Både direktionssekretærer og administrative assistenter yder avanceret administrativ støtte til en eller to chefer eller ledere. Det, der adskiller disse kontorstillinger fra andre mere kontormæssige og rutineprægede kontorjobs, er det ansvarsniveau og den fortrolighed, der er forbundet med dem.
Ansvarsområder for direktionssekretær og administrativ assistent
Ud over de grundlæggende kontorfunktioner er direktionssekretæren eller den administrative assistent også ansvarlig for at skrive eller udarbejde rapporter, organisere og planlægge møder, gennemgå indkomne meddelelser for at afgøre deres betydning, udarbejde dagsordener til bestyrelsesmøder, arrangere rejser, udarbejde mødereferater, foretage undersøgelser, udarbejde korrespondance og overvåge og uddanne kontorpersonale på lavere niveau. Disse stillinger kan kræve forskellige niveauer af erfaring og kan have en af disse lignende stillingsbetegnelser:
- Indledende-niveau administrativ assistent
- Administrativ assistent
- Senior administrativ assistent
- Direktionssekretær
- Senior direktionssekretær
- Kontorchef
- Senior kontorchef
Rolleforskelle
Rollerne for direktionssekretærer og administrative assistenter har betydelige overlapninger, og forskellene i rollerne kan variere fra organisation til organisation. I de fleste tilfælde fokuserer ledelsessekretæren på mere administrative opgaver i tjeneste for en specifik, lille gruppe af ledere eller chefer, såsom mødeplanlægning, rejseplanlægning, håndtering af skriftlig kommunikation og endda bogføring.
En administrativ assistent kan i mellemtiden fokusere mere på forretningsmæssige opgaver og påtage sig en mere ledende rolle på kontoret i visse kapaciteter, oprette dagsordener til møder eller konferencer, administrere budgetter og håndtere fakturering af leverandører. Administrative assistenter kan være forpligtet til at have en mere specialiseret uddannelse i nogle tilfælde, hvor det er afgørende at styre forretningsaktiviteter.
Kernejobkompetencer
Både ledende sekretærer og administrative assistenter har et sæt af jobkompetencer, der er væsentlige for deres respektive roller. Disse omfatter exceptionelle organisatoriske færdigheder, fremragende skriftlige og mundtlige kommunikationsevner samt stor opmærksomhed på detaljer og professionalisme. De skal have tekniske færdigheder i software, der indgår i Microsoft Office 365-pakken, såsom Word, Excel og PowerPoint, samt i bogføringsværktøjer såsom QuickBooks.
Opgaver på et lille kontor, et mellemstort og et stort kontor
I et lille kontor udføres opgaverne som ledende sekretær eller administrativ assistent normalt af en række forskellige kontormedarbejdere. Noget arbejde kan udføres af virksomhedens ledere selv, og rollen som administrativ assistent eller ledende sekretær kan omfatte en større variation af ansvarsområder efter behov i den mindre organisation.
Da en virksomheds størrelse øges, øges behovet for en meget organiseret person, der kan udføre en lang række opgaver. Dette gælder især for ledere i et mellemstort kontor, der driver virksomheder, der kræver et højt niveau af fortrolighed og integritet for de forretninger, der udføres.
Det er almindeligt for et stort kontor at have flere ledende sekretærer og/eller administrative assistenter. Ved denne virksomhedsstørrelse er det normalt nødvendigt at have en kontorchef til at koordinere det personale, der betjener virksomhedens ledere. I nogle tilfælde vil en administrativ assistent ledsage den ledende medarbejder på forretningsrejser for at hjælpe med mødearrangementer, planlægning og andre vigtige organisatoriske opgaver.