Déménager dans un nouveau bureau est un mouvement excitant pour toute entreprise, et cela ne doit pas nécessairement être un processus stressant pour ceux qui le coordonnent.
Une enquête menée par E.ON révèle que la relocalisation est la deuxième tâche la plus stressante pour les propriétaires de petites entreprises après le recrutement de nouveaux employés. Par conséquent, la plupart des entreprises retardent leur déménagement, choisissant de rester dans des installations exiguës et coûteuses.
Voici sept conseils essentiels pour le déménagement de bureaux afin d’augmenter les chances d’un déménagement rapide et efficace.
Planifiez tôt votre déménagement de bureaux
Les déménagements commerciaux nécessitent une planification et une préparation détaillées. Lors de la planification du déménagement, décidez de la date du déménagement, du délai du processus de déménagement, après quoi vous pourrez établir un calendrier. De plus, prévoyez un budget spécifique pour le processus de relocalisation. Il sera utile lors de l’identification des coûts d’embauche des déménageurs et aidera à éviter de prendre des décisions non informées.
Communiquez avec vos employés
Communiquer avec vos employés est l’un des conseils importants de déménagement de bureau que vous devez considérer. Veillez à tenir votre personnel au courant des plans de déménagement et des calendriers. Informez-les des changements importants et des procédures dans les nouveaux locaux commerciaux, notamment :
– La nouvelle adresse ou les numéros de téléphone et de fax révisés
– Les nouvelles règles du bâtiment
– L’organisation de l’emballage dans les nouveaux locaux, entre autres
Vous pouvez les encourager à créer une liste de contrôle du déménagement pour vous assurer que tous les domaines essentiels sont couverts et que rien n’est oublié. Bien que le changement puisse être déstabilisant pour les employés, communiquer avec eux peut stimuler leur moral.
Désigner un chef de projet
Tout déménagement de bureau nécessite un effort d’équipe pour augmenter les chances de réussite. La nomination d’un chef de projet pour faciliter tous les aspects du processus de déménagement sera également importante.
Le chef d’équipe doit avoir des capacités multitâches, des compétences organisationnelles exceptionnelles, des compétences de communication efficaces et une expérience de travail avec des budgets. Un excellent ensemble d’outils de gestion de bureau peut également aider à rendre la relocalisation plus transparente.
Protégez vos données
Vous ne savez jamais ce qui pourrait arriver à vos fichiers et à votre matériel pendant le processus de relocalisation. Vous pourriez finir par perdre des documents importants à cause de serveurs ou de disques durs endommagés. Par conséquent, il est important de sauvegarder vos données et de les protéger contre la perte et la violation lors d’un déménagement.
Par exemple, vous pouvez utiliser un système numérique de gestion des visiteurs pour sauvegarder les données de vos visiteurs et de votre personnel. La meilleure partie est que vous pouvez le déplacer avec lui de manière transparente car il est basé sur le cloud. De cette façon, vous démontrez votre conformité au règlement général sur la protection des données (RGPD) puisque vous ne perdrez pas de données sur les personnes qui ont visité votre entreprise dans le passé.
Nettoyez à fond votre bureau
Ne déménagez pas avec des éléments dont vous n’avez pas besoin. Retirez les vieux dossiers, déchiquetez les papiers inutiles, débarrassez-vous des vieux meubles et vendez ou donnez les équipements qui ne vous serviront plus. Cependant, assurez-vous de consulter vos comptables puisque les articles donnés peuvent être utilisés comme une déduction fiscale.
Entrez dans une entreprise de déménagement professionnelle
Il est essentiel d’engager une entreprise de déménagement pour faciliter un déménagement de bureau en douceur. Les entreprises de déménagement ont les connaissances, l’expertise et les ressources nécessaires pour rendre le processus de déménagement transparent. Elles fourniront des services d’emballage et de déballage pour s’assurer que les articles de votre entreprise sont transférés en toute sécurité. Une entreprise de déménagement peut également identifier les besoins de votre entreprise et vous aider à rédiger un plan de déménagement adapté.
Veuillez choisir une entreprise bien établie, certifiée et assurée.
Mettez votre adresse à jour partout
Informez vos fournisseurs et vos clients de votre déménagement, de la nouvelle adresse de votre entreprise et de la date de reprise des activités normales. Veillez à mettre à jour vos cartes de visite, votre site Web, votre papier à en-tête et vos sites de médias sociaux. En outre, contactez Google pour que votre adresse, et votre inscription en ligne soient modifiées un mois avant votre déménagement.
Déménager n’est pas aussi mouvementé qu’il n’y paraît. Si vous suivez ces conseils de déménagement de bureau – de la planification du processus à la sauvegarde de vos données en passant par la communication avec les clients, les fournisseurs et les employés – vous serez en mesure d’effectuer une transition en douceur vers votre nouveau lieu de travail.
Contactez VisiPoint pour en savoir plus sur la sauvegarde de vos données à l’aide d’un système numérique de gestion des visiteurs.
Télécharger le pack d’information
Remplissez le formulaire ci-dessous et vous recevrez un pack d’information directement dans votre boîte de réception ! Il vous aidera à évaluer notre système de gestion des visiteurs – et il est idéal pour le partager avec les autres membres de votre équipe.