Les entreprises ont besoin de la collaboration inter-équipes pour soutenir les idées innovantes et bénéficier des compétences diverses des employés. Mais plus de 75 % des équipes interfonctionnelles sont dysfonctionnelles, sans responsabilité, avec une gouvernance peu claire et des objectifs de projet vagues.
Alors que les équipes interfonctionnelles peuvent échouer pour de nombreuses raisons, elles réussissent pour la même raison : une bonne collaboration.
Les équipes transversales qui réussissent ont besoin de stratégies de collaboration efficaces qui s’alignent sur les objectifs de leur projet afin que les employés puissent facilement travailler les uns avec les autres, même s’ils appartiennent à différents départements ou domaines.
Qu’est-ce que la collaboration inter-équipes ?
La collaboration inter-équipes se produit lorsque des employés de différentes fonctions ou équipes (comme les ventes, le développement, les RH, le marketing et l’informatique) de l’entreprise se réunissent pour travailler sur un projet, un objectif ou une responsabilité commune.
L’objectif de la collaboration interfonctionnelle peut être n’importe quoi, des responsabilités quotidiennes comme les départements de marketing et de support client qui se réunissent pour gérer les pages de médias sociaux de l’entreprise ou le produit et l’équipe de vente qui collaborent pour lancer une nouvelle fonctionnalité pour les clients.
Cependant, gérer efficacement la collaboration des équipes interfonctionnelles n’est pas toujours aussi facile ou amusant que cela puisse paraître.
La diversité introduite avec les équipes interfonctionnelles permet aux organisations de :
- Créer une culture collaborative dans laquelle les employés travaillent ensemble pour atteindre un objectif ou une solution commune tout en assumant la responsabilité de leurs actions
- Augmenter l’efficacité car il faut moins de temps pour résoudre les mêmes problèmes avec tous les départements concernés travaillant ensemble
- Améliorer la communication entre les différents départements
Stratégies cruciales pour stimuler la collaboration inter-équipe
Choisir la bonne équipe
Une collaboration inter-équipe réussie commence par la réunion des bons membres de l’équipe qui savent comment travailler ensemble et collaborer avec les autres. Les membres de l’équipe doivent pouvoir communiquer facilement avec les autres membres du département dans leur propre jargon.
L’accent doit également être mis sur les compétences partagées que chaque membre de l’équipe doit posséder pour créer une machine bien huilée qui peut travailler avec un minimum de perturbations. Lorsque vous choisissez les membres d’une équipe interfonctionnelle, commencez par choisir des personnes autonomes qui peuvent prendre des décisions de manière autonome avec peu ou pas d’aide. Vous devez également choisir des employés qui savent écouter et comprendre le point de vue de l’autre personne.
Ayez un leader
Lorsque deux ou plusieurs équipes de différents départements se réunissent pour collaborer, il peut y avoir quelques frictions initiales. S’il n’y a pas de leader pour prendre l’appel final, alors cela peut conduire à des problèmes plus importants à l’avenir. Les membres des équipes interfonctionnelles doivent être plus responsables et redevables, mais sans leader pour guider tout le monde, il y a un plus grand risque d’un navire sans capitaine qui n’arrive jamais à la rive.
Les équipes interfonctionnelles ont besoin d’un leader qui peut déléguer, éduquer et donner de l’autonomie à chaque membre de l’équipe tout en suivant toujours l’avancement du projet.
Aligner les objectifs du projet et les partager avec tout le monde
Lorsqu’il y a un manque de clarté et d’alignement dans l’équipe, vous commencerez à voir encore plus de problèmes lorsque vous essayerez de décomposer le travail en différentes tâches et de les attribuer aux membres.
Chaque membre de l’équipe traiterait la tâche avec un objectif différent à l’esprit, ce qui finira par mener l’équipe nulle part. Vous vous heurterez à un mur sans aucun résultat à montrer du tout.
Pour éviter ce genre de situations, il est important que les équipes interfonctionnelles discutent des objectifs importants avant de commencer le travail et s’assurent qu’ils s’alignent sur les objectifs globaux de l’entreprise ainsi que sur les objectifs établis par les différents départements.
Les employés devraient être au courant des projets et des initiatives des autres équipes
Les collaborations organiques sont toujours meilleures que de forcer les équipes à se réunir. Après tout, lorsque les employés sont activement intéressés à travailler sur un projet, cela conduit directement à une amélioration de l’efficacité, de la productivité et de la collaboration de l’équipe.
Mais les collaborations organiques ne sont pas faciles à trouver. Pour chaque fois que vous tombez sur une opportunité de collaboration inter-équipes, il y en a beaucoup qui passent à travers les mailles du filet parce que les employés ne savaient tout simplement pas sur quoi les autres départements travaillaient.
La meilleure façon de résoudre ce problème est de partager régulièrement les projets de votre équipe et les travaux à venir avec l’ensemble de votre entreprise. Vous pouvez même créer un canal de communication dédié où les employés partagent leur travail avec tous les autres.
Définissez un calendrier clair pour le projet
Lorsque les employés ont leurs propres responsabilités professionnelles principales, il peut être incroyablement intimidant et accablant d’entreprendre un nouveau projet. Vous pouvez même avoir des employés qui sont intéressés par un projet transversal, mais ils peuvent ne pas avoir le temps ou l’espace dans leur calendrier pour commencer le travail de sitôt. Si vous décidez des membres de l’équipe avant même de prendre en compte le calendrier total du projet, cela peut entraîner des retards excessifs et le projet peut même être repoussé indéfiniment.
C’est pourquoi il est important d’estimer le calendrier du projet avant même de commencer à demander aux autres employés s’ils sont intéressés à en faire partie. Estimez avec précision le temps total qu’il faudra pour terminer les différentes phases du projet.
Vous devriez également souligner l’engagement moyen en temps qui serait nécessaire de la part des autres membres de l’équipe. Une fois que les employés ont une compréhension claire de ce qui doit être fait et du temps qu’il leur faudra pour terminer le projet, il serait plus facile d’obtenir l’adhésion des membres de l’équipe et de s’assurer que le projet est terminé dans le temps stipulé.
Construire de plus grandes compétences en communication et en gestion à travers l’organisation
Les équipes interfonctionnelles exigent un tout autre degré de compétences en communication, en gestion et en leadership. Elles ont besoin d’employés capables d’intervenir dans des situations difficiles, de gérer les divers besoins des projets et de communiquer efficacement pour faire passer leur message. Par conséquent, pour créer une collaboration d’équipe interfonctionnelle réussie, les organisations doivent améliorer les compétences des employés pour s’assurer qu’ils peuvent collaborer de manière transparente avec d’autres collègues qui peuvent ne pas appartenir au même domaine qu’eux ou ne pas comprendre leur jargon.
Donner aux employés les bons outils pour collaborer
Pour faciliter la tâche des employés, donnez-leur accès aux bons outils de collaboration qui peuvent les aider à communiquer et à travailler en étroite collaboration, même lorsqu’ils ne sont pas assis dans le même espace de bureau physique.
Lorsque les employés de différents départements utilisent différentes applications pour gérer leur travail et collaborer, cela peut devenir un gros problème lors de la création d’équipes interfonctionnelles. Vous devriez non seulement présélectionner de nouvelles applications pour l’équipe nouvellement créée, mais vous devriez également former les employés sur la façon d’utiliser ces applications.
En introduisant une plateforme de lieu de travail numérique unifié dans votre organisation, vous pouvez vous assurer que tous les employés sont en mesure de travailler à travers la même plateforme, malgré le département dans lequel ils se trouvent.
Tous les départements peuvent collaborer et communiquer à travers la même plateforme. Vous pouvez même créer des babillards ou des canaux de communication dédiés pour que les équipes discutent des nouveaux projets qu’elles sont sur le point de lancer, ce qui peut à son tour stimuler les collaborations organiques.
La collaboration inter-équipes est une discipline
La discipline de collaboration inter-équipes n’est pas une chose ponctuelle. C’est un processus continu qui doit faire partie de la culture de travail de l’entreprise. Les collaborations inter-équipes se produisent dans les entreprises presque tous les jours, mais c’est la façon dont elles sont mises en œuvre qui peut faire toute la différence. Des équipes transversales réussies aident à atteindre les objectifs organisationnels et, en fin de compte, à obtenir plus de succès.