Oprettelse af leverandører

Koordinatoren for leverandører i Business Affairs Accounts Payable Vendor Coordinator er ansvarlig for opsætning og vedligeholdelse af leverandører. For at få oprettet en ny leverandør i Banner skal der vedlægges en aktuel UO Substitute W-9-formular (amerikanske enheder) eller en original W-8-formular (udenlandske personer og enheder) sammen med dokumentation for alle anmodninger om at oprette en leverandør.

Vigtig bemærkning: De krævede, mest aktuelle versioner af formularerne er nu tilgængelige på BAO’s websted. Fjern venligst alle ældre versioner, som du måtte have gemt på din computer, da de ikke vil blive accepteret i forbindelse med oprettelse af leverandører. Den eneste undtagelse vil være en midlertidig 30-dages opsætning til tilbagebetalinger.
En UO Substitute W-9-formular eller en original W-8-formular (den mest aktuelle version) skal ledsage alle anmodninger fra leverandører vedrørende:

Fakturaer
Registreringer
Abonnementer
Rejsegodtgørelser
Tilbagebetaling af deltagerstøtte
Opkrævningsbetalinger
Opkrævningsbetalinger
Opkrævningsbetalinger
Opkrævningsbetalinger
Stipendier
Hoteller
Personlige servicekontrakter (PSC’er)
Kontrakter
Alle andre typer betalinger (undtagen tilbagebetalinger, se punkt 8)

UO-erstatning W-9, W-8-formularer og fax-dækblade er tilgængelige på:

Business Affairs Forms (se Central Accounts Payable and Invoice Payments)

BEMÆRK: Der skal afsættes 24-48 timer til alle opsætninger af leverandører, aktiveringer eller anmodninger om adresseændringer. Behandlingen af din anmodning kan tage længere tid, især hvis du anmoder om oprettelse eller aktivering af en udenlandsk leverandør. I modsætning til W-9-formularer er W-8-formularer kun gyldige i bestemte tidsrum. Selv om en udenlandsk enhed kan oprettes i Banner, kan adressen kun være aktiv i ét år ad gangen. Giv derfor venligst Accounts Payable tid til at gennemgå status for udenlandske leverandører, før en leverandør eller adresse kan genaktiveres til betaling.

W-9

University of Oregon kræver, at der foreligger en UO Substitute W-9 (den mest aktuelle version), før der foretages betaling til leverandører.

Universitetet er forpligtet til at rapportere yderligere oplysninger til staten Oregon om vores årlige udgifter til minoritets-, kvindeejede og nye små virksomheder (MWESB) samt veteranejede og service disabled veterans (SDV). Oplysninger om statscertificerede MWESB-statusser findes på statens websted: Minority and Women Business Enterprise Certification (M/WSB), eller du kan kontakte dem på (503) 986-0075. For oplysninger om status som veteran eller statscertificeret SDV se: Service Disabled Veteran Certification (SDV). Du kan også henvende dig til staten Oregon Certification Office for Business Inclusion and Diversity/COBID.

Og selv om de oplysninger, der er registreret på UO Substitute W-9-formularen, kan ligne de oplysninger, der typisk er angivet på en IRS W-9-formular, er UO forpligtet af staten til at indsamle disse yderligere oplysninger fra leverandører, som ikke er angivet på IRS W-9-formularen. Af denne grund må der ikke indsendes en IRS W-9-formular i stedet for UO Substitute W-9-formularen, medmindre De har gjort alt for at give leverandørerne mulighed for at give os meddelelse om deres status som MWESB, veteran ejet og SDV ved at anmode dem om at udfylde UO Substitute W-9-formularen. Det er en fordel for leverandøren, at han giver UO disse statusoplysninger. Hvis leverandøren nægter at udfylde UO Substitute W-9-formularen med deres status, vil en aktuel version af IRS W-9-formularen først blive accepteret i stedet.

Når en person udfylder en UO Substitute W-9-formular, skal vedkommende oplyse en hjemmeadresse med henblik på skatteindberetning. En person bør ikke angive en kontor- eller arbejdsadresse i adressefeltet. Hvis personen ønsker, at vi skal sende en betaling til en anden adresse end hjemmeadressen, kan vedkommende oplyse en anden adresse, som skal tilføjes i Banner.

Afdelinger må ikke udfylde formularen for leverandøren. Leverandøren skal oplyse det juridiske navn og skatteidentifikationsnummer, som vil blive bekræftet ved hjælp af IRS TIN Matching Program (IRS TIN Matching Program). Den udfyldte UO Substitute W-9-formular (den mest aktuelle version) skal returneres til den anmodende afdeling. For U.S. entities ONLY, a copy of the W-9 may be a scanned image, copy or fax.

W-8

The University of Oregon requires a W-8 form for all foreign individuals and foreign entities regardless of the type of payment. Der findes fem forskellige typer W-8-formularer (den mest aktuelle version). Udenlandske personer vil højst sandsynligt vælge at udfylde IRS W-8BEN. Udenlandske ikke-personlige enheder vil sandsynligvis vælge at udfylde en IRS W-BEN-E. Det er kun den udenlandske person/enhed, der kan afgøre, hvilken W-8-formular der gælder for den pågældende. Afdelinger må ikke udfylde formularen for leverandøren.

Den originale W-8-formular skal sendes til [email protected] på tidspunktet for anmodningen om oprettelse af en leverandør. Du kan enten sende en original underskrevet W-8-formular med blæk til AP via campuspost, eller ved at aflevere den i AP sammen med dokumentation, eller du kan sende den originale scannede W-8-formular med dokumentation pr. e-mail. Vi kan ikke acceptere elektronisk underskrevne formularer. Bemærk: Vi kan acceptere W-8-formularen elektronisk i en e-mail, men hvis du sender en billedkopi af den udfyldte W-8-formular fra leverandøren, skal e-mailen fra leverandøren med den vedhæftede W-8-formular videresendes til Accounts Payable. (Accounts Payable skal bekræfte modtagelsen af W-8 fra den faktiske leverandør for at vi kan fortsætte med at udstede betalingen).

ALLE W-8-formularer, der indsendes til Accounts Payable med henblik på opsætning eller aktivering af en leverandør, vil blive gennemgået på BAO-kontoret af Joy Germack, UO Tax Analyst, før en udenlandsk leverandør eller person aktiveres i Banner af Accounts Payable. Når den udenlandske leverandør er blevet oprettet, er adressen gyldig i et år. Betalinger, der anmodes om i de efterfølgende år, vil blive gennemgået med hensyn til betalingstype, udenlandsk virksomhedsadresse og gyldigheden af den eksisterende W-8-formular. Adressen vil blive genaktiveret for endnu et år, når alle nødvendige oplysninger eller dokumentation er modtaget. Alle oplyste amerikanske skatteidentifikationsnumre skal stemme overens med IRS’s registre.

1. Leverandørsøgninger

Nedenfor er en liste med tips til brug ved udførelse af forespørgsler om leverandører:

Brug % både før og efter navnet på leverandøren.
Slip ordet The i begyndelsen af din søgning efter leverandørnavne.
Lad alle tegnsætninger, undtagen bindestreger eller apostroffer, være væk.
Forsøg alle store bogstaver.
Forsøg alle små bogstaver.
Afprøv at skrive leverandørnavnet med kun det første ord med stort og uden mellemrum mellem ordene.
Afprøv at skrive hvert ord i leverandørnavnet med stort og uden mellemrum mellem ordene.
Afprøv at bruge forkortelsen for leverandørnavnet.
Afprøv at skrive leverandørnavnet præcis som det står, inklusive alle store og små tal og bogstaver.
Afprøv at bruge reglen “less is sometimes might be better”. Prøv % før og efter usædvanlige eller mindre almindeligt anvendte ord.

Før en grundig leverandørsøgning i BANNER. Prøv flere stavemåder, f.eks. McDonald eller Mc Donald eller Mc donald, IKON eller Ikon. BANNER tager hensyn til store og små bogstaver. Du skal også være opmærksom på, at mange leverandører bruger et “Doing Business As”-navn (DBA). Deres juridiske navn vil blive vist før deres firmanavn. For eksempel: “John Doe dba/Creative Vendors.” På deres faktura står der måske kun “Creative Vendors”. Den eneste måde at finde denne leverandør på er ved at bruge procenttegnet foran og til sidst i navnet. For eksempel: %Creative Ven%. Det kan tage lidt længere tid at foretage en søgning på denne måde, men du finder de fleste leverandører på denne måde.

Hvis du ikke finder en leverandør efter at have foretaget en grundig søgning, skal du sende en ny leverandørforespørgsel.

2. Anmodninger om ny leverandør

For enhver ny leverandør, der oprettes, samt for enhver aktivering af en inaktiv leverandør, der begynder med et V00_ _ _ _ _ _ _ _-nummer, kræves der en UO Substitute W-9 (den mest aktuelle version) og støttedokumenter. Hvis du kun sender UO Substitute W-9 alene eller fakturaen alene, vil vi ikke kunne behandle din anmodning. Du skal sende begge dele af dokumentationen samtidig til AP. De to stykker dokumentation er påkrævet, uanset om du køber eller betaler en leverandør.

Hvis du forsøger at placere en KØBESORDRING hos en virksomhed (oprettelse af en online købsordre i Banner), skal du sende til AP:

1). En UO Substitute W-9-formular eller en original W-8-formular (den mest aktuelle version).

BEMÆRK: Se under emnet W-8 ovenfor for yderligere oplysninger om W-8’er. Central Accounts Payable skal bekræfte modtagelsen af W-8 fra den faktiske leverandør, for at vi kan fortsætte med at oprette leverandøren og udstede betalingen; derfor skal den originale e-mail fra den udenlandske enhed med W-8 vedhæftet sendes til AP, når der fremsendes en ny anmodning om en leverandør).

2). En kopi af et tilbud, et overslag, en webside, en e-mail, et følgeskrivelse pr. fax, et visitkort eller andet fra leverandøren, der viser virksomhedens oplysninger og adresse. Lad os på anmodningen vide, at du har brug for at få den nye leverandør oprettet til indkøbsordreformål, så tilføjer vi leverandøren med en VO-adresse (Vendor Order). (Senere, når du har fået en faktura, skal du sende en kopi af fakturaen til Accounts Payable, så en VP-adresse (Vendor Payment) kan tilføjes til betaling).

NYT: Hvis du forsøger at placere en KØBESORDRING FOR TJENESTER med en enhed (denne formular erstatter formularen Honorarkontrakt KUN for foredrag eller udførelse af tjenester), skal du sende til AP:

1). En UO Substitute W-9-formular eller en original W-8-formular (den mest aktuelle version).

BEMÆRK: Se venligst under emnet W-8 ovenfor for yderligere oplysninger om W-8’er. Central Accounts Payable skal bekræfte modtagelsen af W-8 fra den faktiske leverandør, for at vi kan fortsætte med at oprette leverandøren og udstede betalingen; derfor skal den originale e-mail fra den udenlandske enhed med W-8 vedhæftet sendes til AP, når der fremsendes en ny anmodning om en leverandør).

2). En kopi af den fuldt udfyldte formular PO for Services. Lad os på anmodningen vide, at du har brug for at oprette den nye leverandør til betalingsformål, og vi vil tilføje leverandøren med en VP-adresse (Vendor Payment), som vi ville gøre det for alle andre formularer for Personlig tjenesteydelseskontrakt eller Brugerdefineret kontrakt for tjenesteydelser.

Hvis du forsøger at foretage en BETALING til en leverandør eller en ikke-ansat/studerende, skal du sende til AP:

1). En UO Substitute W-9-formular eller en original W-8-formular (den mest aktuelle version).

2) En kopi af en faktura, registreringsformular, abonnementsfornyelse, hotelreservation, forside og/eller underskriftsside af en PSC eller kontrakt, Accounts Payable Activation Request formular eller anden dokumentation, så vi kan tilføje en VP-adresse til Banner.

Også her skal vi bruge to stykker dokumentation for enhver ny leverandør, der oprettes. En anmodning om oprettelse af en ny leverandør vil ikke blive gennemført uden begge dele af dokumentationen. Du kan sende disse to stykker dokumentation sammen til Accounts Payable med en note, hvorpå der står NEW VENDOR, dit navn og dit telefonnummer. Du kan faxe anmodningen til Accounts Payable på 346-2393, sende den scannede anmodning pr. e-mail til [email protected] eller sende anmodningen via campuspost til Business Affairs Accounts Payable.

Afdelingens kontaktoplysninger: Vi har brug for dit navn og nummer for at kunne ringe til dig, hvis der opstår problemer eller spørgsmål. Du må ikke sende et fax-dækblad, medmindre der ikke er plads til din note på fakturaen. Du må heller ikke lægge en note over noget af det, der er trykt på dokumentationen, eller bruge farvet papir eller post its (når vi modtager faxen, kan den være ulæselig). Sørg for, at leverandørens telefonnummer og adresse er læselige.
Status for dine anmodninger fra leverandøren: Nye leverandører vil blive oprettet i BANNER efter modtagelse af din anmodning. Vi behandler mange nye leverandører og kan ikke ringe for at bekræfte modtagelsen af din anmodning, eller hvornår din anmodning er blevet gennemført.
UO indkøbsordrer, udbetalingsanmodningsformularer, håndskrevne eller maskinskrevne noter/emails fra UO-afdelinger KAN IKKE bruges til etablering af leverandører eller adresseændringer: Vi kan kun gøre dette i meget sjældne tilfælde, f.eks. når der skal udstedes en tilbagebetaling. Vi skal have noget officielt fra leverandøren, som regel deres faktura. Hvis du har brug for en leverandøradresse, så du kan behandle en online-købsordre, skal du faxe eller sende en e-mail til Accounts Payable med et tilbud, et overslag, en webside, en e-mail, et faxbrev, et visitkort eller andet fra leverandøren sammen med en aktuel UO Substitute W-9; eller send din anmodning sammen med en original W-8-formular, så vi kan tilføje en VO-adresse til Banner.
Vendor registration forms, order forms, etc: Disse kan accepteres til nye leverandøropsætninger, så længe de ledsages af en aktuel UO Substitute W-9 eller en original W-8-formular.
Abonnementsfornyelser: Disse kræver også en UO substitute W-9 eller en original W-8 formular til oprettelse af en ny leverandør og skal behandles omhyggeligt. Hvis der følger en fortrykt kuvert med abonnementsblanketten, skal du sørge for at faxe eller sende en kopi af kuverten og abonnementsblanketten (som indeholder kontaktoplysningerne) til Accounts Payable for at få den korrekte betalingsadresse tilføjet i Banner. Overførselsadressen på kuverten kan være forskellig fra korrespondanceadressen på abonnementsblanketten.
Hvor skal du sende forespørgsler fra leverandører hen: Send ikke anmodninger om opsætning af leverandører pr. e-mail til personer i Accounts Payable, da de måske uventet er ude af kontoret. Det er altid bedst at sende dine scannede anmodninger til den generelle e-mailadresse for Accounts Payable: [email protected] fax dem til 346-2393. Hvis du sender anmodninger om leverandører pr. e-mail eller fax til den generelle e-mailadresse eller faxnummeret for Accounts Payable, vil en anden person i A/P kunne tage sig af dine anmodninger. Leverandørforespørgsler, der er ledsaget af originale W-8s, kan afleveres eller sendes med campuspost til Business Affairs Accounts Payable.
Originaler eller kopier af W-9s eller W-8s bør ikke opbevares i afdelingerne: Når en ny leverandør er blevet oprettet i Banner af Accounts Payable, skal du destruere alle kopier af W-9’er eller W-8’er, som du har opbevaret i din afdeling. ALLE W-8-formularer, der indsendes til Accounts Payable med henblik på oprettelse eller aktivering af en leverandør, vil blive gennemgået på BAO-kontoret af Joy Germack, UO Tax Analyst, før en udenlandsk leverandør eller person aktiveres i Banner by Accounts Payable.

3. Adresseændringer

Hvis du har en adresseændring for en leverandør (f.eks. viser fakturaen en anden adresse end den, der står i BANNER), bedes du sende en kopi af fakturaen, registreringsformularen, konvolutten til fornyelse af abonnementet eller anden dokumentation, der viser adresseændringen, til Accounts Payable. Vi vil bekræfte adressen og opdatere kontoen. Nogle leverandører har anmodet om, at ALLE betalinger går til en bestemt adresse, uanset hvad der står på fakturaen, og vi kan ikke ændre dette. Sørg for at skrive dit navn og dine kontaktoplysninger på dokumentationen, så vi kan kontakte dig, hvis det er tilfældet, eller hvis vi har brug for yderligere oplysninger

En UO Substitute W-9- eller W-8-formular er IKKE nødvendig for adresseændringer, kun for nye anmodninger fra leverandører.
Hvis du har en adresseændring for en medarbejder eller studerende, skal du udfylde en Accounts Payable Activation Request-formular og sende den til vores kontor. Vi har IKKE brug for en UO Substitute W-9-formular for en medarbejder eller studerende, der allerede er registreret i Banner med et 95OXXXXXXXXXX- eller 951XXXXXXXXXX-nummer, medmindre UO Banner-ID’et ikke har et skatte-id-nummer knyttet til posten. Vi kontakter dig og fortæller dig, om du skal have en UO Substitute W-9-blanket for den pågældende person. Bemærk: Hvis en studerende eller medarbejder har opdateret sin adresse i Duckweb, skal du for at opdatere Banners standardadresse i Banner udfylde en Accounts Payable Activation Request formular.

4. Personlige servicekontrakter (PSC’er) eller kontrakter

Hvis du betaler en PSC eller en kontrakt, og du har brug for en ny leverandøropsætning eller adresseændring, skal du faxe følgende oplysninger til A/P på 346-2393 eller sende dem pr. e-mail til: [email protected]. (Husk at medtage dit navn og telefonnummer samt oplysninger om din anmodning).

PSC’er

Den første side af PSC’en, der indeholder alle parters juridiske navn, adresse og underskrifter. (Der kan om nødvendigt anmodes om en fuldstændig kopi af kontrakten).
En UO Substitute W-9-formular, (den mest aktuelle version), hvis leverandøren er en amerikansk enhed. (Når du fremsætter denne anmodning, skal sælgeren have faxet eller sendt denne formular pr. e-mail til dig).
En original W-8-formular (den seneste version), hvis sælgeren er en udenlandsk person eller enhed. Send venligst den originale W-8-formular med din anmodning til leverandøren, eller du kan aflevere formularen sammen med din anmodning til Accounts Payable. For yderligere oplysninger om betaling af tjenesteydelser til en udenlandsk enhed, se venligst: Betalinger til udenlandske enheder.

Kontrakter

Den første side af kontrakten med det juridiske navn.
Signatursiden (normalt den sidste side) med adresse og underskrifter fra alle parter.
En UO Substitute W-9 Form, (den mest aktuelle version), hvis leverandøren er en amerikansk enhed. (På det tidspunkt, hvor du fremsætter denne anmodning, skal sælgeren have faxet eller sendt denne formular pr. e-mail til dig).
En original W-8-formular (den mest aktuelle version), hvis sælgeren er en udenlandsk person eller enhed. Send venligst den originale W-8-formular til campus-mail sammen med din anmodning til leverandøren, eller du kan aflevere formularen sammen med din anmodning til Accounts Payable. For yderligere oplysninger om betaling af tjenesteydelser til en udenlandsk enhed, se venligst: Betalingsproces for internationale besøgende

5. Anmodninger om aktivering (studerende og ansatte med 95X)

Studerende eller ansatte: Hvis du refunderer en studerende eller en ansat, og du får bannermeddelelsen “NEEDS TO BE ACTIVATED BY ACCOUNTS PAYABLE”, skal du udfylde en formular Accounts Payable Activation Request (anmodning om aktivering af Accounts Payable). Sørg for at medtage navn, adresse og BANNER ID (95XXXXXXXXX eller 951XXXXXXXXXX nummer) og årsagen til aktivering på Accounts Payable Activation Request formularen og fax eller e-mail anmodningen til Accounts Payable.

Hvis en studerende eller medarbejder har opdateret sin adresse i Duckweb, skal du udfylde en Accounts Payable Activation Request formular for at opdatere Banner standardadressen i Banner. Der er andre adresser, som skal forblive aktive til andre formål. Accounts Payable ved ikke, hvornår en studerende eller medarbejder har ændret sin adresse i Duckweb. Af denne grund skal afdelingerne underrette Accounts Payable for at opdatere AP-standardadressen ved at indsende en Accounts Payable Activation Request formular.

BEMÆRK: Lejlighedsvis vil en 95X ikke afspejle et amerikansk skatteydernummer i AP’s leverandørfiler. Selv om personen måske har udfyldt andre formularer til lønningsregistrering eller til elevregistrering, skal Accounts Payable indhente en W-9- eller W-8-formular fra personen for at aktivere 95X i AP’s leverandørfiler for at modtage Accounts Payable-betalinger såsom stipendier, refusioner osv.

6. Rejseopsætninger

Hvis du skal have oprettet eller aktiveret en leverandør for en rejsende, skal du udfylde Accounts Payable Activation Request formularen (vi skal have en hjemmeadresse) og få den rejsende til at udfylde en UO Substitute W-9 (den mest aktuelle version) eller en original W-8 formular (den mest aktuelle version). Vedhæft dokumenterne sammen og fax dem enten til Accounts Payable på 346-2393 eller send dem pr. e-mail til [email protected], hvis leverandøren er en amerikansk enhed. Hvis sælgeren er en udenlandsk person, skal du sende den originale W-8-blanket med din anmodning om leverandørens betaling med campus-mail, eller du kan aflevere blanketten sammen med din anmodning til Accounts Payable.

For yderligere oplysninger om betaling af rejser til en udenlandsk enhed, se venligst:

Hvis en rejsende er flyttet, skal du sørge for at anmode om en opdatering af deres adresse og Banner-standardadressen ved at indsende en Accounts Payable Activation Request-formular. Hvis Banner-adressen OG standardadressen ikke opdateres, inden betalingen indsendes via Concur, kan betalingen blive omdirigeret forkert eller forsinket, da processerne er anderledes end de rejseprocesser, der var gældende før Concur.
.
En rejsende, der aldrig har været studerende eller ansat, vil blive tildelt et leverandørnummer, der begynder med V i Banner. For at kunne behandle en rejserefusion i Concur skal du søge i Banner efter leverandørnummeret og derefter bruge dette leverandørnummer som rejsende-id i Concur. Accounts Payable tildeler ikke 95XXXXXXXXX-numre.
Bemærk: Husk at angive i feltet “non-resident alien” på Accounts Payable Activation Request-formularen, om personen er en non-resident alien eller ej. Dette felt må ikke være tomt. Hvis de er ikke-hjemmehørende, skal du vedlægge den relevante dokumentation, der er anført nederst på Accounts Payable Activation Request-formularen. Bemærk: Den første adresse, der angives i Banner for en udenlandsk enhed, skal være deres permanente adresse. Den anden adresse vil være deres postadresse. Se: Udenlandske betalingsmuligheder.

7. Ugyldige eller opsagte leverandører

Hvis du finder en leverandør og får Banner-meddelelsen Vendor is Invalid (Leverandøren er ugyldig) eller ikke er blevet aktiveret af Accounts Payable, skal du fastslå årsagen til denne meddelelse. Du skal vende tilbage til forespørgselsskærmen i FTIIDEN for at finde ud af, hvorfor leverandøren er ugyldig eller inaktiv. Generelt får du denne meddelelse under fire omstændigheder:

1) Du refunderer en studerende eller medarbejder under deres Banner ID (alias 95XXXXXXXXX-nummer), og Accounts Payable Office har aldrig aktiveret dem i Banner. De skal aktiveres, så du kan behandle refusionen via Banner eller Concur Travel-formularen. I dette tilfælde skal du udfylde og sende en Accounts Payable Activation Request-formular til AP for at få kontoen aktiveret.

2) Du betaler en leverandør, der er opsagt. Du skal vende tilbage til FTIIDEN. Når du forespørger på leverandørnavnet i FTIIDEN, har denne leverandør et Afsluttet i kolonnen Leverandør. Det betyder, at denne leverandør er opsagt, fordi han er blevet solgt eller ændret til en anden leverandør med et andet skatte-id-nummer. Når markøren står på leverandørnavnet, skal du vælge menuen TOOLS i øverste højre hjørne. Under kategorien Options (Indstillinger) skal du vælge Vendor Address Information (Leverandøradresseoplysninger). Der kommer en adresseboks frem. Se i gadelinje 2 eller 3 i den første betalingsadresse (VP1) efter en meddelelse, hvor der står SEE V#_______. Du skal derefter bruge det nye nummer, der er anført. (Hvis en leverandør har skiftet ejer flere gange, skal du muligvis gentage denne proces for at finde det aktuelle leverandørnummer).

Det er den eneste måde at vide, hvilket leverandørnummer du skal bruge. Hvis du trækker en opsagt leverandør ind i skærmen for fakturabetaling, så får du meddelelsen. Leverandøren er ugyldig eller er ikke blevet aktiveret af kreditorkontoret. Det er altid bedst at søge efter din leverandør og sikre dig, at den adresse, du søger, er i systemet i FTIIDEN først, før du går til skærmen for fakturabetaling.

3) Du betaler en gammel leverandør, der ikke er blevet betalt i 6 år eller mere, og som er blevet inaktiveret. I dette tilfælde vil der ikke være nogen meddelelse i adresselinjerne. I FTIIDEN vil der være et T i V-kolonnen. Dette behandles som en ny leverandør, og du skal sende UO Substitute W-9 (den mest aktuelle version) eller den originale W-8-formular (den mest aktuelle version) sammen med støttedokumenter. Leverandøren vil enten blive reaktiveret eller oprettet med et nyt leverandørnummer. Igen skal du sende en ny UO Substitute W-9 eller en original W-8 sammen med dokumentation.

4) Du har en beskadiget banner-session. Afslut ud hvis banner og prøv derefter igen. Hvis dette ikke virker, skal du genstarte din computer, og så skulle det virke.

8. Refusioner

Refusioner skal udstedes ved hjælp af den samme betalingsform, som blev brugt ved den oprindelige transaktion. Der skal kun genereres en Banner-faktura, hvis du refunderer en kontant- eller checkbetaling. Kreditkortbetalinger skal krediteres det kort, der blev brugt i den oprindelige transaktion.

Oregon Universitet kræver en aktuel UO Substitute W-9- eller original IRS W-8-formular for alle udgående betalinger UDEN i tilfælde af refusioner.

Hvis du skal sende en tilbagebetalingsbetaling, skal du oplyse:

Navn – den person, der har foretaget den oprindelige betaling til universitetet
Adresse – hvor betalingen skal sendes til
Beløb – af den tilbagebetaling, der udstedes
Rejse – for tilbagebetaling.
Søger – navn og kontaktoplysninger, hvis vi har spørgsmål

Du skal sende en e-mail, en afbestillingsmeddelelse, en registreringsseddel, en annulleret ordre, en annulleret check eller en anden form for dokumentation, der viser årsagen til tilbagebetalingen.

Vendorkonti for refusioner vil kun være aktive i 30 dage. Hvis du ikke udsteder refusionen inden for den 30-dages periode, skal du sende en anmodning om at få kontoen midlertidigt genaktiveret.

Hvis du har yderligere spørgsmål vedrørende leverandøranmodninger, skal du kontakte Accounts Payable Vendor Coordinator på telefon 6-3189 eller e-mail [email protected].