Qu’est-ce qu’une analyse d’emploi?
Une analyse d’emploi est un processus organisé ou systématique de collecte de données importantes qui peuvent être étudiées et auxquelles une organisation se réfère chaque fois qu’il y a un besoin de mettre ensemble, d’évaluer et d’identifier les responsabilités appropriées qui seront associées à un poste de travail spécifique. En outre, les procédures d’une analyse des tâches examinent également la relation entre la désignation d’un poste et une responsabilité spécifique, ainsi que l’environnement de travail dans lequel les processus de travail seront effectués. En exécutant une analyse des tâches, une entreprise peut s’assurer que la nature du poste de travail et ses exigences sont alignées avec les qualités et les caractéristiques de l’employé qui recevra la désignation de travail.
Application de l’analyse des tâches aux activités de l’entreprise
Une fois que vous avez déjà en main le rapport d’analyse des tâches, savez-vous comment vous pouvez utiliser les données que vous avez à portée de main ? Vous devez faire preuve de stratégie lorsque vous appliquez l’analyse des emplois et ses résultats à différents domaines de vos activités et pratiques. Voici quelques-unes des activités ou des programmes où vous pouvez optimiser les résultats que vous obtiendrez d’une analyse d’emploi :
1. Sélection appropriée des employés
Sélectionner un employé qualifié pour un poste de travail particulier peut être un travail fastidieux, surtout si vous recevez une centaine de formulaires de demande et d’autres documents de candidature. Si vous voulez que votre sélection de recrutement soit rapide et efficace, les résultats de votre analyse de poste peuvent vous aider à identifier l’entité qui convient le mieux au poste de travail ouvert.
Puisque vous connaissez déjà les qualités et les caractéristiques de l’employé qui sont alignées sur les exigences et les demandes du poste, vous pouvez facilement sélectionner votre membre potentiel de la main-d’œuvre parmi un certain nombre de candidats avec facilité. Avec tout cela, assurez-vous d’exécuter une analyse de poste d’abord avant de rédiger une offre d’emploi et/ou un contrat de travail pour vous assurer que tous les éléments que vous mettrez dans les documents spécifiés sont alignés avec ce que vous attendez et recherchez.
Planification organisationnelle stratégique
Votre planification organisationnelle peut devenir plus efficace si vous avez déjà une description spécifique de la façon dont les différents postes de travail peuvent contribuer à la réalisation des succès souhaités de votre entreprise. Votre analyse des postes de travail peut aider le département des ressources humaines à définir les besoins particuliers de votre entreprise en ce qui concerne la main-d’œuvre et les services de travail requis.
La coordination de tous les résultats que vous souhaitez obtenir de vos employés peut vous permettre de relier toutes les activités de l’organisation qui peuvent mener à la réalisation d’un objectif commun. De plus, la disponibilité d’une analyse transparente et objective du travail peut vous donner la chance de faciliter et d’examiner les meilleures manières dont les responsabilités et les obligations professionnelles peuvent être désignées au sein des membres de l’organisation. Grâce à cela, les tâches qui sont basées sur la conception et la structure de l’entreprise peuvent être données aux personnes qui sont capables de fournir ce qui est nécessaire de leur part en temps opportun.
3. Formation efficace de la main-d’œuvre
En considération de la croissance et de l’amélioration de vos employés, il y a certaines activités de planification des ressources humaines qui doivent être priorisées. Avec une analyse des emplois à portée de main, la direction peut soutenir les efforts du personnel des ressources humaines en matière de gestion et de développement des employés. Le document spécifique peut montrer à quel point il est évident pour les employés d’apprendre et d’être immergés dans de nouvelles choses en fonction de l’évaluation de leur performance en alignement avec les exigences de leur poste de travail.
En plus de ce qui a déjà été dit ci-dessus, une analyse de poste peut présenter les normes de qualité que les employés devraient respecter afin que leur niveau de productivité et de performance globale puisse correspondre aux besoins des opérations et de l’entreprise. Avec cela, les résultats de l’analyse de l’emploi est très important pour le département des ressources humaines car il les aide à identifier les programmes de formation appropriés et les cours qui devraient être mis en œuvre pour assurer la qualité de la performance réelle de la main-d’œuvre.
Description précise de l’emploi, la spécification, l’évaluation et la rémunération
Ce que vous obtiendrez d’une analyse de l’emploi peut aider votre organisation à réaliser la simplification du travail. Cela signifie que vous pouvez étudier chaque poste de travail dans les moindres détails, ce qui peut vous permettre de décrire ce que le travail implique. Une description et une spécification appropriées du poste peuvent vous donner la possibilité de mettre en évidence tous les facteurs clés qui vous permettront de choisir des employés capables de jouer leur rôle dans la réalisation des exigences du poste. Plus encore, les résultats de votre analyse de l’emploi peuvent vous permettre d’évaluer l’emploi plus loin résultant à l’élaboration du bon programme de rémunération qu’un candidat qualifié aura droit avec si elle ou il est sélectionné pour le poste.
8 étapes pour avoir une analyse de l’emploi impressionnante
Etes-vous maintenant intéressé à effectuer une analyse de l’emploi, mais ne sait pas comment vous pouvez venir avec le document que vous avez besoin pour l’activité ? Nous vous avons couvert avec cette question, donc vous ne devriez plus vous inquiéter. Voici les étapes que vous pouvez utiliser et suivre si vous voulez créer en toute confiance une analyse d’emploi impressionnante sur votre propre.
Étape 1 : Trouver un excellent modèle d’analyse d’emploi qui peut servir de guide de formatage du contenu et de la mise en page
Que ce soit la première fois que vous avez été plongé dans le développement d’une analyse d’emploi ou que vous soyez déjà habitué à faire le document spécifique, l’utilisation d’un modèle efficace continuera toujours à être un avantage. Recherchez un modèle d’analyse de poste qui peut vous aider à structurer au mieux la discussion sur le format et le contenu de votre document d’analyse de poste.
Etape 2 : Connaître l’objectif principal de la réalisation de l’analyse de poste
Avant de procéder à la création de l’analyse de poste, vous devez d’abord énumérer l’objectif du document. A quoi sert le document ? Quels sont les domaines de vos opérations qui peuvent être affectés par les résultats de l’analyse des emplois ? Vous devez savoir comment utiliser l’analyse des emplois et ses résultats en conséquence afin de vraiment ressentir les changements positifs qu’elle peut apporter à votre entreprise et à ses parties prenantes.
Étape 3 : Dresser la liste des emplois qui seront analysés
Vous devez être précis avec les postes ou les désignations d’emploi que vous souhaitez analyser. Il est important que votre analyse des emplois présente tous les titres de postes qui seront inclus dans les processus d’analyse et/ou d’évaluation. Concentrez-vous sur un poste à la fois afin de pouvoir accorder toute votre attention chaque fois que vous examinez tous les détails des exigences, des spécifications, de la nature et du cœur d’un poste.
Étape 4 : Soyez particulier avec votre méthode de collecte de données, vos plans d’actions et vos stratégies
Comme nous l’avons précisé plus haut, vous devez toujours être organisé lorsque vous faites une analyse de poste. Connaissez la méthode et les outils que vous utiliserez pour la collecte des données. Cela peut vous aider à exécuter vos entretiens, vos activités d’enquête et autres programmes de manière efficace et complète. Dressez la liste de tous vos appels à l’action et de vos stratégies afin de vous assurer que vous pourrez les intégrer dans les domaines spécifiques des processus d’analyse des emplois.
Étape 5 : Identifier le niveau de participation de votre main-d’œuvre
Expliquez le processus et le but de l’analyse des emplois à vos employés. Vous devez vous assurer que vous les ferez participer car ils jouent un rôle important lorsqu’il s’agit de donner les particularités du poste de travail et de ses exigences. Ils peuvent également partager leurs expériences et les choses qu’ils ont observées en essayant d’exécuter leurs fonctions pendant les heures de travail de l’organisation. Arrivez avec une portée et des limites claires de leur participation afin que vous puissiez définir leurs attentes en termes de comment ils peuvent vous aider avec l’analyse.
Étape 6 : Connaître la raison pour laquelle le poste est essentiel dans les opérations de l’entreprise
Ayez une discussion initiale sur l’impact que le poste, lorsqu’il est bien fait, peut donner à l’entreprise. Assurez-vous de vous pencher sur votre structure organisationnelle afin de pouvoir également considérer l’alignement du poste de travail sur tous les autres membres de votre entreprise. Ceci est très important lorsque vous tracez le flux des processus de travail de vos employés en tenant compte de la main-d’œuvre de l’organisation et des exigences opérationnelles.
Étape 7 : Traiter toutes les informations provenant de la conduite de l’analyse de l’emploi
Vous devez recueillir toutes les informations d’analyse de l’emploi dont vous avez besoin pour compléter le processus dans lequel vous et les parties prenantes impliquées seront impliqués. Il est essentiel pour vous de suivre les dates auxquelles vous avez observé les performances réelles de vos employés. Vous devez également connaître les exigences de toutes les procédures de collecte de données que vous allez mettre en œuvre. Examinez les normes et les mesures de qualité, car elles peuvent vous aider à effectuer une analyse plus directe de postes de travail particuliers. En fait, cette partie de l’activité est principalement axée sur l’analyse du travail d’une manière très spécifique. Dans tous ces cas, assurez-vous de vérifier toutes les informations de l’analyse de l’emploi que vous utiliserez.
Étape 8 : Examiner les résultats de l’analyse de l’emploi
Ayez une présentation transparente des résultats de l’analyse de l’emploi. Révisez correctement le document afin de pouvoir l’utiliser lors de l’élaboration des call-to-actions opérationnels surtout ceux qui impliquent les ressources humaines. Finalisez le document et mettez fréquemment à jour l’analyse de poste afin d’être guidé en conséquence chaque fois que vous prévoyez d’utiliser le matériel à des fins de référencement.
Avantages de la rédaction d’une analyse de poste complète
Quelle est, selon vous, l’importance d’une analyse de poste ? En réalité, 39% des travailleurs sont prêts à être plus performants et plus productifs au travail s’ils sont réellement heureux (source : one4allrewards). Faire en sorte que vos employés s’adaptent à leur travail est l’une des choses que vous pouvez faire pour promouvoir la satisfaction et le bonheur au travail. C’est là qu’interviennent les avantages d’une analyse du travail. Voici quelques-uns des nombreux avantages identifiés de l’élaboration d’une analyse complète des emplois :
À faire et à ne pas faire pour élaborer une analyse de poste efficace
L’analyse de poste de votre entreprise doit être excellente pour que vous puissiez l’utiliser à de nombreuses fins. Ne sacrifiez jamais la qualité de votre analyse de poste simplement parce que vous êtes pressé de fournir des résultats. Il existe certaines lignes directrices que vous pouvez incorporer dans les processus de développement de l’analyse de l’emploi afin que vous puissiez avoir un résultat d’analyse de l’emploi exceptionnel. Voici certaines des choses que vous devriez et ne devriez pas faire lors de la réalisation d’une analyse de poste efficace :
Do’s
1. Faites en sorte que votre analyse d’emploi soit présentable et compréhensible
Assurez-vous que votre formulaire d’analyse d’emploi et tous les autres documents que vous utiliserez dans les processus d’analyse d’emploi sont appropriés pour être utilisés pour les processus et les discussions d’affaires. Utilisez un langage que vos employés et autres publics cibles peuvent comprendre. Il est essentiel que votre analyse de poste soit aussi claire que possible afin qu’aucune de vos parties prenantes ne soit confuse ou induite en erreur par votre présentation.
2. Faites reposer votre analyse de poste sur des faits
Utilisez des questionnaires, des enquêtes et des fiches d’entretien avec les employés pour vous assurer que vos processus de collecte de données sont bien enregistrés. Ces outils peuvent également vous aider à prouver que le résultat de votre analyse de poste est véritablement le fruit de plusieurs activités de collecte de données. Nous vous recommandons vivement d’utiliser plusieurs outils d’analyse des emplois plutôt que de vous fier à un seul, afin de renforcer la présentation et la validation de vos données. Ce sera mieux si vous pouvez compléter les résultats que vous avez recueillis avec l’utilisation d’un outil avec les résultats provenant d’un autre.
3. Assurez-vous que les données que vous allez recueillir et étudier peuvent clairement définir les exigences de performance pour un emploi spécifique
Il est de la plus haute importance pour vous de vous assurer que l’analyse d’emploi est une collaboration entre le département des ressources humaines, les spécialistes et experts tiers que vous avez embauchés, et les employés de l’organisation. Cela permet de garantir que les résultats que vous obtiendrez ne seront pas unidimensionnels. Avec l’aide de toutes les parties prenantes impliquées ; vous pouvez vous assurer que la description de travail et la spécification d’un poste de travail particulier sont clarifiées sur la base des données fournies un certain nombre de sources d’information crédibles.
Don’ts
1. Ne mettez pas en œuvre des activités d’analyse de poste sans but
La raison pour laquelle vous devez créer une analyse de poste peut vous aider à vous assurer que toutes les informations pertinentes sont examinées avec objectivité. Connaissez l’objectif de l’analyse d’emploi afin d’être bien guidé lorsque vous essayez d’élaborer le document spécifique.
2. Ne perdez pas votre objectif lorsque vous préparez, mettez en œuvre et évaluez vos stratégies d’analyse d’emploi
Ayez un état d’esprit positif et un processus de pensée organisé chaque fois que vous prévoyez de vous plonger dans les différentes étapes de l’analyse d’emploi. Vous devez classer par ordre de priorité les choses que vous devez examiner afin que vos stratégies d’analyse d’emploi puissent être exécutées en conséquence. Gardez à l’esprit que vos stratégies d’analyse d’emploi doivent être placées dans des délais particuliers afin que vous puissiez les aligner sur les objectifs de votre organisation.
3. N’utilisez pas le contenu réel trouvé dans les modèles d’analyse d’emploi préformatés
Les modèles sont principalement utilisés à des fins de formatage. Si vous pensez que le contenu réel du modèle préformaté que vous avez choisi est suffisamment bon, vous devriez peut-être reconsidérer la question. Différentes entreprises ont des spécifications et des descriptions de travail différentes pour certaines fonctions, même si le titre d’une certaine désignation de poste est le même. Avec cela, assurez-vous que vous n’utiliserez un modèle d’analyse de poste que comme guide de mise en page et que vous effectuerez toujours votre propre analyse de poste afin de pouvoir mettre du contenu pertinent, informatif et original dans la mise en page du document.