En komplet guide til vedligeholdelse af ejendomme

Alle ønsker at bo og arbejde i et sikkert og funktionelt miljø, hvilket er en af de vigtigste faktorer, der påvirker vores livskvalitet.
Som ejer af en ejendom spekulerer du måske på, hvilke foranstaltninger du skal træffe for at sikre, at din ejendom lever op til disse forventninger. For at finde svaret bør du først gøre dig bekendt med det indvendige og ydre af vedligeholdelse af ejendomme.
Et godt sted at starte er at læse resten af denne artikel, da vi:

• diskuterer, hvad vedligeholdelse af ejendomme dækker
• forklarer, hvad international kode for vedligeholdelse af ejendomme er
• sammenligner vedligeholdelse af erhvervsejendomme vs. opbygning af et internt vedligeholdelsesteam
• omtaler 4 vigtige tips til at holde din ejendom i tip-top form

Hvad er vedligeholdelse af ejendomme?

Ejendomsvedligeholdelse er processen med at bevare en bolig- eller hotelbygning og dens umiddelbare omgivelser i optimal stand ved hjælp af en række specifikke vedligeholdelsesaktiviteter.
Det henviser til de forskellige aktiviteter, der er afgørende for at holde en bygning funktionel og behagelig for dens beboere (hvilket er grunden til, at det ofte bruges i flæng med begrebet bygningsvedligeholdelse).
Ejendomsvedligeholdelsesaktiviteter omfatter:

• rengøring af bygningens indre og ydre fællesarealer (herunder afløb, tagrender, korridorer osv.)
• bekæmpelse og fjernelse af gnavere
• have- og landskabsarkitektur
• affaldssortering og bortskaffelse
• service, reparationer og udskiftning af alle mekaniske og elektriske systemer (belysning, HVAC, vandforsyning, vandopvarmning osv.)
• sikkerhedskontrol (proaktive rutineinspektioner af mekaniske og elektriske systemer, brandslukningsinstallationer og sikkerhedsinspektioner af hele ejendommen).

Ejendomsvedligeholdelse er til gavn for både beboerne og ejeren af ejendommen, da den arbejder for at holde alle tilfredse.
Fra en beboer ønsker man at komme hjem efter en travl dag og vide, at man kan slappe af uden at bekymre sig om problemer som en tilstoppet køkkenvask, en beskidt, dårligt belyst og fedtet trappe, hvor ens børn kan snuble og komme til skade, eller toiletter, der ikke vil skylle ud. Når det er sagt, kan mindre opgaver som f.eks. udskiftning af pærer være lejernes eget ansvar. Det er altid en god idé klart at skitsere lejers vs. udlejers ansvar, især for udlejningsejendomme.
For ejendomsejeren ønsker du at sikre, at din udlejningsejendom bevarer sin værdi i årenes løb, og at du ikke bruger det meste af din dag på at tage dig af den ene eller den anden utilfredse lejer. Du ønsker også at undgå ansvarsproblemer, hvis nogen kommer til skade i ejendommen.

Følg den internationale kodeks for vedligeholdelse af ejendomme (IPMC)

Vedligeholdelse af ejendomme bør ikke være en tilfældig proces, da dårlig eller utilstrækkelig vedligeholdelse kan medføre alvorlige problemer for alle, der bruger den pågældende ejendom. For at undgå sådanne situationer er der flere regler og koder, som ejere og administratorer af ejendomme kan følge.
En af disse koder er den internationale kode for vedligeholdelse af ejendomme (IPMC). Det er et sæt regler, der angiver minimumskrav til vedligeholdelse af eksisterende bygninger. Den internationale kode for vedligeholdelse af ejendomme er et vedligeholdelsesdokument, der er skabt for at udfylde behovet for en moderne og opdateret kode for vedligeholdelse af ejendomme. Den dækker følgende kapitler:

Dets formål er at fastsætte minimumsstandarder for vedligeholdelse af bygningskomponenter som f.eks. bygningens ydre, VVS-installationer, mekaniske, elektriske installationer, sanitære installationer og brandslukningsudstyr. Den indeholder f.eks. specifikke anbefalinger for vandopvarmningsudstyr, den ideelle temperatur for opvarmet vand, hvordan vandet skal cirkuleres osv.
IPCM fornyes hvert tredje år og kan vedtages og anvendes af jurisdiktioner internationalt. Du kan tjekke alle detaljer om, hvad IPMC dækker her.

Vedligeholdelse af erhvervsejendomme vs. et internt team

Et vigtigt valg, du bliver nødt til at træffe, vil være, om du skal outsource denne opgave til et vedligeholdelsesteam for erhvervsejendomme eller opbygge et internt team. Vi diskuterer begge muligheder nedenfor.

Gå med professionel ejendomsvedligeholdelse

Hvis du vælger at hyre et professionelt ejendomsvedligeholdelsesfirma, vil du kunne drage fordel af en mere struktureret tilgang til vedligeholdelse, som de har udviklet gennem årene. Nogle af de tjenester, de normalt tilbyder, omfatter:
1) Planlægning og planlægning af forebyggende vedligeholdelse
Et professionelt ejendomsvedligeholdelsesfirma vil typisk have et etableret system til planlægning og planlægning af hver eneste vedligeholdelsesopgave, som din ejendom kræver. Et sådant system bør som minimum omfatte:

• Regelmæssige vedligeholdelseskontroller, inspektioner og besøg.
• Dokumentation af al udført vedligeholdelse.
• Anbefalinger til opgraderinger og forbedringer.
• Standardprocedurer for ansættelse og styring af leverandører og entreprenører.

En kvalitetstjeneste til vedligeholdelse af erhvervsejendomme vil holde dine lejere tilfredse, mens du bevarer og forbedrer dit aktivs tilstand.

2) Økonomisk rapportering
Det forventes, at en af deres første roller vil være at oprette et vedligeholdelsesbudget for din ejendom. De vil også præsentere dig for rapporter om vedligeholdelsesudgifterne på ejendommen – mindst hver måned.
3) Håndtering af lejernes kommunikation
Hvis hver e-mail eller sms fra lejerne kommer direkte til dig, vil du sandsynligvis ikke have tid til meget andet. En del af et professionelt ejendomsvedligeholdelsesfirmas opgaver vil være at kommunikere med dine lejere og kun videresende de problemer til dig, der kræver din opmærksomhed.
4) Sikring af overholdelse af lovgivningen
Som i lighed med IPMC, som vi nævnte tidligere, er der flere andre krav, som din lokale jurisdiktion kan kræve af ejendomsejere. Det kan være svært at holde styr på det hele. Et firma til vedligeholdelse af erhvervsejendomme forventes at overvåge eksisterende og nye regler på dine vegne og sikre overholdelse.
Det hele lyder godt, men du undrer dig måske: Hvor kan jeg finde et anstændigt firma til vedligeholdelse af erhvervsejendomme?
Der er et par forskellige tilgange, du kan tage her. Hvis du har det fint med at være hands-off, kan du kigge efter kommercielle ejendomsadministrationsselskaber og lade en af dem tage tøjlerne (da ejendomsadministration omfatter vedligeholdelsesadministration).
Hvis du kun har brug for nogen til at tage sig af det nødvendige vedligeholdelsesarbejde, kan du lave nogle Google-søgninger efter vedligeholdelsestjenester i dit område og/eller tage kontakt med andre ejendomsejere, du kender, og spørge, om de har nogen at anbefale.
Sidst, når du forhandler med en entreprenør, skader det ikke at se tingene fra deres perspektiv. Her er for eksempel, hvad et professionelt rengøringsfirma kan fokusere på, når de forsøger at sælge dig deres service.

Gå med et internt vedligeholdelsesteam

Hvis du vælger at have et internt vedligeholdelsesteam, vil du være ansvarlig for alt det, vi skitserede i sidste kapitel, men forskellen er, at du vil have direkte tilsyn med personalet og kvaliteten af det udførte arbejde, have et mere fleksibelt vedligeholdelsesbudget, som er under din kontrol, og have et generelt bedre indblik i alle problemer og vedligeholdelsesaktiviteter, der sker i din ejendom.
Hvorimod det kræver en vis grad af planlægning at organisere en vedligeholdelsesafdeling. Her er de trin, du kan følge for at opbygge dit interne vedligeholdelsesteam til din ejendom:

1. Bestem færdighederne og størrelsen af det team, som du vil ansætte. Start med at opstille en liste over alle de vedligeholdelsesaktiviteter, som din ejendom kræver (fra rengøring til reparationer af udstyr). Dette vil hjælpe dig med at bestemme, hvem du har brug for, f.eks. rengøringsfolk, gartnere, HVAC- og el-teknikere osv.
2. Tænk derefter over, hvor mange timer hver person gennemsnitligt kan arbejde pr. skift, og hvor mange skift du har brug for pr. dag for at anslå, hvor mange personer du skal ansætte. Afhængigt af, hvor stor ejendommen er, har du måske brug for en facility manager eller i det mindste en supervisor til at koordinere personalet.
3. Du skal ikke haste med at ansætte. Gennemfør grundige samtaler, og kontrollér, at dine potentielle håndværkere er kvalificerede til deres tiltænkte roller. Du kan også sikkert fremskynde denne proces ved at outsource dette trin til et velrenommeret rekrutteringsbureau for vedligeholdelsespersonale.
4. Der er nogle roller, som det normalt ikke er økonomisk rentabelt at besætte internt, så du må ikke helt udelukke outsourcing. Du vil f.eks. ikke ansætte en elevatortekniker på fuld tid, når elevatorer typisk ikke kræver service så ofte som andre systemer.

For- og ulemper ved hver tilgang

Hvilken tilgang du end vælger, bør du definere og spore KPI’er for vedligeholdelse af ejendomme for at sikre, at alle dine vedligeholdelsesaktiviteter arbejder hen imod at nå de samme mål.

4 tips til at holde din ejendom i topform

Ud over det, vi har nævnt ovenfor, er her et par tips, der vil hjælpe dig med at garantere, at din ejendom konstant forbliver i sin bedste stand:

#1) Prioritér finansiering af vedligeholdelse

Når så mange andre problemer i din ejendom kræver finansiering, kan det være fristende at skære ned på vedligeholdelsesudgifterne. Men det kan føre til hurtig forringelse af aktiver og en ukontrollabel liste over udskudt vedligeholdelse, som skaber en ideel ramme for sikkerhedsrisici.
For at undgå disse og endnu flere problemer kræver det, at du proaktivt estimerer og budgetterer for driftsomkostninger og kapitaludgifter til vedligeholdelse årligt. Normalt er det tilrådeligt at budgettere et minimum på mellem 2 – 4 % af din ejendoms nuværende genanskaffelsesværdi til dit årlige vedligeholdelsesbudget. Ifølge nogle interne data sparer hver dollar, du bruger på vedligeholdelse, dig 5 dollars i det lange løb.

#2) Anskaf og brug holdbare komponenter

For at holde din ejendom i topform ønsker du at bruge reservedele, der fungerer sikkert og holder så længe som muligt. Når du lagerfører din reservedelsbeholdning (med ventilatorremme, HVAC-dele, pærer, motorer, pumper osv.), der er af høj kvalitet, investerer du i din ejendoms levetid.

Selv om meget holdbare elementer kan koste lidt mere i starten, hjælper de dig med at spare på fremtidige reparationer og minimere hyppige problemer med efterarbejde.

#3) Automatiser vedligeholdelsesstyring

Og uanset dit vedligeholdelsesteam/serviceudbyderens kompetence kan det hurtigt blive en udfordring at holde styr på hver eneste vedligeholdelsesopgave. Især i store ejendomme med flere enheder kan det at spore alting manuelt hurtigt skabe ineffektivitet og give plads til spild af tid og ressourcer.
Det er derfor, at flere og flere ejendomsadministratorer er interesserede i at automatisere vedligeholdelsesstyringen ved hjælp af et computerstyret vedligeholdelsesstyringssystem. Et mobilt CMMS vil hjælpe dig med at strømline og optimere alle aspekter af vedligeholdelsen, håndtere gentagne administrative opgaver, spore sikkerhed, måle ydeevne, reducere vedligeholdelsesomkostningerne og meget mere.
Hvis du ikke ved, hvad et CMMS er, så tjek vores guide Hvad er et CMMS-system, og hvordan fungerer det.
En ekstra fordel ved at have et CMMS som Limble er tilsynet med outsourcede vedligeholdelsestjenester. Du kan give teknikere fra det kommercielle ejendomsvedligeholdelsesfirma begrænset adgang til din konto og tildele dem arbejdsordrer gennem Limble. På denne måde kan du sikre, at arbejdet rent faktisk udføres og udføres hurtigt.

#4) Gør regelmæssige ejendomsrevisioner mulige

En anden grundlæggende praksis for at holde din ejendom i optimal form er at indføre en skik med regelmæssige vurderinger af facilitetens tilstand (FCA). En FCA vil give dig mulighed for at få omfattende grunddata om, hvordan hele ejendommen og dens systemer fungerer. Disse oplysninger er med til at fremhæve områder, der kan forbedres.
Under en FCA vil inspektionsholdet kontrollere ting som den aktuelle tilstand af alle aktiverne og identificere eventuelle sikkerhedsrisici med henblik på hurtig afhjælpning.

Nøglepunkter

Hvis du i øjeblikket ejer eller administrerer en beboelsesejendom, er vedligeholdelse af ejendommen ikke noget, du har lov til at overse. Det er påkrævet og reguleret ved lov i de fleste jurisdiktioner.
Det sagt, bortset fra at overholde loven, er fordelene ved ejendomsvedligeholdelse for mange til at ignorere.
Glædeligt nok behøver det ikke at tage for meget af din tid. Uanset om du vælger at hyre et firma til vedligeholdelse af erhvervsejendomme eller oprette et internt vedligeholdelsesteam, er det vigtigste at sikre, at vedligeholdelsen foregår løbende, og at de ansvarlige for vedligeholdelsen af din ejendom har de færdigheder, midler og værktøjer, de har brug for til korrekt udførelse.
Hvis du overvejer at bruge CMMS-software til at forbedre forskellige aspekter af din ejendomsvedligeholdelse, er vi altid klar til at chatte.