie électronique dans un courriel. Si vous envoyez une copie numérisée du formulaire W-8 rempli par le fournisseur, le courriel du fournisseur avec le formulaire W-8 en pièce jointe doit être transmis à Accounts Payable. (Accounts Payable doit certifier la réception du W-8 du fournisseur réel pour que nous puissions procéder à l’émission du paiement).

Tous les formulaires W-8 soumis à Accounts Payable pour la configuration ou l’activation du fournisseur seront examinés dans le bureau BAO par Joy Germack, analyste fiscal UO, avant qu’un fournisseur étranger ou un individu soit activé dans Banner par Accounts Payable. Une fois que le fournisseur étranger a été configuré, l’adresse est valide pour un an. Les paiements demandés les années suivantes seront examinés en fonction du type de paiement, de l’adresse de l’entité étrangère et de la validité du formulaire W-8 existant. L’adresse sera réactivée pour une année supplémentaire une fois que toutes les informations ou documents nécessaires auront été reçus. Tous les numéros d’information d’identification fiscale américains fournis doivent correspondre aux dossiers de l’IRS.

1. Recherches de fournisseurs

Vous trouverez ci-dessous une liste de conseils à utiliser lors des recherches de fournisseurs :

Utiliser % à la fois avant et après le nom du fournisseur.
Supprimez le mot The au début de votre recherche de nom de vendeur.
Supprimez toute ponctuation, sauf les tirets ou les apostrophes.
Tentez toutes les majuscules.
Tentez toutes les minuscules.
Essayez le nom du vendeur avec juste le premier mot en majuscule et sans espace entre les mots.
Essayez de mettre en majuscule chaque mot du nom du vendeur sans espace entre les mots.
Essayez l’acronyme du nom du vendeur.
Essayez le nom du vendeur exactement tel qu’il apparaît, y compris les chiffres ou les lettres majuscules et minuscules.
Essayez la règle du moins est parfois pourrait être mieux. Essayez % avant et après tout mot inhabituel ou moins couramment utilisé.

Faites une recherche approfondie du vendeur dans BANNER. Essayez plusieurs orthographes, par exemple, McDonald ou Mc Donald ou Mc donald, IKON ou Ikon. BANNER est sensible à la casse. Vous devez également savoir que de nombreux vendeurs utilisent un nom « Doing Business As » (DBA). Leur nom légal apparaîtra avant leur nom commercial. Par exemple, « John Doe dba/Creative Vendors ». Leur facture peut ne porter que la mention « Creative Vendors ». La seule façon de trouver ce fournisseur est d’utiliser le signe pour cent devant et à la fin du nom. Par exemple, %Creative Ven%. Cela peut prendre un peu plus de temps pour faire une recherche de cette façon mais vous trouverez la plupart des vendeurs de cette façon.

Si vous ne trouvez pas un vendeur après avoir fait une recherche approfondie, vous devrez envoyer une nouvelle demande de vendeur.

2. Demandes de nouveaux fournisseurs

Pour toute mise en place d’un nouveau fournisseur, ainsi que pour toute activation d’un fournisseur inactif qui commence par un numéro V00_ _ _ _ _, un substitut UO W-9 (version la plus récente) et les documents justificatifs sont requis. Si vous envoyez uniquement le Substitut W-9 de l’UO ou la facture, nous ne serons pas en mesure de traiter votre demande. Vous devrez envoyer les deux pièces justificatives en même temps à AP. Les deux pièces de documentation sont requises, que vous achetiez ou payiez un fournisseur.

Si vous essayez de passer une COMMANDE D’ACHAT avec une entreprise (création d’un bon de commande en ligne dans Banner), vous devrez envoyer à AP:

1). Un substitut UO W-9 ou un formulaire W-8 original (version la plus récente).

NOTE : Veuillez voir sous le sujet W-8 ci-dessus pour plus de détails sur les W-8. Les comptes créditeurs centraux doivent certifier la réception du W-8 du fournisseur réel pour que nous puissions procéder à la mise en place du fournisseur et à l’émission du paiement ; par conséquent, l’email original de l’entité étrangère avec le W-8 joint doit être fowarded à AP quand une nouvelle demande de fournisseur est faite).

2). Une copie d’un devis, d’une estimation, d’une page Web, d’un courriel, d’une lettre d’accompagnement de télécopie, d’une carte de visite ou de quelque chose du vendeur montrant les informations commerciales et l’adresse. Sur la demande, indiquez-nous que vous avez besoin que le nouveau fournisseur soit configuré à des fins de commande et nous ajouterons le fournisseur avec une adresse VO (Vendor Order). (Plus tard, lorsque vous avez été facturé, vous devrez envoyer juste une copie de la facture à Accounts Payable afin qu’une adresse VP (Vendor Payment) puisse être ajoutée pour le paiement).

NOUVEAU : Si vous essayez de passer un BON DE COMMANDE POUR DES SERVICES avec une entité (ce formulaire remplace le formulaire Honorarium Contract pour les conférences ou les services d’exécution SEULEMENT), vous devrez envoyer à AP:

1). Un Substitute W-9 de l’UO ou un formulaire W-8 original (version la plus récente).

2). Une copie du formulaire de commande de services dûment rempli. Sur la demande, faites-nous savoir que vous avez besoin que le nouveau fournisseur soit configuré à des fins de paiement et nous ajouterons le fournisseur avec une adresse VP (Vendor Payment) comme nous le ferions pour tout autre contrat de service personnel ou contrat personnalisé pour les formulaires de services.

Si vous essayez de faire un PAIEMENT à un fournisseur ou à un non-employé/étudiant, veuillez envoyer à AP:

1). Un substitut de l’UO W-9 ou un formulaire W-8 original (version la plus récente).

2) Une copie d’une facture, d’un formulaire d’inscription, d’un renouvellement d’abonnement, d’une réservation d’hôtel, de la première page et/ou de la page de signature d’un CSP ou d’un contrat, d’un formulaire de demande d’activation des comptes créditeurs ou de toute autre pièce justificative afin que nous puissions ajouter une adresse VP à Banner.

Encore, nous avons besoin de deux pièces justificatives pour toute nouvelle installation de fournisseur. Une demande de mise en place d’un nouveau fournisseur ne sera pas complétée sans les deux pièces de documentation. Vous pouvez envoyer ces deux documents ensemble à la comptabilité fournisseurs avec une note indiquant NOUVEAU VENDEUR, votre nom et votre numéro de téléphone. Vous pouvez télécopier la demande à Accounts Payable au 346-2393, envoyer la demande scannée par courriel à [email protected], ou envoyer la demande par le courrier du campus à Business Affairs Accounts Payable.

Coordonnées du service : Nous avons besoin de votre nom et de votre numéro pour vous appeler en cas de problèmes ou de questions. N’envoyez pas de page de garde par fax, sauf s’il n’y a pas de place sur la facture pour votre note. De même, n’écrivez pas de note par-dessus ce qui est imprimé sur les documents, n’utilisez pas de papier de couleur ou de papier à lettres (lorsque nous recevrons la télécopie, elle pourrait être illisible). Veuillez vous assurer que le numéro de téléphone et l’adresse du fournisseur sont lisibles.
Statut de vos demandes de fournisseurs : Les nouveaux vendeurs seront établis dans BANNER après la réception de votre demande. Nous traitons de nombreux nouveaux fournisseurs et ne pouvons pas appeler pour confirmer la réception de votre demande ou lorsque votre demande a été complétée.
Les bons de commande de l’UO, les formulaires de demande de décaissement, les notes/emails manuscrits ou dactylographiés des départements de l’UO NE PEUVENT PAS être utilisés pour l’établissement de fournisseurs ou les changements d’adresse : Nous ne pouvons le faire que dans de très rares cas, par exemple lorsqu’un remboursement est effectué. Nous devons avoir un document officiel du vendeur, généralement sa facture. Si vous avez besoin d’une adresse de fournisseur configurée pour pouvoir traiter un ordre d’achat en ligne ; veuillez faxer ou envoyer par courriel à Accounts Payable un devis de fournisseur, une estimation, une page Web, un courriel, une lettre d’accompagnement de fax, une carte d’affaires, ou quelque chose du fournisseur avec un W-9 substitut actuel de l’UO ; ou envoyez votre demande avec un formulaire W-8 original pour que nous puissions ajouter une adresse VO à Banner.
Formulaires d’inscription de fournisseur, formulaires de commande, etc : Ceux-ci sont acceptables pour les nouvelles mises en place de fournisseurs tant qu’ils sont accompagnés d’un substitut W-9 actuel de l’UO ou d’un formulaire W-8 original.
Renouvellement des abonnements : Ceux-ci nécessitent également un substitut UO W-9 ou un formulaire original W-8 pour la mise en place d’un nouveau fournisseur et doivent être traités avec soin. Si une enveloppe pré-imprimée accompagne le formulaire d’abonnement, alors assurez-vous de télécopier ou d’envoyer par courriel une copie de l’enveloppe et du formulaire d’abonnement (qui contient les coordonnées) à Accounts Payable afin que l’adresse de paiement correcte soit ajoutée à Banner. L’adresse de remise sur l’enveloppe peut être différente de l’adresse de correspondance sur le formulaire d’abonnement.
Où envoyer les demandes des fournisseurs : N’envoyez pas par courriel les demandes de mise en place de fournisseurs aux personnes du service de comptabilité fournisseurs, car elles peuvent être absentes du bureau de façon inattendue. Il est toujours préférable d’envoyer vos demandes scannées à l’adresse électronique générale des comptes créditeurs : [email protected]. Faxez-les au 346-2393. Si vous envoyez les demandes des fournisseurs par courriel ou par télécopieur à l’adresse générale de la comptabilité fournisseurs ou au numéro de télécopieur, quelqu’un d’autre au service des comptes fournisseurs pourra s’occuper de vos demandes. Les demandes de fournisseurs qui sont accompagnées des originaux des W-8 peuvent être remises ou envoyées par courrier du campus à Business Affairs Accounts Payable.
Les originaux ou les copies des W-9 ou des W-8 ne doivent pas être conservés dans les départements : Une fois qu’un nouveau fournisseur a été établi dans Banner par Comptes Payables, veuillez détruire toutes les copies de W-9 ou W-8 que vous avez conservées dans votre département. TOUS les formulaires W-8 soumis à Accounts Payable pour l’établissement ou l’activation d’un fournisseur seront examinés dans le bureau de BAO par Joy Germack, analyste fiscal de l’UO, avant qu’un fournisseur ou un individu étranger soit activé dans Banner par Accounts Payable.

3. Changements d’adresse

Si vous avez un changement d’adresse pour un fournisseur, (par exemple la facture indique une adresse différente de celle qui figure dans BANNER), veuillez envoyer une copie de la facture, du formulaire d’inscription, de l’enveloppe de renouvellement de l’abonnement ou de tout autre document montrant le changement d’adresse à Accounts Payable. Nous vérifierons l’adresse et mettrons le compte à jour. Certains fournisseurs ont demandé que TOUS les paiements soient envoyés à une certaine adresse, peu importe ce qui figure sur la facture, et nous ne pouvons pas les modifier. Assurez-vous d’écrire votre nom et vos coordonnées sur la documentation afin que nous puissions vous contacter si c’est le cas, ou si nous avons besoin d’informations supplémentaires

Un formulaire UO Substitute W-9 ou W-8 n’est PAS nécessaire pour les changements d’adresse, seulement pour les demandes de nouveaux fournisseurs.
Si vous avez un changement d’adresse pour un employé ou un étudiant, remplissez un formulaire de demande d’activation des comptes payables et envoyez-le à notre bureau. Nous n’avons PAS besoin d’un formulaire UO Substitute W-9 pour tout employé ou étudiant déjà entré dans Banner avec un numéro 95OXXXXXX ou 951XXXXXX, sauf si l’ID UO Banner n’a pas de numéro d’identification fiscale attaché à l’enregistrement. Nous vous contacterons et vous ferons savoir si vous devez obtenir un Substitute W-9 de l’UO pour cette personne. Remarque : Si un étudiant ou un employé a mis à jour son adresse dans Duckweb, pour mettre à jour l’adresse par défaut dans Banner, vous devrez remplir un formulaire de demande d’activation des comptes fournisseurs.

4. Contrats de services personnels (PSC) ou contrats

Si vous payez un PSC ou un contrat et que vous avez besoin de configurer un nouveau fournisseur ou de changer d’adresse, vous devrez faxer les informations suivantes à A/P au 346-2393 ou les envoyer par courriel à : [email protected]. (N’oubliez pas d’inclure votre nom et votre poste téléphonique ainsi que les détails concernant votre demande).

CSP

La première page du CSP qui contient le nom légal, l’adresse et les signatures de toutes les parties. (Une copie complète du contrat peut être demandée si nécessaire).
Un formulaire W-9 de substitution de l’UO, (version la plus récente) si le vendeur est une entité américaine. (Au moment où vous faites cette demande, le vendeur devrait vous avoir envoyé ce formulaire par fax ou par courriel).
Un formulaire W-8 original, (version la plus récente) si le vendeur est un individu ou une entité étrangère. Veuillez envoyer par courrier du campus l’original du formulaire W-8 avec votre demande de fournisseur ou vous pouvez remettre le formulaire avec votre demande aux comptes créditeurs. Pour plus d’informations sur le paiement de services à une entité étrangère, veuillez consulter : Paiements à des entités étrangères.

Contrats

La première page du contrat avec le nom légal.
La page de signature (généralement la dernière page) avec l’adresse et les signatures de toutes les parties.
Un formulaire UO Substitute W-9, (version la plus récente) si le fournisseur est une entité américaine. (Au moment où vous faites cette demande, le vendeur devrait vous avoir envoyé ce formulaire par fax ou par courriel).
Un formulaire W-8 original (version la plus récente) si le vendeur est un individu ou une entité étrangère. Veuillez envoyer par courrier du campus l’original du formulaire W-8 avec votre demande de fournisseur ou vous pouvez remettre le formulaire avec votre demande aux comptes créditeurs. Pour plus d’informations sur le paiement de services à une entité étrangère, veuillez consulter : Processus de paiement pour les visiteurs internationaux

5. Demandes d’activation (étudiants et employés avec 95X)

Étudiants ou employés : Si vous remboursez un étudiant ou un employé et que vous obtenez le message Banner « NEEDS TO BE ACTIVATED BY ACCOUNTS PAYABLE », vous devrez remplir un formulaire de demande d’activation des comptes fournisseurs. Assurez-vous d’inclure le nom, l’adresse et l’ID BANNER (numéro 95XXXXXXX ou 951XXXXXX) et la raison de l’activation sur le formulaire de demande d’activation des comptes créditeurs et envoyez la demande par fax ou par courriel à Accounts Payable.

Si un étudiant ou un employé a mis à jour son adresse dans Duckweb, afin de mettre à jour l’adresse par défaut dans Banner, vous devrez remplir un formulaire de demande d’activation des comptes créditeurs. Il existe d’autres adresses qui doivent rester actives à d’autres fins. La comptabilité fournisseurs ne sait pas quand un étudiant ou un employé a changé d’adresse dans Duckweb. C’est pourquoi les départements doivent informer la comptabilité fournisseurs pour mettre à jour l’adresse par défaut de la PA, en soumettant un formulaire de demande d’activation de la comptabilité fournisseurs.

NOTE : Il arrive qu’un 95X ne reflète pas un numéro de contribuable américain dans les fichiers fournisseurs de la PA. Même si la personne a rempli d’autres formulaires pour la paie ou pour les dossiers des étudiants, la comptabilité fournisseurs doit obtenir de la personne un formulaire W-9 ou W-8 afin d’activer le 95X dans les fichiers fournisseurs d’AP pour recevoir des paiements de comptabilité fournisseurs tels que des allocations, des remboursements, etc.

6. Configurations de voyage

Si vous avez besoin qu’un fournisseur soit configuré ou activé pour un voyageur, alors veuillez remplir le formulaire de demande d’activation des comptes payables (nous devons avoir une adresse personnelle) et demander au voyageur de remplir un UO Substitute W-9 (version la plus récente) ou un formulaire W-8 original (version la plus récente). Joignez les documents ensemble et envoyez-les par fax à Accounts Payable au 346-2393 ou par courriel à [email protected], si le vendeur est une entité américaine. Si le vendeur est un individu étranger, veuillez envoyer par courrier du campus le formulaire W-8 original avec votre demande de fournisseur ou vous pouvez remettre le formulaire avec votre demande à Accounts Payable.

Pour plus d’informations sur le paiement des voyages à une entité étrangère, veuillez consulter : Paiements aux entités étrangères.

Si un voyageur a déménagé, assurez-vous de demander une mise à jour de son adresse et de l’adresse par défaut de Banner en soumettant un formulaire de demande d’activation des comptes créditeurs. Si l’adresse Banner ET l’adresse par défaut ne sont pas mises à jour avant de soumettre le paiement via Concur, le paiement peut être mal acheminé ou retardé car les processus sont différents de ceux des voyages avant Concur.
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Un voyageur qui n’a jamais été étudiant ou employé se verra attribuer un numéro de fournisseur qui commence par V dans Banner. Afin de traiter un remboursement de voyage dans Concur, vous devrez interroger Banner pour obtenir le numéro de fournisseur, puis utiliser ce numéro de fournisseur comme identifiant du voyageur dans Concur. La comptabilité fournisseurs n’attribue pas de numéros 95XXXXXXX.
Note : N’oubliez pas d’indiquer dans le champ étranger non résident, sur le formulaire de demande d’activation de la comptabilité fournisseurs, si la personne est un étranger non résident ou non. Ne laissez pas ce champ vide. S’il s’agit d’un non-résident, vous devrez joindre les documents appropriés énumérés au bas du formulaire de demande d’activation de comptes créditeurs. Remarque : La première adresse inscrite dans Banner pour une entité étrangère doit être son adresse permanente. La deuxième adresse sera leur adresse postale. Voir : Options de paiement étrangères.

7. Fournisseurs invalides ou résiliés

Si vous trouvez un fournisseur et obtenez le message Banner Vendeur est invalide, ou n’a pas été activé par Comptes Payables, vous devrez déterminer la raison de ce message. Vous devrez retourner à l’écran de requête dans FTIIDEN afin de découvrir pourquoi le fournisseur est invalide ou inactif. En général, vous obtiendrez ce message dans quatre circonstances.

1) Vous remboursez un étudiant ou un employé sous son ID Banner (alias numéro 95XXXXXXX), et le bureau des comptes fournisseurs ne les a jamais activés dans Banner. Il faut les activer pour pouvoir traiter le remboursement par Banner ou par le formulaire Concur Travel. Dans ce cas, vous devrez remplir et envoyer un formulaire de demande d’activation des comptes fournisseurs à AP pour que le compte soit activé.

2) Vous payez un fournisseur qui est résilié. Vous devrez retourner dans FTIIDEN. Lorsque vous faites une requête sur le nom du fournisseur dans FTIIDEN, ce fournisseur a un Terminé dans la colonne Fournisseur. Cela signifie que ce fournisseur a été résilié parce qu’il a été vendu ou remplacé par un autre fournisseur avec un numéro d’identification fiscale différent. Avec votre curseur sur le nom du fournisseur, vous devez sélectionner le menu TOOLS dans le coin supérieur droit. Dans la catégorie Options, sélectionnez Informations sur l’adresse du fournisseur. Une boîte d’adresse s’affiche. Recherchez dans la ligne de rue 2 ou 3 de la première adresse de paiement (VP1) un message indiquant SEE V#_______. Vous devrez alors utiliser le nouveau numéro indiqué. (Si un fournisseur a changé de propriétaire plusieurs fois, vous devrez peut-être répéter ce processus pour trouver le numéro de fournisseur actuel).

C’est la seule façon de savoir quel numéro de fournisseur vous devez utiliser. Si vous tirez un fournisseur résilié dans l’écran de paiement des factures, alors vous obtiendrez le message. Le fournisseur n’est pas valide ou n’a pas été activé par le bureau des comptes fournisseurs. Il est toujours préférable de rechercher votre fournisseur et de s’assurer que l’adresse que vous recherchez est dans le système dans FTIIDEN d’abord, avant de passer à l’écran de paiement des factures.

3) Vous payez un ancien fournisseur qui n’a pas été payé depuis 6 ans ou plus et il a été inactivé. Dans ce cas, il n’y aura pas de message dans les lignes d’adresse. Dans FTIIDEN, il y aura un T dans la colonne V. Il sera traité comme un nouveau fournisseur. Ce cas est traité comme un nouveau fournisseur et vous devrez envoyer à l’UO un formulaire W-9 de remplacement (version la plus récente) ou un formulaire W-8 original (version la plus récente) accompagné des pièces justificatives. Le fournisseur sera soit réactivé, soit configuré avec un nouveau numéro de fournisseur. Encore une fois, un nouveau UO Substitute W-9 ou un W-8 original est nécessaire ainsi que les pièces justificatives.

4) Vous avez une session de bannière corrompue. Quittez la bannière et réessayez. Si cela ne fonctionne pas, redémarrez votre ordinateur et cela devrait fonctionner.

8. Remboursements

Les remboursements doivent être émis en utilisant la même forme de paiement que celle utilisée sur la transaction originale. Une facture Banner ne doit être générée que si vous remboursez un paiement en espèces ou par chèque. Les paiements par carte de crédit doivent être crédités sur la carte utilisée lors de la transaction initiale.

L’Université de l’Oregon exige un formulaire UO Substitute W-9 actuel ou le formulaire IRS W-8 original pour tous les paiements sortants SAUF dans les cas de remboursement.

Si vous devez envoyer un paiement de remboursement, vous devrez fournir :

Nom – la personne qui a effectué le paiement original à l’Université
Adresse – où le paiement doit être envoyé
Montant – du remboursement émis
Raison – du remboursement.
Demandeur – nom et coordonnées au cas où nous aurions des questions

Vous devez envoyer un courriel, un avis d’annulation, un bulletin d’inscription, une commande annulée, un chèque annulé ou une autre forme de document justificatif montrant la raison du remboursement.

Les comptes fournisseurs pour les remboursements seront actifs pendant 30 jours seulement. Si vous n’effectuez pas le remboursement dans le délai de 30 jours, vous devrez envoyer une demande pour que le compte soit temporairement réactivé.

Si vous avez d’autres questions concernant les demandes des fournisseurs, communiquez avec le coordonnateur des fournisseurs des comptes créditeurs par téléphone au 6-3189 ou par courriel à [email protected].