Dårlig kommunikation dræber virksomheder.
Når lederne ikke ved, hvordan deres team præsterer (og teammedlemmerne ikke ved, hvad deres ledere ønsker eller har brug for), lider kommunikationen under det, initiativer falder til jorden, og virksomheden mister penge, som den nemt kunne have vundet.
Forretningsrapporter kan være et vigtigt kommunikationsværktøj for virksomhedsledere og give dem den indsigt, de har brug for til at holde styr på udviklingen i retning af vigtige forretningsmål og til at foretage kursrettelser, når det er nødvendigt.
Hvad er en forretningsrapport? Hvordan skriver man en forretningsrapport?
Her er en forklaring på forretningsrapporter, nogle eksempler på forretningsrapporter og et par tips til, hvordan man skriver en forretningsrapport.
Hvad er en forretningsrapport?
En forretningsrapport er et formelt stykke skriftlig information, der bruges til specifikke forretningsformål.
Den indeholder typisk beskrivelser af procedurer, der skal følges, efterfulgt af dataindsamling og analyse. Derefter diskuterer den person, der præsenterer den dokumenterede rapport, betydningen af procedurerne og de konklusioner, der er draget af analysen af disse data.
Forretningsrapporter registreres og deles ofte inden for en virksomhed for at sikre, at der kan henvises til den, hvis der er behov for det i fremtiden.
via GIPHY
En af de vanskelige ting ved forretningsrapporter er, at de kan variere meget fra den ene organisation til den anden. De data, der er vigtige for f.eks. en revisor eller et skatteadvokatkontor, er måske ikke lige så relevante for en virksomhed, der har specialiseret sig i salg af elektronik eller software, selv om de måske bruger mange af de samme dokumenter på skattetidspunktet!
Typer af forretningsrapporter
Der er mange typer af forretningsrapporter, som en organisation kan bruge. Nogle almindelige typer af forretningsrapporter omfatter:
Formelle forretningsrapporter
Disse rapporter er generelt i overensstemmelse med en eller anden etableret proces, og de kan være påkrævet for at overholde visse lovmæssige krav. Mange formelle rapporter har en standardiseret formular, som du skal udfylde.
Disse rapporter adskiller sig ofte fra uformelle forretningsrapporter på grund af deres hensigt, struktur og længde. Mange af de specifikke rapporter, der er anført nedenfor, kan betragtes som formelle rapporter.
Når de er udarbejdet specifikt for at overholde en eller anden form for regulering, kan disse rapporter kaldes “lovpligtige rapporter”.”
Informelle forretningsrapporter
Såkaldte “uformelle” forretningsrapporter omfatter ting som virksomhedsinterne memoer eller breve, der primært er beregnet til brug inden for din organisation.
Da disse udelukkende er interne dokumenter, der er beregnet til bekvemmelighed snarere end til at opfylde et specifikt lovkrav, har de ofte et simpelt, almindeligt tekstformat. I mange tilfælde vil en uformel rapport være kortere end en formel rapport, selv om det ikke er en “hård og fast” regel.
via GIPHY
Men nogle virksomheder vælger dog at bruge et bestemt format eller en bestemt skabelon til forretningsrapporter, selv til deres mere uformelle eller interne kommunikation. Dette kan være med til at skabe konsistens i disse rapporter.
Mange af nedenstående rapporttyper kan også klassificeres som uformelle rapporter afhængigt af deres format.
Analytiske og forskningsmæssige forretningsrapporter
Disse rapporter indsamler sæt af data og undersøger dem derefter for at skabe en analyse og komme med anbefalinger baseret på denne forskning.
En virksomhed kan f.eks. udarbejde en analytisk rapport, der detaljeret beskriver data om kundernes demografi i flere regioner og segmenter for at afgøre, hvordan og hvor de skal markedsføre deres produkter eller åbne nye distributionscentre.
Informationsrapporter
En informationsrapport er en rapport, der registrerer et bestemt stykke eller sæt af data med henblik på senere fortolkning. Udgiftsrapporter, lagerjournaler og salgsrapporter kan alle betragtes som eksempler på informationsrapporter.
I modsætning til analytiske rapporter indeholder disse dokumenter typisk ikke forklaringer eller anbefalinger – selv om de data, de indeholder, kan bruges til at træffe beslutninger senere.
Summaries
Dette er en type virksomhedsrapport, der forsøger at tage et komplekst emne eller datasæt og forklare det så kortfattet som muligt. Resuméer er ofte en uformel type forretningsrapport, der udarbejdes af sekretærer eller assistenter for at spare ledelsen tid, når de skal træffe beslutninger.
via GIPHY
Disse kan lejlighedsvis bruges som grundlag for en pressemeddelelse eller et andet eksternt dokument.
Performance Reports
Disse rapporter indsamler et sæt præstationsmålinger om en afdeling, et team eller en enkeltperson i organisationen. Indholdet af disse rapporter kan variere afhængigt af afdelingen for den person, der vurderes. Når alt kommer til alt, vil revisorer generelt ikke blive holdt til de samme standarder som sælgere.
I mange tilfælde kan data fra præstationsrapporter bruges til at træffe beslutninger om bemanding eller visse forretningsinitiativer – så der kan være overlapning med analytiske rapporter.
Minoritets- og flertalsrapporter
Når der er nedsat et udvalg med tre eller flere personer, der skal træffe en forretningsmæssig beslutning, kan de have forskellige meninger.
Majoritets- og minoritetsrapporter samler resultaterne fra de respektive sider af splittelsen. Rapporten fra den side med færre medlemmer kaldes mindretalsrapporten, mens rapporten fra den større side kaldes flertalsrapporten.
Kvartals- og årsrapporter
Periodiske rapporter, der gives med faste intervaller for at hjælpe med at gennemgå processer og fremskridt mod vigtige forretningsmål. Kvartals- og årsrapporter kan have forskelligt fokus i forskellige organisationer.
via GIPHY
I nogle organisationer kan årsrapporten være en samling af de enkelte kvartalsrapporter. Eller den kan omfatte et mere dybdegående kig på et langsigtet initiativ, og hvordan det har påvirket virksomheden.
I nogle tilfælde kan disse rapporter udarbejdes hyppigere og blot omtales som “periodiske rapporter.”
5 Skabeloner og formater til virksomhedsrapporter
Der er lige så mange formater til virksomhedsrapporter, som der er virksomheder, der udarbejder dem. Mens nogle forretningsformularer måske bruger et standardiseret format (især hvis de er lovpligtige “lovpligtige forretningsrapporter”), har andre måske ikke et standardformat.
Her er et par forretningsrapportskabeloner og eksempler, som du kan bruge til at lave en rapport i fremtiden:
Skabelon til salgsrapport for medarbejder
Storegistreringsnummer:
Medarbejderens navn:
Dato for salgsvurdering:
Bruttosalgsmål:
Bruttosalgsværdi:
Arbejdet timer:
Arbejdet timer:
Gennemsnitlig værdi pr. time:
Denne skabelon til informationsrapport kan bruges som grundlag for en fremtidig vurdering af medarbejdernes præstationer.
I særdeleshed kan det være værdifuldt at spore antallet af arbejdstimer i en given periode i forhold til den samlede bruttoindtægt, som den pågældende medarbejder har genereret, for at foretage en retfærdig måling af, hvor værdifuld en medarbejder er sammenlignet med andre, som måske arbejder et større eller mindre antal timer.
Naturligvis kan nogle organisationer tilføje felter for at inkludere salg af specifikke produkter for at spore fremskridt i forhold til specifikke mål.
Skabelon til aktivitetsrapport
Overstående billede er en standardrapportskabelon i HubSpot, der viser salgsaktiviteterne for de enkelte medarbejdere i salgsteamet for at spore, hvor aktive de er.
Denne rapport kan bruges til at måle, hvor ofte et medlem af salgsteamet deltager i kritiske aktiviteter. Lignende søjlediagrammer kan bruges til at hjælpe med at spore andre hyppige aktiviteter.
Afdelingsvis, Team, eller butikssalgsskabelon
| Aktuel | Forventet | Varians | % Forskel | YTD Faktisk | YTD Forventet | YTD Afvigelse | YTD % | |
| Salg i $ | ||||||||
| Omsætning | ||||||||
| Margin | ||||||||
| Antal af Ordrer | ||||||||
| Gennemsnitlig Ordreværdi |
Dataene fra denne tabel kunne bruges til at udfylde et linjediagram, der viser det forventede og det faktiske salg for en given afdeling, team eller sted over tid.
Sådanne rapporter udføres ofte på ugentlig, månedlig eller kvartalsvis.
Skabelon til udgiftsrapport
Udgiftsrapporter kan være vanskelige at oprette en generisk skabelon for, fordi forskellige virksomheder og brancher vil have forskellige udgifter til at spore.
Det kan hjælpe at oprette brede kategorier af udgiftstyper og spore dem i en Excel-fil eller et udgiftssporingsprogram, der automatisk kan logge din virksomheds udgifter efter type.
Mange udgiftsrapporter, der er beregnet til let forbrug, har et format som dette:
- Et stort cirkeldiagram, der grafisk repræsenterer hver udgiftstype.
- Bjælkediagrammer, der viser sammenligninger side om side af hver udgiftstype.
- En budget- og udgiftstabel, der samler hver udgiftstype og deres totaler sammenlignet med det tilgængelige budget.
Nogle af disse udgiftsrapporter kan tilføje forventede indtægter fra en salgsrapport for at analysere virksomhedens risiko for at overskride deres budget.
Skabelon til forskningsrapport
Mange virksomheder skal foretage omfattende forskning som forberedelse til et nyt initiativ eller en produktlancering. Forskningsrapporter hjælper disse virksomheder med at indsamle data og give en fortolkning af fakta, som de kan bruge til gavn for virksomheden.
Selv om den faktiske struktur af en forskningsrapport kan variere afhængigt af forskningstypen og virksomheden, omfatter en grundlæggende skitse generelt:
- Rapportudarbejderens navn (eller navne, hvis flere forskere er involveret) og kontaktoplysninger.
- En baggrund eller et abstrakt resumé af rapporten, der beskriver årsagen til rapporten og dens mål.
- Et resumé af “Key Findings”, som ofte er i form af en liste med punktopstillinger. Dette bruges til at give en hurtig liste over de vigtigste datapunkter og konklusioner fra undersøgelsen.
- Rapportens hoveddel. Denne vil typisk indeholde størstedelen af teksten samt figurer og billeder, der hjælper med at fremhæve vigtige datapunkter.
- En konklusion, der opsummerer resultaterne af undersøgelsen.
- Anbefalinger til, hvad virksomheden kan være nødt til at gøre på baggrund af resultaterne fra undersøgelsen.
- En liste over referencer for eventuelle eksterne kilder eller undersøgelser, der er anvendt i forskningsdokumentet.
Sådan skriver du en virksomhedsrapport: De ovenfor beskrevne rapportskabeloner kan tjene som udgangspunkt for forskellige formelle eller uformelle forretningsrapporter. Men blot at følge en skabelon, selv en god skabelon, garanterer ikke, at rapporten bliver værdifuld.
For at skabe gode forretningsrapporter, der vil bidrage til at forbedre resultaterne i stedet for at spilde tid, er her et par ting, du skal huske på, når du skriver dem:
Hold din rapport objektiv, ikke subjektiv.
Det ultimative mål med de fleste forretningsrapporter er at kommunikere fakta klart og tydeligt, ikke meninger.
Emotionelle appeller ved hjælp af beskrivende adjektiver som “forfærdelig”, “forfærdelig”, “fantastisk” og “fantastisk” lyder godt, men tilføjer ikke nøjagtighed til en rapport. Prøv i stedet at holde dit sprog simpelt, så det kun kommunikerer fakta.
via GIPHY
Dette kan lyde kontraintuitivt, når du skriver en analysebaseret rapport, der kræver en konklusion eller et forslag. Det er dog bedre at opretholde en upersonlig tone, der fokuserer på faktiske data frem for følelsesmæssige beskrivelser, i en formel rapport, der skal præsentere objektive fakta.
Hold en konsistent rapportstruktur for hver type rapport.
Har din virksomhed et standardiseret format for hver af sine rapporter? Hvis ikke, så bør det etableres så hurtigt som muligt.
Følge en simpel skabelon for hver type virksomhedsrapport kan være med til at gøre det lettere for læserne i organisationen at forstå indholdet af rapporten hurtigt. Dette kan igen hjælpe læserne med at spare tid.
Send dine rapporter til revision af mindst én person.
Proofreading er et kritisk skridt for ethvert stykke proces skriftligt arbejde. Selv denne blogartikel, du læser, blev korrekturlæst af to personer, før den blev offentliggjort!
Hvorfor? Fordi vi alle laver fejl, især når der er en deadline på vej, og der er et enormt pres for at skynde sig at få tingene gjort.
Hvis man har et andet (eller tredje) sæt øjne på en forretningsrapport, før den bliver sendt til chefen eller langtidsopbevaring, kan man sikre, at grundlæggende faktuelle og grammatiske fejl undgås. Dette hjælper dig til gengæld med at skrive en bedre forretningsrapport.
Tænk over din rapports hensigt og målgruppe.
Hvorfor skriver du denne rapport? Hvem skal den præsenteres for? Hvis du kender svarene på disse spørgsmål, kan det hjælpe dig med at formulere rapportens indhold mere effektivt.
Hvis rapporten f.eks. skal hjælpe ledende medarbejdere på C-niveau med at træffe en beslutning om, hvorvidt en bestemt ny produktlancering skal fortsættes eller standses, vil du måske fremhæve markedsundersøgelsesstatistikker, analysere budgettet og have en forventet omkostning i forhold til den forventede pris. profit-estimat i rapporten.
via GIPHY
Hvis målet med rapporten blot er at indsamle og præsentere datapunkter, kan det være bedre at holde overflødig tekst på et minimum og holde sig til enkle, let fortolkelige datatabeller og grafer.
Det er afgørende for at skrive effektive rapporter at kende rapportens hensigt og målgruppe. Det kan også hjælpe dig med at forstå, hvad du skal vide for at skrive din rapport i første omgang.
Virificer dine datapunkter og kilder.
For mange informationsrapporter vil rapporten kun være lige så god som de data, der findes i den. Derfor er det ofte vigtigt at verificere datapunkterne i en rapport, før den indsendes.
Dette kan involvere kontrol af uafhængige kilder, sporing af tidligere rapporter for at se, om oplysningerne i din rapport stemmer overens med dem, eller blot genkontrol af de data, du har skrevet i rapporten, med kildematerialet for at verificere, at de er registreret korrekt.
Dette er især vigtigt, når du skriver rapporter, der kræver anbefalinger baseret på dataene, fordi unøjagtige datapunkter kan resultere i dårlige beslutninger. Cherry-picking af kilder og data kan være med til at gøre et forslag mere attraktivt, men det betyder ikke, at den underliggende anbefaling vil være effektiv.
Det er vigtigere, at en rapport afspejler virkeligheden præcist end blot at “vinde” et argument.
Sørg for, at dine visuelle elementer giver mening.
Billeder og grafiske designelementer kan være afgørende for, at en rapport er let at fortolke. Tærte-, søjle- og linjediagrammer er alle effektive måder at repræsentere vigtige datapunkter visuelt.
Det er dog vigtigt at kontrollere, at du bruger de rigtige visuelle elementer til din rapport.
via GIPHY
Når du tilføjer et visuelt element som f.eks. et billede eller et diagram til rapporten, skal du overveje følgende:
- Vil billedet være for uoverskueligt? Enkle visuelle elementer er lettere at fortolke, men komplekse elementer (som f.eks. linjediagrammer med over 20 linjer) kan være for vanskelige at analysere.
- Giver den anvendte type visuelt element mening i forhold til de data, der præsenteres? Tærediagrammer er fremragende til at give et hurtigt skøn over procentvise forhold mellem flere relaterede datapunkter, søjlediagrammer er gode til hurtige sammenligninger, og linjediagrammer er nyttige til at spore nogle få datapunkter over en bestemt tidsramme. Sørg for, at du bruger den rigtige grafik til de data, du ønsker at præsentere.
- Er datapunktet relevant for rapporten? Hvis et datapunkt ikke er relevant for rapporten, bør du sandsynligvis springe det over.
I mange tilfælde kan en rapports format omfatte en bestemt type grafik, der skal bruges. Men da nogle rapporter kan have brug for forskellige typer data fra den ene rapport til den anden (f.eks. i forskningsrapporter), er det vigtigt at vide, hvornår og hvordan man skal vælge grafiske elementer, der supplerer disse datapunkter.
Når dit team ved, hvordan de skal præsentere deres resultater korrekt i forskellige forretningsrapporter, fremmer du god kommunikation og samarbejde. Det er nøglen til forretningsvækst.