Flytning til et nyt kontor er et spændende skridt for enhver virksomhed, og det behøver ikke at være en stressende proces for dem, der koordinerer den.
En undersøgelse foretaget af E.ON afslører, at flytning er den næstmest stressende opgave for ejere af små virksomheder efter ansættelse af nyt personale. Derfor udskyder de fleste virksomheder flytningen og vælger at blive i trange og dyre lokaler.
Her er syv vigtige tips til kontorflytning, der kan hjælpe med at øge chancerne for en hurtig og effektiv flytning.
Planlæg din kontorflytning tidligt
Kommercielle flytninger kræver detaljeret planlægning og forberedelse. Når du planlægger flytningen, skal du beslutte flyttedatoen, tidsrammen for flytningsprocessen, hvorefter du kan udarbejde en tidsplan. Få desuden tildelt et specifikt budget til flytningsprocessen. Det vil være praktisk, når du skal identificere omkostningerne ved at ansætte flyttefolk og hjælpe dig med at undgå at træffe uoplyste beslutninger.
Kommunikation med dine medarbejdere
Kommunikation med dine medarbejdere er et af de vigtige råd om kontorflytning, du skal overveje. Sørg for at holde dine medarbejdere opdateret med flytteplaner og tidsplaner. Underret dem om vigtige ændringer og procedurer på det nye forretningssted, herunder:
– Den nye adresse eller eventuelle reviderede telefon- og faxnumre
– Nye bygningsregler
– Pakkearrangementer på det nye sted blandt andet
Du kan opfordre dem til at oprette en checkliste for flytning for at sikre, at alle væsentlige områder er dækket, og at intet bliver overset. Mens forandringer kan være foruroligende for medarbejderne, kan kommunikation med dem øge deres moral.
Opgave af en projektleder
Alle kontorflytninger kræver en holdindsats for at øge chancerne for succes. Det vil også være vigtigt at udpege en projektleder til at lette alle aspekter af flytningsprocessen.
Teamlederen bør have multitaskingevner, exceptionelle organisatoriske evner, effektive kommunikationsevner og erfaring med at arbejde med budgetter. Et godt sæt kontorstyringsværktøjer kan også være med til at gøre flytningen mere problemfri.
Beskyt dine data
Du ved aldrig, hvad der kan ske med dine filer og hardware under flytningsprocessen. Du kan ende med at miste vigtige dokumenter på grund af beskadigede servere eller harddiske. Derfor er det vigtigt at tage backup af dine data og beskytte dem mod tab og brud, når du flytter.
Du kan f.eks. bruge et digitalt besøgsstyringssystem til at beskytte dine data om besøgende og personale. Det bedste er, at du kan flytte med det problemfrit, da det er cloud-baseret. På den måde viser du, at du overholder den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR), da du ikke mister data om, hvem der tidligere har besøgt din virksomhed.
Dyb rengøring af dit kontor
Du skal ikke flytte med ting, du ikke har brug for. Fjern gamle filer, makulér unødvendige papirer, bortskaf gamle møbler, og sælg eller donér udstyr, som du ikke længere har brug for. Sørg dog for at rådføre dig med dine revisorer, da donerede genstande kan bruges som afskrivning.
Hyr et professionelt flyttefirma
Hyr et flyttefirma er vigtigt for at lette en problemfri flytning af kontoret. Flyttefirmaer har den viden, ekspertise og de ressourcer, der er nødvendige for at gøre flytteprocessen problemfri. De tilbyder pakning og udpakning for at sikre, at dine forretningsgenstande bliver overført sikkert. Et flyttefirma kan også identificere dine virksomhedskrav og hjælpe med at udarbejde en passende flytteplan.
Sørg for at vælge et firma, der er veletableret, certificeret og forsikret.
Ajourfør din adresse overalt
Lad dine leverandører og kunder vide, hvornår du flytter, din nye virksomhedsadresse, og hvornår den normale forretning genoptages. Sørg for at opdatere dine visitkort, dit websted, dit brevpapir og dine websteder på de sociale medier. Kontakt desuden Google for at få ændret din adresse og din online-opførelse en måned før din flytning.
Flytning er ikke helt så hektisk, som det lyder. Hvis du følger disse tips til kontorflytning – fra planlægning af processen, kommunikation med kunder, leverandører og medarbejdere til sikkerhedskopiering af dine data – vil du være i stand til at overgå problemfrit til din nye arbejdsplads.
Kontakt VisiPoint for at få mere at vide om sikkerhedskopiering af dine data ved hjælp af et digitalt besøgsstyringssystem.
Download informationspakke
Udfyld formularen nedenfor, og du vil få en informationspakke leveret direkte til din indbakke! Den vil hjælpe dig med at evaluere vores besøgsstyringssystem – og den er fantastisk til at dele den med andre medlemmer af dit team.